Универсальный передаточный документ (акт) представляет собой особый бухгалтерский документ, который можно использовать для различных целей. В этом и заключается его универсальность.
Какие документы может заменить?
Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате в госбюджет.
Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, который по задумке Федеральной налоговой службы должен являться унифицированным актом, который могут использовать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, отображающие получаемую прибыль и необходимые суммы НДС, вносимые в государственный бюджет.
Форма документа разработана таким образом, что он включает в себя данные, характерные для таких документов, как:
Какие документы нужны для перевозки груза
- счет-фактура на отпущенный покупателю товар;
- товарный раздел товарно-транспортной накладной на отгрузку и доставку товара покупателю;
- накладная на отпуск товаров или материалов на сторону;
- акт приема-передачи одного или нескольких объектов основных средств, передаваемых от продавца к покупателю.
Когда можно использовать?
Использование УПД возможно в любой момент осуществления оборота товаров или услуг между продавцами и покупателями, если такой оборот находится под юрисдикцией налоговых органов Российской Федерации.
Использовать УПД могут как юридические лица, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и индивидуальные предприниматели и юрлица, находящиеся на упрощенном режиме налогообложения.
Так как использование универсального передаточного документа возможно взамен других финансовых и платежных документов, начать использовать такой документ участники налоговых отношений могут в любой момент времени, как только у них появилась техническая возможность правильно заполнять его в зависимости от того, кем является их контрагент.
Правила заполнения
Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.
Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».
Исходя из того, в качестве какого документа будет использован универсальный передаточный документ, будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:
- наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
- описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
- количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
- сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
- данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.
Входит ли в трудовой стаж служба в армии и другие вопросы на эту тему освещены в нашей статье.
Когда выгодно использовать бонусную систему оплаты труда? Вся подробная информация по этому вопросу здесь.
Считаете, что вы достойны более высокой оплаты? Тогда быстрее пишите служебную записку своему начальнику. Образец вы найдете в этой статье.
Преимущества УПД
Ключевым преимуществом в использовании универсального передаточного документа является возможность использовать его в качестве различных документов, применяемых при осуществлении товарооборота.
Кроме того, универсальный передаточный документ может использоваться в качестве подтверждающего документа при подаче отчетности о доходах и уплаченных налогах в налоговые органы.
Универсальный передаточный документ также может быть использован с различными участниками экономических правоотношений ввиду того, что он включает в себя сведения, используемые в различных подтверждающих совершение сделок документах, а его форма включена практически во все электронные бухгалтерские системы.
Универсальный передаточный документ был разработан Федеральной налоговой службой в качестве документа, который может быть использован участниками налоговых правоотношений и товарооборота для замены большого количества используемых передаточных и платежных документов.
Для того, чтобы УПД отвечал целям своего создания, он должен быть оформлен в соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы.
Источник: zakonguru.com
Универсальный передаточный документ (УПД): что это за документ, для чего он нужен и как его подготовить?
Для оптимизации деятельности компаний законодатели утвердили универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает в себе функции первичного документа учета и счета-фактуры. Таким образом, ФНС, предложившее в 2013 г. новую форму бланка, решило упростить работу организациям.
Все хозяйствующие субъекты должны документировать свою деятельность при отгрузке товара, приемке услуг, передаче результатов работы и имущественных прав. Объем документации, которую нужно готовить в процессе, довольно внушительный, а это приводит к финансовым затратам и увеличивает время на подготовку.
Что это такое, как правильно оформлять, и кто должен его заполнять рассказываем в статье. Приведем примеры и образцы.
Когда стали применять УПД?
Хозяйственная деятельность компаний-плательщиков НДС, связанная с реализацией товаров, ведется, как правило, с применением 2-х документов.
- согласно ст.9 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете» оформляется первичный учетный документ;
- согласно пп.1, 3 ст. 168, п.1 ст.169 НК РФ – счет-фактура.
Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках тендерного сопровождения — просто заполните форму обратной связи или позвоните по номеру: 8 (800) 201-12-78
Бланк счета-фактуры утвержден Правительством РФ в конце 2011 г. (Постановление № 1137). В Постановлении изложен порядок заполнения счета-фактуры. В п.9 Правил говорится, что организации могут добавлять в документ дополнительные поля, если необходимо указать расширенную информацию.
Добавлять строки и графы в документ также не запрещает и Налоговое законодательство. Кроме этого, в соответствии с п.4 ст.9 402-ФЗ каждое предприятие с 2013 г. вправе формировать собственные первичные документы по бухгалтерскому учету.
Основываясь на этих положениях, налоговики решили сделать процесс составления документации проще и ввели в обиход единый документ на базе счета-фактуры.
Важный момент! Использование этого документа носит рекомендательный характер. Он предназначен только для упрощения работы бухгалтеров и для экономии времени. Применяется на усмотрение организации.
Для чего нужен?
Предложение налоговой службы сформулировано в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, где налогоплательщикам дана возможность применять в работе форму универсального передаточного документа (УПД) (Приложение № 1).
УПД, составленный поставщиком, подойдет клиенту не только для вычета НДС, но и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках тендерного сопровождения — просто заполните форму обратной связи или позвоните по номеру: 8 (800) 201-12-78
Компания, решившая включить в документооборот УПД, должна учитывать некоторые организационные моменты и привести в соответствие предложенную форму с актуальной версией счета-фактуры.
Соответствие УПД и счета-фактуры
Бланк счет-фактуры обновлялся в начале 2019 г., в УПД тоже необходимо включать поля для дополнительной информации о товаре:
- в строку 8 вносить идентификатор госконтракта. Она необходима организациям, которые работают по госконтрактам; остальным заполнять не нужно;
- в графу 1а прописывать коды вида товаров, перевозимые в страны ЕАЭС. Если вывоз товаров в эти государства не предусмотрен по контракту, то заполнять не нужно;
- отметка о том, что УПД вправе подписать не только ИП, но и ответственный сотрудник.
Также в графе 11 УПД необходимо поменять наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».
Право корректировать счет-фактурные параметры УПД дает ФНС. Организации могут вносить изменения в бланк самостоятельно.
Сроки составления универсального передаточного документа
Требования к УПД изложены в гл.21 НК РФ и в 402-ФЗ. Организации должны их соблюдать, если решили применять документ в целях бухгалтерского учета и налогообложения (Письмо ФНС РФ от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96).
Согласно п.3 ст.168 НК РФ счет-фактуру при реализации товаров, работ, услуг (передаче прав собственности) нужно выставлять не менее чем за 5 календарных дней с момента отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи прав собственности). Первичный учетный документ необходимо составлять при совершении хозяйственной операции либо непосредственно после ее завершения (п.3 ст.9 402-ФЗ).
Таким образом, УПД необходимо заполнять при совершении хозяйственного этапа или после его окончания, чтобы соблюсти нормы 402-ФЗ и Налогового законодательства. Дата заполнения бланка прописывается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна быть той же, что и дата, указанная в 11-й строке УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
Однако ФНС РФ допускает небольшое расхождение между днем оформления документа и днем отгрузки (Приложение № 3 к Письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96) в следующих ситуациях:
- если отгрузка производилась на следующий день после заполнения бланка;
- если форма была заполнена после даты фактической отгрузки, если это невозможно было сделать в ходе данного этапа.
Но в любом случае УПД необходимо оформлять максимум на следующий день после отгрузки.
Как заполнять УПД? + образец
Первое, с чего нужно начать – это указать статус универсального передаточного документа. Эта метрика влияет на то, в каком качестве будет задействован УПД:
- статус 1 – для бланка, объединяющего первичный документ и счет-фактуру;
- статус 2 – использование только в качестве «первички».
В первом случае обязательно заполняются все поля и для счета-фактуры, и для первичного бланка. Как счет-фактура в УПД необходимо внести все характеристики, указанные в ст.169 НК РФ и Постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Как «первичка» УПД должен содержать параметры, предусмотренные в 402-ФЗ.
