Правила деловых бизнес мероприятий

Не секрет, что сегодня «успешный маркетинг» для компании – это синергия online + offline. Ну а когда ты — еще маленькая, но при этом ооочень гордая птица и пытаешься покорить просторы ну просто всего интернета, конкуренция заставляет тебя творить не то, чтобы того, чего раньше не было, а просто то, о чем ты даже и не думал…

2657 просмотров

В этой статье пойдет речь о том, как можно соединить онлайн + оффлайн, собрать тематическое локальное мероприятие (конференцию) и успешно ее провести в 1 из лидирующих в плане развития и тенденций городов своей страны. Цифры, инструменты и мысли – здесь. Проверено собственными силами, нервами, глазами и знаниями.

• Бизнес мероприятие – для чего оно самому бизнесу?
• Как найти спикеров на конференцию
• Тема и тематика для бизнес-event
• Аудитория участников конференции
• Выбор помещения
• Стоимость билетов (участия)
• Реклама мероприятия и привлечение
• Полиграфия — зачем, какая и когда
• Организация afterparty

Конференция по дизайну интерьера во Львове: как и почему было принято решение ее провести

Правила поведения в современном обществе. Деловой этикет. Анна Чаплыгина и Валерий Мартыненко

Начать стоит с того, что мысль провести качественный «слёт» дизайнеров во Львове пришла Дмитрию Шилову, владельцу и основателю всеукраинского онлайн-каталога мастеров ProRemont. Собственно, я и тружусь во благо маркетинга этой компании, потому-то и знаю, как это изнутри и сколько чего стоило.

Идея пришла такая: нам же нужно популяризироваться? Нам же нужно показывать, что нам стоит доверять? А как лучше это показать, если не познакомиться и не пожать друг другу руки воочию? Всё! С этого стартонули, поставив себе следующие цели (их важно четко определить и понять):

• 10 спикеров;
• 50 участников-слушателей (в итоге: 63 – проданные билеты, 10 – для своих + спикерская поддержка + партнерские сотрудники);
• 8 часов полезного контента;
• afterparty, при чём так, чтоб аж запомнилось!

Для реализации целей решили, что нам нужно:

1. Найти 10 спикеров;
2. Определиться с тематикой;
3. Определиться с аудиторией;
4. Найти помещение;
5. Определиться с ценой билетов;
6. Дать рекламу – желательно, везде;
7. Подготовить рекламную и событийную полиграфию;
8. Подготовить афтепати (решено было с кальянами и на крыше — абсолютно новый формат для такого рода событий во Львове), о котором будут говорить все, кто в теме и не в ней.

Ни о каком «заработать денег» или «вложить новое в бюджет» речи здесь не шло – и вот это, если честно, лично я считаю нашей ошибкой.

Правило 1. Если вы решаете проводить мероприятие, еще за полгода (а если масштабное мероприятие на более 200 человек, то и раньше!) до этого попытайтесь выйти на потенциальных партнеров и спонсоров. Поверьте, даже самое скромное предложение найдет свою реализацию: разным по уровню и доходам компаниям будет интересно поддержать вас, если вы предложите действительно интересный ивент.

Этикет на госслужбе. Деловой этикет, Марии Буше.

Организация деловых приемов

Значимость организации деловых приемов обусловлена тем, что такие встречи позволяют не только обеспечить долговременные партнерские отношения, но и установить высокий уровень корпоративной культуры в компании. Поводом для приемов могут быть самые разнообразные события в жизни организации.

Особенности подготовки и организации деловых приемов

От того, насколько эффективно и грамотно организованы деловые мероприятия, зависит имидж, репутация и значимость компании в глазах присутствующих партнеров по бизнесу. Потому к их проведению нужно подходить с особой тщательностью.

Основная особенность состоит в том, что данные мероприятия имеют вполне определенные цели как для компании, которая их организует, так и для гостей. Несмотря на то, что деловые приемы – менее официальная встреча, чем, к примеру, деловые переговоры, они также имеют целью заключение сделок, подписание контрактов, установление взаимовыгодных отношений.

