Как пользоваться кассовым аппаратом по всем правилам, не допуская нарушений законодательства? Инструкция по использованию кассового аппарата относительно проста, но в ней есть свои нюансы, о которых следует знать. Итак, обо всем по порядку.
Книга кассира: важные правила
На каждый кассовый аппарат, кроме оборудования, которое используют индивидуальные предприниматели (ИП), должна быть заведена книга кассира. Ее нужно хранить неподалеку от кассового оборудования. В этот документ необходимо ежедневно заносить показания денежного оборота кассового аппарата. Книга кассира должна быть прошнурована и пронумерована, а также утверждена подписями руководителя и сотрудника, ответственного за бухгалтерский учет. Кроме того, в ней должна быть печать юрлица или подпись ИП.
Как делать записи в книге кассира?
Здесь есть несколько основных правил. Во-первых, записи должны осуществляться каждый день в хронологическом порядке шариковой либо перьевой ручкой. Помарки не допускаются. Во-вторых, записи должны делаться строго по данным кассового аппарата и соответствовать подтверждающим документам.
Инструкция кассира по работе онлайн кассы Эвотор 5 Смарт терминал
В начале рабочей смены надо занести в книгу кассира текущую дату, а также записать показания кассового аппарата на начало дня и суммы наличности, полученной кассиром для работы. По окончанию смены необходимо вписать остальные данные, которые предусмотрены книгой кассира.
Исправления в книгу кассира вносятся следующим образом: неправильные записи зачеркиваются, затем пишутся верные данные, а после этого заверяются подписью ответственного лица, назначенного юрлицом и/или ИП.
При условии соблюдения заполнения всех предусмотренных правилами данных возможно также ведение книги кассира в электронном виде.
Основные обязанности кассира
Кассир должен проводить через кассовый аппарат все полученные денежные средства, как наличные (в том числе платежи, принятые авансом, в качестве залога или задатка), так и поступившие с банковских карт. При этом он обязан выдавать каждому покупателю чек — документ, подтверждающий оплату. Полученные наличные деньги должны быть помещены в ящик для денег кассового аппарата или другое специально предназначенное для этого место. Причем хранение там наличных денег, не проведенных через кассовый аппарат (кроме средств, выданных кассиру перед началом работы и зафиксированных в книге кассира), запрещается.
В конце рабочей смены кассиру необходимо вывести на кассовый аппарат контрольную ленту и Z-отчет. Эти документы полагается хранить в течение года со дня их создания.
Что делать, если кассир допустил ошибку при вводе суммы?
Если при вводе суммы в платежном документе кассиром была допущена ошибка, то использовать его в течение рабочего дня нельзя. В конце смены нужно сформировать реестр платежных документов, сделанных по ошибке. К нему следует приложить сами ошибочные платежные документы.
Главные требования к кассовому оборудованию
Онлайн кассы для ИП: обзор Эвотор 5 (инструкция кассира)
Запрещается использование кассового аппарата в следующих случаях:
- его модели нет в Государственном реестре;
- прошло 6 лет со дня его регистрации в налоговом органе;
- оно не было зарегистрировано в налоговом органе;
- сфера применения его моделине соответствует указанной в Государственном реестре;
- не заполняется книга кассира (кроме кассовых аппаратов, используемых ИП);
- на оборудовании нет средств контроля или они повреждены;
- не заключен договор на его обслуживание и ремонт;
- результат освидетельствования кассового аппарата уполномоченным Государственным комитетом юрлицом выявил, что оборудование не соответствует техническим документам и эталонному образцу кассового аппарата, включенного в Государственный реестр;
- оборудование работает не в фискальном режиме или не отображает в чеках всей предусмотренной госстандартами РБ информации.
Что делать, если кассовый аппарат неисправен или повреждены средства контроля?
Если в работе кассового оборудования были обнаружены неисправности либо были повреждены установленные в нем средства контроля, необходимо остановить прием наличных денег и платежных карточек через него. Кассиру нужно оформить окончание работы. Если Z-отчет вывести невозможно, следует сделать в книге кассира запись о том, что кассовый аппарат неисправен, а также зафиксировать сумму средств, принятых за текущий рабочий день до выявления неисправности.
Лица, использующие кассовые аппараты, должны обеспечить сохранность средств контроля, которые на нихустановлены.
