Плательщики, применяющие УСН с объектом «доходы», не признают расходы для целей налогообложения и не отражают их в книге учета доходов и расходов. Тем не менее они должны хранить документы, подтверждающие расходы, в общем порядке в течение 5 лет. Связано это с тем, что такая обязанность прямо закреплена Налоговым кодексом и исключений для указанных налогоплательщиков НК РФ не содержит.
По Налоговому кодексу плательщики обязаны в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Отметим, что хранить документы, подтверждающие расходы, плательщики на УСН с объектом «доходы» должны также по следующей причине. В рамках своей деятельности они приобретают товары (работы, услуги) у различных контрагентов. При проверке деятельности этих контрагентов налоговая инспекция вправе истребовать документы у лиц, с которыми работают контрагенты (ст. 93.1 НК РФ).
Как правильно хранить первичную документацию?
Чтобы исполнить это требование, необходимо хранить расходные документы. За отказ лица представить требуемые документы или непредставление их в установленные сроки Налоговым кодексом предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 6 ст. 93.1 НК РФ, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Источник: volga-soft.ru
Первичка при усн как хранить
Шабалина И. Ю.,
главный бухгалтер OOO «Омега-Л»
Нужно ли хранить «первичку» по убыткам
после налоговой проверки?
Основной задачей любой коммерческой организации является получение прибыли, о чем говорится в п. 1 ст. 50 ГК РФ. Но получить прибыль удается не всегда. Налоговое законодательство определяет убыток как превышение расходов организации над полученными от коммерческой деятельности доходами.
Для предприятий на УСН понятие «убыток» применим только при налогообложении «доходы минус расходы». Для организаций, который по итогам прошлых налоговых периодов не получали прибыль, существует несколько правил учета убытков: 1. Налогооблагаемую базу при УСН нельзя уменьшить на сумму убытка, если организация получила его, осуществляя деятельность на других спецрежимах, например, общей системе налогообложение, ЕНВД, или применяла УСН «Доходы».
2. Убытки прошлых лет учитываются только при расчете налогооблагаемой базы по итогам года. При расчете авансовых платежей они не учитываются. 3. Списывать убытки можно в течение 10 лет, начиная со следующего года после сдачи декларации. Например: убыток был получен в 2016 году, списать его можно при расчете за 2017 год, последним годом списания будет 2027 год.
Первичные учётные документы
Если убытки были получены в течение нескольких периодов, то списывать их надо в той же последовательности как они были получены. Например: убыточными были 2014, 2015, 2016 и списание будет в том же порядке, сначала 2014, затем 2015, а потом уже 2016. 4. Учесть сумму полученного по итогам прошлых лет убытка можно только в пределах налогооблагаемой базы.
Например: доход составил 500 тыс. руб., расходы 350 тыс. руб., налогооблагаемая база 150 тыс. руб. Убыток прошлых лет 200 тыс. руб. Учесть можно только 150 тыс. руб., а оставшиеся 50 тыс. руб. будут учтены в следующих налоговых периодах.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ: Налоговый убыток — это отрицательная разница между доходами и расходами, учитываемыми при расчете налога.
Документы, подтверждающие убытки
Отчетный период по УСН составляет год, и учесть убыток можно только по итогам года. Но для этого необходимым условием является документальное подтверждение. Полученный убыток подтверждается следующими документами: 1. Первичные документы на закупку товара, материалов, сырья, акты на оказание услуг, проведение работ.
2. Бухгалтерские расчеты, оборотно-сальдовые ведомости (организации на УСН ведут бухгалтерский учет на основании письма Минфина России от 27.02.2015 № 03-11-06/2/10013). 3. Книга учета доходов и расходов. 4. Налоговые декларации по УСН за отчетный период. Срок хранения подтверждающих документов Правило хранения документов, подтверждающие убытки организации закреплено в п. 4 ст.
