Приказ – это распорядительный служебный документ, который издается с целью реализации задач управления и является его актом. Образцы приказов представляют собой документально выраженное решение ИП или руководителя юридического лица.
Приказы обязательны для исполнения: невыполнение расценивается как нарушение трудовой дисциплины и может стать основанием для взысканий.
Приказы регламентируют все стороны деятельности субъекта хозяйствования:
- кадровые вопросы (прием, увольнение, отпуск, декрет, премирование);
- учетную политику и другие финансовые вопросы (ревизия, распределение дивидендов, аудит);
- административные и организационные задачи.
Документ может иметь произвольную форму. Но лучше заранее составить бланки приказов и в дальнейшем использовать типовые документы.
Вне зависимости от организационной формы юридического лица, полномочия по изданию приказов изначально принадлежат его руководителю. Деятельность в формате ИП предполагает, что владелец бизнеса обладает всей полнотой прав управления предприятием и несет полную ответственность за результаты его работы.
Регистрация распоряжения ИП на ТЗ
Изданный приказ обязательно получает порядковый номер и регистрируется в специальном журнале. Правильная организация делопроизводства предполагает отдельную регистрацию кадровых приказов.
На нашем ресурсе представлены наиболее востребованные примеры приказов. Вы можете использовать их как они есть или адаптировать под собственные нужды.
Образцом приказа о проведении инвентаризации дебиторской задолженности может служить бланк ИНВ-23.В десятидневный срок до начала необходимо подготовить этот документ.Для формирования годовой финансовой отчетности,любое предприятие должно осуществить такую проверку. Делается она еще и с целью обнаружения документального обоснования существования долга, периода его возникновения и сроков оплаты. Ссылаясь на Методические рекомендации, комиссия обязуется уточнить:
В качестве образца приказа о приеме на работу применяется форма Т-1, она является обязательной для оформления трудовых отношений. Этот документ базируется на заявлении работника, решении руководителя и заключенного договора.
Не имеет регламентированной законодательством формы образец приказа о ликвидации предприятия, но активно используется в подобных ситуациях. Это первый шаг для прекращения работы фирмы и увольнения всех сотрудников.
Для составления приказа о декретном отпуске используется образец формы Т-6. Такой отдых предоставляется на период до и после родов. Основанием для его составления является заявление работника и лист нетрудоспособности, выданный наблюдающим врачом.
Среди работников кадровых служб бытуют различные мнения по вопросу правильного оформления документации по руководителю. Одни придерживаются мнения, что стандартный образец приказа на отпуск вполне уместен и для директора. Другие твердо уверены, что будет достаточно внутренней служебной записки.
На любом предприятии случаются нестандартные ситуации, одна из таких отмена приказа на отпуск, многие кадровики задаются вопросом, где найти образец. Это распоряжение издается руководителем предприятия еще за две недели до того, как сотруднику положено уйти. Перенести неиспользованные дни можно на другой период.
Образец приказа о проведении ревизии применяется для выявления в организации недостатков функционирования. Контроль может осуществляться на основании постановления суда или ходатайства органа досудебного следствия. Также, в целях профилактики хищений, инициировать инвентаризацию может руководитель.
Для правильного документального оформления раздела чистой прибыли между основателями организации, необходимо использовать образец приказа о выплате дивидендов. Он составляется на базе протокола собрания учредителей либо акционеров.
Руководствуясь Трудовым кодексом РФ, приказ о внутреннем совместительстве составляется по образцу формы Т-1. Основанием для составления данного документа является подписанное между работодателем и трудящимся соглашение. Основополагающие признаки такого трудоустройства – это занятость исключительно в свободное время и ее относительная постоянность.
Если, по тем или иным причинам, возникла необходимость в расторжении трудовых взаимоотношений с работником,то чтобы сделать это правильно, необходимо за основу брать образец приказа об увольнении. Его форма утверждена Государственной службой статистики РФ, и называется Т-8.
Многие индивидуальные предприниматели ведут бизнес в одиночку, однако при расширении производства и уровня продаж у ИП может возникнуть необходимость найма работников. В статье расскажем про приказ ИП о приеме на работу, поговорим об особенностях приема сотрудников, а также о порядке оформления соответствующих документов.
