Правила отпусков в ИП

Составление графика отпусков — важная часть организационной работы. Ведь от этого зависит производственный процесс и распределение нагрузки на кадровый состав. Поэтому, любому нанимателю (ИП или фирме) нужно знать, как составить график отпусков, не допустив ошибок, за которые потом придется платить.

Правила составления графика отпусков

Перечислим несколько основных правил составления графиков.

Первое незыблемое правило — график на очередной год должен быть подготовлен и утвержден за 2 недели до начала года, то есть не позже 17 декабря. График на 2017 год — не позже 17 декабря 2016.

Второе: для составления графика применяется специальная форма Т-7 . При подготовке графика должны быть заполнены столбцы 1 — 6 данной формы.

Отпуск: 1. Основные правила

Третье: в график должны попасть планируемые даты отпусков всех имеющихся сотрудников. Не обязательно включать в график сведения об отпусках внешних совместителей. Им отпуск дают по их заявлению одновременно с отпуском по основной работе. Но это можно сделать, если будут представлены данные (в форме справок, выписок) о времени отпуска по основной работе.

Четвертое: в графике следует указывать дату начала отпуска, то есть число и месяц. Иначе возникает неопределенность, которая может повлечь нарушения и споры с работниками.

Пятое: в графике следует запланировать предоставляемые сотрудникам оплачиваемые отпуска. Это и основной отпуск (28 дн.) и дополнительные отпуска и отпуска, которые не были отгуляны в предшествующие периоды. Не должны включаться в график «административные» отпуска (без содержания), учебные, декретные.

Шестое: график следует согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации).

Скачать форму Т-7! 3027 downloads
График отпусков (образец) 424 downloads

Как организовать подготовку графика отпусков?

График — всегда баланс интересов. Нанимателя интересует, чтобы отпуск отдельного сотрудника не отразился плохо на производственном процессе. Интерес трудящегося зачастую заключается в том, чтобы уйти в отпуск в удобное время. Дай волю работникам, большинство бы ходило в отпуска в летний период. Поэтому, эти интересы нужно как-то сбалансировать.

Этот процесс регулируется каждым нанимателем самостоятельно. Для того чтобы подготовить график, нужно собрать сведения о пожеланиях трудящихся по поводу времени отпуска в следующем году.

Например, каждый трудящийся может указать интересующий его период или периоды отпуска в заявлении на имя нанимателя. Либо если в компании несколько отделов, то непосредственные рукводители этих отделов могут подготовить служебные документы, согласованные с работниками этих подразделений, о планируемых периодах отпусков на следующий год с учетом взаимозаменяемости работников на время отсутствия.

Наниматели могут предусмотреть правила планирования и предоставления отпусков в локальных актах фирмы, установив, например, положение, что в ежегодном отпуске не может одновременно находиться более 20 % сотрудников отдела или компании в целом.

На основании собранных служебных записок, заявлений кадровая служба формирует график отпусков, после чего он утверждается руководителем фирмы.

Предоставление отпуска по графику

Чтобы уйти в отпуск по графику от трудящегося не требуется ничего, ни заявлений на отпуск, ни чего-либо еще. Наниматель обязан уведомить трудящегося о начале отпуска по графику за 2 недели и не позже чем за 3 дня (календарных) до начала отпуска выплатить ему отпускные .

Уведомить работников можно по разному. Одни наниматели применяют для этих целей отдельные документы — уведомления, в которых указывается, когда у работника начнется отпуск и на какой период. Работники расписываются в этих уведомлениях. После чего обязанность нанимателя считается выполненной, а уведомления передаются на хранение в кадровую службу.

Другие наниматели включают в форму графика отпусков дополнительные графы (подпись работника и дата). Трудящиеся расписываются в этих графах, ознакомляясь с утвержденным графиком отпусков, периодами и временем начала отпуска. Таким образом обязанность по уведомлению также является исполненной.

Изменение графика отпусков

О том, как составить график отпусков, мы поговорили. Теперь уделим внимание еще одному важному моменту — как его изменить. Можно выделить несколько случаев, когда в график отпусков вносятся изменения.

• Отзыв трудящегося из отпуска. Если трудящегося приходится отзывать, то недогулянный отпуск нужно будет перенести. Сведения об отзыве можно указать в 10 графе (Примечание). В 8 графе указать по какому приказу отозван работник (дату, номер). В 9 графе указать дату, когда будет предоставлена оставшаяся часть отпуска, если трудящийся ее обозначил.
• Изменение времени отпуска по воле самого трудящегося. Если наниматель не возражает, то по заявлению трудящегося период предоставления отпуска может быть перенесен. В 8 графе указываются сведения о приказе. В 9 графе графика вносятся уточнения по времени предоставления отпуска.
• Включение в график отпусков вновь принятых трудящихся. Делать это не обязательно. В первый год отпуск им может предоставляться по заявлению, но включение их в график отпусков также не запрещено.

