Ситуация, когда вакансия должна быть закрыта еще вчера, а подходящий кадр еще и не думал вырисовываться на горизонте, знакома практически каждому менеджеру HR-отдела. Попробуйте, объясните начальству, почему подбор идет медленно, и заветный кандидат все никак не находится! Здесь против рекрутера может играть много факторов, поэтому для повышения эффективности работы отдела кадров были разработаны специальные автоматизированные системы. О них поподробнее.
Автоматизация работы HR-службы: для чего она нужна компании
Сегодня самым главным ресурсом любой компании считается персонал, поэтому вопросу его подбора, обучения, акклиматизации в коллективе уделяется повышенное внимание. На первый взгляд работа сотрудника HR-отдела – это просто «чай-кофе-потанцуем» с несколькими кандидатами в день. Но даже на то, чтобы пригласить на этот чай человека, уже отобранного из десятков достойных соискателей, стоит потратить много усилий.
Никто не может подсчитать, сколько часов уходит на организацию самого собеседования, выбор онлайн-каналов подбора кадров (сайтов с анкетами может быть не один-два, и даже не десять), на обработку анкет.
В то же время никто не отменял человеческий фактор, когда личная неприязнь, усталость, раздражительность и просто плохое настроение с утра могут помешать рекрутеру принять взвешенное решение.
Рутинная работа, однотипные звонки и встречи, заоблачные горы документации и гигабайты файлов с информацией – вот суровые будни работников отдела кадров. Облегчить труд и сделать его максимально эффективным поможет автоматизированная HRM-система. Она действительно освободит руки кадровикам и сделает процесс набора персонала абсолютно прозрачным и понятным для руководителя.
Чем же именно может помочь автоматизированная HRM-система?
- Избавляет сотрудника отдела от монотонной и малоприятной работы: скачивания резюме с сайтов, ручной сортировки по файлам. Это существенно экономит время. Для того, чтобы найти подходящего кандидата, рекрутеру необходимо просмотреть несколько десятков сайтов в поисках более-менее подходящего резюме. Причем таких анкет наберется не одна и не две, и каждую нужно вычитать, проанализировать, сопоставить с требованиями вакансии. Это занимает не менее 20% рабочего времени, по мнению опытных специалистов-кадровиков.
- Хранение колоссального количества данных становится более удобным, в них легче ориентироваться и быстрее можно определиться с наиболее подходящим соискателем. От сотрудника отдела кадров потребуется только ввести критерии поиска, а умная система сама будет искать требуемого кандидата на должность по всем возможным ресурсам в интернете.
- Общее координирование работы каждого сотрудника и отдела в целом, автоматизация всего документооборота. Наконец-то рекрутер может попрощаться с ручкой и избавиться от завалов бумажных анкет и отчетов на своем столе. Все записи можно будет вести в системе, что очень удобно.
- Руководитель компании получает полное представление и четкую отчетность о работе отдела, что дает возможность оптимизировать его работу и свести к минимуму лишние финансовые траты на рекрутинг. Не каждый директор знает, на что тратит рабочее время его высокооплачиваемый сотрудник из отдела кадров. Тем более он не знает, на сколько эта работа сложна и как много требует усилий. Запуск автоматизированной системы позволит существенно упростить процесс контроля.
На рынке представлено достаточно много подобных продуктов, для примера рассмотрим основные возможности специализированных HRM-систем.
Без внедрения инновационных систем автоматизации невозможны эволюция и стабильный рост компании. Установка HRM-системы окупится даже для предприятия численностью 20 человек, поскольку она позволит создать базу потенциальных сотрудников и тем самым поддержит стабильную работу всех отделов.
Современная высокоэффективная HRM-система способна с легкостью справляться с широким кругом профессиональных задач:
1. Импорт резюме со специальных ресурсов, социальных сетей. Сервис самостоятельно заносит в базу данных подходящих соискателей, разносит по ячейкам информацию об опыте работы, личных данных, образовании. При этом исключает двойников, что весьма важно.
2. Комфортный поиск. Создав собственную базу анкет, система позволяет быстро подобрать идеальную кандидатуру с учетом множества критериев – данные резюме, итоги интервью, комментарии коллег.
