Перечень документов ИП кадровые

Правительство продлило на 2023 год «санкционный» мораторий на плановые надзорные проверки по Постановлению от 10.03.2022 №336. Однако он не распространяется на внеплановые визиты инспектора, если работник пожалуется в прокуратуру, или на предприятии произойдет несчастный случай. Поэтому в начале года нужно провести ревизию всех обязательных документов и актуализировать их по необходимости, чтобы не было нарушений. Разбираемся, какие приказы должны быть в организации в 2023 году.

Скачайте образцы документов для работы:

Перечень обязательных приказов и документов

Все документы организации можно условно разделить на несколько групп:

организационно-распорядительные — приказы, распоряжения и указания постоянного или краткосрочного характера;
локальные нормативные акты и локальные акты — внутренние регламенты, положения, порядки и другие документы, принятые с учетом мотивированного мнения профсоюза или без него;
планы, графики и отчеты об их исполнении;
записи по управленческой деятельности — табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации инструктажей и пр.

Количество и состав документов зависят от видов деятельности компании, ее численности и организационной структуры. Но есть приказы и ЛНА, которые должны быть в любой организации, в том числе на малом предприятии.

Нормативно утвержденного списка необходимых приказов и локальных актов не существует. Кадровикам приходится самостоятельно изучать законодательные требования и планировать, какие документы необходимо издать. При этом некоторые организационно-распорядительные документы нужно обновлять каждый год, поскольку они по правилам издаются с ограниченным сроком действия.

Штатное расписание

В каждой компании есть локальный нормативный акт, который нужно регулярно обновлять. Это штатное расписание. В нем фиксируется распределение трудовых функций в организации, наименования должностей и профессий, установленные размеры оплаты труда.

Роструд разъясняет в письме от 22.03.2012 №428-6-1, что документ нужно актуализировать:

при изменении в оргструктуре компании;
переименовании должностей или профессий, названий отделов и служб;
изменении окладов;
сокращении штата или численности.

То есть если компания решит провести индексацию зарплат в связи с изменением МРОТ с 1 января 2023 года, то ей нужно будет издать приказ об изменении штатного расписания. Оно обновляется с периодичностью и в порядке, установленными работодателем.

Приказ об изменении штатного расписания, скачайте здесь

График отпусков

Это документ, который нужно обновлять каждый год по требованиям ст. 123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала очередного календарного года работодатель утверждает график отпусков , в котором устанавливает очередность предоставления оплачиваемых дней отдыха работникам.

Приказ об изменении графика отпусков, скачайте здесь

Кадровые документы в организации Основной перечень

Обратите внимание! Если компания оформляет график отпусков по унифицированной форме Т-7, то издавать приказ необязательно. Бланк уже содержит гриф утверждения руководителем.

Приказ о номенклатуре дел

Ежегодно с 1 января в компании вводят в действие список записей, локальных актов и приказов по основной деятельности, которые образуются в процессе работы. Такой перечень называется номенклатура дел.

Ее составляют для организации архива компании в текущем году. Номенклатура дел содержит список документов по управленческой деятельности, а также сроки и места их хранения. При ее составлении руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле…» и Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».

Приказ о номенклатуре дел скачайте по ссылке

Обратите внимание! Номенклатуру дел утверждают по организации и по каждому структурному подразделению. Ее составляют по принципу «снизу вверх». Каждый отдел делает проект перечня документов по своей деятельности, а делопроизводитель на их основании составляет общую номенклатуру дел компании. Такой подход позволяет систематизировать все записи и «не потерять» какие-то архивные записи.

Приказы по назначению ответственных

В каждой компании есть два распределения обязанностей:

по трудовым функциям;
по ответственности за отдельное направление деятельности.

Первый вид распределения относится к постоянным. Его закрепляют в штатном расписании, трудовых договорах, положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях.

Есть также временное распределение — по ответственности за отдельное направление: за проведение инструктажей, за электрохозяйство и так далее. Его закрепляют в краткосрочных приказах, некоторые из которых нужно обновлять ежегодно.

Какие приказы по назначению ответственных должностных лиц могут быть обязательными для организации:

о назначении ответственных за проведение инструктажа по охране труда — п. 11 Правил обучения охране труда по Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 №2464;
об ответственных за производственный контроль на опасном производственном объекте, если организация эксплуатирует ОПО;
о лицах, проводящих противопожарный инструктаж — п. 7 Порядка по Приказу МЧС России от 18.11.2021 №806;
об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, объектов электрохозяйства, теплоснабжения, систем пожарной защиты и т.п.

