Перечень приказов для ИП

Желающих обучится вождению и получить законное право управлять транспортным средством (ТС) становится все больше, поэтому открыть автошколу (АШ) кажется сегодня вполне разумным решением. И действительно, такой бизнес может стать прибыльным, если все организовано правильно. В рамках этой статьи мы расскажем, с каких документов нужно начинать подготовку к открытию вашего предприятия.

Юридические документы

Для успешного открытия автошколы нужно получить ряд согласований и разрешений от контролирующих работу подобных заведений структур: Роспотребнадзора, Государственной пожарной инспекции, ГИБДД и местной администрации.

Документы для Госпожинспекции

Чтобы пожарная инспекция согласовала открытие автошколы, нужно подать комплект документов:

Заявление.
Уставные документы Общества или паспорт и ИНН предпринимателя.
Документы, подтверждающие законное владение/использование помещения автошколы.
Приказ о назначении первого лица предприятия (для ООО).
Выписку из Единого Государственного Реестра юридических лиц или предпринимателей.
Приказ о назначении работника, отвечающего за ППБ и ОТ.
План помещения из Бюро технической инвентаризации с пояснениями.
Руководство по пожарной безопасности, разработанное под помещение автошколы.
Договор с организациями, имеющими право устанавливать и обслуживать системы пожарно-охранной сигнализации.
Документы, подтверждающие наличие курсов по ПБ у персонала.

Документы для Госавтоинспекции

Сотрудничество руководства автошкол и Госавтоинспекции сегодня претерпевает изменения, и на рассмотрении находятся два проекта приказа, касающиеся правил согласования учебных программ и получения заключения соответствия учебных материалов существующим требованиям.

Сроки хранения приказов с 18.02.2020 — Елена А. Пономарева

Необходимость получения следующих двух документов уточняйте в местном отделении Госавтоинспеции.

согласование программы обучения курсантов;
заключение о соответствии программ актуальным требованиям государства.

Требуемый список документов для получения этих согласований и заключений тоже необходимо уточнить.

Согласовать учебные программы с ГИБДД нужно до открытия автошколы. Для этого нужно направить заявление в установленной форме по адресу данной организации. Согласование выдается после проведения проверки.

Для получения заключения о соответствии может понадобиться следующий пакет документов:

правоустанавливающие документы (договор аренды, свидетельство права собственности) на помещения автошколы и автодромы;
список автомобилей автошколы с указанием их модели, марки, вида трансмиссии и госномера;
документы, подтверждающие сроки использования автодромов или учебных классов (если эти объекты используются не одной АШ);
копии водительских удостоверений инструкторов и педагогов АШ.

Документ для Роспотребнадзора и местной администрации

О начале деятельности нужно обязательно уведомить Роспотребнадзор. С местной администрацией (отделом архитектуры) нужно согласовывать наружную рекламу автошколы, а в некоторых регионах и реставрационные работы по фасаду здания и вывеску.

Список договоров для открытия автошколы

На дератизацию, дезинфекцию и дезинсекцию.
На вывоз и утилизацию люминесцентных ламп.
На медицинские осмотры водителей.
На обеспечение отопления и освещения.
На слив канализационных вод.
На химическую очистку или стирку спецодежды сотрудников.
На техобслуживание системы вентиляции.
На установку и ТО системы оповещения и тушения пожара, тревожной кнопки..

Кроме этого, вам потребуется документ, определяющий алгоритм действия для устранения эпидемической угрозы в автошколе (ППК).

Бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы включают счета и накладные на оборудование, учебные материалы и ТС. Эти документы должны быть у вас на руках на момент открытия автошколы. Остальная документация появится у вас уже после ввода в действие автошколы. Это отчеты в налоговую инспекцию, квитанции о получении денег за обучения и прочее.

В этот пункты мы включили 3 пакета документов:

на получение лицензии для автошколы;
на регистрацию бизнеса;
на открытие расчетного счета организации.

Для лицензирования понадобится относительно небольшой пакет документов:

Уставные документы предприятия для ООО и паспорт предпринимателя (для ИП).
Свидетельство о госрегистрации в ФНС.
Правоустанавливающие документы на помещение автошколы (договор аренды, купли-продажи, дарения, свидетельство о праве собственности).
Договоры с персоналом.
Документы о профильном образовании сотрудников.
Медицинские книжки работников.
Трудовые книжки персонала.
Материальное обеспечение автошколы (список автомобилей и оборудования).
Набор методических материалов для обучения курсантов.
Квитанцию о внесении госпошлины.

