В настоящее время потребность в информации о бизнес-процессах возросла в связи с достаточно широким распространением в теории и на практике с начала 90-х годов концепции управления бизнес-процессами и перехода от использования функционального подхода к процессному. Данный подход применяется не только в управлении, но и в стратегическом анализе. Основным преимуществом анализа бизнес-процессов коммерческой организации в учетно-аналитической системе (УАС) является получение информации, ориентированной на совершенствования ее деятельности и повышение конкурентоспособности, а также широкие возможности для прогнозирования. Концепция процессного управления базируется на системе управленческого учета, менеджменте качества, стандартах ИСО, концепции управления стоимостью, активами и рисками.
Высокая динамичность внешней среды приводит к ее влиянию на внутренние процессы, протекающие в строительной организации. Снижение эффективности деятельности строительной организации может свидетельствовать об отсутствии описания и регламентации бизнес-процессов, ослаблении системы внутреннего контроля, проявляющиеся в отсутствии в ряде случаев ответственных лиц за конечный результат, отсутствии индикаторов для аудита эффективности на уровне отдельных бизнес-единиц и бизнес-процессов. Особенно важна информация о бизнес-процессах в строительных холдингах, так как она служит основой для их оптимизации в условиях осуществления различных видов деятельности.
Что такое бизнес-процесс? Моделирование и анализ бизнес-процессов
Бизнес-процесс рассматривается как устойчивая, целенаправленная последовательность исполнения функций, направленную на создание результата, имеющего ценность для потребителя. Важнейшими признаками бизнес-процесса являются целенаправленность, взаимодействие и последовательность. Целенаправленность проявляется в способности процесса приносить определенный результат. Взаимодействие проявляется в соответствии результата, полученного участником процесса, потребностям потребителя этого результата. Последовательность заключается в очередности действий, выполняемых для достижения поставленных целей.
Строительная организация представляет собой взаимосвязанную систему бизнес-процессов, которые порождают затраты. Отдельные бизнес-процессы создают добавленную потребительскую стоимость.
Согласно элементной концепции Маршалла М. Мейера составляющими элементами компании являются «бизнес-процессы, затраты, потребители (которые решают, какие именно процессы создают добавленную стоимость) и доходы. Данная концепция увязывает бизнес-процессы. протекающие внутри коммерческой организации с доходами и расходами, генерируемыми ими.
Соответственно строительная организация для достижения эффективной деятельности должна формировать и анализировать информацию о бизнес-процессах и сконцентрировать свое внимание на бизнес-процессах, создающих добавленную стоимость и генерирующих доходы, превышающие затраты и устранить бизнес-процессы, по которым добавленная стоимость не создается. На основе, информации формируемой в разрезе бизнес-процессов возможен поиск резервов снижения затрат по отдельным бизнес-процессам.
Процессное управление простыми словами или понятно про бизнес-процесс
Элементная концепция предполагает отказ от традиционных подходов к оценке деятельности коммерческой организации на основе действующей организационной структуры, в разрезе ее отдельных составляющих. Традиционные подходы сосредотачивают внимание на внутренней архитектуре коммерческой организации, а в современных условиях важное значение имеют внешние взаимосвязи между экономическими субъектами, которые при данном подходе игнорируются.
Элементная концепция имеет преимущество, которое связано с упрощенным взглядом на операционную среду фирмы. Базовой информацией для принятия управленческих решений является информация о том 1) какие виды продукции, работ, услуг использует в своей деятельности; 2) каковы затраты, связанные с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг 3) кто является потребителем и какова выручка от продажи продукции, работ, услуг. В конечном, счете, результаты деятельности строительной организации определяются протекающими в ней бизнес-процессами. Бизнес-процессы формируют доходы.