3. Эффективная работа с соискателями. В созданной базе рекрутер может ставить определенные статусы потенциальным сотрудникам и читать всю историю работы с каждым из них. Кроме того, очень часто сотрудник отдела кадров на собеседовании делает личные пометки на анкете кандидата, а благодаря новой системе их можно делать прямо в электронном формате.
4. Анализ работы отдела кадров. Это поможет выявить трудности и найти эффективные пути их решения.
Легче всего анализировать работу по группам, например:
– каналы – с каких сайтов, соцсетей приходят кандидаты, сколько человек приглашается на собеседование, какая часть и почему отклоняется. Это поможет определить наиболее эффективные источники поступления подходящих соискателей.
– время – в какой период закрывается вакансия, каковы средние сроки найма новых специалистов.
– бюджет – сколько финансовых средств идет на закрытие одной вакансии.
5. Гибкие настройки HRM-системы. Оптимальная система должна легко подстраиваться под специфику и запросы компании. Желательно, чтобы все сотрудники в будущем работали в одном программном обеспечении, что в разы увеличит эффективность рабочего процесса и снизит влияние человеческого фактора. При этом документация будет передаваться между отделами мгновенно, что упростит и ускорит процесс их взаимодействия.
Подводя итоги, стоит отметить, что автоматизация подбора персонала существенно облегчает работу рекрутера, делает взаимодействие с коллегами, руководством и соискателями максимально эффективным и комфортным. В перспективе внедрение HRM-система – это выгодная инвестиция в развитие бизнеса и повышение продуктивности работы всех отделов, без исключения.
Дмитрий Гаврилов, директор компании “Бизнес Технологии”
Ключевые слова:
- Рынок труда
- HR-Автоматизация
- автоматизация рекрутинга
Источник: hr-portal.ru
Что дает автоматизация рекрутинга – в деньгах, времени и ROI
ATS для рекрутинга? Как и насколько быстро окупается такая инвестиция? Свою методику расчетов предлагает Владимир Бархат, основатель и СЕО CleverStaff.
EvoTalents). Если соотнести этот показатель с экономией рабочего времени – 2,4 месяца в год, то экономия в среднем на зарплате каждого рекрутера в год может быть $2040.
Итак, у нас есть 5 рекрутеров с окладом по $850. В среднем, программное обеспечение обходится по $40 в месяц для каждого из них. Итого в месяц – $200.
Из расчетов выше помним, что автоматизация экономит 20% времени. Для команды из 5 рекрутеров получается экономия в сумме ровно 1 месяца работы, который стоит $850. Стоимость такой экономии: 850 — 200 = $650.
На самом деле, 1 месяц экономии рабочего времени рекрутера может использоваться так:
- либо 5 рекрутеров закрывают больше вакансий, как если бы им помогал 6-ой рекрутер;
- либо загрузка каждого рекрутера уменьшается, и вам достаточно 4 рекрутера, вместо 5.
А теперь ROI = Сумма экономии / сумму инвестиции (затраты на софт) = 650 / 200 × 100% = 325%. Таким образом, инвестиции в софт отобьются 3 раза в течение 1 года.
Для своей компании вы можете повторить эти расчёты, подставив ваше количество рекрутеров, месячный фонд зарплаты, сумму затрат на софт для рекрутинга, среднее время закрытия вакансии. По оценке CleverStaff, при разных значениях переменных ROI может быть в диапазоне от 240% до 410%.
Эти данные говорят о главном: чтобы быть конкурентоспособным, рекрутеру нужно делегировать софту подготовку/обработку данных, органайзер, аналитику и прочую рутину. Результат после внедрения автоматизации виден уже спустя несколько месяцев и быстро окупается. Надеемся, что расчеты выше помогут тем, кто еще «думает», и лишний раз убедит в дальновидности тех, кто уже использует автоматизированные системы.
Прокачайте рекрутинг с CleverStaff
Источник: cleverstaff.net
Дает ли автоматизация HR какие-то преимущества в условиях кризиса?
Кризис из-за пандемии COVID-19 показал, что ситуацией владеет тот, кто проявляет наибольшую гибкость. Мы решили воспользоваться моментом и проверить на прочность историю, которую давно рассказывают разработчики корпоративного софта, в особенности для HR. Есть ли связь между гибкостью управления, автоматизацией, уровнем развития HR-процессов и успешным выходом компаний из кризиса?