Перечень документов определен Приложением 1 к Приказу №279 Роспотребнадзора от 12.03.15.

Для регистрации бизнеса понадобится еще более скромный набор бумаг. Если вы открываетесь как ИП, потребуется:

копия паспорта (все страницы);
ИНН;
заявление в установленной форме;
квитанция, свидетельствующая о своевременной оплате госпошлины.

Для регистрации Общества с ограниченной ответственности нужно предоставить пакет документов немного объемнее:

уставные документы;
паспорта учредителей;
заявление в установленной форме;
гарантийной письмо от собственника помещения о предоставлении автошколе юрадреса;
квитанция об оплате госпошлины.

Для работы с юридическими лицами и удобства оплаты обучения собственник предприятия может открыть расчетный счет в Сбербанке РФ. Для этого нужно лично прийти в любое отделение банка. Это делает индивидуальный предприниматель или директор ООО. С собой нужно иметь правоустанавливающие документы, паспорт. В банке нужно будет написать заявление об открытии расчетного счета и оставить образец своей подписи.

Другие документы

Это огромный блок документов, включающих образовательные, делопроизводственные документы и бумаги, регулирующие взаимоотношение персонала и руководства автошколы, а также проверяющих ее работу структур.

кадровая документация (картотеки);
информационный стенд;
организационно-распорядительная документация автошколы;
документы, касающиеся делопроизводства образовательного процесса;
журналы, приказы и распоряжения руководства, обеспечивающие противопожарную, санитарную безопасность и безопасность дорожного движения.

Полный перечень документов можно узнать в органах ГИБДД, Роспотребнадзора и Госпожиспекции.

Кадровая документация

Ее можно разделить на две большие картотеки:

личных дел сотрудников;
личных дел и документов, касающихся учащихся.

Трудовой договор, договоры с инструкторами по вождению, являющимися ИП

Договор на обучение

Копии документов, подтверждающих профильность, уровень образования, разрешение на учебную деятельность

Копия медицинской справки и другие необходимые бумаги

Личные данные (ФИО, адрес, возраст, семейное положение)

Личные данные ученика (ФИО, адрес регистрации, возраст)

Индивидуальная книжка по вождению

В эту группу входит также:

Приказ о назначении первого руководителя автошколы (для ООО).
Штатное расписание.
График отпусков.
График работы персонала.
Должностные инструкции сотрудников.
Правила внутреннего распорядка.

Это неполный комплект документов, и по мере развития автошколы, он будет расширяться.

Информационный стенд

Такой стенд представляет собой аналог уголка потребителя, с которым вы сталкиваетесь в каждом магазине или салоне. Он включает 3 группы сведений:

о предприятии;
о контролирующих органах и способах сообщить о нарушении работы АШ;
об образовательном процессе.

О контролирующих органах и способах записать жалобу

Об образовательном процессе

Книга предложений и отзывов

Уставные документы (для ООО), ИНН (для предпринимателя)

Закон о защите прав потребителя

Перечень документов, необходимых для поступления в АШ

Свидетельство о госрегистрации АШ

Закон России об образовательной деятельности

Правила распорядка, график работы

Свидетельство о постановке на учет в ФНС

Информация о контролирующих работу автошколы органах с телефонами горячей линии

Программа обучения и тематические планы, учебный план на курс

Лицензия автошколы, разрешающая оказывать услуги в сфере образования

Информация о стоимости учебного курса в данной АШ и порядке оплаты (единовременная выплата, поэтапная оплата и т.п.)

ФИО и телефон первого руководителя предприятия

Сведения о продолжительности курса

Перечень литературы, используемой при обучении

Схемы маршрутов при выезде в город.

Форма договора между руководством автошколы и учеником

Образец медицинской справки

Квитанция об оплате за экзамены в МРЭО ГИБДД

Квитанция об оплате за изготовления удостоверения водителя

Образец свидетельства об окончании ОУ

На стенде все документы представлены в виде копий. Нотариальное заверение не требуется.

Набор организационно-распорядительных документов

Эти документы можно разбить на 3 большие категории:

касающиеся предприятия;
касающиеся учебного процесса;
обеспечивающие безошибочную работу предприятия в плане техники безопасности процесса обучения.