Наказания за нарушения использования кассового аппарата
За неправильное пользование кассовым оборудованием грозят следующие наказания:
- за нарушение порядка приемаоплаты наличными при продаже товаров, работили услуг: предупреждение или штраф в размере 2—50 базовых величин;
- за нарушение порядка использования кассового и другого платежного оборудования при продаже товаров, работ или услуг или отсутствие такого оборудования: штраф для ИП в размере до 100 базовых величин, для юрлица — от 10 до 200 базовых величин.
- нарушение порядка использования и учета средств контроля для кассового оборудования:штраф для ИП в размере до 50 базовых величин, для юрлица —от 10 до 100 базовых величин.
Источник: xn--80aa2a3aa.xn--90ais
Как настроить кассу для ИП: 7 простых шагов
Scloud — аренда 1С в облаке
Если ИП пробивает чеки и принимает оплату как наличными, так и безналичными средствами, ему нужно подключать онлайн-кассу. Предпринимателю больше не нужно самостоятельно ездить в ФНС, чтобы отчитаться о продажах. В статье пошагово расскажем, как ИП подключить и настроить онлайн-кассу.
Онлайн-касса — терминал с фискальным накопителем (ФН), который передаёт данные о платежах напрямую в налоговую. В отличие от других касс онлайн-касса подключается к интернету и передаёт информацию о совершении платежа сразу после покупки. Предпринимателю больше не нужно самостоятельно ездить в ФНС, чтобы отчитаться о продажах. В статье пошагово расскажем, как ИП подключить и настроить онлайн-кассу.
Шаг 1: Выберите кассу
На сайте ФНС есть перечень поддерживаемой ККТ. Выберите подходящую и купите её, связавшись с производителем. Если купить кассу не из реестра или без фискального накопителя, то информация с неё передаваться в налоговую не будет.
Какую кассу купить ИП:
- Если используете компьютер с кассовой программой, например с 1С: Касса, подойдёт фискальный регистратор. Это фискальный накопитель, который умеет только печатать чеки без отражения кассовых операций. Кассовые операции производятся в программе на компьютере.
- Если не используете компьютер и продаёте мало товаров, подойдёт автономная касса. Выглядит как большой калькулятор с экраном, подключается к интернету по Wi-Fi. Печатает чеки и производит кассовые операции. Терминал компактный: его можно возить с собой.
- Если продаёте товары в интернете, подойдёт облачная касса. Можно взять её в аренду, а не покупать в собственность. Облачная касса не печатает бумажные чеки, а составляет электронные, поэтому её нельзя использовать при продаже в офлайн-магазине.
Шаг 2: Подключите кассу
Если подключаете оборудование к компьютеру:
- Используйте кабель.
- Установите оборудование по инструкции. Скачайте её на сайте производителя, если необходимо.
- Установите ПО для правильной работы техники.
Если используете автономную кассу, подключите её к интернету через Wi-Fi, с помощью сим-карты или сетевого кабеля. Если у вас облачная касса, то подключением занимается её поставщик.
Шаг 3: Выберите ОФД
Чтобы информация передавалась в ФНС нужно выбрать оператора фискальных данных (ОФД). Оператор — это канал, по которому информация передаётся в службу, без него передача невозможна. Выбрать ОФД нужно из реестра ФНС. Свяжитесь с выбранным оператором и заключите договор на использование ОФД.
Шаг 4: Получите КЭП
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна, если вы хотите зарегистрировать ККТ онлайн. Получить подпись можно в налоговой службе. С помощью КЭП можно подписывать документы онлайн и отправлять их в государственные органы. Если предпочитаете подавать документы в бумажном виде лично в ФНС, подпись не нужна.
Шаг 5: Зарегистрируйте кассу
Этот шаг состоит из нескольких этапов.
Зарегистрируйте ККТ в ФНС
Авторизуйтесь в личном кабинете ИП на сайте ФНС, выберите «Зарегистрировать ККТ». Пропишите информацию об оборудовании из паспорта устройства, заполните адрес установки кассового оборудования. Для облачной кассы запросите адрес у поставщика.
Если будете использовать кассу по особым условиям, выберите нужные вам варианты. Укажите вашего оператора, с которым заключали договор. При успешной регистрации высветится регистрационный номер ККТ.
Введите регистрационный номер в кассу
При удачной операции она распечатает чек: в нём должна отображаться информация об ИП. Сохраните чек для следующего этапа.
