Подключение к электронному документообороту ИП

С 2021 года все компании обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность исключительно в электронном виде. Что касается налоговых отчетов, их по ТКС (телекоммуникационным каналам связи) должны предоставлять организации, среднесписочная численность которых за предыдущий год составила свыше 100 человек, а также только что зарегистрированные фирмы. Такой порядок предоставления отчетности отражен в п. 3 ст. 80 НК РФ. За нарушение данного правила и сдачу бумажного отчета предусмотрен денежный штраф.

Для того чтобы иметь возможность отправлять электронную отчетность, предприятию или ИП необходимо подключиться к соответствующей системе, заключив договор с оператором ЭДО. Рассказываем, какие плюсы даст вам работа с такой программой, и что нужно для ее установки.

Стоимость подключения к ЭДО

Услуги оператора оплачиваются дополнительно и непосредственно самому оператору в соответствии с выбранным вами тарифным планом.

Порядок оплаты: 100%-ная предоплата.

Зачем нужен ЭДО вашей компании

• сдавать отчеты в ФНС, фонды и так далее;
• отправлять и получать от контрагентов любую документацию (договоры, акты, накладные и прочее);
• осуществлять внутренний документооборот фирмы.

Такие системы обеспечивают:

ЭДО в 1С: практические примеры (электронный документооборот)

• высокую скорость работы;
• снижение издержек;
• отсутствие ошибок, часто встречающихся в бумажных отчетах;
• полную конфиденциальность;
• соответствие документов принятым стандартам.

Многие предприятия уже оценили удобство работы с подобными программами. Если вы все еще не присоединились к ним, рекомендуем в ближайшее время это сделать.

Преимущества ЭДО от компании «Эклекс»

• вести трудовые книжки и больничные листы;
• производить автоматическую сверку расчетов с бюджетом;
• проверять отчеты перед отправкой;
• производить сверку НДС с контрагентами;
• и прочее.

Необходимые документы для подключения ЭДО

• свидетельство о государственной регистрации ОГРН;
• свидетельство ИНН предприятия;
• решение о назначении генерального директора;
• паспорт и СНИЛС генерального директора.

• свидетельство о государственной регистрации ОГРНИП;
• уведомление о постановке ИП на налоговый учет;
• документы предпринимателя как физического лица: паспорт, ИНН и СНИЛС.

Задать любые интересующие вас вопросы можно по телефону 8 (812) 748-24-42.

Источник: www.eclex.ru

Как перейти на электронный документооборот (ЭДО)

Федеральная налоговая служба 2020 году начала активное развитие электронного документооборота в России, который планируется полностью ввести уже в 2024 г. Это должно уменьшить расходы государственных и коммерческих учреждений на бумагу и доставку документов, а также повысить скорость обмена документацией и безопасность сведений. В статье рассмотрим что такое ЭДО и как правильно перейти на электронный документооборот.

Электронный документооборот в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот — это система создания и обмена электронными документами без использования бумажных носителей. Электронным документом является специальный файл с ЭЦП, а не просто отсканированный бумажный документ. Для его передачи применяют безопасные каналы, которые исключают перехват или подделку документов. Электронная подпись (ЭЦП) является гарантией, что документ не был изменён.

Форматы ЭДО

Электронный документооборот может быть:

• внутренним, то есть документами будут обмениваться сотрудники или отделы одной компании. Правила такого ЭДО каждая организация может устанавливать самостоятельно;
• внешним, для обмена с контрагентами. К таким документам можно отнести счета-фактуры, договоры на поставку и прочие;
• с государственными органами, такое взаимодействие подразумевает подачу отчётности, выплату отчислений в Пенсионный фонд, уплату налогов.

Для чего нужен ЭДО

Основной задачей электронного документооборота является автоматизация всех действий и процессов в организации. Плюсы перехода на ЭДО:

• уменьшение трат на покупку бумаги, распечатку документов и на услугах доставки до 80%;
• не нужно создавать бумажный архив, документы будут храниться в электронном виде, к тому же доступ к архивной информации возможен в любое время;
• защита информации от утечек, гарантия безопасности даже при взломе или технических неполадках благодаря шифрованию данных;
• сокращение трудозатрат на печать и отправку документов, отслеживание и ожидание отправки документов обратно, документация может быть отправлена в течение нескольких секунд в любую точку;
• минимальный риск утраты документа или его порчи;
• есть возможность ограничить доступ к важной или секретной информации для определённых сотрудников;
• при автоматизации обработки и хранения данных легче анализировать информацию и принимать эффективные решения, а значит, бизнес становится проще развивать;
• позволяет сделать работу бизнеса прозрачной и не отстать от рынка.