Конкретный список лиц, на которых нужно возложить ответственность за какое-то направление деятельности, определяется по законодательным и отраслевым требованиям. Он зависит от специфики компании.

Важно! С 7 января 2023 года действуют новые Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811 ). По их требованиям компании должны определить:

организационную структуру управления электроустановками*, распределение границ эксплуатационной ответственности и функций по обслуживанию и контролю за техническим состоянием ЛЭП, оборудования, устройств, зданий и сооружений электроустановок между структурными подразделениями и должностными лицами (п. 8);
ответственного за электрохозяйство и его заместителя (п. 8);
работников, имеющих право выполнения переключений в электроустановках, ведения оперативных переговоров и других работ, перечисленных в п. 12 ПТЭЭП.

Организации ежегодно, до 1 января, направляют в сетевую (энергоснабжающую) компанию сведения об ответственном за электрохозяйство и сведения об ответственных за выполнение переключений в электроустановках, ведение оперативных переговоров, а также имеющих право подачи и согласования диспетчерских и оперативных заявок на изменение технологического режима работы или эксплуатационного состояния ЛЭП, оборудования и устройств в составе электроустановок. Обратите внимание, что это новые требования с 2023 года.

*электроустановка — комплекс взаимосвязанного оборудования, устройств, зданий и сооружений, предназначенных для производства или преобразования, передачи, накопления, распределения или потребления электрической энергии.

Порядок работы с персоналом

В связи со вступлением в силу с 7 января 2023 года новых Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811 ) компаниям придется издать ряд новых необходимых приказов по основной деятельности. Один из них — об утверждении Порядка работы с персоналом.

С 7 января 2023 года потребители электроэнергии – юрлица при подготовке работников руководствуются теми же правилами, что и электроэнергетические компании — Приказом Минэнерго от 22.09.2020 №796. В документе закреплено, что работа с персоналом проводится в соответствии с локальным актом «Порядком проведения работы с персоналом в организации», утвержденным руководителем или уполномоченным должностным лицом (п. 7).

Совет

Порядок работы с персоналом — это фактически адаптированный под компанию Приказ №796. Включите в него также обучение по охране труда по Постановлению №2464 и подготовку по пожарной безопасности по Приказу №806. Так вам не придется выпускать несколько локальных актов.

Инструкции по охране труда

С 1 января 2023 года начал применяться Приказ Минтруда от 29.10.2021 №772н, действие которого ранее было приостановлено Приказом Минтруда от 17.03.2022 №140н. Документ устанавливает основные требования к разработке и содержанию инструкций по охране труда (ИОТ), поэтому работодателю придется актуализировать ИОТ.

Обновить локальные акты нужно всем компаниям. Нормы ст. 309.2 ТК РФ о том, что НКО и микропредприятия могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, не освобождают от обязанностей по охране труда, в том числе по изданию ИОТ и проведению инструктажей. На это указывал Роструд в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Также эксперты ведомства отмечали, что инструкция по охране труда должна быть для каждой должности в компании. Допускается разработать один ЛНА для схожих должностей — например, ИОТ бухгалтера или ИОТ работников маркетингового отдела.

программа вводного инструктажа — обновляется ежегодно;
перечни работников для обучения по охране труда, стажировки и освобожденные от обучения по ОТ;
приказы об утверждении форм записей результатов инструктажей;
положение о системе управления охраной труда;
план мероприятий по ОТ. Образецскачайте здесь.

В 2022 году вступило в силу много изменений трудового законодательства в части охраны труда, пожарной безопасности. В начале 2023 года проведите аудит внутренних документов и убедитесь, что они соответствуют актуальным нормативным требованиям.

Разобраться с важными изменениями в трудовом законодательстве в прошлом году поможет авторский курс .

Источник: profkadrovik.ru

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2023 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2023 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2023 году, если он является государственным служащим (п. 16):

заявление о приеме на работу;
анкета;
копия паспорта;
копии актов гражданского состояния;
копии документов воинского учета;
копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
приказы о поощрениях или наложении взысканий;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
докладные и объяснительные записки;
акты нарушения трудовой дисциплины;
приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

страницы паспортов;
свидетельства о присвоении ИНН;
карточки СНИЛС;
свидетельства о браке и рождении детей;
военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2023 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

об образовании;
о повышении квалификации;
об отсутствии судимости;
аттестационных листов;
характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2023 году (по нормам делопроизводства):

на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
каждый лист нумеруется;
документы подшиваются в хронологическом порядке;
сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
максимальное количество листов в одном томе — 250;
каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: ppt.ru

Обязательные документы в кадровом делопроизводстве

Любой предприниматель с ИП либо бизнесмен, открывший ООО, при найме сотрудников обязан вести документирование кадровой деятельности — кадровый учет (кадровое делопроизводство). Этот процесс затрагивает весь персонал: деятельность каждого работника компании со дня зачисления до увольнения должна быть отражена документально. Кадровое делопроизводство и отчеты по каждому сотруднику должны вести все компании, имеющие наемных или временно привлеченных работников, независимо от численности штата. Ведение кадрового учета контролируют госорганы.

