На предприятии издается множество внутренних документов, которые называются положениями. Например, касаться они могут выплаты заработной платы или бухгалтерии. Существует несколько типов документов исключительно для внутреннего пользования. Например, положение об отделе бухгалтерского учета и отчетности помогает в грамотной организации на предприятии бухгалтерского учета.
Таких документов для оптимальной деятельности предприятия нужно составить много. Но в итоге они все-таки облегчают жизнь, особенно в крупных бюджетных структурах в сфере здравоохранения и образования.
Об положении
Положение об оплате труда работников здравоохранения едино для всех государственных поликлиник, амбулаторий и больниц. Такое же положение действует в школах, техникумах, училищах, университетах и других учреждениях системы образования РФ. Касаемо премирования, то этот документ является локальным нормативным актом.
Пример — положение об оплате труда работников здравоохранения. Подобный документ есть и в учреждениях образования. Положение об оплате труда и премировании является документом, по которому производится расчет зарплаты.
Тонкости оформления Положения об оплате труда
Положение об оплате труда вводится на предприятии в целях повышения эффективности производства и является стимулирующим документом. Сегодня существует ряд задач, которые решаются с помощью данного положения.
Положение об оплате труда и его задачи:
- повышение эффективности труда и мотивации;
- гибкая система материального поощрения;
- повышение уровня контроля в случае, если организация крупная и лично нельзя донести информацию до каждого сотрудника;
- стимулирование инициативы в работе и повышения самообразования и дополнительного образования, например, путем посещения курсов повышения квалификации;
- раскрытие творческого потенциала каждого сотрудника.
Как создать оптимальные условия оплаты
Если вы руководитель, то используйте такие принципы:
- во избежание разлада в коллективе всегда за равный труд всех сотрудников награждайте одинаково;
- создавайте для роста одинаковые возможности.
В разделе «Оплата труда» указываются:
- МРОТ;
- форма З/П;
- индексация в связи с повышением цен;
- условия изменения размера оплаты;
- удержания, которые не должны быть больше 20% в месяц.
Систему оплаты определяют в зависимости от того, какая это категория работников.
За что можно выписать премию?
Вот лишь некоторые случаи, когда следует поощрить сотрудника за труд:
- за достижение значительных успехов;
- исполнение важных и сложных задач;
- рациональное предложение (например, в сфере образования – создание новой методики);
- перевыполнение в этом месяце плана;
- длительную командировку;
- если работник успешен в течение года, по его итогам также можно выписать премию.
Выводы
Сотрудники знакомятся с этим документом лично и ставят свою подпись. Вопросы, связанные с вознаграждением за труд, являются одними из самых важных в отношениях работодателя и подчинённых. Оплата труда и порядок выплат регулируются двумя путями – государством либо на уровне самой организации. И неважно, какая форма собственности у организации и чем она занимается, завод это или учреждение, предоставляющее услуги образования, лечения, торговые или консалтинговые услуги.
Почему очень важно ознакомить сотрудника с положением о полагаемых ему выплатах? Очень часто, особенно рабочие кадры без специального образования, не знают своих прав. Руководители этим пользуются и не дают ознакомиться с положением о зарплате. Нарушение это очень грубое.
Прозрачная система оплаты труда выгодна всем участникам трудовых отношений, она позволяет выстроить доверие в коллективе. А это залог того, что сотрудник с подходящим уровнем квалификации и образования проработает у вас как можно дольше. Ни говоря уже об отсутствии штрафов в случае, если нагрянет проверка. Фактический размер оплаты труда устанавливает компания, он должен быть не меньше, чем установленный государством МРОТ.
Как устанавливается МРОТ и как часто пересматривается?
Минимальная величина оплаты труда увеличивается каждый год. Вы можете эту цифру найти в ТК РФ — главном законе, который регламентирует трудовые отношения в России. Показатель МРОТ в ТК РФ прописан без НДФЛ. Средняя зарплата в РФ достигает 30 000 руб.