Составьте отчёт о регистрации кассы
В кабинете ИП выберите «Отчёт о регистрации ККТ», укажите данные из чека, введите десятизначный номер ФП (или ФПД). Если регистрация прошла успешно, в личный кабинет придёт карточка регистрации кассы, подписанная налоговой.
Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД
Авторизуйтесь на сайте вашего оператора и добавьте ККТ в личный кабинет, указав настройки.
Шаг 6: Протестируйте настройку
Проведите пробную продажу — касса распечатает чек. Проверьте, вся ли информация отображается на чеке, и посмотрите, отображается ли чек в личном кабинете ФНС. Если данные о продаже передались верно, настройка ККТ завершена.
Шаг 7: Выберите программу учёта
Перед началом продажи через ККТ, нужно понять, как вести учёт товаров, пробитых на кассе. Можно записывать в тетрадь, таблицу на компьютере или подключить программу для учёта. Например, для ИП подойдёт
Источник: www.audit-it.ru
Что нужно знать о ККТ, чтобы работать без штрафов
Итак, второй этап кассовой реформы завершен. Осталось совсем немного представителей малого бизнеса в торговле, а также часть организаций и предпринимателей сферы услуг, которые пока еще могут работать без ККТ. Все остальные с 1 июля выбивают покупателям чеки. Но это лишь в теории.
На практике же буквально накануне контрольной даты очередной волны фискализации порядка 15% субъектов даже не знали о такой необходимости. Для тех, кто опоздал и не имеет времени разбираться в подробностях, предлагаем простой алгоритм, который поможет исполнить требования закона 54-ФЗ.
Необходимое оборудование
Кассовый аппарат с 1 июля 2018 года требуется большинству организаций и предпринимателей. Он необходим:
- для работы в розничной торговле и в сфере общепита (за исключением ИП на ПСН или ЕНВД без работников);
- для приема оплаты онлайн, в том числе посредством различных электронных кошельков;
- для торговли через вендинговые аппараты, кроме механических;
- для оказания услуг населению, если не выписываются БСО.
Современная касса подключена к интернету и сразу отправляет данные о продажах в Налоговую службу. Чтобы все работало, нужно приобрести такое оборудование:
- непосредственно сам кассовый аппарат;
- фискальный накопитель — сменный модуль памяти;
- кассовую периферию: сканер штрих-кодов, денежный ящик, терминал эквайринга, весы и т. д. — в зависимости от специфики деятельности.
Выбор ККТ
Кассовые аппараты можно классифицировать по нескольким признакам. Они могут быть стационарными, мобильными или автономными. Есть кассы, оснащенные сенсорным экраном, аппараты с кнопками, а бывают экземпляры вовсе без возможности ввода информации. Последние представляют собой миниатюрные принтеры, которые следует подключать к ноутбуку или планшету.
Чтобы правильно выбрать кассовый аппарат, нужно ответить для себя на несколько вопросов:
- Насколько высока плотность покупателей в точке продажи? Если бывают очереди, лучше выбирать модели с высокой скоростью печати — 80-100 мм в секунду. Также целесообразно подобрать аппарат с автоотрезом чека.
- Будет ли касса перемещаться? Например, интернет-магазину с собственной курьерской доставкой понадобится компактная касса, которая умеет работать от аккумулятора. Ее курьер должен взять с собой и сформировать чек в момент расчета с покупателем.
- Планируется ли реализация алкоголя? Если да, то аппарат должен уметь работать с ЕГАИС.
- Должна ли касса пробивать чеки без участия человека? Это актуально для интернет-магазинов. Существуют специальные аппараты, которые интегрируются с сайтом и обрабатывают платежи в автоматическом режиме. Их особенность еще и в том, что они не снабжены устройством для печати (покупателю чек направляется в электронной форме).
Фискальный накопитель
ФН — небольшое устройство, которое вставляется внутрь кассы. На нем хранятся все сведения о фискальных операциях. Накопитель является сменным блоком, обновлять который нужно с определенной периодичностью. В зависимости от этого накопители бывают на 13/15 и 36 месяцев.
Если субъект применяет основной режим налогообложения и занимается торговлей, то он должен использовать ФН на 13 месяцев. Спецрежимники, компании и предприниматели сферы услуг должны ставить ФН на 36 месяцев. Разница в цене между ними существенная — почти в два раза.
Это лишь общий подход. При выборе фискального накопителя в каждом случае есть свои нюансы. Они связаны, например, с торговлей подакцизными товарами, с сезонностью ведения деятельности, с совмещением налоговых режимов.