Организация и ведение кадрового делопроизводства

Понятие «кадровая документация» включает документы, в которых отражены общие трудовые отношения в коллективе и те, что составляет компания при оформлении официальных трудовых взаимоотношений с каждым сотрудником персонально. Ко второй группе относятся приказы, контракты, договоры, трудовые книжки, заявления, прошения и прочие бумаги.

Документы, регламентирующие отношение с персоналом, служат предметом пристального внимания контролирующих органов, они всегда должны быть в порядке. При изменении законодательства в них вносят изменения, дополнения или правки. Любой оформленный документ, особенно тот, где стоит подпись работника, имеет юридическую силу. Право на упрощенное ведение кадровой документации имеют микропредприятия и ИП с долей уставного капитала не более 25%, с годовым доходом менее 120 млн. рублей, со штатом не более 15 человек. Они могут вести лишь основные кадровые документы — приказ о зачислении сотрудника, договор с ним, записи в трудовой книжке.

Обязательные кадровые документы для юрлиц

дисциплинарная — предупреждение;
административная — штрафы, приостановление деятельности до 90 дней;
гражданско-правовая — отстранение должностных лиц от руководства на 1–3 года;
уголовная — с заключением под стражу за нарушения охраны труда, за кражу зарплат, за увольнение пенсионеров, беременных или кормящих женщин.

Кадровая документация ведется в соответствии с внутренней политикой предприятия, учреждения, организации.

1. Штатное расписание

Нормативные акты: ст. 8, 15, 57 ТК РФ; пост. Гомкомстата №1 от 5 января 2004 г.

Расписание разрабатывается по форме Т-3, утверждается сразу после образования компании и начала работы. В нём указывают:

структуру, список подразделений;
численность штатных единиц по каждому отделу;
полные названия должностей с указанием квалификации персонала, классов, разрядов.

Расписание помогает урегулировать вопросы, связанные с размером выплачиваемой заработной платы, с необходимостью привлекать сторонних исполнителей.

Помимо применения готовой формы компании могут разработать образец по своему усмотрению и вносить в него дополнения, подтвержденные приказом руководителя.

2. Правила внутреннего трудового распорядка

Нормативный акт: ст. 68, 189, 190 ТК РФ.

Единой утвержденной формы нет, правила составляют произвольно. Их утверждают коллегиально, с учетом мнения представителей отделов и рабочего коллектива.

В ПВТР отражены:

права и обязанности руководства и персонала;
порядок зачисления и увольнения штатных сотрудников;
режимы труда, перерывов, отдыха;
вынесенные поощрения, взыскания.

Каждый новый сотрудник должен прочесть ПВТР и поставить подпись о том, что он ознакомлен с правилами компании.

К ПВТР относятся все внутренние приказы (ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК РФ), касающиеся:

личного состава — прием и увольнение сотрудников, перевод на другие участки, премирование или наложение дисциплинарного взыскания, применение штрафных санкций;
основной деятельности предприятия — сроков сдачи отчетов, назначении ответственных лиц за безопасность и охрану труда.

Приказ о приеме на работу должен соответствовать содержанию и условиям трудового договора. Срок подписания — не позже 3 дней после заключения ТД с нанятым сотрудником.

Руководство вправе разрабатывать формы приказов и доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ) для подтверждения полномочий должностных лиц компании на подписание документов. Учетная кадровая документация включает приказы с разными сроками хранения.

Приказы по трудовым отношениям длительностью хранения свыше 50 лет

Нормативный акт: ФЗ-43 от 02.03.2016.

Закон предписывает хранить в течение 75 лет приказы, изданные до начала 2003 года, касающиеся:

приема на работу;
переводов, увольнений;
предоставления отпусков с сохранением и без сохранения оплаты;
изменения персональных данных сотрудников;
командировок на Крайний Север либо за границу.

50 лет хранятся приказы о работе на опасных участках либо при вредных условиях труда.

Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет включают учебные и обычные ежегодные отпуска, командировки, не связанные с вредными либо опасными условиями.

3. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

Нормативные акты: ст. 16, 56, 57, 67; ст. 72, 72.1 ТК РФ.

Трудовые договоры заключают письменно не позднее трех дней после зачисления сотрудника. Их подписывают обе стороны, один экземпляр отдают работнику.

