Порядок в финансах бизнеса

«В финансах бардак! Давно не вижу прибыли. В отчетах хаос. Дивиденды не выплачиваются.
Мечтаю о порядке в процессах. Хочу получать достоверные цифры и вовремя», — именно такие запросы мы, как финансисты, чаще всего слышим от собственников бизнеса.

Напишите свой вопрос WhatsApp

Определите ответственного за финансы

Первый и самый главный шаг — определите ответственного за финансы. Если нет ответственного, все дальнейшие шаги бесполезны.

• штатный финансовый директор
• финансовый директор на аутсорсинге
• экономист
• главный бухгалтер
• сам руководитель предприятия.

Во-вторых, у него должно быть на это время. Финансы предприятия — не дополнительная обязанность и не факультатив. Загруженный своими обязанностями сотрудник не сможет мыслить стратегически, не сможет выделить время на построение и проверку гипотез и создание грамотно
функционирующей системы.

В-третьих, у него должен быть желание навести порядок в финансах.

Порядок в финансах бизнеса за 3 шага

В-четвертных, понимание функционала. Напишите нам, и мы пришлем вам сравнительную таблицу с функционалом.

Выделите время

Собственник предприятия и топ-менеджеры должны осознать, что им придется тратить время на то, чтобы не только выслушать проблемы и предложения от ответственного за финансы, но и проверить вместе гипотезы, рассмотреть различные варианты и пути решения проблем.

Наведение порядка в финансах — это всегда болезненный процесс для предприятия. Практически всегда этот процесс вызывает сопротивление со стороны сотрудников всех уровней.

Чтобы порядок наводился не только на бумаге и формально, но и в реальности, необходимо проводить беседы с персоналом, подробно разъяснять необходимость изменений, причины и последствия, необходимо одобрение тех, кто эти новшества поддерживает. Плюс придется разработать и ввести в работу множество новых инструкций и приказов, расписать изменения документально, и все это тоже потребует воли и времени ответственного.

Поставьте под контроль денежные потоки

Когда организационные вопросы решены, то следующее на очереди – поставить под контроль денежные потоки в компании.

• собственник в любой момент времени знает, сколько сегодня должны получить денег с начала месяца и на сколько отклоняемся от плана как в плюс, так и в минус
• собственник в течение 1-2 рабочих часов имеет на руках «План Б» и «План С» в случае резкого снижения поступлений денежных средств
• собственник знает, когда в компании кассовый разрыв и чем его закрывают
• все в компании знают, как оплатить платежи вне плана, больше лимита, сверх бюджета
• каждый топ-менеджер знает лимит оплат на текущий месяц по тем статьям, за которые он отвечает
• отдел продаж еженедельно корректирует план поступлений и отчитывается по причинам отклонений
• собственник знает, когда он получит начисленные дивиденды без ущерба оборотным средствам

• платежный календарь
• план на месяц (содержит статьи, лимиты, ответственных)
• отчет за месяц
• оперативные отчеты (ежедневные, еженедельные)
• заявки на платеж
• регламент (кто и в каком порядке собирает планы, утверждает ежедневные платежи)
• реестр платежей на текущий день (выбор банка-плательщика, распределение что платим сегодня

• сокращение на 30% трудозатрат за счет исключения рутинной работы, ручной обработки операций
• сокращение на 20% просроченной ДЗ за счет получения оперативной информации по работе с дебиторами
• сокращение на 15% неликвидных запасов за счет развернутой аналитики по товарам и более точного планирования закупок.

Не знаете, с чего начать наведение порядка в своем бизнесе? Приходите обсудить план ваших действий с нашим финансовым экспертом

Как навести порядок в финансах компании: Практическое руководство для малого и среднего бизнеса.

Запишите меня на встречу
на удобное время

Заполните форму с контактами, и мы свяжемся с вами не позднее следующего рабочего дня, чтобы согласовать дату и время встречи.
Сама встречуа займет 30-40 минут.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Если во время консультации вы дополнительно хотите получить экспресс-анализ ваших показателей в сравнении со средними по отрасли, то обязательно заполните анкету, которая откроется после записи на встречу.