Во втором случае реквизиты, характерные для счета-фактуры, в УПД указывать не нужно. В этом случае документ используется только как передаточный и доказывает непосредственно произведенное хозяйственное действие.
После заполнения статуса переходим к строке 1 — указанию регистрационного номера УПД и даты его оформления. Для статуса 1 УПД необходимо руководствоваться нумерацией счетов-фактур, принятой в организации. А при статусе 2 нужно указывать номер согласно порядковой нумерации первичных документов.
Если необходимо исправить ошибку в уже предоставленном клиенту УПД, то в строке 1а прописывают номер и дату внесения корректировки. Документ исправляется в порядке, предусмотренном для корректировок счетов-фактур, компании должны руководствоваться им при внесении исправлений в УПД.
В строках 2, 2а 2б, а также строках 6, 6а, 6б обязательно следует указывать информацию о продавце и покупателе, соответственно.
Строка 3 предназначена для заполнения сведений о грузоотправителе, а строка 4 – о получателе товара. Эта информация указывается только при отгрузке товара. Если предметом контракта является выполнение работ или оказание услуг, то заполнять не нужно.
Строку 5 «К платежно-расчетному документу» может оставить пустой, если УПД используется только как «первичка».
В строке 7 прописывается используемая для сделки валюта и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта (не заполняется, если идентификатор не предусмотрен сделкой).
Таблица в УПД заполняется аналогично счету-фактуре и с соблюдением следующих правил:
- В графе А «№ п/п» указывается номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул (для товаров) или номер ОКВЭД (для услуг). Эти поля заполняются на усмотрение организации.
- Поля, характерные для счета-фактуры, можно оставить незаполненными, если УПД имеет статус 2:
- графа 6 «В том числе сумма акциза»;
- графа 7 «Налоговая ставка»;
- графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».
Следующий этап – указание числа страниц, на которых был составлен УПД. Под таблицей свою подпись ставят уполномоченные лица: директор (ИП, управляющий, руководитель) и главный бухгалтер. Подписывать документ вправе уполномоченное на это действие лицо. УПД, используемый только как «первичка» (без характеристик счета-фактуры), не требует обязательного проставления подписей названных людей.
УПД подписывается следующим образом:
УПД содержит 3 строчки для указания даты:
- строка 1 – день заполнения формы;
- строка 11 – день отгрузки, передачи (сдачи);
- строка 16 – день получения груза, услуги.
Вне зависимости от того, пересекаются ли эти даты или нет в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца», в книге продаж в качестве дня отгрузки будет заполнена дата, указанная в 11-й строке УПД, кроме случая, когда точкой формирования налоговой базы является день приемки работ (16-я строка УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет прописана дата та же, что и в 16-й строке УПД.
Строки 14 и 19 нужны для указания названий хозяйствующих субъектов, которые причастны к оформлению бланков учета со стороны продавца и клиента. В них могут быть прописаны сведения об организации, ведущей бухгалтерский учет у продавца/клиента по договору оказания бухгалтерских услуг. В 14-й строке можно прописать сведения о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), купленный у продавца от своего имени.
Заверять УПД печатью необязательно, это делается на усмотрение составителя. Но если печать ставится, то строки 14 и 19 можно оставить пустыми.
Образец универсального передаточного документа можно скачать по ссылке.
Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках тендерного сопровождения — просто заполните форму обратной связи или позвоните по номеру: 8 (800) 201-12-78
Заключение
Универсальный передаточный документ был введен в бухгалтерскую и налоговую отчетность с целью упростить процедуру подготовки документации и сократить время на ее оформление. Для этого и нужен УПД, который объединил в себе функции сразу 2-х бланков.
УПД применяется при начислении или вычете НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для клиента. Налоговые органы проверяют УПД, основываясь на порядке и правилах, применяемых при проверке стандартной «первички» и счетов-фактур.
Правильное оформление УПД сводит к нулю все налоговые риски.
Как вам статья?