Цель и правила деловых приемов

Обстановка на деловых приемах полуофициальная и потому она позволяет достичь определенных целей, которые труднодостижимы при других форматах мероприятия.

В первую очередь, для опытного бизнесмена это хорошая возможность познакомиться со значимыми людьми и расширить базу своих контактов, обсудить потенциальные выгодные сделки и контракты, а также последние тенденции в бизнесе.

Во многом это дает возможность также получить более подробную информацию о партнерах (об их финансовом или экономическом состоянии, планах на будущее, позиции на рынке).

Основное правило для делового мероприятия – внимательно наблюдать за происходящим вокруг (за поступками и поведением партнеров). Это может быть источником дополнительной информации, которая может пригодиться при принятии решения о заключении договора или соглашения.

Этикет делового приема

Самым большим вопросом всегда является этикет деловой встречи, которого нужно придерживаться, чтобы мероприятие прошло на высоком уровне.

Важную роль в данном вопросе имеют приглашения, которые рассылаются партнерам, – они должны быть выполнены типографским способом, но некоторые записи могут быть выполнены вручную (к примеру, имя и отчество приглашенного).

Нужно иметь в виду, что в приглашении никогда не ставится подпись и дата, а структура должна строиться следующим образом:

• наименование организации, которая приглашает на встречу;
• повод мероприятия;
• ФИО приглашаемого человека;
• формат мероприятия (банкет, фуршет, коктейль);
• дата поведения мероприятия;
• место мероприятия.

Если встреча проходит в дневное время, можно указать даты начала и окончания мероприятия. Также необходимо указывать координаты для того, чтобы партнер смог подтвердить свое участие или задать какие-либо вопросы.

Лучшее время деловых приемов и встреч

При организации встреч нужно учитывать, что непосредственно перед обедом встречи проводить нельзя. На голодный желудок сложно воспринимать информацию, а заключать важные сделки – тем более. Потому большинство приемов проводится в то время, когда можно перекусить или полноценно поесть: рабочие завтраки (встречи на 30-40 минут в самом начале дня), обеды (фуршеты), ужины (которые могут быть в виде коктейлей или банкетов).

По мнению многих понедельник – лучший день для приемов, когда после непродолжительного отдыха можно приниматься за важные переговоры. Но стоит заметить, что именно в этот день руководители максимально загружены рутинной работой.

Этикет деловых приемов

Немаловажным с точки зрения этикета является рассадка гостей за столом. Если прием организован на небольшое количество человек, то они могут самостоятельно выбирать места, но если это большой банкет, то необходимо заранее позаботиться о небольших табличках на столах с указанием фамилии и имени присутствующего.

Что касается украшения столов, то в деловом мире принято накрывать столы светлой скатертью (при вечернем мероприятии должна использоваться только белая скатерть). Многие компании заказывают столовое белье с логотипом компании, что положительно сказывается на их репутации, поскольку такое внимание к деталям говорит о стабильности, устойчивости фирмы и серьезном подходе к организации встречи. Сервировка должна осуществляться опытными официантами и прочими сотрудниками банкетного зала, которые наверняка знают правила этикета при проведении бизнес-встреч.

Подача блюд осуществляется в определенной последовательности:

• легкая закуска;
• первое блюдо (суп, борщ, уха);
• рыбные или мясные блюда;
• сырные тарелки;
• десерт;
• чай или кофе.

Все подаваемые блюда должны быть разнообразными. Также необходимо учитывать кулинарные предпочтения гостей и возможные национальные или религиозные особенности употребления тех или иных блюд. Отдельно стоит упомянуть напитки. Минеральная вода всегда должна присутствовать на столе – ее не переливают в емкости, а оставляют в тех бутылках, в которых она была изначально, в отличие от сока, который разливают в графины.

Что касается поведения за столом – это целое искусство. Недаром существуют даже курсы и тренинги, которые посещают руководители компаний, посвященные этикету за деловым столом.