Бизнес-процесс строительной организации должны быть ориентированы на достижение поставленных в рамках стратегии целей. Йорг Беккер и Фолькнер Майзе указывают на необходимость систематизации процессов на основе формирования их целостной структуры на основе стратегии и схемы процессов. Характеристику бизнес процесса можно дать на основе изучения следующих его аспектов:
1) Ответственность за выполнение бизнес-процесса его результат, а также его контроль. данная информация должна быть заложена в организационно-распорядительных документах. например, должностных инструкциях, положениях о конкретных отделах и т.п.;
2) Показатель оценки эффективности бизнес-процесса (время, количество обработанных документов и т.п.)
3) Срок выполнения операции (регламентируется договорами, графиками документооборота и т.д.)
4) Данные о бизнес-процессе в целом;
5) Определение подразделения организации, в котором осуществляется бизнес-процесс (например, положение о бухгалтерии).
Для обеспечения управления бизнес-процессами необходима информация. Такая информация может формироваться в УАС, в частности в бюджетах, планах формируются конечные показатели, характеризующие результат выполнения всех бизнес-процессов информацией. В управленческой отчетности формируются данные о фактически полученных конечных результатах. Управление структурой организации осуществляется на основе информации о существенном ухудшении деятельности подразделения, ответственного за выполнение того или иного бизнес-процесса.
Управление бизнес-процессами в современных условиях осуществляется на основе информационных технологий. Йорг Беккер и Виктор Никитин в качестве индикаторов, характеризующих повышение производительности и качества процессов, рекомендуют использовать показатель затрат на ИТ-проекты. В строительной промышленности в 2005 г. данные затраты составили 2.61 млн. долларов, что составляет 1.3% от общих затрат на ИТ-проекты по всем отраслям народного хозяйства. Наиболее высокая доля затрат на ИТ-проекты характерна для нефтегазовой отрасли — 20,3%, телекоммуникационной — 111,1%, производства потребительских товаров — 10,6%.
Для внешних пользователей информации важно оценить эффективность деятельности строительной организации в целом, в то время как внутренних пользователей будет интересовать информация и о эффективности протекающих в ней бизнес-процессов. Бизнес-процессы позволяют реализовать основные бизнес-.цели строительной организации. При небольшом размере организации не особой потребности в разработке описаний бизнес-процессов, в то время как в крупных организациях такая потребность резко возрастает. Достоверность информации о бизнес-процессах обеспечивается на основе создания системы, следящей за соответствием документации и бизнес-процессов. в комплексе с внедрением системы менеджмента качества по международному стандарту ISO 9001 — 2000. В ходе адаптации бизнес-процессов к изменяющимся условиям внешней среды целесообразно использовать бенчмаркинг на основе которого строительная организация может сформировать бизнес-процессы, приносящие прибыль.
К сложностям формирования информации о бизнес-процессах следует отнести:
1. Использование строительными организациями преимущественно функционального подхода при построении УАС.
2. Отсутствие системы документирования бизнес-процессов в связи с ограниченным использованием норм DIN ISOсерии 9000[1] и разделения ответственности.
3. Использование сложных организационных иерархий при управлении крупными строительными организациями.
При отсутствии в строительной организации информации о бизнес-процессах, необходимо начать с моделирования процессов, протекающих в данной организации. Моделирование процессов позволяет выработать порядок документирования бизнес-процессов, их анализа с точки зрения эффективности и оптимизации. Выработке порядка документирования информации и ее обработки и анализа предшествует разработка стратегии и структуры бизнес-процессов.
В основе процесса формирования информации по бизнес-процессах лежит их документирование, которое может осуществляться с применением вертикального метода, предполагающего отражение операций бизнес-процесса и их иерархического порядка в дереве бизнес-процесса либо горизонтального метода, заключающегося в отражении операций бизнес-процесса, их взаимосвязей и последовательности выполнения, с указанием на информационные и материальные потоки существующие между данными операциями. Документирование бизнес-процессов осуществляется в текстовой, табличной, графической, комбинированной форме. При описании конкретных операций, входящих в состав бизнес-процесса указываются лица (подразделения), ответственные за совершение операции, информационные потоки в виде используемых документов на бумажном и/или электронном носителе, информационные потоки в виде полученных документов на бумажном и/или электронном носителе, временные сроки исполнения операции. На основании описания бизнес-процесса анализируются риски, присущие ему, а также осуществляемые по отношению к ним контрольные процедуры.