Источник: russia-in-law.ru

Что нужно знать про Положение об отпусках

Законом (ТК РФ) не установлена обязанность утверждать Положение о предоставлении отпусков. Однако мы рекомендуем его оформить и утвердить, когда в правилах внутреннего трудового распорядка не прописан порядок предоставления, переноса и оплаты отпусков работникам.

• Входят ли выходные дни в отпуск
• Входят ли праздничные, нерабочие и выходные дни в отпуск

Основные моменты

Положение об отпусках (далее – Положение) составляют в произвольной форме с соблюдением внутренних правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

В Положении рекомендуем указать все основные моменты, касающиеся оформления отпусков. А именно:

• какие отпуска предоставляются;
• как согласовывается заявление на отпуск и его перенос;
• из какого расчета отпуск оплачивается;
• как предоставляется отпуск с последующим увольнением и др. моменты.

Положение утверждают приказом. После утверждения этот документ становится обязательным к исполнению всеми работниками компании.

Сотрудников знакомят с данным приказом под роспись в листе ознакомления. Для вновь принятых на работу сотрудников Положение включают в перечень внутренних актов компании, с которыми новый работник должен быть ознакомлен.

Рассмотрим основные моменты Положения, которые рекомендуем в него включить.

Виды отпусков

Напомним, что в основном работникам положен стандартный отпуск в 28 календарных дней. Однако есть категории сотрудников, которым положены дополнительные отпуска. Например, несовершеннолетним или имеющим ненормированный рабочий день.

Если нужно освежить знания про категории сотрудников, кому положены дополнительные отпуска, советуем ознакомиться с нашей статьей «Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск в 2020 году».

Несмотря на то, что обязательность предоставления дополнительных дней отдыха в законе прописана только некоторым категориям сотрудников, работодатель может ещё установить и свои. Тем самым, работники будут дольше отдыхать, лучше работать после отдыха и держаться за место.

По закону положен допотпуск в количестве 3-х дней за ненормированный рабочий день. Положением можно установить, например, дополнительно не 3, а 5 дней отдыха. Или установить, что инвалидам дополнительно предоставляют 3 дня отдыха. Это не ухудшает положение сотрудников, поэтому наниматель вправе это делать.

Также в Положении об отпусках надо прописать порядок предоставления отпусков за свой счет. Ведь есть обязательные виды отпусков, которые следует предоставлять в соответствии с законом.

Например, есть обязанность нанимателя предоставлять отпуск сотруднику при рождении ребенка. Об этом можно прочитать в статье «Положен ли отпуск при рождении ребенка».

Также положено предоставлять отпуска в связи со смертью близкого родственника.

О том, какой отпуск предоставляют на свадьбу, вы узнаете из публикации «Как взять отпуск на свадьбу».

Порядок предоставления отпусков

В Положении об отпусках рекомендуем указать, за какой период работы сотруднику положен отпуск.

Так, по общему правилу первый отпуск положен сотруднику только по окончании 6-месячного стажа у конкретного работодателя. А далее – по графику отпусков. Во избежание вопросов можно прописать эти нормы в локальном нормативном акте.

Подробнее о том, когда можно предоставить сотруднику оплачиваемый отпуск за первый год работы в компании, читайте в материале «Право на первый отпуск».

Часто работники по своим личным убеждениям предпочитают не брать весь отпуск целиком, а разделяют его на части. Не все знают, что по закону положено, чтобы одна из частей отпуска была обязательно 14 календарных дней. Поэтому данное правило стоит прописать в Положении. Однако чиновники не рекомендуют чрезмерно дробить отпуск на части, т. к. в этом случае работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить свои силы для нового рабочего периода.

Далее в Положении пропишите порядок получения дополнительного отпуска. Как его можно брать: отдельно или можно присоедить к основному отпуску. Это правило законодательно не установлено, поэтому будет хорошо, если это зафиксировано в документе работодателя.

Документальное оформление отпуска

На этот раздел советуем обратить особое внимание. И даже следует дополнить его формами заявлений, чтобы работники не делали ошибки.