Сегодня расскажу интересные результаты исследования, которое мы провели совместно с компанией SAP:
- Почему одни компании смогли выйти из кризиса с успехом, а другие не смогли?
- Как на это повлиял уровень автоматизации HR-процессов?
Перед началом исследования у нас были опасения: или мы не найдем взаимосвязей, или, что хуже, влияние автоматизации HR будет отрицательным. Какими бы ни были результаты, мы готовы объявить всё без утайки!
Что мы искали?
С помощью исследования мы искали ответы на 4 вопроса:
- Какой уровень автоматизации HR-процессов сейчас в России?
- Как влияет уровень HR автоматизации на то, как компании переживают кризис?
- Как влияет уровень HR автоматизации на качество принятия решений в кризис?
- Как связаны между собой уровень автоматизации и уровень зрелости HR-процессов?
В исследовании приняли участие более 350 респондентов (в основном руководители HR), из компаний разного размера, разных отраслей и регионов.
Уровень автоматизации
Как показало исследование, в России доминирует частичная автоматизация HR-процессов (57%). При этом, у 48% компаний HR работает по заявке руководителей (устной или письменной), система принятия решений на основе данных отсутствует, действует подход “я так решил”.
- Наиболее автоматизированный HR-процесс – это “обучение”, он целиком автоматизирован у ⅓ компаний.
- Наименее автоматизированный HR-процесс – “управление карьерой”, у ⅔ компаний он либо отсутствует как процесс, либо не автоматизирован.
- В 78% компаний “оплата труда” автоматизирована только в плане расчета, но никакой автоматизации работы с сотрудниками в этом направлении нет.
- Более ¼ компаний не автоматизировали большинство HR-процессов.
До начала исследования мы предполагали, что компаний, которые вообще ничего не автоматизировали, больше нет. Исследование показало, что таких компаний 28%. Представьте себе: у пятой части российского бизнеса не автоматизирован процесс расчёта заработной платы, то есть учёт выплат ведётся вручную. Ещё удивило, что обучение автоматизировано в большей степени, чем рекрутинг.
Как мы видим, у большого числа российских компаний, можно сказать, нет никакого компаса для принятия решений. То есть, они не опираются на данные/методологию и не смотрят на чёткие критерии, чтобы принимать решения.
Влияние кризиса
Кризис 2020 затронул всех, но вышли из него компании по-разному. Основная изюминка исследования в том, что мы поняли: кто же смог, а кто не смог пройти кризис с выгодой для бизнеса, и что стало ключевым фактором.
Как показало исследование, результаты зависят не только от внешних обстоятельств. Сама система управления и подход руководства к принятию решений играют огромную роль.
Кризис, помимо прочего, открывает и новые рыночные ниши, даёт проявиться потенциалу сотрудников, для которого, вероятно, ранее просто не было почвы.
Как показало исследование, на более чем 53% компаний кризис оказал незначительное негативное воздействие, при этом открылись новые возможности. 56% отмечают, что у них появилось значительно больше возможностей, по сравнению с докризисным периодом. 22% отметили, что кризис оказал существенное негативное воздействие, и для 5% кризис создал критически негативные последствия.
Интересно, что чем крупнее компании, тем в среднем у них больше ухудшений, чем у компаний меньшего размера. Возможно, это личные ощущения HR-руководителей, основных респондентов. Ведь мы знаем, что менеджеры среднего звена – самая тревожная прослойка, от них требуют “сверху”, от них ожидают “снизу”.
Помогла ли автоматизация?
Что такое автоматизированный HR-процесс? На практике это значит, что действие можно сделать быстро, по клику. Например, быстро набрать команду и быстро её обучить. А чем быстрее мы можем действовать, реагировать на изменения, менять гипотезы, снова действовать – тем быстрее и легче мы выходим из кризисной ситуации. Поэтому, чем выше уровень автоматизации в компании – тем легче она проходит кризис.
Ещё одна выявленная закономерность. Компании показывают существенно лучшие результаты, если они:
- ориентируют свои HR-процессы на раскрытие потенциала сотрудников, то есть, мыслят на опережение;
- потенциал, наряду с результативностью – это ключевой критерий для карьерного развития.