Интересный аспект — индексация. Дело в том, что в законе ничего не сказано о том, как именно проводить индексацию, указано лишь то, что по причине инфляции она должна иметь место. То есть, здесь для работодателя установлены широкие возможности по увеличению зарплаты. Соизмеряйте их с возможностями ФОТ своего предприятия. Лучше, конечно, анализировать рынок труда своего региона.
Размер оклада может быть небольшим, но если будете практиковать материальное поощрение, квалифицированные кадры обязательно задержатся у вас на предприятии надолго. Премирование – хороший способ показать сотруднику, что вы дорожите им.
Рассмотрим сферу торговли, к примеру, у работающего человека существует зарплатная ставка, к тому же, он лично осуществляет продажи, соответственно, приносит прибыль предприятию. То есть, вы можете за это ежемесячно платить проценты от заработной платы. Такая система – сдельно-премиальная.
Как часто платить заработную плату?
Вы можете сами выбрать, в каких числах месяца производить выплаты, но это обязательно должно происходить два раза в месяц, о чем упоминает ТК РФ. Если день выплат выпадает на выходной, то платите в ближайший будний день. Если у сотрудника есть перед компанией долги, вы не можете удержать с зарплаты больше 20% за одну выплату.
Что хочется сказать напоследок
Чтобы правильно управлять зарплатным фондом, не нужно специального образования. Просто изучайте ТК РФ и подзаконные акты к нему. Конечно, постоянно все меняется в этом направлении, особенно часто пересматривают размер минимальной заработной платы.
Из компании, в которой система начисления заработной платы прозрачна, и ее платят регулярно даже в кризис, сотрудники не уходят. Очень важен, конечно, моральный климат, отсутствие нездоровой конкуренции за премии и поощрения. Создавая равные возможности для роста, вы приводите свою компанию к успеху, потому что в ней работают лучшие люди, преданные своей фирме. А держать дела в порядке всегда помогает грамотный документооборот.
Как лучше организовать документооборот?
Очень удобно содержать документы в порядке с помощью современных компьютерных программ. С тех пор, как технологии вошли в нашу жизнь, изменилось многое. Можете перепоручать ведение документации секретарю или офис-менеджеру. Все, что касается заработной платы, является обязанностью отдела кадров.
Источник: letip.ru
Перечень кадровых документов, обязательных для организации
Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.
Кто отвечает за кадровые документы организации
В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.
Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.
Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?
Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.
Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.
Список обязательных кадровых документов
- Трудовые договоры с сотрудниками
- Личные карточки работников
- Трудовые книжки
- Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
- Штатное расписание
- Должностные инструкции
- Правила внутреннего трудового распорядка
- График отпусков
- Положение о персональных данных
- Согласия на обработку персональных данных
- Положение об оплате труда
- Табель учета рабочего времени
- Расчетный листок и документ об утверждении его формы
- Приказы
Трудовые договоры
С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.
В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Важно!
С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.
Личные карточки работников
Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Трудовые книжки
Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.
Важно!
Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)
Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.
Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?
Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии. Уведомить надо всех штатных работников письменно.
Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.
ВАЖНО!
До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.
Штатное расписание
В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).
Важно!
На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.
Должностные инструкции
С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.
Важно!
Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.
Правила внутреннего трудового распорядка
В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.
График отпусков
Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
Положение о персональных данных
Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.
Согласия на обработку персональных данных
Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.
Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных
За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
Положение об оплате труда
Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.
Табель учета рабочего времени
Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.
Расчетный листок и документ об утверждении его формы
При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.
Приказы
Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).
Доверьте кадровый учет нашей компании, чтобы не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.