Начать стоит с указания сроков подготовки графика отпусков. Это основной документ, регламентирующий очередность предоставления отпусков – и основных, и дополнительных.

Вы можете ознакомиться со статьей, посвященной оформлению – «Как составить и утвердить график отпусков: образцы приказов».

По закону график отпусков не нужно согласовывать с работниками – в силу ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Однако есть работники, пожелания которых работодатель не имеет права не учитывать. Такие сотрудники идут в отпуск тогда, когда им это удобно.

Также в Положении стоит прописать порядок уведомления работника о предстоящем отпуске. Это можно сделать письменно или направить уведомление по корпоративной электронной почте. Многие компании настраивают автоматическое направление таких уведомлений из программы, в которой ведут учет зарплаты.

Рекомендуем указать в локальном акте, в какой срок работник должен написать заявление на отпуск не по графику. И отдельно расписать порядок предоставления ученического (учебного) отпуска.

Если в Положении не расписан порядок и форма уведомления работодателя об основаниях продления отпуска, будете иметь головную боль по окончании отпуска, когда сотрудник не выйдет на работу. Многие работники считают, что отпуск продляется автоматически при болезни. Однако они не знают, что должны как-то уведомить об этом своего работодателя.

Перенос и отзыв из отпуска

Обязательно пропишите в Положении порядок переноса и отзыва работника из отпуска.

В связи с тем, что не всех сотрудников можно отзывать из отпуска, а от разрешенных категорий нужно письменное согласие на отзыв, детально опишите порядок отзыва работников из отпуска.

Не лишним будет указание в Положении на то, что отзыв из отпуска возможен только при соблюдении норм ч. 1 ст. 125 ТК РФ. В этом случае работник не потеряет возможность на 2-недельный обязательный отпуск.

Перенос отпуска возможен по просьбе руководителя или по личной инициативе работника. Однако просьбу руководителя можно проигнорировать, т. к. работник имеет право идти в отпуск в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Возможны ситуации, когда работнику самому может быть необходим перенос запланированного отпуска. Так, в период пандемии коронавируса 2020, ограничения авиаперелетов и закрытия государственных границ, многие работники отменяли свои отпуска.

Более подробно про перенос отпуска вы можете прочитать в статье «Правила переноса отпуска».

Порядок оплаты отпуска

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

Трудовой Кодекс РФ обязует работодателей предоставлять своим сотрудникам, с которыми заключены трудовые договора, оплачиваемые отпуска ежегодно (статья 122). Право на их реализацию сотрудникам гарантирует Конституция РФ. Согласно статье 114 на всё время пребывания сотрудника в таком отпуске за ним сохраняется его должность и средняя заработная плата.

Порядок предоставления регулируется статьями Трудового Кодекса и отличается в зависимости от отпускного стажа работника.

Продолжительность

Очередные оплачиваемые отпуска делятся на две группы: основной и дополнительный.

Основной полагается абсолютно всем сотрудникам, включая сезонных работников и занятых надомным трудом, а также совместителям и тем, с которыми был заключён трудовой договор сроком до двух месяцев. Он может длиться 28 календарных дней, для некоторых категорий предусмотрены удлинённые основные отпуска по 42 и 56 дней (например, педагогам). Данное право не зависит от организационно-правовой формы работодателя и от должности сотрудника.

Дополнительный отпуск предоставляется следующим категориям сотрудников:

• занятым на работах с опасными или вредными условиями;
• выполняющим работы особого характера;
• работающим по ненормированному графику;
• работникам районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к ним.

Часть отпуска, превышающая 28 дней, может быть заменена денежной компенсацией по письменному заявлению сотрудника. Не допускается замена следующим категориям:

• беременным;
• несовершеннолетним;
• занятым на работах с вредными и опасными условиями, если дополнительный отпуск назначается именно за эти условия.

Также дополнительные отпуска могут предоставляться работодателем по его усмотрению в качестве поощрения или мотивации, что отражается в локальных нормативных актах.

Продолжительность оплачиваемого отпуска никак не ограничивается законодательством, работодатель вправе предоставлять количество дней отдыха по своему усмотрению.

Оплачиваемые отпуска предоставляются в календарном исчислении. Это означает, что выходные дни в него входят и не вычитаются из общего количества дней.

Периодичность

Отпуск предоставляется ежегодно. При этом считается не календарный год, а рабочий, и он является индивидуальным для каждого сотрудника. Первым днём рабочего года считается дата поступления сотрудника на работу — его первый рабочий день. Например, если трудовой договор подписан 6 июня 2016 года, то рабочий год данного сотрудника будет длиться до 7 июня 2017 года.