283 НК РФ: «Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков». Минфин в письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 подтверждает, что документы сохраняются весь срок, в течение которого учитывается убыток, и к ним применимы общие правила хранения первичных документов, закрепленные в п. 4 ст.
283 НК РФ. Пример: ООО «Градиент» получило убыток по итогам 2015 года. Срок, в течение которого можно учесть убыток, десять лет. ООО «Градиент» обязано сохранять подтверждающие документы до 2025 года. После окончания этого срока по общим правилам (письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, подп. 8 п. 1 ст.
23 НК РФ) документы сохраняются ещё четыре года. Итого, срок хранения документов ООО «Градиент» составит четырнадцать лет. Но, если период списания убытка изменится, например, сократиться до пяти лет, то хранить документы необходимо девять лет. Судебная практика показывает, что в споре о хранения подтверждающих убытки документов, суд однозначно принимает сторону фискальных органов. Для подтверждения полученных убытков книги учета доходов и расходов и налоговой декларации недостаточно.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ: По общему правилу налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет.
- Назад
- Вперёд
Источник: buhpressa.ru
Виды учёта и документооборот
Под «бухгалтерским учётом» или «бухгалтерией» часто понимают всю отчётность компании. На самом деле учётов несколько. Вместе с экспертами объясняем главное по теме.
Разбираемся в терминах
Евгения Зубова
основательница аутсорсинговой компании «Бизнес Финанс Груп»
И налоговый, и бухгалтерский учёт обязаны вести все компании, чтобы отчитаться перед государством и показать, что работают законно. Исключение — индивидуальные предприниматели на специальных налоговых режимах. Они могут вести только налоговый и заменять бухгалтерский учёт документарным — просто складывать документы в папку.
Бухгалтерский учёт позволяет описать все хозяйственные операции бизнеса и посчитать прибыль, что особенно важно, если собственников несколько.
ИП на специальных режимах и организации на УСН имеют право (но не обязаны) вести бухучёт в упрощённой форме. Это значит, что бухгалтерская отчётность для них — это два документа: отчёт о финансовых результатах и баланс. Это меньше, чем при работе на ОСНО, где к ним добавится как минимум отчёт о движении денежных средств.
Налоговый учёт помогает рассчитать сумму налога в соответствии с выбранным режимом.
Управленческий (финансовый) учёт полезен самому владельцу бизнеса, чтобы принимать правильные управленческие решения. В отличие от бухгалтерского и налогового, его ведут в свободной форме и включают туда расходы на маркетинг и другие важные для бизнеса статьи, которые часто больше нигде не отражаются.
Можно вообще не внедрять управленческий учёт — каждый предприниматель решает сам. Финмодель, которую описывали в предыдущих разделах, — один из способов вести такой учёт.
Евгения Зубова
основательница аутсорсинговой компании «Бизнес Финанс Груп»ч
Как работает предпринимательский учёт
И штатный бухгалтер, и специалист на аутсорсе в первую очередь занимаются бухгалтерской и налоговой отчётностью, которую требует государство. Благодаря утверждённым стандартам и развитию IT-технологий, этот функционал уже сильно автоматизирован. Но это не значит, что бухгалтер точно не нужен. Специалист поможет не только вести отчётность, но и разобраться в ней.
Александр Николаев,
генеральный директор и учредитель компании «Бухгалтер.рф», кандидат экономических наук
База и бухгалтерского, и налогового учёта — ввод в программу учёта и обработка первичной документации. К «первичке» относятся документы, подтверждающие доходы и расходы компании, например:
- накладная ТОРГ-12 и счёт-фактура;
- акт об оказании услуг;
- акт выполненных работ;
- кассовый чек;
- УПД — универсальный передаточный документ.
УПД — новая форма, упрощающая документооборот. Для компаний на ОСНО он заменяет счёт-фактуру и накладную и подходит как для товаров, так и услуг.
В налоговом учёте будут отражаться только операции, важные для режима, который вы применяете. На УСН 6% и патенте — только доходные операции в книге учёта доходов. На ОСНО и УСН 15% — и доходные, и расходные в книге учёта доходов и расходов (КУДиР).