Документы, касающиеся предприятия, формы его организации и регистрации в контролирующих органах должны быть собраны в одной папке. В эту группу входят оригиналы:

Устава и решения учредителей (для ООО).
Свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет.
Личные данные учредителей (копии паспортов прилагаются).
Все имеющиеся лицензии и приложения к ним.

В группу документов, связанных с обучением включены:

Документы, касающиеся обучения

Документы, касающиеся ТБ, режима ППБ и распорядка автошколы

Форма договора с обучающимся в АШ, утвержденная первым руководителем

Правила ТБ при обучении водителей ТС

Форма свидетельства об обучении, утвержденная первым руководителем

Договор с клиникой для организации предрейсового осмотра водителей.

Приказ о назначении ответственного лица, за ППБ помещений и ОТ при обучении

Перечень учебной и методической литературы

Документы об аттестации рабочих мест

Утвержденные учебные планы текущие и годовые

Приказы, распоряжения по организации

Утвержденное расписание занятий

Утвержденные графики вождения

Утвержденные методички по темам обучения

Утвержденные приемы промежуточной и итоговой

Схемы учебных маршрутов

Бланки свидетельств об окончании ОУ

Протоколы итоговой аттестации учеников АШ во время обучения

В рамках этой группы документов администрация автошколы должна обеспечить ведение журнала регистрации приказов по организации, карточки учета вождений, а также целого набора тетрадей и журналов.

Регистрации и учета работы с курсантами

Касающиеся нормативов безопасности

Договоров оказания услуг обучения

Предрейсового ТО автомобилей

Теоретических и практических занятий (Базового, Категории В, Категории А).

Предрейсового медосмотра водителей

Инструктажей (вводного и текущих) курсантов по ОТ

Инструктажей (вводного и текущих) работников автошколы по ОТ на рабочем месте

Выдачи свидетельств о прохождении обучения

Обратите внимание, что рабочие программы согласовываются с ГИБДД.

Комплект обучающих материалов

Это немалый набор учебников, наглядных пособий, программ обучения и методичек. Предлагаем лишь примерный перечень документов:

Гостандарт по профессии.
Программы подготовки или переобучения водителей по категориям.
Тематические планы.
Методические рекомендации.
Учебно-методические пособия.
Аптечка водителя и набор средств неотложной помощи при ДТП.
ПДД.

К учебно-методическим пособиям относят

Разметки и схемы

Знаки и сигналы

Графическое представление дорожной разметки

Графический плакат: дорожные знаки

Схемы движения на перекрестке

Графический плакат: расположение дорожных знаков и в населенном пункте»

Графическое представление маневров ТС на дороге и перекрестках

Графическое представление работы регулировщика на дороге

Схемы и чертежи устройства основных узлов ТС, правила их работы

Светофор, расположение и назначение дополнительных секций на нем

Оказание медицинской помощи пострадавшим»

Документы для СЭС и пожарных

При проверке пожарной безопасности Госпожнадзор будет требовать наличие и ведение:

журналов по инструктажам, касающимся ППБ и ОТ;
инструкций по ППБ;
правил поведения персонала при пожаре;
соответствующих приказов и распоряжений руководства;
журналов учета огнетушителей и проверки их работоспособности.

Полный перечень документации можно уточнить у пожарного инспектора в местном отделении Госпожнадзора.

К проверке СЭС у вас должны иметься и правильно вестись журналы учета дезсредств, генеральных уборок учебных помещений и санузлов автошколы.

Все журналы должны быть оформлены, разлинованы, пронумерованы, прошнурованы в соответствии с актуальными требованиями законодательства РФ. Готовый комплект документов можно приобрести в компаниях, реализующих подобную продукцию.

Источник: delosmelo.ru

Приказы по основной деятельности: классификация и образцы

Приказы по основной деятельности — это распорядительные документы, которые регулируют работу организации. Расскажем о назначении, видах и правилах их составления и приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия.

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
о трудовом распорядке;
о графике отпусков;
о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

В 2018 году регламент изменился — вступил в силу Приказ Росархива № 44 от 11.04.2018. Также с 01.07.2018 начал действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвердивший новый порядок составления организационно-распорядительной документации.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Читайте также: Где взять реквизиты ИП

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Пример: приказ об утверждении штатного расписания

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2020 года.

