Как правильно обращаться к коллегам в общей беседе в соцсетях, уместно ли отправлять голосовые сообщения и что делать, чтобы внезапно не пришлось искать новую работу, если вдруг по ошибке личное сообщение отправилось в рабочий чат? Об этом рассказывает автор книги «Цифровой этикет» Ольга Лукинова.
1. Обсуждайте в рабочем чате только рабочие вопросы
Рабочие чаты созданы для работы. Их главное назначение — облегчить выполнение тех или иных задач. Из этого вытекает два самых главных правила. Первое: в общей беседе решаются только рабочие вопросы. Второе: рабочие чаты должны помогать, а не мешать.
2. Не спорьте с коллегами в чате
Бессодержательные стикеры и эмоджи, флуд (разговор не по теме), личные обсуждения — всего этого нужно избегать. Не стоит поднимать спорные темы: спор в чате будет длиться гораздо дольше, чем совещание на эту же тему. Также не стоит отправлять конфиденциальную информацию. Из общего чата она утечет с большей вероятностью, чем из личной беседы.
Клиентский чат — как 🔥 ВЗОРВАТЬ🔥 ПРОДАЖИ в МЛМ через продуктовые чаты. Пошагово.
3. Всегда обращайтесь конкретно к тому человеку, к которому вы хотите обратиться
Если вы не адресуете свой вопрос определенному человеку, то потревожите весь чат. Каждый начнет думать, как ответить на вопрос, который к нему не относится. Сообщение без адресата все равно, скорее всего, останется без ответа. Если вы точно знаете, чей ответ вам нужен, лучше обратиться к человеку лично, а не писать в общий чат. Если обращаетесь к нескольким людям, то перечислите их.
Нужен ответ ото всех? Так и напишите.
4. Не отправляйте голосовые сообщения
В общих чатах голосовые сообщения отправлять бесполезно и даже вредно. Например, в чате 10 человек. Если каждый отправит двухминутное сообщение, то на их прослушивание один человек потратит 20 минут. То есть компания потеряет 200 минут (почти 3,5 часа) рабочего времени своих сотрудников. Такой способ общения крайне неэффективен.
Да и вообще голосовые сообщения очень неоднозначно воспринимаются в деловом общении. Они больше подходят для общения с друзьями и родственниками.
5. Если перепутали личный и корпоративный чаты, извинитесь.
Два варианта: можно либо удалить ошибочное сообщение, либо отправить сообщение с извинениями вдогонку. Как поступить — зависит от того, как у вас принято. Но важно помнить: если даже вы удалите сообщение, то высока вероятность, что кто-то его уже прочитал. Поэтому действовать лучше исходя из этого предположения. Было что-то, что может обидеть кого-то из чата?
Извинитесь. Было сообщение, которое может дезинформировать участников чата (например, назначена встреча)? Уточните, что встреча назначена с другим человеком.
6. Не пишите в нерабочее время
Все зависит от того, какое поведение принято у вас в компании. Если у всех ненормированный рабочий день и в нерабочее время могут случаться срочные важные вопросы, то, скорее всего, вы пишете друг другу в нерабочее время. Если в компании уважают личное время коллег, то вечером и в выходные, скорее всего, писать не будут. На мой взгляд, если вопрос терпит, то лучше дождаться рабочего дня. И уж точно не писать по ночам.
КЛИЕНТСКИЙ ЧАТ в 2022-м. ТОП-7 фишек для БОЛЬШИХ продаж в МЛМ 🔥
Источник: medium.com
7 правил делового общения в мессенджерах
«Секрет» сформулировал правила деловых переписок в мессенджерах и узнал у предпринимателей, как они переписываются в Facebook или Telegram.
Аудитория четырёх главных мессенджеров (WhatsApp, Facebook Messenger, WeChat, Viber) превысила аудиторию социальных сетей и достигла почти 3 млрд пользователей. В мессенджерах уже давно ведутся не только личные переписки — в них решаются и деловые вопросы. У бизнес-общения в мессенджерах появился свой этикет. «Секрет» сформулировал правила деловых переписок и узнал у предпринимателей, как они переписываются в Facebook или Telegram.