В бухучёте будут отражаться все операции по счетам.
В основе бухучёта принцип двойной записи: если откуда-то что-то убывает (кредит одного счёта), куда-то что-то прибывает (дебет другого счёта). Что? Актив или обязательство, выраженное в денежной форме. Одна такая запись называется проводкой и подразумевает связку двух счетов: дебет одного и кредит другого.
Когда мы заводим первичные документы, правильно настроенная бухгалтерская программа автоматически рождает проводки. По одной операции их может быть несколько. Задача бухгалтера или того, кто его функции выполняет, — следить за тем, чтобы операции отражались в программе корректно, как в бухгалтерском учёте, так и в налоговом.
Как выстроить учёт
- Определитесь с системой учёта продаж.
Решите, какое программное обеспечение будет интегрировано с онлайн-кассой. Подробнее о ведении товароучёта поговорим в следующих шагах.
- Решите, нужна ли вам отдельная программа для бухгалтерского и налогового учёта.
Если вы обязаны вести бухучёт по закону, работать без неё не получится. Важно, чтобы программа интегрировалась с системой товароучёта. Например, программой товароучёта может быть «1С:Торговля» или «1С:УНФ», а для бухучёта — «1С:Предприятие 8.3».
Даниил Никитин,
Даниил Никитин основатель пекарни «Батон»
- Настройте учётную политику.
Законы дают варианты, как вести бухучёт, — учётная политика определяет такие тонкости. Даже если планируете вести учёт самостоятельно, для этой задачи лучше разово привлечь специалиста. Он создаст политику — настроит проводки — и объяснит, как пользоваться программой.
Учётная политика утверждается на каждый год, но если ничего не меняется, можно применять одну и ту же.
- Получите электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Подпись нужна, чтобы вести электронный документооборот:
- заверять договоры и акты онлайн,
- сдавать отчётность в госорганы,
- отправлять заявления на возврат или зачёт налогов.
С 1 июля 2021 года ФНС выпускает её бесплатно, но придётся купить eToken — электронный ключ.
- Настройте электронный документооборот (ЭДО).
Можно выбрать любого оператора ЭДО — у них примерно одинаковая стоимость обслуживания, но лучше узнать, каким оператором ЭДО пользуются ваши предполагаемые контрагенты, и подключиться к нему, чтобы избежать роуминга. Плату операторы берут в основном за отправку документов — входящие бесплатны.
Документооборот в электронной форме сэкономит деньги и время на курьерскую доставку, бумагу и прочее. Но если партнёры всё ещё работают с бумажными формами, документооборот придётся дублировать: вести и электронный, и бумажный, даже если вы сканируете бумаги. В этом случае систему хранения файлов для ЭДО и бумажных папок лучше делать единой, а контрагентов — уговаривать перейти на ЭДО.
Чтобы заверять документы электронной подписью мог не только собственник или руководитель бизнеса, оформите доверенность и впишите соответствующие реквизиты в формы накладных, актов и ведомостей в графу «Доверенность».
- Обрабатывайте «первичку».
Подгружайте в программу документы, подтверждающие операции: акты, накладные, кассовые чеки, выписки со счетов, данные ОФД (оператора фискальных данных). Так, ИП на УСН 6% может ограничиться только выписками со счёта, чтобы подтвердить доходы, но эксперты рекомендуют вводить в программу документы по всем операциям, чтобы в случае чего в дальнейшем можно было «поднять» эти документы. Например, если контрагент запросит акт сверки.
Своя бухгалтерия или аутсорсинг: что выбрать
Михаил Смолянов
основатель сервиса финансового учёта «Финолог»
Нанимать бухгалтера в штат дороже, в среднем, на 20%. Кроме того, всегда есть риск, что попадётся не лучший специалист, который будет выдавать использование программ бухучёта за свою работу.
