Правила проведения инвентаризации у ИП

Инвентаризация (от лат. inventarium — «хозяйственные предметы») — это процедура периодического учета имущества и обязательств. Ее целью является проверка объектов на соответствие данным учета. Причины несоответствий могут быть разные — естественная убыль, хищения, описки и ошибки в документах. Для устранения этих противоречий и служит инвентаризация. Разобраться с тем, как правильно организовать и провести эту процедуру, поможет наша статья.

Случаи, когда необходима обязательная инвентаризация, установлены:

• Законом о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• подпунктами 26—28 положения по ведению бухучета и бухотчетности, установленные Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н;
• Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

• когда имущество передают в аренду, выкупают или продают;
• когда происходит преобразование государственных или муниципальных унитарных предприятий;
• перед оформлением годовой бухгалтерской отчетности;
• когда сменяется материально ответственное лицо;
• когда выявляются факты расхищения, злоупотребления или порчи имущества;
• когда происходят стихийные бедствия или другие чрезвычайные происшествия;
• когда компания реорганизуется или ликвидируется;
• в других, предусмотренных законом случаях.

Во всех иных ситуациях инвентаризация — дело добровольное и осуществляется по решению руководителя c учетом внутренних правил компании. В решении нужно отразить:

Правила проведения инвентаризации в 1С

• частоту и сроки проведения процедуры;
• перечень инвентаризируемых объектов.

Установленный порядок нужно закрепить в учетной политике.

Сроки инвентаризации зависят от случаев, в связи с которыми их назначают. Наглядно сроки представлены в таблице.

В остальных, не перечисленных в таблице случаях закон не ограничивает проведение процедуры в любой день.

Проведение инвентаризации

Лучше назначать инвентаризацию на первое число месяца, поскольку обороты по счетам бухгалтерского учета выводятся именно на эту дату, поэтому пересчет промежуточных итогов не потребуется.

Инвентаризируется все имущество и все обязательства организации. К имуществу причисляются:

• основные средства (ОС);
• нематериальные активы (НМА);
• финансовые вложения;
• материально-производственные запасы (МПЗ);
• готовая продукция;
• товары;
• прочие запасы;
• денежные средства и прочие финансовые активы.

Фактическое наличие имущества (ОС, МПЗ, наличность) проверяется только с участием материально ответственных работников с помощью подсчета, взвешивания, обмера.

Если речь идет об активах, не обладающих материально-вещественной формой (НМА, финвложения), их инвентаризация производится путем сверки учетных данных с бумагами, подтверждающими права собственности на эти активы.

К обязательствам относятся:

• кредиторская задолженность;
• кредиты, займы;
• резервы.

Обязательства должны быть обоснованы договорами займа, кредита и договорами товарного и коммерческого кредитов.

Инвентаризация обязательств проводится путем сверки расчетов с контрагентами и проверки документов, обосновывающих их наличие.

Существует два способа проведения инвентаризации — сплошной и выборочный. Отличаются они объемом проверяемых объектов. Когда требуется охватить все активы и обязательства, проводят сплошные инвентаризации. К такому типу относится проверка товаров по всем складам и местам реализации.

К выборочной инвентаризации прибегают, когда необходимо проверить какой-либо вид имущества или часть какого-либо обязательства. Примером выборочной инвентаризации является проверка при выявлении хищений и злоупотреблений, пожаров и других непредвиденных событий, смены материально ответственных лиц. Такие ревизии предусматривают проверку отдельных объектов, непосредственно затронутых событиями:

• если сменилось материально ответственное лицо, проверяется только то имущество, которое было ему вверено;
• при хищении со склада — только те ценности, которые хранились на этом складе.

Процедура инвентаризации поручается либо постоянной, либо рабочей инвентаризационным комиссиям. Они создаются по приказу руководителя. Приказ составляется в произвольной форме. В нем же определяется состав комиссий.

Рабочая инвентаризационная комиссия создается, когда объем необходимых работ превышает возможности постоянно действующей комиссии. Рабочие комиссии формируются также по приказу руководителя. В одном приказе допускается утвердить состав как одной, так и нескольких рабочих комиссий. Приказ разрешается составить и в произвольной, и в унифицированной форме ИНВ-22.

Если планируемый объем работ небольшой, комиссию можно не создавать вовсе, а для проверки привлечь ревизионную комиссию (если она имеется в компании).

Обязанности постоянной и рабочих инвентаризационных комиссий необходимо закрепить в положении.