Говорите о деле сразу
Нет ничего хуже, чем написать «» и ждать ответа человека, прежде чем изложить свою просьбу. Первое сообщение должно быть ёмким и понятным. Если вы два раза нажали Enter, чтобы отделить абзацы друг от друга, воспользуйтесь лучше почтой. В мессенджере длинное сообщение смотрится странно. «Это новое средство общения, не обращайтесь с ним как с почтой», — говорит CTO Instant Technologies Карл Тайлер.
Но в погоне за краткостью не стоит использовать много аббревиатур. Во-первых, не все привыкли пользоваться ими, особенно если это узкое понятие. Во-вторых, слова вроде «ИМХО» и «ЛОЛ» сделают переписку неформальной — не все к этому готовы, особенно в первом сообщении. Наконец, постоянные сокращения затруднят чтение сообщения.
Следите за тоном
Отправляя текстовое сообщение, написанное второпях, легко забыть, что собеседник не видит вас, не слышит вашего голоса и может интерпретировать фразу совсем не так, как вы планировали. В эксперименте учёных из Нью-Йоркского университета участники верно определили заложенную в сообщении эмоцию только в 56% случаев. Это касается не только сообщений в мессенджерах, но и всей переписки, однако в мессенджерах проще забыться.
The Wall Street Journal приводил пример подобного диалога: в ответ на изложение бизнес-стратегии босс ответил своей сотруднице спустя четыре дня одним словом: «Понял». После получасовых размышлений ей пришлось позвонить боссу, чтобы узнать, почему он расстроен. Но на самом деле он, напротив, обрадовался тому, что можно быстро убрать задачу из списка дел.
В мессенджерах уместно использовать смайлы и эмодзи, чтобы передать интонацию, но злоупотреблять ими не стоит, особенно если ваш собеседник не ведёт себя так же. И не рассыпайтесь в благодарностях — пишите «спасибо» максимум два раза в течение беседы.
Не критикуйте через мессенджер
Негатив вообще стоит вынести за рамки мессенджера. «Вы не разрываете с девушкой отношения через текстовое сообщение — вы реально не должны этого делать, и то же самое правило действует в бизнесе», — пишет предприниматель и эксперт по бизнес-этикету Жаклин Уитмор. По её словам, любая критика должна происходить в живом разговоре — мимика и интонации помогут сделать её не такой обидной. Автор книги «Основы бизнес-этикета» Барбара Патчер придерживается того же мнения: она утверждает, что через мессенджеры стоит передавать только хорошие или нейтральные новости.
Подражайте собеседнику
Если вы написали первым, пары сообщений хватит на то, чтобы понять стиль собеседника и подстроиться под него. «Вы всегда должны регулировать свой стиль общения под других людей, будь то коллега, босс или клиент», — говорит Барбара Патчер. Это приведёт ко взаимопониманию и упростит беседу. Например, если ваш собеседник предпочитает разговорный стиль и отправляет свои мысли сразу, как только они придут ему в голову, то вы можете реагировать так же. Но если вы будете отправлять каждое предложение отдельным сообщением человеку, который излагает всё в одном, то быстро начнёте раздражать его.
Не принимайте серьёзные решения в мессенджере
Переписка длится часами или днями, вы приходите к соглашению, но договорённости погибают в диалоге. Как не дать мессенджеру повредить эффективности переговоров? «Лично я в мессенджерах стараюсь обсуждать только поточные вопросы. Для принятия серьёзных решений существуют личные встречи, переговоры или звонок по Skype.
Но если обсуждение проекта ведётся через мессенджеры, результаты надо продублировать по почте. Так под рукой всегда будет результат беседы и не придётся по частям вытягивать данные из лога», — советует руководитель агентства интернет-технологий GoodSellUs Кирилл Брагин. По его словам, дублирование на почту помогает ещё раз убедиться, что вы с собеседником поняли друг друга правильно. «Переписка в мессенджерах не является формальным доказательством достигнутых соглашений даже на понятийном уровне и, по сути, напоминает устные договорённости, которые необходимо закрепить как минимум через отправку письма», — соглашается гендиректор Digital Society Laboratory Светлана Ермаченкова.