Сервисы онлайн-бухгалтерии могут заменить бухгалтера только для ИП на «упрощёнке» или совсем маленьких компаний с низким либо нерегулярным оборотом. Во всех остальных случаях они дают предпринимателям ощущение, что они понимают, куда движется бизнес, которое редко совпадает с реальностью.
Александр Николаев,
генеральный директор и учредитель компании «Бухгалтер.рф», кандидат экономических наук
Наши эксперты рекомендуют не прибегать к помощи приходящих бухгалтеров, так как зачастую они не несут никакой ответственности за результат своей работы.
Если хотите передать бухгалтерию на аутсорс — выбирайте компанию. Проверить подрядчика можно на основании рекомендаций. Выбирайте бренд, который успел заявить о себе на рынке, у которого настроена система внутреннего контроля качества и оценки персонала.
Общепиту не обойтись без бухгалтера-калькулятора. Это специалист, который рассчитывает себестоимость блюд и напитков. Бухгалтер-калькулятор поможет установить конечную стоимость позиций в меню, составит технологические и калькуляционные карты. Если специалист в штате, он может участвовать в инвентаризациях и контролировать остатки.
Юлия Куклинова,
Юлия Куклинова владелица кондитерского бутика CookLinova Pastry
Как строится работа с бухгалтером на аутсорсе
На аутсорсе
Примерно раз в месяц, обычно в первой половине, вы передаёте компании документы по ЭДО или курьером. ИП могут направлять «первичку» и раз в квартал.
У большинства аутсорсинговых компаний прописана ответственность на случай ошибок и штрафов от ФНС и есть страховка профессиональной ответственности, они берегут свою репутацию.
Договаривайтесь о разрешении спорных ситуаций на берегу и закрепляйте в договоре условия. Например, если произошёл технический сбой и отчёт вовремя не ушёл в налоговую, компания возместит штраф или заплатит вам компенсацию в размере стоимости обслуживания за два месяца.
В штате
Никогда не пытайтесь сложить на бухгалтера сразу всю работу с документами — ставьте конкретные задачи.
Михаил Смолянов
основатель сервиса финансового учёта «Финолог»
Как хранить данные и документы
Восстанавливать данные учётов очень сложно и дорого, поэтому позаботьтесь об их сохранности. Не теряйте логин и пароль администратора от личного кабинета в программе учёта: базы данных надёжно шифруют — можете потерять доступ навсегда. Если бухгалтер ведёт учёт в личной системе, ежеквартально создавайте архив.
У каждого типа первичной документации свой срок хранения по закону. Чтобы не разбираться, не выбрасывайте «первичку» в течение пяти лет — так точно не ошибётесь. Отвечать за её сохранность должен собственник или руководитель, а не бухгалтер.
Кадровые документы и личные дела нужно обязательно держать в сейфе.
Главное
- Бухгалтерский учёт — один из видов учёта. Ещё есть управленческий и налоговый.
- Налоговый ведут все предприятия, бухгалтерский — обязателен для всех, кроме ИП на специальных налоговых режимах. Как вести управленческий учёт и вести ли вообще, решает сам предприниматель. Наши эксперты рекомендуют вести.
- Основа бухгалтерского и налогового учёта — первичные документы: накладные, УПД, акты, чеки. Для удобства они вносятся в программу, которая их обрабатывает в соответствии с политикой учёта. Это может быть программа учёта товаров или CRM, если вы не обязаны вести бухучёт по закону, или отдельная программа бухгалтерского и налогового учёта, например 1С.
- Вести налоговый и тем более бухгалтерский учёт с помощью сервисов могут только ИП на УСН. Всем остальным нужен бухгалтер в штат или на аутсорсе. Общепиту сложно будет обойтись без бухгалтера-калькулятора, который считает фудкост.
- Заботьтесь о сохранности документов и данных и не теряйте пароли от учётных систем: их очень сложно, а иногда невозможно восстановить.
Источник: www.sberbank.ru