После того как с первого рабочего дня пройдёт шесть месяцев, сотрудник получает право на предоставление отпуска.

Далее он будет пользоваться этим правом раз в год в соответствии с графиком отпусков.

По соглашению сторон отпуск могут предоставить и ранее шести месяцев. А беременным и сотрудникам, не достигшим совершеннолетия, отпуск должен быть предоставлен по их письменному заявлению и до истечения шестимесячного срока.

Отпускной стаж

Статья 121 ТК РФ включает следующие периоды, засчитываемые в стаж для получения права на отдых:

• периоды, фактически проведённые на рабочем месте, и осуществления трудовой деятельности;
• периоды, в которые фактически сотрудник не работал, но за ним сохранялась его должность (время очередных отпусков, отсутствие по болезни);
• периоды, когда сотрудник отсутствовал на работе не по своей вине (незаконное увольнение с последующим восстановлением, отстранение от обязанностей из-за невозможности пройти обязательный медосмотр).

• периоды отсутствия на рабочем месте без уважительных причин;
• период отпуска по уходу за ребёнком;
• периоды отпусков без сохранения среднего заработка, превышающие 14 дней (в сумме за рабочий год).

График отпусков

График составляется и утверждается руководителем организации не позднее, чем за две недели до начала года (календарного). При его составлении может учитываться мнение профсоюзного органа и предпочтения сотрудников, если есть возможность.

Руководитель издаёт приказ о составлении такого графика. Сотрудники в письменном виде выражают свои пожелания. Также руководители отделов готовят информацию о наличии в штате сотрудников, кому положены дополнительные или удлинённые отпуска. График составляют по унифицированной форме Т-7 в двух экземплярах (для службы персонала и для бухгалтерии).

Копию передают для ознакомления всем сотрудникам.

Разделение на части

Законодательство не запрещает брать отпуск частями. Единственным условием является то, что одна из них не должна быть менее четырнадцати дней.

Также не рекомендуется предоставлять отпуск по два-три дня, так как это искусственно удлиняет его, ведь если брать много раз выходные по два дня в середине недели, то выходные дни (календарные) будут исключены из 28 дней.

Документальное оформление

Для получения права на отпуск работник должен написать заявление в произвольной форме.

В нём должны содержаться:

• ФИО и должность руководителя;
• ФИО и должность сотрудника, о лица которого пишется заявление;
• наименование документа;
• просьба о предоставлении отпуска с указанием его вида (очередной ежегодный и/или дополнительный) и дат начала и окончания;
• дата подачи заявления и подпись сотрудника.

Руководитель должен завизировать заявление и отдать распоряжение в службу персонала о создании приказа на предоставление отпуска с назначением ответственных лиц за его исполнение.

Приказ составляется по унифицированной форме Т-6 и Т-6а, в нём содержатся личные данные сотрудника, даты начала и окончания отпуска, указания бухгалтерии для произведения выплат.

Выплаты

Исчисление выплат отпускных происходит согласно нормам статьи 139 ТК.

Сумма выплат рассчитывается из среднего заработка сотрудника. Средний дневной заработок исчисляется за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Для этого вся сумма выплат за этот период делится на 12, затем на 29,4. Затем эта сумма умножается на количество дней отпуска.

Выплаты должны производиться за три дня до его начала.

Увольнение во время отпуска

Одной из гарантий для сотрудника является сохранение за ним его рабочего места и должности на период отпуска. В этот период работодатель не имеет права уволить его. Единственное исключение — ликвидация предприятия или прекращение деятельности юридического лица.

Декретные выплаты — самая полная информация!

Оплатить больничный если в отпуске, вы не знаете ка это правильно сделать? По ссылке есть нужная информация.

Как государство может помочь в получении достойной пенсии, вы прочтете в нашем материале.

Перенос

График отпусков обязателен и для сотрудников, и для руководителя. На практике всё же часто возникают обстоятельства, по причине которых приходится переносить даты отпуска. В таком случае по согласованию с руководством в график вносятся изменения.

Если инициатива исходит от работника, он должен написать заявление.
Также при производственной необходимости отпуск может быть перенесён на следующий рабочий год с согласия работника. Но более двух лет подряд не предоставлять отпуск запрещено законодательством.

Отзыв из отпуска

В случаях производственной необходимости сотрудник может быть отозван из отпуска, но только с его согласия. Это оформляется официальным приказом. При этом оставшуюся часть отдыха он сможет использовать в любое удобное для него время.

Источник: zakonguru.com