Также не стоит полагаться на мессенджеры, если речь идёт об отмене встречи или других срочных делах: человек не всегда успевает отреагировать на все пуш-уведомления. Такую информацию лучше передать звонком, особенно если времени мало. Но в остальных случаях переходить на этот канал связи не стоит. «Сейчас звонки от незнакомых лиц на мобильный телефон — высшая степень нарушения этикета и частного пространства. При звонке человек полностью прерывается, чем бы он ни занимался, а при сообщении в чат ему приходит только уведомление. Поэтому правила хорошего тона говорят, что сначала людям нужно писать в мессенджеры», — говорит управляющий директор фонда Futur Capital Алексей Поспехов.
Не старайтесь реагировать мгновенно и не ждите этого от других
Возможность написать или ответить в любое время — главное преимущество общения в мессенджерах. Но даже в мессенджере никто не обязан реагировать мгновенно. И пока вы видите, что ваше сообщение не прочитано, не стоит дёргать человека. Зато если вы совпадёте во времени, то получасовой чат поможет решить проблемы быстрее, чем переписка по электронной почте длиной в несколько дней. «Обмен сообщениями асинхронный по умолчанию и синхронный при необходимости», — описывает особенность мессенджеров создатель Rep.ai Бен Эйдельсон.
Также лучше не писать в нерабочее время. «Подчинённые зачастую находятся в такой ситуации, когда они не могут не ответить на сообщение руководства в мессенджере. Мы стараемся не решать никаких вопросов, кроме экстренных, в нерабочее время», — говорит исполнительный директор кадрового агентства Selecty Денис Чурилов.
Экономьте время
Если вам приходит неинтересное предложение от незнакомого человека, допустимо прочитать его и не отреагировать. Отметка «прочитал» — уже важный знак, после которого вас не должны, как в электронной почте, заваливать письмами с вопросами, получили ли вы сообщение. «Когда сообщений становится слишком много, просто необходимо включать избирательные фильтры, иначе есть риск всё рабочее время проводить в бесплодных переписках. Приходится себя сознательно ограничивать и оставлять без внимания не особенно важные сообщения», — считает соучредитель и управляющий партнёр Preply Кирилл Бигай. Но если вы уже ведёте переписку с человеком, лучше заканчивать диалоги хотя бы коротким «спасибо» или «до связи», чтобы не выглядеть грубым.
Источник: secretmag.ru
Правила для бизнес чатов
Начнем с самого элементарного: окончен рабочий день – закрываем переписку. И тебя меньше будут беспокоить, если ты оффлайн, и коллеги отдохнут, проведя вечер без постоянных уведомлений.
Важно! Если работаешь удаленно, а собеседник живет в другом часовом поясе – учитывай этот факт. Можешь написать письмо и запланировать его на определенное время – большинство платформ сейчас пользуются такой функцией. Написать что-либо ночью можно только в одном случае – общение согласовано с собеседником или дедлайн был уже вчера.
2. Голосовые сообщения
Несмотря на удобство «голосовых» – большинство людей они все равно раздражают. А иногда их просто неудобно слушать. Статистика подтверждает – 31% россиян не любят аудиосообщения в мессенджерах. Старайся выражать свои мысли текстом, ведь если будет необходимо найти твое сообщение среди нескольких сотен других – это можно будет легко сделать с помощью функции «поиска», а аудио просто затеряется.
Можешь отправить голосовое сообщение, если коллега подтвердил, что может выделить время на то, чтобы его прослушать. Говори четко и по существу, а также напиши короткое сопроводительное письмо к речи – тогда в любой момент можно будет вспомнить о чем говорилось в сообщении и не нужно будет прослушивать его снова.
Больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале «Библиотека программиста»
3. Грамматика
Общение с коллегами и начальством в мессенджерах требует внимательности не только в выражениях, но и в орфографии. Не допускай ошибок, чтобы не показать себя как неграмотного человека – всегда перечитывай свое сообщение перед отправкой и помни, что Т9 – твой враг. Если есть возможность, то используй компьютерные версии мессенджеров – проверить и исправить ошибки в них намного проще, чем в мобильных приложениях.
4. Допустимое неформальное общение
Общение в мессенджерах снизило планку делового этикета. Неформальная коммуникация становится нормой – можно спокойно пожелать хорошего дня или удачной презентации. Но не стоит перебарщивать – все-таки это деловая переписка, а не чат с подругой. В период обострения гриппа или очередной волны ковида уместно вместо «Доброе утро и продуктивного дня!» написать, к примеру, «Желаю всем только 36,6!». Ненавязчиво и без вторжения в личное пространство.
5. Краткость – сестра таланта
Чаты в мессенджерах не созданы для длинных тирад – здесь ценится краткость и лаконичность. Запомни простое правило: одно сообщение – одна мысль или идея. И самое худшее, что можно придумать – это несколько сообщений по одному слову. Это раздражает в личной переписке, а в деловой и вовсе не уместно. Избегай двусмысленных фраз, красочных описаний и канцеляризмов.
6. Личное – в личку
Короткое, но очень важное правило. Добиться взаимопонимания в деловых вопросах не всегда легко, но обсуждать претензии к одному коллеге или задавать вопрос, адресованный только одному человеку в общем чате – неуместно. Не выноси конфликт на всеобщее обозрение – переходи в личные сообщения.
7. Не мессенджером единым
Несмотря на то что мессенджеры стали неотъемлемой частью коммуникаций по всему миру как в частных предприятиях, так и в крупных корпорациях – этот канал общения официально не признан. Для подтверждения важных решений и договоренностей используйте электронную почту.
8. Стиль общения
Это относится к пунктам о голосовых сообщениях, неформальном общении и кратких идеях. Отдельно хочется упомянуть смайлики и стикеры – их использование возможно в чате, где каждый из участников не против такого общения. Будь аккуратен и с употреблением сленга и клише – оставь любимые фразочки для общения с друзьями или теми же коллегами, но не в деловой переписке.
9. Стоп спам!
Об этом мы уже писали выше, в пункте о личных сообщениях. Не нужно делить одно предложение или небольшой абзац на несколько сообщений – телефон у коллеги разорвется от сигнала уведомлений. Тем более что он может находиться на важном совещании и забыть отключить звук – тогда раздраженным будет не только получатель твоего вороха сообщений, но и все окружающие его сотрудники и начальство. К тому же ждать, пока ты допишешь мысль следующим предложением (или даже не одним) – утомляет.
И вежливое «спасибо» или «пожалуйста» лучше добавить в конце предложения, а не писать отдельно – это отвлекает, ведь собеседник решил, что в сообщении важное дополнение от тебя, а не слова благодарности или просьбы.
10. Только оперативные вопросы
Этим правилом можно подвести итог всему вышесказанному: мессенджеры – полезная штука, но не «панацея». Используй чат для решения срочных вопросов и обсуждения дедлайнов проектов. Проводить всю деловую переписку в мессенджере не стоит, ведь сообщения могут затеряться в потоке других сообщений и к обсуждению важных дел могут присоединиться некомпетентные коллеги.
Решай в чатах телеги или вацап только общие вопросы, а если другие средства коммуникаций для тебя и коллег неудобны, то не поленитесь и создайте несколько чатов – например, «Общий», «Принятие важных решений» и «Болталка» 🙂
Лекция по теме
Материалы по теме
- Синдром самозванца: 5 способов преодоления чувства «незаслуженного успеха»
- ⚕️ 13 привычек, мешающих развитию нашего потенциала и снижающих продуктивность
- Сила речи: 8 советов, как подготовиться к публичному выступлению
Источник: proglib.io