Как ИП оформить прием на работу сотрудника
Порядок оформления и документы
Ниже представлена пошаговая инструкция для ИП при оформлении на работу сотрудника:
Шаг 1. Получение от работника необходимых документов. Первым этапом оформления сотрудника является запрос у него документов, удостоверяющих личность, подтверждающих наличие образования, трудовой стаж, пр.
- паспорт;
- трудовая книжка (при наличии);
- диплом о высшем образовании (при наличии);
- документы воинского учета (для военнообязанных);
- свидетельство пенсионного страхования.
ИП вправе затребовать у кандидата на должность прочие документы, если в этом есть необходимость (например, сертификат о прохождении курсов, тренингов, стражировок, т.п.).
Вместе с необходимыми документами, ИП следует затребовать у работника составить и подать заявление о приеме на работу. Форма документа – свободная, с указанием необходимых реквизитов (ФИО работника, данные ИП, дата приема на работу, должность, дата составления документа, подпись заявителя). Отметим, что документ не является обязательным к оформлению. Однако, большинство ИП все-таки предпочитают оформить заявление, в целях снижения риска возникновения разногласий и споров с работником и контролирующими органами в будущем.
Шаг 2. Оформление трудового договора. Один из основных этапов приема на работу сотрудника для ИП – заключение с работником трудового договора. В документ следует внести пункты, касающиеся основных условий работы сотрудника, в том числе:
- должность;
- оклад и прочие выплаты;
- продолжительность рабочего дня;
- рабочий график;
- количество дней отпуска.
Шаг 3. Ознакомление работника с внутренними документами. Если у ИП имеются внутренние нормативные акты, то работника следует ознакомить с документами до его преступления к своим должностным обязанностям. В частности, речь идет о:
- правилах трудового распорядка;
- положении об охране труда;
- коммерческой тайне, т.п.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу. После подписания трудового договора ИП может переходить к изданию приказа о приеме на работу сотрудника. При составлении документа ИП следует руководствоваться унифицированной формой Т-1. Более подробно об особенностях оформления приказа мы расскажем ниже.
Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку. После издания приказа ИП вносит соответствующую запись в трудовую книжку работника. В трудовой книжке отражается информация о должности, на которую принят сотрудник, дата принятия на работу, а также документ – основание (номер и дата приказа).
Приказ ИП о приеме на работу сотрудников
Обязательные реквизиты для документа
Приказ ИП о приеме на работу сотрудника должен быть оформлен с учетом следующих обязательных реквизитов:
- полная информация об ИП (ФИО, адрес регистрации, код ИНН, контрактные данные);
- дата и номер приказа;
- ФИО работника;
- должность, на которую принимается сотрудник;
- дата приема на работу;
- номер и дата трудового договора, на основании которого осуществляется прием на работу.
Вышеуказанная информация должна быть обязательно указана в приказе, вне зависимости от того, использует ИП унифицированную форму Т-1 или нет.
Рекомендации к оформлению приказа
Оформляя приказ, ИП рекомендуется указать в тексте документа следующую информацию:
Статья написана в ответ на вопросы знакомого предпринимателя: нужно ли ИП издавать приказы по основной деятельности, что это за приказы такие, зачем они нужны и чем отличаются от приказов по личному составу?
Приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес.
Три вида приказов
Деление приказов на виды предусмотрено документом, который называется
Вот пункт 19 этого Перечня
Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2023 году
Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.
Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2023 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.
Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.
К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.
Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.
Что нужно знать
Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.
Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.
Основные термины
В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.
Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.
Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.
Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.
Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).
Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.
Назначение документа
Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.
Необходимо вести такой журнал по таким причинам:
| Если срок хранения документа длительный | Его нужно регистрировать |
| Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала | Он также подлежит регистрации |
В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.
Законодательная база
О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.
Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:
| ст. 86 Трудового кодекса | — |
| Раздел 6 ТК | Нюансы о заработке, что прописываются в приказе |
| ст. 123 ТК | Оформление отпуска |
| ст. 15, 56, 67 ТК | Зачисление в штат |
| ст. 68 ТК | Правила издания приказа в связи с этим |
| ст. 128 ТК | Правила предоставления отпусков без оплаты |
| ст. 358 Приказа Росархива | Правила ведения журнала |
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу
Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:
- О приеме сотрудника в компанию.
- О расторжении соглашения с сотрудником.