Источник: star-tender.ru
Статья
Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет счет-фактуру и передаточный документ: товарную накладную, акт. Порядок заполнения и образцы – ниже.
УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. УПД содержит в себе элементы:
- счета-фактуры
- товарной накладной;
- товарного раздела товарно-транспортной накладной;
- накладной на отпуск материалов на сторону;
- акта о приеме-передаче объекта основных средств.
Когда можно применять универсальный передаточный документ (УПД)
УПД могут использовать все организации и предприниматели. Даже те, что применяют спецрежим и не платят НДС. Таким компаниям не нужно заполнять графу 7 со ставкой налога и 8 с суммой НДС.
При помощи УПД можно оформлять отгрузку товаров, услуг. Бланк можно использоватьд ля посреднических операций и при отгрузке товаров на экспорт – экспортеры обязаны выставлять счета-фактуры, а УПД со статусом 1 является ее полноценной заменой.
Компания вправе составить УПД одновременно на товары и услуги. Такой вывод есть в письме ФНС от 23 сентября 2016 г. № ЕД-4-15/17910. Сложностей не будет, если за товары и услуги отвечает один человек. Но часто за отгрузку товаров и оказание услуг отвечают разные работники. Например, если кладовщик подписывает первичку на отгрузку, а за услуги отвечает менеджер или технический специалист.
Единый УПД лучше составлять, только если за товары и услуги отвечает один сотрудник, товары отгружены и услуги оказаны. В других случаях лучше не объединять в УПД товары и услуги. Безопаснее оформить на услуги отдельный УПД или акт и счет-фактуру.
При получении аванса составлять УПД нельзя. Для вычета НДС с аванса выставляйте и просите у поставщиков счета-фактуры. Применять универсальный передаточный документ в этой ситуации нельзя. Случаи, в которых можно оформлять вместо счета-фактуры УПД перечислены в приложении 2 к письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3-96.
По одному договору можно вперемешку оформлять и УПД, и накладные
На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора — универсальный передаточный документ. Это не повлияет на учет НДС и расходов. Такой вывод сделали специалисты ФНС в письме от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.
Форма УПД — рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора.
Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.
Правила заполнения УПД
Ниже – образец заполнения УПД, который поможет проверить документ. Красным цветом мы выделили реквизиты, ошибки в которых опасны. Из-за них инспекторы могут снять расходы и вычеты. Желтым цветом показали реквизиты, ошибки в которых не обязательно, но желательно исправить. Все остальное- зеленый.
На правку этих данных можно не тратить время.
Карта рисков универсального передаточного документа (УПД)
Строки 1–7 и графы 1–11 заполняйте по тем же правилам, что и счет-фактуру. Нумеровать УПД лучше наряду с обычными счетами-фактурами. Например, если компания выписала счет-фактуру с номером 55, то следующему УПД на отгрузку можно присвоить номер 56.
В строке 8 укажите реквизиты договора с покупателем. Там же можно вписать данные о доверенности, по которой поставщик передал товары представителю покупателя (см. образец заполнения УПД ниже)
В строке 9 зафиксируйте данные о перевозке товаров: реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов. Можно также указать массу груза. Но это не обязательно.
В строке 11 укажите дату отгрузки, оказания услуг, передачи заказчику результатов работ. Возможно, поставщик не заполнит этот реквизит. Тогда будет считаться, что он отгрузил товары или оказал услуги на дату, указанную в строке 1 документа.
В строке 12 поставщик приводит сведения об отгрузке, дает ссылки на сертификаты соответствия или другие документы, которые являются приложениями к документу.
В строке 16 покупатель ставит дату, когда получил товары, принял услуги или работы. Строку 17 заполняет также покупатель. Здесь он может указать, например, что компания выявила некачественные товары.
В строке 10 документа ставит свою подпись работник поставщика, который отгрузил товары. Также документ заверяет ответственный за оформление этой хозяйственной операции в строке 13. Если это тот же работник, то можно указать его Ф.И.О. и должность, а подпись не ставить. Строки 15 и 18 предназначены для покупателя.