Проведение деловых приемов с партнерами и гостями

Деловые приемы всегда имеют массу преимуществ перед другими встречами с партнерами по бизнесу. Непринужденная атмосфера и неформальная обстановка способствуют заключению договоров и контрактов, а сами переговоры становятся более комфортными. Не стоит забывать, что участие в таких мероприятиях – это своеобразное исполнение служебных обязанностей, а не просто приятное времяпрепровождение, потому следует тщательно готовиться к приемам: например, предварительно узнать интересы и привычки будущих партнеров, чтобы завязать разговор.

Деловые приемы на выставках Экспоцентра

АО «Экспоцентр» является одним из крупнейших выставочных компаний России. На территории ЦВК «Экспоцентр» есть все необходимое для проведения деловых приемов любого уровня. Конференц-залы оборудованы в соответствии со всеми современными требованиями по организации мероприятий и приема не только отечественных, но и зарубежных гостей. Можно устроить встречу в рамках проходящей выставке или же провести деловой прием отдельно.

Ещё интересные ссылки на статьи

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник: www.expocentr.ru

На полной мощности: правила продуктивного участия в деловом мероприятии

Два миллиона мероприятий, 250 млн участников (из них 6 млн иностранцев) и $184,2 млрд прямого вклада в ВВП — такова впечатляющая статистика Events Industry Council за 2016 год по экономическому влиянию индустрии деловых мероприятий США, опубликованная на днях. И, как говорится в отчете, одним из существенных факторов, воздействующих на доходность отрасли, стало увеличение количества участников мероприятий.

Обратите внимание еще раз: количество людей, посещающих бизнес-форумы, выставки, конференции и всевозможные семинары, растет. Однако причина не только в том, что индустрия вышла на совершенно новый уровень развития и качество мероприятий улучшается — ценность ивента все больше осознается теми, ради кого он существует: его участниками.

Конечно, далеко не каждое мероприятие можно назвать образцовым в плане организации, и далеко не каждое может похвастаться тем, что становится для своих посетителей полезным инструментом профессионального или личного развития. Однако важно помнить, что мероприятие — это улица с двусторонним движением и для достижения максимального результата необходимы усилия всех, кто в нем задействован, то есть не только организаторов, но и самих участников. Поэтому давайте поговорим о правилах участия в деловом мероприятии, соблюдая которые, вы сможете получить максимум пользы.

Выбирайте с умом

Каждый год в Лас-Вегасе проходит 21 864 конгресса. Каждый день мы получаем приглашения посетить то или иное мероприятие в России или за рубежом. Их так много, даже в отдельно взятой сфере, что многих из нас накрывает волной «парадокса выбора», когда из-за количества предложений мы готовы отказаться выбирать вообще. Но если грамотно подойти к алгоритму поиска «своего» мероприятия, то эта задача становится гораздо проще.

Во-первых, подпишитесь на ресурсы, которые анонсируют мероприятия в вашей сфере, таким образом вы сэкономите свое время, просматривая лишь короткие анонсы, названия и даты и отсекая совершенно неподходящее.

Во-вторых, обращайте внимание на рекомендации коллег и задавайте вопрос тем, кто принимал участие в мероприятии в прошлом, — отзывы реальных участников вкупе с остальной информацией о мероприятии помогут вам принять верное решение.

В-третьих, оцените сайт мероприятия, которое вы рассматриваете как один из вариантов. Сайт — это визитка мероприятия, и у хорошего ивента он информативен, удобен в навигации и имеет мобильную версию.

Проделайте домашнюю работу

Сюда относятся как стратегические, так и тактические задачи:

— составьте список всех своих целей: продумайте, зачем вы идете на мероприятие и каких результатов ожидаете от него;

— определите, с кем вы хотели бы встретиться на мероприятии лично и постарайтесь согласовать встречу самостоятельно, если иная возможность не предусмотрена организаторами;

— если это крупное мероприятие, подпишитесь на его организаторов в соцсетях: здесь важно подключиться не только к «официальным» каналам события, если они есть, но и подписаться на личные страницы тех, кто стоит во главе мероприятия. Обычно такие специалисты много рассказывают о своем детище: о нюансах, этапах и преимуществах. Это даст вам представление о качестве организации, а кроме того, вы сможете составить сугубо субъективное мнение о личности организатора. И если она вам импонирует, это еще один плюс, пусть и не решающий, в копилку мероприятия;

— подготовьте все, что может вам пригодиться на мероприятии, опять же в соответствии с вашими конкретными задачами: визитки, материалы о компании и т. п., и не забудьте о личных вещах, необходимых для того, чтобы чувствовать себя комфортно.