Источник: 1c-wiseadvice.ru
Оплата труда у индивидуального предпринимателя сдельная и почасовая
Индивидуальные предприниматели являются проблемой и причиной страхов для многих работников. Индивидуальный предприниматель, в отличие от государственных структур, сам рассчитывает доход от производства, и, соответственно определяет размер заработной платы сотрудника. Нередко именно заработная плата становится предметом споров между работниками и работодателями. Оплата труда у индивидуального предпринимателя является важным вопросом с юридической точки зрения, с которым нужно разбираться сразу при устройстве на работу.
При оформлении документов указывается ставка, которую будет получать сотрудник фирмы при выполнении своих профессиональных обязанностей. В совокупности с премиальными надбавками и выходит заработная плата. Правда, премия не является обязательной выплатой и полностью зависит от эффективности работы сотрудника.
У каждого специалиста существует своя ставка. Оплата труда у индивидуального предпринимателя предполагает заблаговременный расчёт это ставки. Работодатель обязан при найме сообщать реальное количество денег, которое он будет выплачивать за сделанную работу.
У каждого предприятия есть и должно быть свой положение об оплате труда. Это предусмотрено федеральным трудовым законодательством. Суть существования данного положения заключается в возможности оспорить незаконное уменьшение оплаты в соответствии с самим положением.
При устройстве на работу каждый сотрудник обязан ознакомиться с данным положением, которое утверждает сам частный предприниматель. Тем самым работодатель берёт на себя ответственность соблюдать все пункты данного положения, под которым подписался работник. Это своего рода гарантия на беспрепятственный труд и его оплату для сотрудников фирмы и её владельцев.
Оплата труда у индивидуального предпринимателя, как и в основных государственных структурах, подразделяется на сдельную и почасовую оплаты. Сдельная оплата подразумевает труд работника, измеряющийся количественно, и плату за него. То есть, сотруднику компании необходимо выполнить определённый спектр работ, и, по сути, не имеет значения, в каком режиме он будет работать.
После выполнения необходимых работ сотруднику выплачивается заработная плата в соответствии с договорённостью. Единственным ограничением являются сроки на выполнение данных работ. В случае, если работник превысил сроки выполнения, то можно сказать, что он нарушил договор. И тогда, оплата труда у индивидуального предпринимателя будет количественно уменьшена за счёт штрафов, наложенных на исполнителя.
Другим видом договоров является почасовая оплата. Данный вид трудовой оплаты подразумевает выдачу заработной платы строго в определённые сроки. И количество этих денег находятся в прямой зависимости от часов, в которые сотрудник работал. Естественно, на подобных предприятиях существует график работы для его сотрудников. При нарушении данного графика возможно штрафование сотрудника в виде выговора.
Часто судебные споры между работником и работодателем появляются по той причине, что сотрудник буквально не ознакомился с договором оплаты или же намеренно желает перевесить чашу правосудия в свою сторону. Такие споры затягиваются на долгие месяцы, но, обычно, предприниматели не желают ввязываться в подобные дела.
И, если исход очевиден изначально и победа в суде обеспечена сотруднику, то предпринимателю проще выплатить необходимую сумму без всяких судебных разбирательств. Это поможет сохранить в тайне внутренние дела предприятия, принадлежащего предпринимателю, и, тем самым, позволит сохранить моральный облик работодателя в глазах действующих и будущих сотрудников.
Что же касается самого работника, то от него стараются максимально быстро избавиться. Желательно, чтобы работник написал заявление на увольнение по собственному желанию. И этим всё закончится. А вот в случае, когда победа принадлежит руководству фирмы, сотруднику лучше сдаться по-хорошему и не поднимать лишнего шума.
Ведь всё выльется в банальные выплаты, в том числе и за судебный процесс. Ведь проигравший в суде платит за сам процесс согласно действующему законодательству. Но лучше всё же избегать подобных конфликтов и стараться решать мирно все юридические вопросы. Ведь конфликты возникают всегда, и нужно решать их быстро и эффективно, без ненужных расходов.
Источник: ipregistr.ru