Когда придет срок менять накопитель, не стоит от него избавляться. Закон обязывает пользователя хранить его в течение 5 лет.
Дополнительное оборудование
Из периферии может понадобиться:
- Терминал эквайринга. Он необходим, чтобы можно было принимать оплату банковской картой. Но не стоит торопиться с его покупкой — прежде следует заключить договор с банком. Возможно, терминал будет предоставлен в аренду бесплатно.
- Сканер. Его удобно использовать для быстрого ввода товаров в чек. Без сканера товары нужно будет искать среди всей номенклатуры по артикулу или по названию. Для торговли алкоголем необходимо обзавестись двумерным сканером (2D), для всего остального подойдет линейный (1D).
- Денежный ящик — устройство для хранения банкнот и монет.
- Прикассовые весы, если планируется торговля весовым товаром.
Подключение ККТ для передачи данных в ФНС
Чтобы касса могла передавать данные в Налоговую службу, ее нужно подключить к интернету. Кроме того, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных, который будет отвечать за своевременность, полноту и безопасность передачи информации с кассового аппарата. Иногда договор с ОФД может быть предложен в комплекте с кассой и фискальным накопителем.
Далее нужно зарегистрировать ККТ в ФНС. Сделать это можно непосредственно в налоговой инспекции либо удаленно через сайт службы или ОФД. Для дистанционной регистрации понадобится электронная подпись. Если есть ЭЦП, например, для сдачи отчетности, то она вполне подойдет. Если подписи нет или есть неподходящая, ее можно изготовить в любом удостоверяющем центре либо пойти по варианту № 1.
Как работать с чеками
Перед тем как выбить первый чек, нужно открыть смену. Важно помнить, что смена не может длиться более 24 часов. Если ее не закрыть, то кассовый аппарат не сможет выбивать чеки.
По умолчанию покупателю выдается обычный бумажный чек. Однако взамен или в дополнение он может попросить чек в электронном виде. Исполнить такое пожелание продавец обязан. Для этого до момента расчета у него нужно взять email или абонентский номер (данные о чеке будут направлены по SMS). Если принимается оплата онлайн, бумажный чек не выдается.
В чеке должны быть обязательные реквизиты.
Когда продажи закончены или подходит время, смену нужно закрыть. Касса распечатает отчет, который будет содержать общую сумму выручки за смену. Компании отражают эту сумму в бухгалтерии, а ИП — в книге учета доходов и расходов. Кассовые документы (приходный и расходный ордера, кассовую книгу) должны оформлять только организации — ИП от такой обязанности освобождены.
Сложные ситуации
Чтобы не растеряться в нерядовой ситуации, лучше заранее подготовиться. При работе с кассой пользователь может столкнуться с такими сложностями:
Отключили интернет. На самом деле в этом нет ничего страшного — вся информация сохранится на фискальном накопителе и будет передана в ФНС, как только интернет заработает. Можно продолжать продажи в обычном режиме.
Произошла блокировка фискального накопителя. Следует проверить, не забыл ли кассир закрыть смену через 24 часа после открытия. Также возможно, что интернет отсутствует более 30 дней. Когда причина будет устранена, касса заработает.
Принята выручка без чека. Например, если в момент обслуживания отключили электроэнергию, зависла кассовая программа или аппарат вышел из строя, а запасной ККТ не было. Или произошло еще какое-то недоразумение, вследствие которого касса не была применена. Это нарушение нужно как можно быстрее исправить. Алгоритм такой:
- составление служебной записки — в ней надо описать причину нарушения, указать его дату;
- формирование чека коррекции на общую сумму, которая прошла мимо кассы;
- направление документов в ФНС (копия чек и записки) через ЛК на сайте службы.
О налоговом вычете
Индивидуальные предприниматели на ЕНВД и ПСН, которые успели установить кассовые аппараты до 1 июля 2018 года, могут рассчитывать на налоговый вычет. Он применяется к сумме налога и составляет 18000 рублей за каждый внедренный кассовый аппарат. Уменьшить налог можно на стоимость аппарата, фискального накопителя, программного обеспечения, а также вспомогательных услуг по доработке и настройке.
Кроме того, налоговым вычетом смогут воспользоваться и те предприниматели на упомянутых системах налогообложения, для которых срок внедрения онлайн-касс наступит 1 июля 2019 года. Для этого ККТ должна быть поставлена на учет до указанной даты.
Источник: konturalco.ru