В определённых ситуациях осуществлять переход на ЭДО обязывает закон, к примеру, с 2021 г. юридические лица обязаны сдавать бухгалтерские отчёты исключительно в электронном виде.

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот может осуществить любая организация. Для этого необходимо выполнить 5 основных шагов:

• определить регламент работы: кто из сотрудников создаёт, согласовывает и подписывает документы, определить перечень документов, оформляемых в электронном виде;
• получить ЭЦП для всех сотрудников, которые должны подписывать документы;
• выбрать подходящего оператора ЭДО;
• решить, как организовать работу: работать с веб-версией, выполнить интеграцию с учётной системой, скачать и установить модуль;
• перейти на ЭДО с контрагентами.

Этапы перехода на ЭДО также должны включать и работу по определению ответственных лиц при подписании и согласовании документации. На основании этого должно быть составлено ТЗ для выбранного вами оператора.

Как получить электронную подпись (ЭЦП)

Порядок перехода на ЭДО подразумевает получение электронной цифровой подписи. ЭЦП с 01.01.2022 г. можно получить только в ФНС или в специальных удостоверяющих центрах, список которых можно найти на сайте Министерства цифрового развития. Для получения электронной подписи нужно оставить заявку в подходящем для вас УЦ. Для получения ЭЦП необходимо иметь с собой паспорт, СНИЛС и электронный носитель, например, флешку для загрузки туда ключа цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись может быть 2 видов: простая и квалифицированная. Простая подпись имеет цифровой алгоритм, но она не подтверждается УЦ. Оформить её можно с помощью заключения договора с контрагентом, но для каждого контрагента придётся оформлять новое соглашение. Квалифицированная электронная подпись выдаётся только в УЦ на 1 год, после чего нужно её перевыпускать. КЭП прикрепляется к документу при помощи специального ПО, которое также выполняет проверку подлинности других подписей.

Как выбрать оператора ЭДО

Для выполнения требований законодательства переход на ЭДО должен вестись с помощью одного из одобренных ФНС операторов электронного документооборота. Оператор ЭДО — это организация, которая предоставляет безопасные каналы связи для обмена документами между пользователями. Для подключения нужно выбрать компанию, зарегистрироваться на сайте, загрузить свою ЭЦП и оплатить выбранный тарифный план. Следует учитывать, что ваши контрагенты также должны перейти на ЭДО и подключиться к оператору. На сайте налоговой службы вы сможете найти постоянно обновляемый список аккредитованных операторов ЭДО.

При выборе оператора нужно учитывать определённые критерии:

• цена. Что включено в ежемесячный тарифный план, а какие услуги оплачиваются отдельно. Не всегда низкая стоимость тарифного плана будет самой выгодной, так как при необходимости дополнительных услуг цена может значительно вырасти;
• безопасность. Где и какое время хранится документация, будет ли к ней доступ, если договор будет расторгнут, как выполняется доступ к серверу, выполняется ли проверка системы безопасности;
• удобство. Простота и понятность интерфейса, есть ли мобильный доступ к сервису;
• как оплачивается роуминг, это необходимо, если ваши контрагенты выбрали другой сервис;
• техническая поддержка. Особенно важен этот пункт для тех предприятий, для кого задержки или сбои в системе могут повлечь финансовые убытки;
• интеграция с учётной системой.

Наиболее популярные операторы ЭДО в России

Контур.Диадок

Веб-версия сервиса позволяет осуществлять ЭДО без необходимости установки дополнительного ПО. Есть возможность интеграции с такими популярными системами как 1С, Oracle, SAP и другие. Более 1,5 миллионов организаций являются клиентами сервиса.

СБИС: Электронный документооборот

Решение могут применять как ИП, так и крупные компании. Клиентам предоставляется техподдержка 24/7, есть роуминг для большинства операторов ЭДО. Есть возможность создавать счета-фактуры, накладные с ЭЦП. Возможность общаться с партнёрами онлайн в чате.

