Деловые встречи – неотъемлемая часть жизни каждого успешного бизнесмена. Не важно, какой бизнес вы начали, время от времени, вам нужно будет встречаться с потенциальными партнерами, поставщиками или крупными заказчиками. Есть моменты, которые вы должны знать еще до встречи и нюансы, которые необходимо проработать и подготовить. Запомните: идти на деловую встречу без подготовки, всё равно что заранее обречь ее на неудачу. Чтобы не ударить в грязь лицом, обратите внимание на следующее.
Содержание скрыть
Цель и задачи переговоров
Отправляясь на деловую встречу, вы должны четко понимать её цель. Чего вы хотите добиться в конечном результате и конкретно на данном этапе переговоров? Какие задачи должны быть решены и какие вопросы выяснены? У вас обязательно должен быть заготовленный список и того, и другого.
Держите в голове подготовленный сценарий деловой встречи, знайте ее структуру и тактический ход переговоров и старайтесь не откланяться от него. Подготовьте заранее вопросы, которые вы хотите задать партнеру по переговорам, и примерные ответы на его возможные вопросы. Продумайте варианты компромиссов между вами (какие уступки с вашей стороны могут быть, а какие нет). Не стоит упускать из виду и варианты завершения переговоров. Подумайте, как вы будете себя вести в случае вашей победы и в случае поражения.
Как заинтересовать инвестора. Подготовка к встрече. №8
Самооценка
Представление о собственной важности играет большую роль в вашем поведении во время переговоров. Адекватная и твердая самооценка позволит вам вести себя уверенно и спокойно, а переговоры (с вашей стороны) будут конструктивными и взаимовыгодными. Заниженная самооценка проявляется в неуверенности в себе, и соответственно, на переговорах такой человек будет себя вести зажато.
При необоснованно завышенной самооценке человек всеми способами будет пытаться повернуть разговор только в свою пользу. Естественно, и в первом, и во втором случае, ни о каких конструктивных переговорах не может идти и речи. Конечно, выработать адекватную самооценку за день до важной встречи невозможно. Это формируется годами и зависит от многих факторов.
Но и упускать из вида тот факт, что самооценка влияет на ход переговоров и как следствие на их результат, нельзя. Выработке нормальной самооценке способствует общение с большим количеством людей, для которых вы имеет определенное значение и которые всегда скажут вам правду в лицо, какой бы она ни была. И этими людьми не могут быть ваши начальники, подчиненные или партнеры.
У них всегда будет повод быть с вами неискренними, для собственной выгоды. А вот ваши друзья, родственники, близкие люди – это те, которые своим объективным мнением смогут сформировать у вас естественную самооценку. Если вы адекватно воспринимаете сами себя (не занижая и не завышая своих способностей), то и каждые деловые переговоры будут проходить на должном уровне.
Стиль переговоров
В общем виде стиль ведения переговоров разделяется на эмоциональный и рациональный. Чтобы правильно подготовиться к встрече, вы должны заранее знать, к какому из них более склонен ваш партнер.
Подготовка к Бизнес встрече и презентация продукции. Рабочие инструменты
Если второй участник встречи предпочитает рациональный стиль поведения, то вы должны построить схему переговоров так, чтобы в самом начале он имел возможность оценить все измеримые показатели беседы. Обсудите сначала то, что можно посчитать или как-либо количественно определить. А уже после этого переходите к более абстрактным понятиям.
Ваш партнер склонен к эмоциональному общению? Значит именно на эмоциях и следует сделать акцент. Если такому человеку вы приятны, то вам не составит особого труда убедить его в своих идеях и мыслях. Если же вы не вызываете доверия изначально – то убедить его будет практически невозможно.
Ваша задача – сделать всё, чтобы с самого начала расположить к себе собеседника и сделать ваш разговор максимально комфортным для него в психологическом плане. Всё же, вы никогда не можете быть уверены на все 100% в том, как поведет себя собеседник. Поэтому будьте готовы к любой его тактике.
Чтобы подготовиться к тактике нападения, заранее продумайте, как вы будете перехватывать его резкие, и возможно, агрессивные словесные атаки. Если партнер изберет тактику обороны, у вас должно быть в запасе достаточное количество беспроигрышных способов того, как вытащить его из психологического «укрытия».
Постарайтесь собрать максимум информации о будущем собеседнике до начала переговоров. Однако знать о том, что вы им интересовались, он не должен. Когда у вас на руках будет какая-либо информация о его интересах, целях и мотивах, возможно, для вас откроются новые сведения о том, как он сам видит будущие переговоры.