Алгоритм работы по осуществлению процедуры следующий. Перед ее началом комиссии обязаны:

1. Получить от материально ответственных лиц:

• не переданные в бухгалтерию приходные и расходные документы. Это необходимо для определения бухгалтерией остатков на начало инвентаризации;
• расписки о сдаче в бухгалтерию или в комиссию всех приходных и расходных документов на имущество о том, что все поступившие ценности материально ответственными лицами оприходованы, а выбывшие – списаны.

2. Подготовить бланки инвентаризационных описей (актов) инвентаризируемых объектов в двух экземплярах. Допускается применение как произвольных, так и унифицированных форм ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4. Описи (акты) составляются по материально ответственным лицам и местам хранения.

В ходе инвентаризации комиссии обязаны:

1. Осмотреть имущество и оценить возможность его последующего использования.

2. Определить фактическое наличие имущества.

3. Подтвердить наличие не имеющего материально-вещественного выражения имущества (денежные средства, НМА, финансовые вложения).

4. Установить правильность и обоснованность сумм обязательств.

5. Проверить балансовую стоимость имущества и правильность расчета оценочных резервов.

6. Проверить обоснованность признания и величину оценочных обязательств.

7. Проанализировать причины преждевременного списания имущества (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации и хранения).

8. Обнаружить виновных.

9. Отразить в описях сведения о фактическом наличии объектов учета, оформить результаты проверки.

10. Подготовить предложения по устранению обнаруженных расхождений с учетными данными.

Постоянно действующие комиссии обязаны выполнять дополнительные задачи, которые на них возлагаются в межинвентаризационный период:

• составление документов на списание негодного к использованию имущества;
• контроль и утилизация непригодного к использованию имущества;
• контроль изъятия пригодных к использованию или продаже деталей, узлов, агрегатов, материалов, отходов, остающихся от выбытия имущества;
• определение стоимости пригодных к использованию или продаже материальных ценностей, остающихся от выбытия имущества;
• прием материальных ценностей, когда их количество, качество или ассортимент не соответствуют договорным условиям.

Если в организации есть и постоянная инвентаризационная комиссия, и рабочая, их функции нужно разделить.

Постоянная комиссия занимается:

• определением количества рабочих инвентаризационных комиссий;
• инструктированием председателей комиссий и ее членов;
• распределением работы между ними;
• контролем правильности проведения инвентаризации, своевременности и корректности оформления результатов проверки;
• обобщением результатов.

Рабочие комиссии занимаются непосредственно процессом инвентаризации.

Процедура инвентаризации начинается с выпуска приказа руководителя. Документ можно составить как в произвольной, так и в унифицированной форме ИНВ-22, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. В приказе нужно указать:

• список инвентаризируемых объектов;
• даты проведения процедуры.

Если при инвентаризации не будет присутствовать хотя бы один член комиссии, процедуру проводить нельзя, так как ее результаты будут недействительны.

После проверки фактического наличия материальных ценностей комиссия определяет возможность их дальнейшего использования. Результаты инвентаризации оформляются описями и актами. В них материально ответственные лица обязаны дать расписку, подтверждающую их присутствие.

Если обнаружатся противоречия с данными бухучета, необходимо заполнить сличительные ведомости.

Итоги инвентаризации подводятся на заседании инвентаризационной комиссии путем создания протокола. Унифицированной формы протокола не существует, поэтому его можно составить произвольно. В проколе нужно отразить:

• время проведения заседания;
• состав присутствующих;
• предложения инвентаризационной комиссии по зачету излишков и недостач;
• объяснения материально ответственных лиц о причинах возникновения излишков и недостач;
• объяснения причин, по которым недостачи не отнесены на виновных лиц;
• информацию об имуществе, подлежащем списанию и уценке, а также причин порчи и виновных лиц, выводы и предложения, направленные на обеспечение сохранности имущества;
• суммы оценочных резервов либо указание причин, по которым эти резервы не создаются.

Протокол подписывается всеми членами комиссии, затем он передается на подпись руководителю. Обобщить результаты инвентаризации нужно в ведомости по форме ИНВ-26. В нее заносятся все излишки и недостачи, а также способ их урегулирования.

Ведомость и протокол направляется руководителю для принятия окончательного решения. Оно оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации. Документ создается произвольно, с обязательным предписанием о порядке устранения всех выявленных расхождений. Затем все документы передаются в бухгалтерию организации.

Примечание редакции:

О том, как провести инвентаризацию основных средств, читайте в нашей статье.

Источник: www.v2b.ru

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Главная цель, которую преследует инвентаризация склада это нахождение разницы между фактическим наличием активов и информацией, отображенной в документах предприятия. В этом материале рассмотрим, как проводится это мероприятие, что происходит после завершения подсчетов, и как оптимизировать процесс.