Мы увидели, что есть чёткая взаимосвязь между уровнем развития HR-процессов и уровнем автоматизации HR. То есть, невозможно развивать HR, не автоматизируя его, и наоборот.
Что отличает компании, которые вышли из кризиса в плюсе?
Качество принятия решений в среднем в 2,5 раза выше у компаний с высоким уровнем автоматизации и развития HR-процессов.
Больше всего на качество принятия решений влияет процесс “управление карьерой”. Это значит, что процесс прописан, настроен под каждую должность, понятен сотрудникам и кадровые решения реально на него опираются. Улучшая систему, которая развивает людей, мы улучшаем людей. А улучшая людей, мы улучшаем систему, особенно способность системы “отрабатывать” кризис.
Второе место по влиянию на качество принятия решений занимает процесс “управление вознаграждением”. Когда мы получаем решения максимально высокого качества? Когда сотрудники видят, что их индивидуальная результативность и потенциал отражаются на их зарплате. Говоря проще, когда результаты и усердие сотрудников замечают, оценивают и вознаграждают.
Так повлияла ли автоматизация на подход к принятию решений? Да, повлияла. Ведь в самом софте для автоматизации HR уже заложены принципы, помогающие принимать решения более высокого качества.
Что дает автоматизация
Компании, которые автоматизировали HR-процессы на базе комплексного цельного IT-решения, показывают в 2 раза выше вероятность успешно пройти кризис. Их адаптивность существенно выше, чем у тех, кто сделал автоматизацию на отдельных IT-платформах и интегрировал их между собой.
- при интеграции теряется часть данных;
- нет единого окна;
- сотруднику сложно работать в нескольких разных интерфейсах.
Есть расхожее мнение: “мы сначала опишем все HR-процессы, а потом начнём автоматизацию”. На практике такой подход повышает стоимость внедрения. Потому что происходит так:
- вы описываете бизнес-процессы и они кажутся вам уникальными;
- начинаете автоматизацию и выясняется, что часть процессов невозможно натянуть на систему;
- переделываете систему под себя.
Развитые системы автоматизации, такие как SAP SuccessFactors, уже содержат в себе лучшие практики, которые вы с помощью консалтинга можете адаптировать под себя. Также очень важно, что в единой IT-системе хранятся все данные о сотрудниках и их пути в компании, что дает возможность перехода к Data Driven в управлении персоналом.
Инсайты и открытия
Любопытные инсайты и мысли, которые приходили по ходу исследования:
- Если последовательно заниматься HR-автоматизацией, это ведёт к тому, что HR-процессы выравниваются. Потому что автоматизация не терпит постоянных перемен и хаотичных движений – у компании так или иначе появятся регулярные и стандартные процессы.
- Есть крылатое выражение про «автоматизацию хаоса». Так вот вопреки всеобщему мнению, что этого делать нельзя, наше исследование говорит: можно и даже нужно! Только нужно выбрать правильную платформу и правильного интегратора. В хорошей IT-системе уже заложены успешные практики автоматизации десятков компаний. А хороший интегратор знает и порекомендует как правильно настроить процессы и положить их в систему.
- Интересный момент, которому пока нет объяснения: почему компании с частичной автоматизацией обучения проходят кризис хуже, чем те, у кого вообще не автоматизировано обучение? Предполагаем, что видимая частичная автоматизация – это просто заплатка, а заплатки всегда больше мешают, чем помогают.
Вывод: вероятность успешно пройти кризис в 2 раза выше у компаний с высокой автоматизацией HR
Также качество принятия решений в кризис зависит от того, как отлажены процессы “управление карьерой” и “управление вознаграждением”.
А вот развитость процесса “рекрутинг” не влияет ни на качество принятия решений, ни на вероятность успешного прохождения кризиса. Это не значит, что этим процессом не надо заниматься или автоматизировать. Это значит, что проблемы, которые возникают при рекрутинге, часто прорастают из других участков HR-процессов. Например, таких как отсутствие адаптации и обучения новых сотрудников. Но это уже тема для другого исследования.
- Блог компании ЭКОПСИ
- Исследования и прогнозы в IT
- Управление персоналом
Источник: habr.com