В договоре указывают:

место работы (участок, отдел, филиал);
занимаемую должность;
срок действия ТД, длительность испытательного срока;
условия труда;
размер официальной ежемесячной оплаты.

Условия изменяют только по соглашению сторон. При каждом изменении (новая должность, повышение квалификации, увеличение зарплаты) оформляют дополнительное соглашение к ТД с подписями обеих сторон.

Основания к приказам по трудовым отношениям составляют в письменном виде. Это требование относится к приказам на:

любые заявления сотрудников о приеме на работу, на отпуск, на перевод;
соглашения о прекращении трудовых отношений по согласию сторон;
уведомления при ликвидации компании либо сокращении штата;
распоряжения о командировках или отпусках для руководителя компании.

В статье 68 ТК РФ нет указаний о необходимости заполнять заявление о приеме на работу, но компании используют документ как основание для приказа.

4. Положение о персональных данных и о защите персональных данных

Нормативные акты: ФЗ 19, 149, 152; ст. 86, 87 ТК РФ.

Система кадровой документации включает Положение о персональных данных. Документ отражает их состав, сбор, обработку и хранение, правомерность и порядок передачи сторонним лицам. Его составляют в произвольной форме. С этим документом знакомят под роспись всех сотрудников, предоставивших работодателю сведения личного характера.

Компания не вправе обрабатывать персональные данные, не получив согласие работника. Она несет ответственность за разглашение — за передачу адреса или номера телефона сотрудника, за оглашение сведений о его доходах.

5. Трудовые книжки, книги по учету приема/выдачи книжек и по учету бланков, личные карточки работников

Нормативные акты: ст. 65, 66, 234, 309 ТК РФ; пр. Минтруда №№ 69, 117н и 320н; ФЗ-439.

По закону трудовые книжки хранятся в отделе кадров. Это главный кадровый документ, по которому исчисляют трудовой стаж каждого работоспособного человека. Если у работника нет опыта, работодатель обязан для него завести трудовую книжку (с 2022 года оформление производится в электронной форме). Для сотрудников, имеющих стаж, делают новые записи о работе, наградах, благодарностях в день издания приказов.

Трудовая инспекция и фонд СФР проверяют наличие книжек на соответствие правилам их ведения. За нарушения предусмотрены штрафы.

Каждая компания ведёт:

книгу учета выдачи трудовых книжек и вкладышей;
приходно-расходную книгу по учету пустых бланков.

При увольнении сотрудника он забирает бумажную трудовую со всеми записями, которые произведены за период его работы на предприятии. По желанию работников отдел кадров может весь персонал перевести с бумажных трудовых на электронные.

При электронном ведении документации бывший сотрудник получает справку, оформленную по форме СТД-Р. Такие справки в книгу учета не заносятся, для них отдельно заводят журнал учета по СТД-Р.

Раньше помимо трудовой книжки нужно было заполнять личные карточки работников по форме Т-2. С 2022 года они отменены, контролирующие органы не вправе проверять их наличие. Многие компании продолжают их вести по унифицированной форме Т-2, которая есть во всех бухгалтерских программах учета.

6. Табели учета рабочего времени, расчетные листки

Нормативный акт: ст. 91, 99, 136 ТК РФ.

Для ведения табелей Госкомстат утвердил формы Т-12 и Т-13. Не нужно вести учет вручную, это эффективно делают компьютерные программы:

отмечают время прихода/ухода сотрудников;
длительность отсутствия на рабочих местах;
количество опозданий, преждевременные уходы.

Табель — важный отчетный документ: с учетом проработанного времени сотрудникам начисляется заработная плата и премиальные, заполняются расчетные листки. Их форма не утверждена, можно взять любой образец или разработать самостоятельно.

В расчетном листке указывают составные части зарплаты, удержания, период начислений, сумму к выдаче.

7. Положение об оплате труда и премировании

Нормативный акт: ст. 135 ТК РФ.

Единой общепринятой формы нет. Документ разрабатывают, если в компании приняты разные способы оплаты труда, предусмотрены бонусы, премии, гонорары, прочие вознаграждения. В нем отражены принципы индексации основной оплаты и дополнительных выплат: командировочных, сверхурочных, за работу в ночное время.

Все это относится к внутреннему распорядку, но если будет оформлено в виде отдельного Положения, у контролирующих организаций будет меньше замечаний.

8. График ежегодных оплачиваемых отпусков

Нормативный акт: ст. 122, 123 ТК РФ.