TAXCOM Электронный документооборот

Сервис позволяет обмениваться документами с любыми системами из любой точки мира. Поддерживает роуминг практически со всеми операторами ЭДО. Имеет удобный и понятный интерфейс.

Synerdocs

Программный продукт оптимизирует документооборот в любой сфере бизнеса и делает работу с документами более удобной и быстрой. Есть интеграция с 1С, что позволит вести работу в удобном для сотрудников интерфейсе. Поддерживает роуминг при работе контрагентов с другими операторами.

Астрал.ЭДО

Сервис позволяет подписывать документы за один клик, выполнять загрузку классическим вариантом или с помощью системы drag’n’drop. Визуализация даёт возможность просматривать документы в удобном для сотрудника формате. На email высылаются данные о статусе документов, обновлениях и приглашениях контрагентов.

СФЕРА Курьер

Решение могут применять индивидуальные предприниматели, малый и средний бизнес. Сервис имеет удобный и понятный интерфейс, поддерживает любые учётные системы, включая 1С, SAP, Битрикс и другие. Есть возможность бесплатного выпуска ЭЦП для сотрудников.

Интеграция ЭДО с учетной системой

Что нужно, чтобы перейти на ЭДО проще? Одним из основных вопросов, который нужно заранее решить организации при переходе на ЭДО — это интеграция системы электронного документооборота со своей учётной системой. Возможность автоматически обмениваться данными с корпоративными системами особенно важно для организаций, работающих с маркированными продуктами.

Учётная система, например, 1С, Битрикс или SAP, должна быть интегрирована с системой ЭДО, чтобы вся работа с документами была автоматизирована, при этом сотрудники могли работать в удобном и привычном для них интерфейсе. При внедрении электронного документооборота при помощи API можно обеспечить самый высокий уровень автоматизации. В таком случае, работники могут обмениваться документами, не выходя из учётной системы.

Кто и когда обязан перейти на ЭДО

После того как появился электронный документооборот, организации могли переходить на него по желанию. Но государство с каждым годом расширяет список отраслей, для которых законодательство определило обязательный переход на ЭДО. Уже к 2024 году ожидается, что практически все счёт-фактуры и накладные станут электронными. Некоторые организации используют электронный документооборот добровольно, чтобы уменьшить свои траты и увеличить производительность, но есть сферы бизнеса, в которых использование ЭДО с 2022 года закреплено в законе.

ЭДО в маркировке

Для того чтобы бизнес между компаниями был как можно более прозрачным, государство ввело маркировку товаров «Честный знак», которая позволяет следить за товарооборотом в России. Все контрагенты от изготовителя до магазина должны передавать документы о перемещении продукции только с помощью оператора ЭДО, что закреплено на законодательном уровне.

Кто переходит на ЭДО в 2022 году:

• продукция лёгкой промышленности;
• обувная промышленность;
• молочная продукция;
• бутилированная вода;
• табачные изделия;
• фармацевтические препараты;
• парфюмерные изделия;
• продукция из меха;
• фототехника;
• автомобильные шины.

Скорее всего, уже в 2024 году начнут вводить маркировку для всех российских потребительских товаров и импортируемой продукции.

ЭДО в прослеживаемости (НСП)

С 01.07. 2021 г. в России была введена национальная система прослеживаемости (НСП), которая позволяет контролировать перемещение товаров, избежать серого импорта, повысить сбор налоговых и таможенных сборов. Все операции в НСП также должны проходить с помощью ЭДО. Обязывают перейти на электронный документооборот не только импортёров, но и всех участников системы, которые покупают, продают, утилизируют или вывозят прослеживаемую продукцию.

В список товаров, подлежащих прослеживаемости, входят специализированный транспорт, стиральные машины, промышленное оборудование, холодильники и морозильные камеры, детские коляски, автокресла и прочие. При нарушении в НСП с 01.07. 2022 все участники могут получить административные штрафы, которые начисляются на каждый несданный в налоговую или неправильно оформленный обязательный документ.

ЭДО в сфере грузоперевозок

С 01.01. 2022 года вступили в силу законы, которые регулируют ЭДО для грузовых перевозок. ФНС утвердила формат и правила использования электронных накладных, пока их использование добровольно, но в ближайшие несколько лет, скорее всего, они станут обязательными для всех. Использование единой системы ЭДО для перевозчиков должно помочь уменьшить расходы, сделать бизнес-процессы более простыми и сократить время доставки грузов.