Используйте инструменты, предлагаемые организаторами

Организаторы используют все больший набор инструментов взаимодействия с аудиторией: до, во время и после мероприятия. Все это делается для того, чтобы вы получили максимум пользы, поэтому не игнорируйте нововведения и предложения.

Вас пригласили в группу или чат события на Facebook или в Telegram? Подключитесь и задавайте там вопросы организаторам, связывайтесь с другими участниками, а если это мероприятие вам нравится, приглашайте в группу своих коллег или друзей.

У мероприятия есть приложение? Установите его, как минимум у вас под рукой будет расписание, и вы будете в курсе почти неизбежных изменений.

Организаторы призывают задавать вопросы или участвовать в интерактивном голосовании после сессии? Не убегайте из зала, ваш голос важен и может быть решающим для контента мероприятия.

На мероприятии предусмотрены какие-то особенные форматы или технологии? Выберите те, которые наиболее вам интересны и соответствуют вашим целям, и попробуйте их. Будь то раскраска для взрослых, braindate или VR — заранее не знаешь, что станет толчком к креативу или прологом к новым проектам, и уж наверняка такой опыт принесет вам новые эмоции.

Вы получили материалы после конференции? Изучите их, не откладывая в долгий ящик. Таким образом вы помогаете самому себе лучше усвоить новую информацию. К тому же, перечитав материал в другой обстановке, вы можете обнаружить, что остались вопросы, которые вы забыли или не захотели задать в ходе мероприятия. В этом случае напишите спикерам, если организаторы анонсировали такую возможность, незамедлительно: обычно эксперты доступны для общения в течение ограниченного времени до и после мероприятия, поэтому не стоит тянуть с сообщением.

Запланируйте конкретные действия после мероприятия

Часть их будет связана с теми целями, которые вы поставили себе для участия. Часть возникнет уже после: например, написать сообщения новым знакомым, изучить дополнительную информацию, ссылку на которую дал спикер на выступлении, заполнить анкету организаторов.

Кстати, об анкете: постарайтесь отнестись к этой задаче, часто воспринимаемой как никому не нужная трата времени, серьезно. Ошибочно думать, что ваше мнение ничего не изменит — сегодня как никогда ранее точка зрения участника имеет решающее значение для следующего мероприятия, формируя качество его контента и общую эффективность.

Отведите на анкету достаточно времени и ответьте на вопросы максимально конкретно и подробно — это вклад в ваше общее с организаторами дело.

Запишите свои впечатления

. и поделитесь ими с организаторами. Это полезное упражнение: для вас это возможность поразмышлять над тем, что лично вы можете сделать лучше в следующий раз (необязательно применительно к тому же самому мероприятию), например, вы поймете, что чувствуете себя гораздо комфортнее, если прибываете на мероприятие одним из первых, или что какой-то определенный формат вам абсолютно не подходит; для организаторов же любая развернутая обратная связь на вес золота, потому что она помогает подкрутить настройки следующего мероприятия еще точнее.

Меняйтесь

Мероприятие — это не только и не столько новая информация, общение и лиды. Хорошее мероприятие — это катализатор перемен: как вы примените новые знания? как используете новые знакомства? какие решения и новые углы зрения откроются вам в ходе конференции или в процессе размышлений до и после нее?

Поэтому самое главное, что вы можете вынести из качественно организованного и проведенного мероприятия, — это желание изменить то, что требует перемен, и конкретный план действий по реализации своих профессиональных задач.

Источник: www.forbes.ru