График отпусков входит в обязательные кадровые документы для юрлиц. Форму Т-7 утвердил Госкомстат. График составляется за две недели до нового календарного года. После подписи руководителя его оглашают всем сотрудникам. По просьбе работника и с согласия руководства отпуск может быть перенесен на другое время, тогда в график вносят изменения.

При делении отпускных дней одна часть должна быть не менее 14 суток.

Срок хранения документа — 1 год, контролирующие органы проверяют дату его составления.

9. Материалы по охране труда

Нормативный акт: ст. 60.2, 209, 212, 214, 217 ТК РФ.

В законе нет единого, утвержденного списка необходимых документов. Правила техники безопасности, производственные стандарты, инструкции по ОТ составляются с учетом деятельности компании. Количество документов может быть различным, к ним относятся:

правила по охране труда;
локальные акты;
документы по спецоценке СОУТ;
положение о службе охраны;
отдельные журналы для вводного, целевого, повторного и внепланового инструктажей;
журнал регистрации происшествий, несчастных случаев, микротравм.

Формы утверждены Госстандартом: Приказ №600-ст. При численности персонала свыше 50 человек привлекается специалист по охране труда или создается специальная служба.

Дополнительный список кадровых документов

Для перестраховки кадровики ведут много необязательных кадровых документов: журналы инструктажей по технике безопасности, дополнительные приказы. Они служат лишним доказательством соблюдения трудового кодекса при решении возникающих споров между работодателем и работником.

При различных условиях в основной список может входить дополнительная документация:

1. Положение о государственной, коммерческой, служебной тайне

Нормативный акт: ФЗ 5485, 98, 141, 172.

под гостайну попадают сведения, которые защищают интересы государства во внешнеполитической, экономической, оперативно-розыскной, разведывательно-военной и прочей важной деятельности по обеспечению безопасности;
к коммерческой тайне относится охрана конфиденциальной информации о компании, ее производстве, ценообразовании, интеллектуальных или промышленных разработках;
служебная тайна включает сведения о деятельности госорганов исполнительной власти.

При необходимости пункт о неразглашении включают в трудовые договоры или составляют в виде отдельного Положения, которое подписывают сотрудники, имеющие допуск к закрытой информации.

2. Положение о материальной ответственности (ПМО)

Нормативные акты: Постановление Правительства №823; Постановление Минтруда №85; ст. 243, 244 ТК.

Договоры, как дополнение к трудовым соглашениям, заключаются с сотрудниками, у которых есть доступ к материально-техническим ценностям или к денежным средствам компании.

3. Коллективный договор

Нормативный акт: ст. 5, 36, 40 ТК РФ.

По инициативе работников заключается коллективный договор, где отражены взаимоотношения руководства с персоналом. Он защищает интересы обеих сторон.

4. Гражданско-правовые договоры

Нормативные акты: ГК РФ, ФЗ-422.

К ним относятся договоры:

ГПД не должны подменять трудовые договоры, иначе ИП заплатят штраф 10 000, а прочие юрлица до 100 тысяч.

5. Должностные инструкции

Нормативные акты: Письма Роструда №3042-6-0, №4412-6.

Инструкции составляют отдельно, они могут входить трудовой договор, могут быть изложены в виде должностных обязанностей. Очень часто они помогают решить спорные вопросы.

6. Положение об аттестации

Нормативный акт: Письмо Роструда № ПГ/1180-6-1.

Положение разрабатывают, если сотрудникам нужно подтверждать соответствие занимаемой должности. В документе указывают цели, задачи, порядок проведения аттестации, оформление результатов.

7. Графики сменности

Нормативный акт: ст. 103 ТК РФ.

В произвольной форме графики составляют на предприятиях, где работа производится в 2–3 смены. Сотрудников знакомят с режимами труда за месяц до начала периода изменения смен.

Заключение

Вся кадровая документация ведется в соответствии с законодательством. Обязательный перечень документов отдела кадров строго контролируют госорганы. Небольшую часть компании ведут по собственной инициативе.

Любой перечень обязательных и необязательных кадровых документов будет неполным, независимо от того, какими компетентными органами он составлен. На предприятиях, в зависимости от сложности их деятельности и численности штата, приходится разрабатывать собственные внутренние документы, чтобы охватить всю полноту работы с персоналом и иметь дополнительные аргументы перед всевозможными проверками контролирующих органов.

Службы контроля трудовых отношений за малейшие нарушения, за отсутствие обязательных документов выносят компании или должностным лицам предупреждения, но чаще приходится платить немалые штрафы.

Наш сервис — Jump.Finance — разработал программное обеспечение КЭДО специально для кадрового документооборота. Он упрощает документирование работы с персоналом, облегчает работу сотрудников ОК.

Источник: jump.finance