ЭДО для сдачи отчетности

Обязательно ли переходить на электронный документооборот? Уже с 2022 года бухгалтерскую отчётность организация должна сдавать только в электронном виде. Освобождаются от сдачи отчётов только определённые организации, к которым относятся госучреждения, организации, связанные с гостайной, религиозные учреждения, Центральный банк и финансовые организации, которые перед ним отчитываются.

Налоговая отчётность компаний и ИП, у которых в штате более 100 работников, должна также сдаваться через оператора ЭДО. Также в электронном виде сдают декларации и крупнейшие налогоплательщики, имеющие выручку более 35 млрд. рублей, брокеры, кредитные и страховые компании. В электронном формате необходимо отчитываться по НДС, а также сдавать расчёт по страховым взносам за работников, если в коллективе работает больше 10 человек. Отчётность в ЭДО также необходимо сдавать организациям с 25 и более сотрудниками в ПФР и ФСС.

ЭДО для госзакупок и других задач

Обязательно ли переходить на ЭДО, чтобы принимать участие в государственных закупках? Да, с 01.01. 2022 г. участники торгов должны осуществлять работу только с электронными документами. Обмен документацией происходит при помощи Единой информационной системы (ЕИС) для государственных закупок.

Компании должны настроить ЭДО с торговыми площадками для быстрого получения всех необходимых документов. Такая система позволит обеспечивать достоверность информации и гарантировать выполнение условий контракта.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентом

Чтобы сделать работу с контрагентами более простой и быстрой, стоит перейти на ЭДО. Для этого необходимо договориться о новом формате работы в устной или письменной форме. Лучше всего составить соглашение о переходе на ЭДО, которое можно написать в произвольной форме, так как для такого письма нет регламента. В соглашении необходимо сообщить о переходе на электронный документооборот и указать список документов, обмен которыми будет происходить в электронном виде, законодательные акты, по которым будет вестись ЭДО, а также как можно подключиться к системе.

Образец письма о переходе на ЭДО нужно написать один раз, если у вас несколько контрагентов, то им можно отсылать шаблон письма, заменяя лишь реквизиты. Также в соглашении можно указать своего оператора ЭДО. Если контрагент выберет этот же сервис, то можно будет сразу начинать работу. Пример соглашения о переходе также часто можно скачать на сайтах операторов, которые подробно рассказывают как перейти на ЭДО с контрагентами.

Зачем готовиться к переходу на ЭДО в 2022 году

Уже в конце 2024 года большой объём документов будет полностью переведён в электронный формат, например, кадровая или транспортная документация. Также вступят в силу правила обмена документами, так все физлица должны будут использовать электронную доверенность при подписи документов от лица компании.

Обязательно ли осуществлять переход на ЭДО прямо сейчас? Для многих отраслей бизнеса уже в 2022 году электронный формат документов стал обязательным. Эксперты считают, что необходимо начать готовиться к переходу на ЭДО до того момента, как он станет обязательным для всех.

Важно снизить возможные риски, особенно в технической сфере, к примеру, проверить работу всех программ или наличие всех необходимых лицензий. Также стоит помнить, что нужно время, чтобы сотрудники разобрались и привыкли к новой системе работы. Ещё одна причина заранее перейти на электронный документооборот — это возрастание нагрузки на налоговую службу и УЦ, куда все побегут в последний момент оформлять ЭЦП. Чтобы не останавливать бизнес-процессы и не стоять в очередях, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭДО.

Чек-лист: как подготовиться к переходу на ЭДО

У тех организаций, которые ещё не используют электронный документ в работе, может возникнуть вопрос: с чего начать переход на ЭДО? Мы составили план основных действий, которые нужно выполнить для перевода документов в электронный формат:

• выбрать ответственных лиц в своей компании или нанять сторонних специалистов, которые будут заниматься переходом;
• получить электронную цифровую подпись, для чего следует подать заявку либо в ФНС, либо в удостоверяющий центр;
• выбрать оператора ЭДО, подходящего для вашей организации, и заключить с ним договор. Список аккредитованных операторов можно найти на сайте ФНС;
• составить внутренний регламент по работе с ЭДО, где будет подробно расписано как компания будет работать с электронными документами, кто может пользоваться ЭЦП, возможно, придётся изменить должностные инструкции для некоторых сотрудников;
• оформить ЭДО с контрагентами;
• подключиться к ЭДО госорганов для обмена отчётностями с налоговой службой, Пенсионным фондом и другими инстанциями.