Читайте другие наши статьи
Брать или не брать кредит на развитие предприятия?

Как навести порядок в финансах и сэкономить 200 000 рублей в год. Кейс

Илья Халтуринский, собственник агентства WebDevGroup из Москвы, рассказал:

• как навел порядок в финансах;
• как освободил время менеджера;
• как обнаружил 15% недополученной прибыли;
• как сэкономил 200 000 рублей за год.

О компании

Илья открыл агентство аутсорс продакшена WebDevGroup в 2010 году. Агентство занимается разработкой сайтов и веб-проектов. Основные клиенты компании – организации, которым для своих нужд требуются ERP- и CRM-системы, а существующие готовые варианты не подходят. WebDevGroup также работает с интернет-магазинами и выступает субподрядчиком у крупных digital-агентств.

В компании работает 7 человек, все сотрудники работают удаленно. Годовой оборот агентства составляет 10-15 млн рублей.

Проблемы и задачи

До внедрения ПланФакта ведением учета занимался только Илья. Основная проблема была в отсутствии понимания прибыльности проектов. Агентство ведет несколько проектов одновременно и систематизировать платежи и трудозатраты в Excel было сложно:

«Если мы по договору получаем за проект фиксированную сумму, то при увеличении сроков разработки, в случае форс-мажора, мы легко можем уйти в минус. Особенно, если в проекте появляются непредвиденные накладные расходы. Расходная часть увеличивается, а доходная остается прежней. В Excel сводить это непросто, особенно методом начисления. Например, деньги за проект, полученные в апреле, это на самом деле деньги за февраль, а не за апрель. Все это не добавляло ясности учету»

Excel не помогал, и Илья задумался о реализации своего сервиса для учета:

«Я пытался писать свою систему, но это сложно и трудоемко. Не хватало времени и сил, чтобы все продумать. Также это увеличивало трудозатраты агентства, так как писали все своими силами. Идею пришлось оставить»

Вопрос с пониманием чистой прибыли в разрезе проектов оставался открытым.

Внедрение и организация работы

Илья стал присматриваться к специализированным сервисам и отобрал 3 варианта для тестирования:

«Я выбирал из трех сервисов для финучета. Первый я нашел в виджетах интернет-бухгалтерии, он был для нас дороговат. Второй не имел разбиения по проектам, да и остальной функционал нам не подошел. ПланФакт оказался для нас «золотой серединой»: в нем сочетались удобство и наглядность интерфейса, общий доступ к показателям и легкость внесения операций. У сервиса отличная поддержка: есть как понятный раздел FAQ по основным вопросам, так и отзывчивые онлайн-консультанты»

За месяц Илья перенес финансовые данные за всю историю работы агентства и приступил к полноценной работе.

Результаты

1. Сэкономили время собственника:

«Ранее сколько бы я не тратил времени на учет, я не получал того результата, который есть у меня сейчас. После внедрения ПланФакта я сократил личное время, которое трачу на учет, до 1 часа в неделю»

2. Освободили время менеджера:

«До декабря 2019 года я вел учет вместе с менеджером. Последний выполнял функции оператора и вносил финансовые данные по проектам. В декабре, с появлением автоматического разнесения платежей по статьям и проектам, надобность в помощи менеджера отпала. Платежи разбиваются автоматически, а я смотрю результаты и планирую расходы на будущий месяц»

3. Оценили прибыльность проектов:

«Нам важно понимать доходность не только по клиенту, но и по каждому из его проектов. Бывает, что клиент оплачивает 1 счет, в который включены работы по нескольким проектам. Подобные платежи мы разбиваем на несколько проектов. В ПланФакте делать это очень удобно. Выстроенный проектный учет показал нам проекты, на которых мы не зарабатывали.