Функции учета, контроля и анализа результатов бизнес-процессов реализуются в УАС при условии формирования информации в разрезе бизнес-процессов. Принципиальное отличие в формировании информации при этом будет состоять в том, что традиционный подход предполагает формирование информации в разрезе хозяйствующих единиц (выделяемых бизнес-единиц, ЦФО и др.), в то время как процессный подход предусматривает формирование информации в разрезе процесса. а также в разрезе технологических операций. Например, в соответствии с традиционным подходом будет рассчитана прибыль по центрам прибыли, Однако, деятельность строительной организации представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов и любая выполняемая работа, оказываемая услуга является результатом совместного труда сотрудников многих подразделений, а не одного лишь отдельно взятого центра прибыли. Поэтому стоимость выполнения работ, оказания услуг строительной организации надо проводить расчеты затрат по каждому бизнес-процессу, а центров ответственности.
Информация о бизнес-процессах. сформированная в системе управленческого учета может быть использована для их оптимизации. Для анализа и контроля за бизнес-процессами необходимо установить критерий оценки их эффективности, который может быть как качественным, так и количественным и характеризующим результат и/или динамические параметры функционирования процесса. Оптимизация бизнес-процесса предусматривает его улучшение, влекущее за собой повышение его эффективности.
В ходе оптимизации, на основе анализа информации о бизнес-процессах важно использовать системный анализ, поскольку улучшение одного бизнес-процесса может привести к ухудшению других бизнес-процессов. Анализ описания бизнес-процесса позволяет выявить дублирование технологических операций, неэффективное распределение должностных обязанностей и функций между персоналом и подразделениями и др. В ходе анализа информации о бизнес-процессах могут быть выработаны рекомендации по устранению неэффективных технологических операций в бизнес-процессах, делегирование полномочий по принятию решений, устранение параллельных работ, однократное фиксирование информации о технологической операции в единой учетной системе.
Контроль бизнес-процессов целесообразно осуществлять на основе установления показателей (не более 7), характеризующих желаемый конечный результат бизнес-процесса. Существуют следующие способы определения процессных показателей; 1 Эмпирический путь (предполагает выбор показателей путем проб и ошибок), 2) Использование сбалансированной системы показателей; 3) Формирование матрицы корреляции основано на исследовании степени влияния процессных показателей на конечный результат; 4) Комплексный метод, предполагает комбинирование различных методов.
Таким образом, в учетно-аналитической системе формирование информация о бизнес-процессах строительной организации позволяет проводить их анализ, выявлять причинно-следственные связи и разрабатывать и реализовывать меры по последующей адаптации их к изменяющимся условиям внешней среды. Все это будет способствовать успешной реализации избранной строительной организацией стратегии.
[1] Данные нормы предусматривают документирование существующих и новых бизнес-процессов.
Источник: natural-sciences.ru
Процессные регламенты предприятия
Под классической системой управления имеется в виду управление структурными подразделениями предприятия. Но современный менеджмент все больше ориентируется на управление бизнес-процессами, используя процессный подход к управлению.
Бизнес-процесс можно представить как последовательность логически взаимосвязанных действий (этапов), при которых ресурсы предприятия используются для создания полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени. Выход из каждого этапа процесса является входом для следующего этапа.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9000–2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» содержит следующее определение термина «бизнес-процесс».
Бизнес-процесс — совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Входами к процессу обычно являются выходы других процессов. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности. Продукция является результатом процесса.
Это могут быть или производственные бизнес-процессы, на выходе которых образуются товары или услуги, или процессы, обеспечивающие производственный цикл предприятия, или же процессы управления.
К типовым бизнес-процессам управления, в частности, относятся: управление финансами, стратегическое управление, управление маркетингом, управленческий учет, логистическое управление. По-видимому, в эту группу возможно включить и управление документами.