Теперь вы знаете, что нужно для перехода на ЭДО, и сможете более эффективно подготовиться к работе с электронным документооборотом. Не нужно бояться переходить на новую систему, ведь она позволит не только абсолютно безопасно обмениваться документами и сократить расходы на их печать и отправку, но также помогает снизить трудозатраты сотрудников.

Источник: picktech.ru

ЭДО на маркетплейсах

Владелец успешного магазина постоянно ищет пути развития и способы облегчения рутинных процессов. Один из них — перевод бумажного документооборота в электронный. Казалось бы, зачем, если продажи и без этого идут? Вспомни фильмы, где показывается жизнь больших корпораций — у каждой в подвале есть огромный «бункер» с документами.

Только представь: составленные на бумаге договоры нужно подписывать в нескольких экземплярах, а после хранить. Если через 5−10 лет потребуется информация по прошлым контрактам, документацию придется поднимать из архива. А если пожар или другое ЧП? Все данные канут в бездну. Не говоря уже о том, что не каждая компания может позволить себе выделить целый подвал под документы.

В статье расскажем подробности перехода на ЭДО с пошаговым процессом и рассмотрим существующие варианты для подключения электронного документооборота.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

В любом бизнесе есть документооборот. Это квитанций, бланки, накладные, ведомости… Перечислять можно очень долго да и вряд ли получится сказать о всех, ведь в зависимости от предприятия документов может быть чуть больше или меньше. Любая организация, вне зависимости от того, работает она онлайн или офлайн, обязана сохранять все документы.

При работе с маркетплейсами работает аналогичное правило — хранить, подписывать, любить и лелеять официальные «бумажки» придется. Поэтому для многих бумажный документооборот является синонимом трудностей, траты времени и ценных квадратных метров, а также проблем.

Система электронного документооборота ― это альтернативный способ составления, обработки и хранения документации в цифровом виде с передачей по защищенным каналам. В основном используется формат xml, утвержденный ФНС России. Файлы подписываются цифровой подписью и имеют ту же юридическую силу, что и бумажные варианты. Для работы с маркетплейсами предпочтительнее ЭДО «Контур.Диадок» и «Сфера».

ЭДО (Электронный документооборот) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.

Например, вот лишь некоторые из многих преимущества системы электронного документооборота «Диадок».

• Участникам необязательно ждать, когда курьер доставит бумажный вариант, ведь все можно подписать в режиме онлайн.
• В случае наличия доработок другие пользователи могут мгновенно получать их, участвовать в согласовании, подписывать или возвращать обратно на внесение корректировок. Через окно программы видно, у кого в обработке находится файл в настоящее время.
• После отправки через «Диадок» документы не нужно распечатывать и «довысылать» на бумаге.
• Электронные документы можно представить по требованию налоговой инспекции или в суде.
• Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80%.

Сложности и преимущества ЭДО при торговле на маркетплейсах

Многих предпринимателей к использованию ЭДО подтолкнула пандемия и скачок цен в первой половине 2022 года. Но часть руководителей до сих пор с особой осторожностью и недоверием относятся к «Диадок» и «Сфере» — системам электронного документооборота, которые одобряют популярные маркетплейсы: Aliexpress, Ozon, Wildberries, Lamoda, «Беру».

Сложности при внедрении ЭДО

Для начала разберемся, что же останавливает селлеров в подключени ЭДО.