Из них большинство – проекты с большим оборотом и маленькой прибылью. Нам казалось, если мы получили от клиента большую сумму, то нас ждет большая прибыль. По факту, когда подсчитал расходы, оказалось, что ты не заработал ничего. Благодаря анализу расходов в ПланФакте, мы поняли, какие проекты и клиенты являются для нас прибыльными, а какие – нет. От некоторых из них нам пришлось отказаться, для других – мы повысили стоимость разработки»

4. Сэкономили 200 000 рублей за год на аренде серверов:

«Под некоторые проекты мы арендуем сервера у провайдера. Это накладные расходы, которые часто идут не через расчетный счет, а списываются с моей личной карты, поэтому их сложно учитывать. Но оказалось, что в ПланФакте можно вести и их. По итогу анализа этих платежей, мы увидели, что расходы на аренду серверов можно оптимизировать. Мы убрали лишние траты и смогли сэкономить 200 000 рублей за год»

5. Навели порядок в финансах и обнаружили 15% недополученной прибыли:

«ПланФакт дал мне четкую картину по выручке в разрезе месяца, проекта и клиента. Мы увидели наш настоящий cashflow и обнаружили 15% недополученной прибыли за 6 месяцев»

Друзья, читайте также другие истории успеха:

1. Как тратить на учет финансов 10 минут в день и сэкономить 1,5 млн рублей за полгода. Кейс «Наш Двор Сибирь».
2. Как наладить финансовый учет без специализированных знаний. Кейс m1x studio.
3. Как сократить время на учет финансов компании в 15 раз. Кейс сервиса доставки еды.

Источник: planfact.io

Где деньги, Зин?! Как считать деньги компании, принимать решения и навести порядок в финансах

Долой блокнот и таблички! Здравствуйте, порядок и контроль!
Вы всё ещё «пять пишем, семь на ум пошло» или уже готовы сделать шаг в мир упорядоченных финансов, контроля и автоматизации?
Рассказываю, почему всем нужен сервис финансовой аналитики.

2393 просмотров

Показать ещё
62 комментария
Написать комментарий.

Рассказывайте, кто чем пользуется: таблицами, блокнотами или каким-то сервисом? Я пока веду свой учёт в Notion, но понимаю, что пора переезжать, не хватает наглядности.

Развернуть ветку

А есть бесплатная пиратская версия?

Развернуть ветку

У вас опечатка в слове «пробная»

Развернуть ветку
2 комментария

Ха-ха (-:
Можно не пиратить, есть триал на 2 недели.

Развернуть ветку
Развернуть ветку
Развернуть ветку
Развернуть ветку

В чем суть работы искусственного интеллекта, в чем его помощь ? Не очень понятно из обзора

Развернуть ветку

да какой там ИИ, смешно. Из разряда «умный чайник».

Развернуть ветку
5 комментариев

ИИ «наблюдает» за тем, как вы распределяете операции, какими принципами руководствуетесь, обучается на основе этой информации и со временем начинает предлагать вам самые подходящие статьи для каждого платежа.

Это очень удобно, когда у компании сложная структура расходов — вам не придется искать подходящую статью, потому что ИИ поднимет ее в самый верх списка.

Развернуть ветку

Да, в видео, к сожалению, действительно непонятно где именно и как он работает.
Во время запуска мастера операций ИИ помогает распределять операции, например: аренда, зарплата, налоги, кредит и так далее. И он обучается вместе с вашими операциями.

Развернуть ветку

Я смотрел разные сервисы учёта и могу сказать, что Adesk один из лучших.

Почему я им не пользуюсь:

1. Дорого. У меня микропредприятие из меня и кучки фрилансеров, мне не нужн0 80% функциональности, а деньги за неё берут.
2. Мне вообще не нужна интеграция с российскими банками, я в Болгарии живу.
3. Пока меня не убедят, что мои чувствительные финансовые данные хранятся не в РФ — я их никуда не загружу.

Совершенно не требование, но пожелание: микросервис без лишних функций и с базовым функционалом, без интеграции с банками, для международного рынка, с надёжным хранением данных за $2–3 в месяц.

Источник: vc.ru