В строке 15 ставит подпись сотрудник, который получил товар, в строке 18 – ответственный за оформление операции. Если ответственным за оформление документа является работник, который получил товары, в строке 18 опять же можно указать только его Ф.И.О. и должность.
В строке 14 укажите название компании, которая отгружает товары, оказывает услуги или выполняет работы. В строке 19 нужно привести наименование покупателя или заказчика.
Подтвердит ли УПД без печати расходы и вычеты? Ответ зависит от того, требует ли ваш договор с поставщиком наличия печати в первичке.
Допустим, по договору печать в УПД необязательна. Тогда ваша компания имеет право учесть расходы и принять к вычету НДС. Ведь печать не является обязательным реквизитом первички и счета-фактуры (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, подп. 5, 5.1 ст.
169 НК РФ). Это подтверждают в ФНС России (приложение № 3 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, письмо от 13 января 2016 г. № СД-4-3/105).
Теперь предположим, что по договору поставщик должен заверять первичку печатью. Тогда списывать расходы по УПД без печати опасно. Чтобы снизить риски, возьмите у поставщика письмо, что он отказался от печати. Или уберите из контракта оговорку о печати, заключив дополнительное соглашение.
Статус УПД
Отдельно остановимся на статусе УПД. Документ может иметь два статуса, один из которых проставляется в верхнем левом углу формы:
«1» – документ используется как гибрид счета-фактуры и передаточного документа;
«2» – документ используется только в качестве передаточного документа.
Можно не переделывать УПД, если поставщик заполнил обе его части, но вместо статуса 1 поставил 2. Ошибка в этом реквизите не мешает покупателю учесть расходы и заявить вычет.
Дополнительные реквизиты
В универсальный передаточный документ реквизиты можно добавлять так же, как в счет-фактуру. Ведь УПД — это тот же счет-фактура, но совмещенный с первичкой.
ФНС когда-то разъясняла в ответе на частный запрос, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от первички (письмо ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619). Но как мы выяснили, сейчас специалисты ФНС не запрещают приводить данные и внутри рамки. Такой вывод следует из письма ФНС от 17 августа 2016 г. № СД-4-3/15094.
Образец заполнения УПД на услуги
Образец заполнения универсального передаточного документа на товары
Электронный УПД
УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155.
Налоговики и раньше, в письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984 разрешали оформлять документ в электронном виде.
При этом они сделали оговорку, что документ обязательно должен соответствовать требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
При передаче УПД в электронном виде следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
Сколько хранить УПД
Универсальный передаточный документ представляет собой гибрид счета-фактуры и передаточного документа, он также может использоваться в качестве первичного учетного документа. При этом сроки хранения для счетов-фактур и первички различаются.
Так, данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
При этом в некоторых случаях этот срок может увеличиваться. Например, пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса предусмотрено восстановление «входного» НДС, ранее принятого к вычету по недвижимости, в случае если данные объекты в дальнейшем используются фирмой для ведения операций, освобожденных от налогообложения.
Налог восстанавливается равными долями в течение 10 лет с года, в котором наступил момент, указанный в пункте 4 статьи 259 Налогового кодекса РФ (начало начисления амортизации). Сумма налога, подлежащая восстановлению, учитывается в составе прочих расходов.
По общему правилу при восстановлении налога на добавленную стоимость в книге продаж бухгалтеру следует зарегистрировать тот счет-фактуру, на основании которого налог ранее был принят к вычету. Он регистрируется на сумму восстановленного налога на добавленную стоимость (п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Получается, что в данном случае хранить счета-фактуры нужно довольно долго.
Напомним, что первичные учетные документы следует хранить как минимум пять лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Однако в целях налогового учета главой 25 Налогового кодекса РФ предусмотрен механизм переноса убытка на будущее. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ, перенос убытка на будущее допускается в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен убыток.
При этом организация обязана хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу на суммы такого убытка.
- Войдите, чтобы оставлять комментарии
Источник: asvsoft.ru