1. Необходимость первоначальных инвестиций. Для подключения системы электронного документооборота требуются финансовые вложения. Нужно быть готовым к тому, что окупится эта сумма не сразу, но это произойдет, так как тебе больше не придется тратиться на бумагу, доставку и так далее.
2. Риск потери информации. Многие с опасением относятся к краже информации. Если потеряется на просторе интернета чек на покупку канцелярии на несколько тысяч — это не так страшно, но если через год выяснится, что пропал многомиллионный договор на покупку участка — паники не избежать.
3. Сложность взаимодействия с партнерами, которые еще не перешли на ЭДО. Одно из главных правил для участников сделки — ЭДО должен быть подключен у обеих сторон. Можно привести аналогию с Iphone: нельзя по блютус перекинуть фотографии с Iphone на Nokia. То же правило работает и с электронным документооборотом.
4. Необходимость переноса уже существующих документов в электронный вид. Процесс может занять как неделю-месяц, так и полгода-год — все зависит от времени работы магазина на рынке, количества маркетплейсов, наличия-отсутствия офлайн-точек и оперативности работы.
5. Настройка. Подписанные электронные документы приобретают юридическую силу после добавления квалифицированной электронной подписи, которая содержит информацию о владельце. Если использовать сервисы электронной подписи, не входящие в число операторов ЭДО, то такие документы могут и не иметь юридическую силу. Поэтому очень важно выбирать популярные сервисы и проверять их документацию. Проверенные варианты ЭДО — «Контур. Диадок» и «Сфера».

Преимущества

За что же тогда выбирают ЭДО? Преимуществ на самом деле значительно больше недостатков.

1. Скорость. Маркетплейсы присылают документы строго по графику. Селлер всегда может быть уверен, что получит акт выполненных работ или накладные вовремя и увидит их сразу после отправки. Также не нужно тратить время на отправку бумажного варианта почтой.
2. Экономия средств. Конечно, в первое время придется вложиться финансово в систему ЭДО «Контур» или «Сфера», но после она быстро окупится. Как минимум, не нужно будет тратиться на услуги почты или курьеров, ведь не все торговые площадки отправляют документы бесплатно.
3. Безопасность. Электронный архив не сгорит в случае ЧП, документы не потеряются, бумага не пожелтеет и не превратится труху. Передача же самих данных происходит исключительно по защищенным каналам.
4. Оптимизация бизнес-процессов. Электронный документооборот избавляет от необходимости утверждать формы документов, неделями ждать подписи второй стороны.
5. Удобство. Панель управления очень простая. Разобраться с ней сможет даже школьник. Так, например, чтобы найти файл в архиве, достаточно задать критерии поиска по дате создания, теме, автору или другим известным параметрам.
6. Возможность обмениваться документацией непрерывно. Если ты владелец и не был в отпуске уже 3 года из-за того, что некому следить за документами во время твоего отсутствия, то ЭДО в помощь. Неважно на пляже ты в жару +30 или на севере в -40 — можно следить за сделками и продажами, подписывать документы или приостанавливать процессы с компьютера или смартфона прямо в браузере.
7. Сотрудничество со всеми контрагентами. Многие крупные компании уже отказались от бумажного документооборота. Перейдя на ЭДО, ты сможешь расширить количество компаний, с которыми можешь сотрудничать.
8. Автоматизация задач. Помимо мгновенной отправки и электронной подписи, предприниматели с ЭДО получают готовые шаблоны документов, проверку правильности заполнения форм и другие преимущества.
9. Отлаженный процесс. Умная система знает, когда надо запросить подписи одной или двух сторон или напомнить о согласовании документа.
10. Шаблоны закрывающих документов. У популярных операторов ЭДО есть примеры всех документов, которые могут понадобиться в процессе сотрудничества с маркетплейсами.

Способы перехода к ЭДО

Существует несколько способов перехода на электронный документооборот.

Прямой обмен документами

Этот вариант наиболее простой. Он не предусматривает сложных интеграций и помощь посредников. Как правило, документы в этом случае можно подписать в электронном виде простым подтверждением поступившего на телефон сообщения. Такой вариант предусматривает использование в ЭДО простой электронной подписи. Обмен документами совершается на основании соглашения с клиентом/контрагентом.

Один самых популярных сервисов, через который можно наладить прямой документооборот в электронном виде, является Безбумажный офис F.Doc. В общем виде его работа выглядит так. Сотрудник организации формирует документы в учетной системе, например, в 1С, и загружает в F.Doc. Сервис отправляет клиенту смс со ссылкой на документы, и клиент подписывает их прямо в браузере смартфона. Весь процесс занимает буквально пару минут.

Однако главный недостаток данного способа — невозможность контролировать процесс. Всегда есть вероятность, что документ затеряется среди других и получатель пропустит его. Также в случае наличия правок и их согласования придется несколько раз «перегонять» файл туда-обратно. Это достаточно энергозатратно и неудобно.

