Если перед вами стоит задача сделать процесс организации деловых поездок в компании более эффективным, то эта статья для вас. На основании многолетнего опыта и изучения лучших мировых практик мы сформулировали 5 основных шагов на пути к эффективной организации деловых поездок.
Прежде, чем делать какие-то шаги в сторону улучшения процесса организации поездок, важно понять, что именно вы хотите изменить, что сейчас работает не так, как хотелось бы?
Насколько близки вам следующие проблемы:
- Процесс бронирования поездок состоит из длинных цепочек писем и занимает все ваше рабочее время, снижая продуктивность по основным задачам.
- Вам приходится отвечать на поздние ночные звонки для решения проблем командированных сотрудников, внесения изменений в план поездки или отмены бронирований.
- Команда администраторов перегружена ворохом счетов и документов.
- Финансовый отдел пытается понять, кто тратит деньги на какие поездки и почему.
- У вас нет тревел политики или она есть, но ее никто не читает и не соблюдает.
- Финансовый отдел жалуется на задержки документов, подтверждающих расходы или их недостаточность.
- Сотрудники недовольны предложенными вариантами поездки и зачастую требуют изменить условия, которые выходят за пределы обозначенного бюджета.
- В попытках сэкономить деньги, билеты и номера в отелях бронируются на сайтах, что превращает управление корпоративными поездками в трудоемкую задачу.
- Не хватает дешевых авиабилетов и отелей при бронировании поездок.
Если в каких-то из этих пунктов вы видите проблемы своей компании, которые хотели бы решить, то начните свой путь со следующих пяти шагов:
Шаг 1. Постройте эффективные взаимоотношения с агентством деловых поездок. Вам будет сложно добиться трансформации без надежного партнера. Первый шаг в управлении деловыми поездками современным способом – построить сотрудничество, основанное на партнерстве, прозрачности и простоте. Эффективность ваших новых взаимоотношений будет зависеть от того, насколько точно вы обозначите задачи и желаемый результат.
Шаг 2. Обеспечьте командированным сотрудникам поддержку в режиме 24/7. Каждый человек нуждается в полноценном сне и отдыхе, поэтому быть на связи со своими сотрудниками 24/7 физически невозможно. К вам могут обращаться за отменой, изменениями и другими запросами по ночам и в выходные дни, и, если вы недоступны для помощи, командированные сотрудники «застревают» в ожидании поддержки, что в конечном итоге стоит бизнесу времени и денег. Логичное решение – положиться на партнера, который может предоставить поддержку в поездках 24/7.
Шаг 3. Создайте тревел политику и рабочий процесс утверждения расходов. Современное управление поездками без заранее определенных правил работы невозможно. Наличие тревел политики дает три преимущества: помогает сотрудникам в организации деловых поездок; определяет порядок оформления и контроля командировочных расходов; обеспечивает комфорт и безопасность сотрудников, выезжающих в командировки.
Шаг 4. Настройте и используйте отчеты о командировочных расходах. Эффективное управление командировками — задача не только административной команды. Финансовый и операционный отдел также должны принимать активное участие. Используя центры затрат, характеристики, вы можете получать интеллектуальные отчеты, которые помогут финансовой команде выявлять тенденции, лишние расходы и возможности для оптимизации бюджета.
Шаг 5. Настройте взаимодействие между администраторами и финансистами. Самое главное в современном управлении деловыми поездками – это то, что оно обслуживает всю компанию. Если ваш процесс утверждения требует действий со стороны администратора и финансового отдела, постарайтесь сделать его максимально простым. Обеспечьте финансовому отделу консолидированные счета на оплату и реестры с подробной информацией.
Содержание всех пяти шагов мы более подробно описываем в нашей брошюре « Рекомендации по эффективной организации деловых поездок», которую вы можете скачать бесплатно и изучить в удобное для вас время.
Как Travel plus может помочь сделать процесс организации деловых поездок в компании более эффективным:
1. Предоставлять услуги по принципу «Одно окно – одно письмо».
2. Предоставить доступ к HotelPlus – платформе для самостоятельного бронирования отелей и трансферов в Казахстане.
3. Оказывать круглосуточную поддержку 24/7 (даже когда вы спите!).
4. Предоставлять консолидированный счет на все услуги.
5. Готовить набор реестров и отчетов для вашей финансовой команды.
6. Анализировать данные и составлять рекомендации по сокращению расходов.
7. Экономить годовой бюджет компании на поездки до 30%.
8. Контролировать исполнение тревел политики и проводить запрос авторизации поездок.
9. Предоставлять услуги быстро и качественно согласно SLA.
10. Предоставлять доступ ко всем авиакомпаниям и неограниченному количеству отелей по всему миру.
11. Предоставлять доступ к тарифам, недоступным на открытом рынке.
12. Оказывать услуги команды в Казахстане в городах Алматы, Нур-Султан, Атырау, Актау, Актобе.
13. Обеспечить поддержкой партнерских офисов сети BCD Travel в 109 странах мира.
Современные наборы решений и инструментов организации бизнес-поездок востребованы и популярны на прогрессивных рынках. И если вы воспользуетесь всеми возможностями, которые уже сегодня могут предоставить агентства деловых поездок на территории Казахстана, то вам будет проще достигать больших успехов на пути к своим целям.