Источник: gosuchetnik.ru

Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация

Деятельность любого предприятия невозможна без наличия служебных распорядительных документов. Обычно такими являются приказы по предприятию.

Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий. С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.

Поэтому важно знать, какие виды приказов должны быть в организации, как и кем они составляются, где и сколько хранятся.

Обязательные приказы

Какие приказы должны быть на предприятии

Какие приказы должны быть на предприятии обязательно

Каждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:

Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и увольнением с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.

Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.

Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно. При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Подготовка и оформление

Общий порядок оформления приказа

Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует. Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной. В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:

Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.
Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.

Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по охране труда, инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).

Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например, «Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»).

Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил.

Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов

Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет.

Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию. Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить.

К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.

В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Классификатор приказов

Структура классификатора приказов

Классификатор приказов представляет собой систематизированный свод обобщений информации, определяющей как формируются, подписываются, именуются, регистрируются, сколько и где хранятся отдельные типы приказов. Ознакомившись с классификатором, любой сотрудник компании сможет в дальнейшем безошибочно определять по названию и номеру, к какому подразделению относится конкретный распорядительный акт, где его регистрировали, а также кто хранит оригинал документа.

Обычно классификатор приказов содержит несколько основных категорий:

Вид документа. Сюда включается основная категория (по личному составу, основной деятельности, административно-хозяйственные), а также подкатегории (при необходимости разделить имеющиеся распорядительные акты).
Индекс. Проставляется после номера приказа с тем, чтобы можно было быстро определить, о чем этот документ.
Кто выполняет регистрацию и хранение документа. Позиция требуется, если приказы хранятся и регистрируются в разных местах.
Срок хранения.
Краткое описание направления, которое регулирует отнесенный к этой категории (подкатегории) приказ.
Право подписи. Позиция вводится, если на предприятии присутствует делегирование полномочий между первым руководителем и его заместителями (руководителями структурных подразделений).

Помните, имея общий классификатор приказов, можно быстро обучить сотрудников ориентироваться в имеющихся на предприятии распорядительных документах и обеспечить нормальное делопроизводство.

Приказы по основной деятельности

В любой компании считается наиболее емким перечнем распорядительных документов. Среди наиболее встречаемых направлений деятельности, которые охватывает эта категория приказов, целесообразно выделить:

Документы, регулирующие ответственность и полномочия. В эту категорию входят распорядительные акты, извещающие о вступлении в должность первого руководителя, распределения полномочий между руководителем и его заместителями, делегирование отдельных полномочий (например, главному бухгалтеру, кадровому работнику, инженеру по охране труда, назначении ответственных за пожарную безопасность, хозяйственную деятельность и другие функции).
Документы, на основании которых определяется организационная структура предприятия (его отдельных подразделений, филиалов), а также штатное расписание. Сюда будут входить все решения о создании (ликвидации) подразделений, утверждения штатного расписания и внесение в него соответствующих изменений.
Приказы, утверждающие локальные документы предприятия. Эта категория документов регулирует действие Положений, различных технологических инструкций, регламентов, правил, различных отчетных форм, которые имеют постоянный характер и распространяются на все предприятие, либо отдельные его подразделения.
Процедурные приказы. К этим документам относят систематизацию отдельных однотипных действий. В частности, это может быть использование мобильной связи, охрана коммерческой тайны, порядок выполнения приказов и ознакомления с ними, выдача трудовых книжек, заключение договора о материальной ответственности и другие.
Приказы, регулирующие пожарную безопасность, охрану труда, технику безопасности. В эту категорию относят распорядительные акты, на основании которых определяются ответственные за конкретное направление деятельности, порядок проведения инструктажей, проверки знаний, действия сотрудников во время пожара, о запрете курения, пользования нестандартными обогревательными приборами.

Помните, приказы, регулирующие основную деятельность компании — это наиболее многочисленный перечень распорядительных документов, ведение которых целесообразно изначально осуществлять отдельно от других приказов.

Приказы по личному составу

Делопроизводство по кадровым приказам

Ни одна компания не обходится без кадровых решений. Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:

приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;
приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.

К первой категории будут относиться решения о предоставлении отпусков, служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников. Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.

Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:

прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;
вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);
направление сотрудника во все типы служебных командировок;
зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).

Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения. Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.

Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: naimtruda.com