Установить систему автоматизации бизнеса со встроенным документооборотом

Сделать это просто через оператора ЭДО. К тому же на рынке есть много компаний, которые занимаются установкой. В этом софте можно создавать, обрабатывать документы, мгновенно делать массовую рассылку, согласовывать, видеть изменения в реальном времени — в целом очень удобно. Также немаловажна защита данных. Обмен происходит по защищенным каналам, а не через обычную электронную почту.

По реализации ЭДО может быть внешним и внутренним.

Внешний ЭДО — это электронный документооборот с контрагентами, к которым относятся партнеры, клиенты, поставщики.

Внутренний ЭДО — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством магазина или ИП.

Во внешнем документообороте еще есть недостатки, которые разработчики активно пытаются исправить. По этой причине он не так сильно распространен в РФ. А вот внутренним многие давно уже пользуются, ведь он значительно облегчает контроль сотрудников и все рутинные процессы работы с маркетплейсом.

Как работать с маркетплейсами через ЭДО

Условно вся работа делится на два больших блока: приемка и отправка документов.

В конце каждого месяца маркетплейс отправляет большую кипу документов на проверку и подпись. Если есть ошибки или нужно отправить маркетплейсу другие документы, то ты создаешь их на бумаге и отправляешь торговой площадке по почте. Все это долго, энергозатратно и финансово невыгодно.

С ЭДО весь процесс протекает значительно проще и быстрее. Подписи ставят с помощью ЭЦП — электронной цифровой подписи. Достаточно зайти в сервис, открыть документы, вставить носитель с ЭЦП и написать «Подписать». Все это занимает не больше 10 минут. Аналогичный процесс происходит и со стороны маркетплейса — представители быстро подписывают документы, и ты получаешь их.

Не нужно ждать отправки, переживать, вдруг что-то потеряется или не дойдет до получателя, беспокоиться о времени.

Как перейти на ЭДО

1 шаг — Анализ условий

Многие маркетплейсы (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет) уже давно работают с операторами ЭДО. Тебе нужно всего лишь проанализировать условия и выбрать наиболее выгодные для тебя. Зачастую торговые площадки работают с ЭДО «Контур.Диадок» и «Сфера».

2 шаг — Оформление квалифицированной подписи

Для внутренней системы электронного документооборота вполне достаточно незащищенной простой подписи в виде логина и пароля. Войдя под ним в систему, к отправленным или обработанным документам автоматически будут привязываться твои ФИО.

3 шаг — Согласование нюансов

У некоторых торговых онлайн-площадок и предпринимателей бизнес-процессы могут быть построены таким образом, что применить стандартную форму сотрудничества будет весьма проблематично. Например, это может произойти в случае, если для отчетности нужны дополнительные форматы документов. Тогда придется звонить представителям площадки и договариваться о компромиссах. Но, к сожалению, маркетплейсы редко идут навстречу и зачастую не позволяют менять процессы под конкретного продавца.

Поэтому придется или выбрать другую площадку, или соглашаться на имеющиеся условия.

4 шаг — Выбор оператора ЭДО

Добавить оператора, которого нет в списке маркетплейса — практически невыполнимая задача. Сделать это в один клик точно не получится. Если есть возможность выбрать из предложенных операторов, одобренных торговой площадки, то сделай это. Сэкономишь много сил и времени.

Если же у тебя уже есть подписка и она оплачена на год вперед, переход на другой сервис повлечет за собой дополнительные расходы. Но закрыть вопрос по-другому не получится — придется принять условия маркетплейса, чтобы начать работу.

5 шаг — Настройка подключения

Подключиться к оператору ЭДО достаточно быстро и легко. Если аккаунта на платформе еще нет, то нужно его создать — это единственная сложность.

В некоторых маркетплейсах уже реализована интеграция с операторами, тогда нужно будет просто указать почту, на которую зарегистрирована учетная запись

6 шаг — Проверка передачи данных

Если все условия выполнены, остается только дождаться поступления первого документа в сервисе ЭДО. Поздравляем, ты справился и теперь ведешь электронный документооборот!

Заключение

Электронный документооборот значительно облегчит рутинную работу и даст свободу перемещений. Также упростится процесс контактирования с маркетплейсом. Поэтому пробуй, не бойся!

Источник: mpstats.io