Вполне вероятно, что он обладает не совсем точными данными о потенциальной сделке или вовсе имеет намерение вас обмануть. Если вы об этом узнали заранее, ни в коем случае не показывайте своей осведомленности и не намекайте на то, что вы «в курсе». Это только усугубит ход переговоров. Используйте своё тайное знание как способ повернуть беседу в свою пользу. Ведь человек может смириться со многими вещами, но только не с тем, что кто-либо другой умнее или осведомленнее его.
Продолжительность
Заранее стоит определить место, время и продолжительность встречи. Часто случается, что по истечению заранее оговоренного времени без внимания остаются несколько вопросов, которые нужно обсудить. Партнеры начинают обсуждать их в спешке, следовательно, теряют сосредоточенность и внимательность к деталям.
Длительность встречи зависит от того, сколько вопросов подлежит обсуждению. Ориентировочно – для одного обсуждаемого вопроса вполне хватит сорока минут. Затягивать беседу тоже не стоит, так как собеседники зацикливаются на одном и том же, и далее сложно прийти к адекватному решению. Если время истекло, а решение так и не принято, лучше перенести переговоры и продолжить на следующий день (или через несколько дней). Менять место проведения встречи тоже полезно – смена обстановки поспособствует новому свежему взгляду на вещи.
Источник: dengodel.com
Соц.психолог. основы общения / Социально психологические основы общения. Аминов.Кукушин.2010 / Аминов.Глава 2. Подготовка к деловой встрече
Только сегодня: 300 рублей в подарок на первый заказ.
Какую работу нужно написать?
Другую работу
Помощник Анна
- своевременно осуществить сбор и систематизацию материалов для деловой встречи;
- смоделировать возможное ее построение исходя из логических, психологических, риторических и научно-профессиональных принципов;
- сделать предварительно как прогноз, так и анализ предстоящей беседы, переговоров, совещания;
- разработать стратегию, тактику и технику ведения делового общения;
- найти и устранить возможные узкие места деловой встречи;
- «передать ответственность» и «делегировать контроль» отдельным сотрудникам в рамках проекта встречи;
- согласовать все действия и мероприятия по плану деловой встречи во времени;
- заранее подыскать сильные аргументы, продумать стиль изложения и найти нужное слово в нужный момент.
Ограничение
Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:
Источник: studfile.net
Правила эффективной деловой встречи
Встречи являются неотъемлемой частью нашей профессиональной жизни. Сегодня я хотел бы поделиться некоторыми правилами, которые я выработал для себя за 15 лет работы в банковском секторе, и которых стараюсь придерживаться, назначая и проводя встречи, чтобы они были максимально эффективными.
1. Подготовка к деловой встрече.
Эффективная встреча на 70-80% состоит именно из подготовки.
Формируя список приглашенных необходимо учитывать цель встречи. Не стоит звать людей с мыслью «на всякий случай». Во встрече должны участвовать только те люди, которые действительно могут что-то привнести.
Часто, организатор, не зная кто именно понадобится из другого департамента (допустим, начинается у вас какой-то проект, и вы хотите на раннем этапе обсудить его с потенциальными участниками), приглашает на встречу половину коллектива. В итоге, половина из этой половины во встрече, по сути, не участвует. Если вы, как организатор, не знаете, кто именно понадобится на встрече, пригласите туда руководителя подразделения, а он уже, либо сам перешлет приглашение кому нужно, либо сам придет на встречу, и потом назначит нужного сотрудника.
Как мы знаем, встречи бывают разных форматов. Это может быть брэйншторминг, презентация и т.д. В приглашении на встречу обязательно должен быть указан формат, чтобы участники понимали, к чему им готовиться. Можно, например, написать: «Коллеги, давайте побрэйнштормим на такую-то тему».
Обязательно в приглашении должно быть написано, что будет обсуждаться. Приглашение на встречу, в котором есть только тема – это категорически плохо. Должен быть указан либо список вопросов к обсуждению, либо предыстория задачи или проекта и так далее. Здесь же необходимо указать, какие решения планируется принять в рамках встречи.
Если у вас просто указано – давайте обсудим, такой-то проект… допустим, обсудили, а что дальше? Даже если вы напишете, что на встрече нужно будет определить дальнейшие шаги, это уже будет не плохо.