- О переводе человека на иную работу.
- О совмещении должностей.
- О предоставлении отпусков.
- О направлении сотрудника в командировки.
- О поощрениях и т. д.
Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.
Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.
Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.
Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).
Кто заполняет бланк
Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.
Про ипотеку на вторичное жилье и проценты банков в 2023 году смотрите в статье: ипотека на вторичное жилье.
Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.
Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.
Документ ведется такими лицами:
- сотрудником отдела кадров;
- менеджером по персоналу;
- секретарем
- делопроизводителями;
- руководителем.
Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.
Порядок составления
Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.
Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.
Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем журнал прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.
Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.
Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.
Последняя страница должна содержать сведения такого плана:
- количество страниц;
- подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
- печать.
Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.
Проверяется:
- есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
- есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
- есть ли заголовок и текст, подпись;
- есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.
Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.
Обычно он содержит:
- титульный лист;
- раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
- раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.
На титульной странице пишут:
- название компании;
- название документы;
- дату, с которой начали вести журнал;
- дату, когда заполнение прекращается.
Второй раздел содержит:
- ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
- данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
- подписи каждого такого лица;
- данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.
Основной раздел отражает такие сведения:
- номер записи о регистрации приказа;
- дату, номер приказа, что был утвержден;
- разновидность приказа;
- ФИО, табельный номер работника;
- документы, что послужили основанием для издания приказа.
Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.
Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.
Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.
Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:
- кто будет ответственным лицом;
- кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
- какой период ведения и где документ будет храниться.
Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:
| Каждый приказ стоит | Регистрировать в день, когда его издали |
| Регистрируют любое распоряжение | Руководителя относительно работника |
| Если приказ не зарегистрирован | Он не будет иметь юридической силы |
| Обычно журнал ведут за текущий год | С начала следующего года нумерация начинается сначала |
| Все приказы имеют уникальные коды | Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать |
| Журнал могут вести в бумажном или электронном формате | Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля) |
Стоит рассмотреть и такие нюансы:
| Сведения о сотруднике | Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе |
| Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения | Поэтому журнал прошивают |
| Отражение ФИО должно быть полным, | А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию |
| Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) | При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация |
| Журнал регистрации – внутренний документ | Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства |
| Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании | Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение |
| Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил | Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу |
| Порядок индексации разрабатывается в компании | — |
Образец заполнения
Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.
Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить
Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.
Какой срок хранения
Сроки хранения приказов сильно отличаются:
| Есть долгосрочные приказы, которые сохраняют 75 лет. Это приказ | о приеме человека на работу; о переводе или увольнении; о получении отпуска; об аттестации сотрудника; о назначении премий и т. д. |
| К краткосрочным приказам со сроком хранения 5 лет относят документ, в соответствии с которым | предоставляется человеку отпуск; выносится дисциплинарное взыскание; оформляется командировка |
Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).
Где получить полис обязательного медицинского страхования в Москве узнайте из статьи: где получить полис обязательного медицинского страхования.
Как проводится оценка недвижимости для ипотеки в Сбербанке, читайте здесь.
Порядок оформления купли-продажи земельного участка в 2023 году, смотрите здесь.
Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.
Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.
Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.
Но стоит отметить, что никогда не знаете, в какой момент понадобится отыскать определенный приказ.
А без журнала это сделать сложно. Его используют в разных целях, о которых уже упоминалось выше.
Подобный журнал регистрации – документ, позволяющий повлиять на эффективность документооборота, а также сделать легитимными определенные источники.
Источник: jurist-protect.ru
Приказы по личному составу: виды, образец заполнения
Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.
Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.
Какие приказы относятся к личному составу?
Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.
- о приеме на работу;
- об увольнении;
- о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
- о переводе на другую должность или в другое подразделение;
- о замещении отсутствующего сотрудника;
- о выплате вознаграждений;
- о привлечении к работе сверхурочно;
- о дисциплинарном взыскании;
- о направлении в командировку.
Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.
Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.
Важно!
Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.
Образец приказа по личному составу:
Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.
Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).
Учет приказов по личному составу
Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).
В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:
- приему на работу;
- увольнениям;
- отпускам;
- командировкам и т.д.
Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:
Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.
Хранение приказов по личному составу
Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).
Согласно документу, приказы по личному составу хранят:
- приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
- те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
- приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.
Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).
Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.
Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.