Забегая вперед, сразу стоит сказать, что поиск расхождений и сверка – занятие затратное, учитывая рабочее время сотрудников и их занятость. Кроме того, если происходит переучет в магазине, то его проводят либо в нерабочее время (и доплачивать за это сотрудникам), либо приходится терять выручку из-за временного закрытия. Поэтому лучшим выходом в каждом случае будет решение, позволяющее ускорить процесс и повысить точность. И это специальное приложение EqMan – способ автоматизировать не только сверку, но и остальные операции, связанные с учетом. Прямо сейчас приложение можно скачать бесплатно!

Что это такое инвентаризация?

Инвентаризация — это обязательное мероприятие для компаний любых масштабов и направлений. Распространено ошибочное мнение, что эта процедура нужна только магазинам и производственным компаниям, а остальным можно обойтись без фактической проверки и обойтись проверкой только на бумаге. Но это не так. Даже если фирма занимается созданием виртуальных продуктов и не производит и не перепродает физические товары, то ей придется сверять количество оборудования, оргтехники, мебели, расходных материалов, прочего имущества.

Во время ревизии выявляют излишки, недостача, пересортица, находят утерянные ранее ТМЦ, обнаруживают товары с истекающим сроком годности или техника, которую пора сдавать на плановый ремонт и наладку. Также в процессе получится выявить факты хищения, порчи имущества, ошибок из-за халатности.

Проверка дает шанс выявить пути снижения затрат, упорядочить хранение ценностей, откорректировать учет и на основе полученных сведений принять управленческие решения.

Подсчет может касаться любых товарно-материальных ценностей и активов – от сырьевых заготовок до канцелярии. Существуют различные виды инвентаризации, которые классифицируются по таким критериям:

1. В зависимости от событий:

— плановая – планируется заблаговременно, создается график и приказ, периодичность назначается руководителем. О мероприятии участники знают заранее и получают шанс подготовиться;
— внеплановая – может быть назначена контролирующим органом или самим собственником, чтобы узнать фактическое положение вещей без подготовки. Также такая проверка назначается при форс-мажорах (стихийные бедствия, вандализм, проникновение злоумышленников, техногенные аварии и т.п. незапланированные события, которые могли повлиять на состояние ТМЦ);
— повторная – если в процессе первой проверки возникли сомнения в правильности результатов, был нарушен протокол, обнаружена ошибка или ответственные лица дискредитировали себя, мероприятие проводится заново с изданием соответствующего приказа.

— полная – зачастую проводится ежегодно для создания отчетов, подразумевает пересчет абсолютно всех активов предприятия, которые приняты в распоряжение;
— частичная – происходит в рамках одного подразделения или касательно определенной группы товаров.

Для чего проводится инвентаризация

Что такое инвентаризация и зачем её проводят?

Инвентаризация, что это такое простыми словами – это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.

Что такое инвентаризация?

Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке.

Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:

• складские помещения;
• производственные участки;
• торговые площадки;
• касса предприятия.

В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.

Для чего нужна инвентаризация?

Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы. Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д.

Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если:

• имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;
• перед составлением годового отчета;
• в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;
• были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;
• произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;
• предприятие ликвидируется или реорганизуется.

Определение

Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.

Что предстоит пересчитать:

• основные средства;
• запасы производства;
• вклады финансов;
• нематериальные активы;
• производимая и созданная продукция;
• деньги;
• товары;
• иные материальные и нематериальные элементы на балансе.

Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению – тоже учитывается и вносится в ведомость.

Инвентаризация – это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.

Цель – выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем – сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.

Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:

Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.

В упрощенном виде подсчет выглядит так:

Остаток на начало периода + пришедшее количество – израсходованные материалы = результат на конец срока.

Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.

Что такое техническая инвентаризация?

Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией.

Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта.

Чем инвентаризация отличается от ревизии?

Основное отличие инвентаризации от ревизии заключается в их целях и методике проведения. Ревизия проводится, как правило, сотрудниками контролирующей организации, а не работниками проверяемого предприятия.

Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников. В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства.
Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету.

По итогам инвентаризации виновному в нарушениях может грозить максимум увольнение или вычет из зарплаты. По итогам ревизии нередко возбуждается уголовное дело, если зафиксированы серьезные нарушения финансовой или хозяйственной деятельности сотрудников.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
2. оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
3. контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
4. установление дат проверки;
5. утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
6. вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
7. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
8. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
9. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
10. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
11. зачет средств (взаимозачет);
12. списание убыли;
13. оприходование излишков;
14. отнесение на виновных лиц.

Источник: 1c-md.com