Источник: www.travelplus.business
Организация деловых поездок руководителя
Предметом договора корпоративного обслуживания, заключенного заказчиком с компанией «АРТ-сервис», может являться организация деловых поездок руководителя. Это одна из самых востребованных услуг для корпоративных заказчиков, которая включает в себя целый перечень процедур:
- разработку маршрута перелета (при необходимости);
- оформление деловых виз, загранпаспортов, страховки для выезда за рубеж;
- бронирование и доставка проездных документов;
- организация трансфера;
- бронирование залов VIP-обслуживания в аэропортах, отелей.
Индивидуальный подход к организации деловых поездок
Гарантией успешного сотрудничества в области менеджмента командировок служит профессионализм и опыт нашей команды:
- менеджеры компании предоставят заказчику данные о наличии мест на требуемые даты, забронируют билет в бизнес-классе и выставят счет. После оплаты счета осуществляется курьерская доставка перевозочных документов в офис заказчика;
- исполнитель возьмет на себя сбор, заполнение и подачу документов для получения загранпаспорта и визы для руководителя. Процедура получения деловой визы – более сложный и длительный процесс, чем получение туристической визы, мы берем на себя эти хлопоты. С 2013 года компания «АРТ-сервис» занимается содействием в оформлении деловых виз для корпоративных клиентов в Китай и страны Европы, мы имеем аккредитацию в соответствующих инстанциях, уполномоченных на выдачу въездных документов;
- наши специалисты организуют услуги трансфера от аэропорта до отеля, а также от отеля на совещание. Организация ускоренного прохождения паспортного и таможенного контроля, а также комфортного ожидания в VIP-зале аэропорта – в пределах нашей компетентности.
Как заказать услугу
Вы оставляете заявку или отправляете запрос на наш электронный адрес. Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время для уточнения деталей. Или можете созвониться с нами по телефонам: 7 (495) 690-83-08, 8 (800) 505-42-34
ШАГ 2. ОБРАБОТКА
Обсуждаем детали предстоящей поездки, подготавливаем все необходимые документы для подачи заявки перевозчику, предоставим вам расчет перевозки и комплект документов для оплаты.
В установленные перевозчиков и агентством сроки нужно оплатить стоимость поездки, дополнительные сборы провайдеров и перевозчиков, услуги нашего агентства.
После оплаты счета за организацию поездки денежные средства перечисляются перевозчику, который выдает проездные все необходимые проездные документы (билеты).
Процедура подготовки бизнес-поездки
Организацию поездки занимающего высокое служебное положение сотрудника компании-заказчика следует начинать заранее. В ходе подготовки исполнитель связывается с уполномоченным представителем заказчика. Такую функцию, как правило, выполняет секретарь. В соответствии с договором корпоративного туристического обслуживания оформление заказа состоит из следующих шагов:
- заказчик направляет в адрес исполнителя письменную заявку с перечнем услуг;
- в заявке содержатся персональные данные руководителя для оформления всех необходимых документов;
- стоимость, порядок и условия оказания услуг оговариваются в договоре;
- компания проводит работы по обеспечению выполнения всех пунктов заявки.
Оплата услуг по организации поездки
Самой удобной формой оплаты в формате подготовки бизнес-визита руководителя является предоплата, внесенная заказчиком на счет компании-исполнителя. Этот способ оплаты удобен при выполнении нескольких одновременных процедур бронирования и предоплаты услуг по обслуживанию командировки.
Ищете партнера по подготовке и организации деловой поездки руководителя? Обращайтесь в компанию «АРТ-сервис», мы возьмем на себя все заботы и сэкономим ваше время и бюджет.
Деловые туры- Корпоративные выезды за границу
- Агентство деловых поездок
- Подготовка командировок руководителя
Источник: avia-rts.ru
Деловая поездка руководителя (план)
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» Подготовка деловой поездки руководителя
Выполнила: Степанова Ирина Николаевна
Этапы подготовки деловой поездки
Этапы подготовки деловой поездки
Подготовить план деловой поездки руководителя.
Составить программу деловой поездки.
Определить список личных и служебных документов и материалов.
Подготовить проекты всех необходимых документов для деловой поездки.
Оформить проект отчета по возвращению.
Схема деловой поездки Цель поездки: принять участие в ежегодной строительной выставке «Строим загородный дом», проектирование и строительство домов
Схема деловой поездки
Цель поездки: принять участие в ежегодной строительной выставке «Строим загородный дом», проектирование и строительство домов.
Дата проведения выставки: с 18 по 20 марта 2022г.
Место проведения: ООО «ЭКСПОФОРУМ-ИНТЕРНЭШНЛ», г. Санкт-Петербург, Петербургское шоссе, д. 64.
Программа деловой поездки
Программа деловой поездки
Проект приказа о временном исполнении обязанностей генерального директора
Проект приказа о временном исполнении обязанностей генерального директора
Проект приказа о направлении руководителя в деловую поездку
Проект приказа о направлении руководителя в деловую поездку
Источник: znanio.ru