Продолжительность встречи заслуживает отдельного упоминания. На своих тренингах я часто задаю вопрос: «Как вы думаете, почему 99% встреч длятся час?». И только один раз я услышал правильный ответ. Всё крайне просто — любой почтовый клиент по умолчанию назначает встречу продолжительностью час. Очень редко кто-то корректирует это время, а зря.
Таким образом вопрос, который можно обсудить за три минуты (пускай даже за 15 минут), растягивается на час. Тут сразу же срабатывает закон Паркинсона – мы работаем ровно столько, сколько времени отвели на работу.
Немаловажный момент, при отправке приглашения, проверять свободно ли это время у участников. В любом почтовом клиенте эта функция есть и прекрасно работает. Увы, иногда складывается ощущение, что не все о ней знают. Хуже даже то, что организатор отправляет человеку приглашение, на занятый интервал, и когда человек не приходит, к нему предъявляются претензии. Это неправильно.
И вот здесь мы переходим к еще одной важной части работы организатора. Именно организатор всегда должен отслеживать, кто встречу принял, а кто нет. Бывает, что самый важный участник встречи отклонил встречу и не пришел. Все собрались, и организатор начинает этого человека разыскивать по всему офису. А человек, ни о чем не подозревая, сидит на другой встрече. Далее происходит примерно такой диалог:
– Где ты?
– Я же отклонил встречу!
– А почему ты не предупредил?
– Ну, строго говоря, я предупредил. Мне нужно было тебе какое-то специальное уведомление прислать?
Потенциальный участник, конечно же, не должен никого специально уведомлять. Так что, ответственность за любую подобную ситуацию всегда ложится на плечи организатора. Будьте внимательнее!
2. Чего нужно избегать?
Отдельным блоком я вынес некоторые моменты, которых лучше избегать при назначении встречи. Это, конечно, не строгие правила, но, если будете им следовать, коллеги будут только благодарны.
Не нужно назначать встречу (если только это не сверхсрочный критичный вопрос) через час-два от текущего момента. Лично я стараюсь даже день в день не назначать встречи. Человек же уже пришел на работу, спланировал свой день, распределил, когда и что он будет делать, и тут я со своим приглашением.
Не очень правильно назначать встречи на обеденное время. Здесь, я думаю, не нужно что-либо комментировать. Еще, лично я стараюсь не назначать людям встречи на день зарплаты/аванса. Ведь мы прекрасно знаем, что каждый сотрудник в день зарплаты/аванса, образно, становится сотрудником бухгалтерии, и ему не до встреч в этот день. Ему же нужно всё оплатить, перевести кому-то, вернуть, занять и так далее.
И конечно же, хочу упомянуть про встречи по окончании рабочего дня. Даже если люди засиживаются на работе, назначенные встречи должны быть только в пределах рабочего дня.
3. Непосредственно встреча.
Начну с пунктуальности. Очень часто бывает такое: назначена встреча, допустим, на 15:00, и люди в это время только начинают вставать со своих мест и двигаться в сторону переговорной комнаты. В 15:00 все должны уже сидеть в переговорной, и встреча должна начаться. Многие придумывают всевозможные санкции. Штраф — 100 рублей за минуту опоздания и так далее, что весьма полезно и дисциплинирует.
Еще одна задача организатора – модерация встречи. Если на встрече что-то пошло не так, дискуссия зашла в другую сторону… организатор должен это контролировать и корректировать.
Важная часть встречи – протокол. Есть даже расхожее выражение: «нет протокола не было встречи». Протокол, по умолчанию, ведет человек, от которого пришло приглашение. Участники встречи имеют полное право вообще ничего не фиксировать. Все договоренности, задачи, сроки и так далее, должны быть зафиксированы организатором в протоколе.
По итогам встречи этот протокол обязательно должен быть отправлен всем участниками, с просьбой подтвердить/прокомментировать в определенные сроки.
Завершить хочу моей любимой темой –окончание встречи. Она тесно перекликается с продолжительностью в час. Уверен, что у многих были встречи, когда основной вопрос обсудили за 10 минут, и далее участники начинают придумывать для себя новые вопросы к обсуждению. Поверьте, нет ничего зазорного в том, что вы обсудили вопрос быстро = эффективно.
Не эффективно как раз высиживание запланированного часа. Поэтому, как только вы достигли нужных договоренностей, смело завершайте встречу и расходитесь.
Проводите только эффективные встречи.
Материал предоставил Андрей Бутов, бизнес-тренер, консультант.
Источник: katarsis.ru