В области ДОУ как отдельные бизнес-процессы можно рассматривать, например, обработку входящей документации, обработку исходящей документации, обеспечение контроля исполнения документов.
В настоящее время нет нормативно-методических документов, закрепляющих состав и устанавливающих правила оформления процессных регламентов — организационных документов при процессном подходе к управлению.
Тем не менее, сама управленческая ситуация, в которой создаются эти документы, определяет их особенности по сравнению с традиционными (структурными) регламентами.
Положение о бизнес-процессе оформляется на общем бланке предприятия, подписывается владельцем бизнес-процесса и утверждается руководителем предприятия.
При процессном подходе несколько иначе составляются и должностные инструкции работников.
В разделе «Общие положения» должностной инструкции дополнительно указывается:
- кому работник подчиняется административно (к какому подразделению относится организационно), а кому — процессно (в каких бизнес-процессах принимает участие);
- деятельностью каких работников руководит «административно», и за результаты работы каких подразделений/групп работников отвечает как участник бизнес-процесса.
Раздел инструкции «Должностные обязанности» может быть составлен в виде таблицы. В ней приводятся описание работ, которые выполняет сотрудник во всех тех бизнес-процессах, где он участвует, а также определяются входящие и исходящие документы, которые сотрудник получает и создает при выполнении этой работы.
К организационным документам, как правило, создаваемым на современном предприятии, можно отнести Положение об организационно-функциональной структуре.
Это положение дает общее описание предприятия: его продукции (товаров и услуг), задач, функций, приводит организационную структуру и распределение характеристик по основным подразделениям и бизнес-процессам.
Другой важный организационный документ — Положение о функциональной области — содержит основные характеристики (задачи, функции, права, обязанности, документы) работы предприятия в определенной функциональной области (поставки, производство, сбыт, финансы, персонал и т. д.). Иногда функциональную область понимают как некий существенный бизнес-процесс.
Таким образом, на современном предприятии сосуществуют как классические организационные документы (структурные регламенты), так и организационные документы, отражающие управление бизнес-процессами (процессные регламенты).
Статьи по теме
- Веб-документы
- Бухгалтерская документация
- Отчетная документация
- Плановая документация
- Акты, докладные записки
- Электронные письма
- Особенности письма
- Протокол
- Подготовка распорядительных документов
Источник: student-servis.ru
Управление процессной документацией
Руководители, решившие организовать работу в своем подразделении/компании, рано или поздно приходят к тому, что отсутствие формализации выполняемой деятельности может приводить к негативным последствиям. Особенно это заметно, если речь идет об организации процессного управления, в рамках которого важно обеспечить единообразное выполнение процедур всеми участниками процесса
Руководители, решившие организовать работу в своем подразделении/компании, рано или поздно приходят к тому, что отсутствие формализации выполняемой деятельности может приводить к негативным последствиям. Особенно это заметно, если речь идет об организации процессного управления, в рамках которого важно обеспечить единообразное выполнение процедур всеми участниками процесса.
В частности, отсутствие единого понимания того, как необходимо выполнять определенные виды деятельности, негативно сказывается на стабильности качества выполняемых работ. Существенно большие ресурсы тратятся на обучение новых сотрудников. Развитие процессов вместо изучения документации сопровождается сбором сведений о текущей практике. Кроме того, расхождения в подходе к выполнению отдельных процедур процесса могут свести на нет использование метрик процесса, так как различия в работе отдельных специалистов могут влиять на значения метрик.
Поэтому формирование процессной документации осуществляется в первую очередь с целью обеспечения единого понимания процессов, их назначения и процедур, сотрудниками.
В некоторых случаях при формировании документации решается еще одна задача: выполнение условий, необходимых для соответствия требованиям определенных стандартов, например, ISO/IEC 20000-1.
Формирование процессной документации – ресурсоемкая работа, требующая навыков, опыта, инструментов. А с учетом того, что документацию мало создать, ее необходимо еще донести до конечных потребителей и поддерживать в актуальном состоянии, прежде, чем браться за перо или клавиатуру, стоит задуматься о том:
- кто является потребителем процессной документации;
- для решения каких задач создается процессная документация;
- как документация будет обновляться и доводиться до сведения заинтересованных лиц.
Процессная документация в теории
Для того, чтобы не начинать с чистого листа, можно обратиться к описанию примеров процессных документов, которые предлагаются в различных источниках.
В частности, в документе Process Assessment Model (PAM): Using COBIT® 5 для процессов второго уровня зрелости1 определяются следующие документы:
Описание процесса, включающее в себя следующие сведения:
- Название процесса
- Владелец процесса
- Охват процесса
- Роли процесса
- Общая схема процесса
- Процедуры процесса
- Матрица RACI
- Таблица управления рисками
План управления процессом:
- Целевые значения ключевых показателей
- План обеспечения ресурсами
- План коммуникаций
- Описание инфраструктуры, необходимой для работы процесса, включая средства автоматизации
- Описание требований к исполнителям ролей процесса
- Описание требуемых навыков (тренингов, которые должны быть пройдены) исполнителей процесса
Помимо этого предполагается оформление плана управления качеством, ведение записей, свидетельствующих о работе над обеспечением качества в работе процесса.
Как видите, требований к документированию довольно много, но по каждому ли пункту вы готовы сказать, как именно вы будете использовать данную информацию и кто является её потребителем?
Если нет, то вы можете взять подобную структуру документирования процессов за основу и, исключив из нее то, что, на ваш взгляд, пока не пригодится, начать работать. Если в ходе управления процессом вам перестанет хватать этой информации, вы всегда сможете вернуться к полному списку и дополнить свои документы.
Не включайте в документ информацию, потребители и назначение которой вам неизвестны.
Еще один важный момент при проектировании структуры документации – снижение количества документов, которые придется обновлять и согласовывать при изменении внешних параметров, например, при назначении на роль нового сотрудника. В частности по этой причине включение в описание процесса владельца может быть приемлемо, а вот включение в описание процесса информации о назначениях на другие роли может быть лишним, так как каждое переназначение придется сопровождать обновлением регламента процесса. Поэтому информация о назначении на роли обычно оформляется отдельным документом: приказом или распоряжением.
Пример структуры процессной документации
Для того чтобы удовлетворить потребности в информации о процессе всех заинтересованных лиц обычно достаточно трех видов документов:
- Регламент процесса
- Положение о процессе
- Ролевые инструкции
Дополнительно могут оформляться документы, специфичные для конкретного процесса, например, план управления конфигурациями, правила приема обращений в Service Desk, классификатор изменений и тому подобные.
Положение о процессе – используется для того, чтобы утвердить и ввести в действие процесс на уровне организации, представляет собой документ, содержащий общие сведения о процессе, его назначении, ключевых принципах его работы. Может использоваться для пользователей, обращающихся за поддержкой, или для предоставления сведений о процессе бизнесу и аудиторам, которым необходима эта информация.
Регламент процесса – документ, устанавливающий детальные правила исполнения процесса, а поэтому наиболее полно описывающий все аспекты выполнения процесса и используемый в основном владельцами, менеджерами процессов и руководителями ИТ-подразделений.
Ролевые инструкции – настольный документ участников процесса, используемый для того, чтобы объяснить исполнителям, как выполнять свои обязанности по процессу. Инструкции могут содержать большей деталей о выполнении процедур процесса, чем содержится в регламенте процесса, например, описание действий в системе автоматизации.
Подобная структура позволяет четко разделить документы по потребителям и сократить трудозатраты при их обновлении.
Если процесс требует доведения до сведения пользователей дополнительной информации, например, о способах обращения в службу поддержки, формах запросов на изменения и так далее, то стоит использовать для этого отдельные документы, которые могут быть оперативно обновлены и распространены при необходимости.
Регламент процесса