Представительские расходы УСН документы

Представительские расходы – это расходы, связанные с официальным приемом и
обслуживанием представителей других компаний, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания руководящего органа предприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Они не нормируются и могут включаться в затраты полностью в том отчетном периоде, к которому относятся, если это предусмотрено учетной политикой организации.
Налоговый учет
В налоговом учете представительские расходы в течение отчетного (налогового)
периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента
от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период
(абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ).
При превышении сумм расходов в бухгалтерском учете над суммами расходов в

Представительские расходы: состав, как нормируются, особенности вычета НДС

налоговом учете у организации возникает постоянная разница, равная сумме
сверхнормативных представительских расходов (п. 4 ПБУ 18/02).
Входной НДС по представительским расходам принимается к вычету в пределах
норматива, учитываемого при исчислении налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Если “сверхнормативные” расходы в следующем квартале уложатся в норматив, то
относящийся к ним НДС можно принять к вычету (подробнее см. статью). Для этого
счет-фактуру необходимо зарегистрировать в книге покупок за отчетный квартал в
части дополнительно принимаемого к вычету НДС.
НДС по представительским расходам, которые не уложились в “прибыльный” норматив
по итогам года, к вычету не принимается и в налоговых расходах не учитывается, а
списывается на счет 91.02 “Прочие расходы”.
Документальное подтверждение
Минфин России в письме от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 разъяснил, что документами,
служащими для подтверждения представительских расходов, могут быть:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на
  указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы (в том числе в случае использования приобретенных на
  стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних
  организаций);
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским
  мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий,
  результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном
  мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели (все расходы,
  перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими
  первичными документами).

В программе “1С:Бухгалтерия 8” для нормирования представительских расходов
предусмотрены специальные регистры “Доли списания косвенных расходов” и “Расчет
нормирования расходов”, с помощью которых в налоговом учете представительские
расходы рассчитываются и относятся на расходы в соответствии с нормативом (4% от
фонда оплаты труда). Расчет и включение в расход суммы представительских расходов
выполняется обработкой “Закрытие месяца”.

Пошаговая инструкция:

в программе 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

Поделиться ссылкой:

• Нажмите, чтобы поделиться на Twitter (Открывается в новом окне)
• Нажмите, чтобы открыть на Facebook (Открывается в новом окне)

Понравилось это:

Нравится Загрузка.

Похожее

Previous Article Нормируемые расходы на рекламу
Next Article Закрытие временных разниц, учтенных по косвенным расходам, при реализации продукции

Источник: master1c8.ru

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу. Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования



Иллюстрация: Minoru Suzuki
Менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour

Что такое представительские расходы

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Бухгалтерский учет представительских расходов

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ). Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ). Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

1. Экономическую обоснованность.
2. Документальное подтверждение.
3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

Вид документа

Комментарии

Приказ (распоряжение) руководителя организации

В приказе (распоряжении) руководителя организации о проведении представительского мероприятия необходимо указать цель планируемого мероприятия и перечень работников организации, которые будут участвовать в проведении мероприятия.

Смета представительских расходов

Так как представительские расходы – расходы целевые, их предельную величину рекомендуется утверждать сметой на отчетный год. В смете определяется предполагаемая сумма возможных расходов с возможной разбивкой по статьям затрат и предельными суммами на отчетный период.

Минфин России в письме от 10.04.2014 №03-03-Р3/16288 указал, что любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных представительских расходах, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров, оказанных услуг, товарные накладные), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

Отчет о проведенном представительском мероприятии

В отчете о проведении представительского мероприятия, утвержденном руководителем организации, должно быть отражено:

• время и место проведения представительского мероприятия;
• состав участников приглашенной стороны;
• цели проведения представительского мероприятия;
• сумма понесенных расходов;
• ответственные за проведение мероприятия лица со стороны организации;
• результаты проведенного мероприятия.

Бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива представительских расходов для налогового учета

В связи с тем, что представительские расходы нормируются для целей налогового учета и превышающая норматив сумма не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль целесообразно подготовить бухгалтерскую справку с расчетом предельного норматива.

Наличие полного перечня вышеуказанных документов не является обязательным требованием, однако их составление поможет избежать возможных рисков исключения заявленных представительских расходов из базы по налогу на прибыль и претензий со стороны налоговых органов.

Источник: delovoymir.biz

5 документов для подтверждения представительских расходов

Процесс извлечения прибыли современных компаний тесно взаимосвязан с вычетом определенных расходов, которые образуются в результате производственной деятельности. Помимо основных затрат, предприятиям приходится вычитывать определенную сумму из полученной прибыли на проведение официальных мероприятий с партнерами по бизнесу.

Законодатель учел данную необходимость и установил, что затраты, связанные с налаживанием деловых контактов, необходимо отнести в специальную категорию – «представительские расходы». Рассмотрим, как правильно оформить дополнительные траты, чтобы не испортить взаимоотношения с налоговиками.

Представительские расходы – что это такое

Упоминание о представительских расходах содержится в налоговом законодательстве

РФ. В п. 2 ст. 264 НК представительскими признаются те затраты, которые образовались в результате проведения культурно-развлекательных мероприятий.

Кроме этого, расходы, связанные с привлечением переводчика, тоже относятся к представительским.

Документальное оформление и отражение представительских расходов в бухотчетности представлены в этом видео:

Состав представительских затрат

Исходя из сути статьи 264 НК РФ, состав представительских расходов можно описать в 4 группах:

1. Буфетное обслуживание гостей.
2. Расходы, связанные с обеспечением транспортных услуг и на доставку участников мероприятия в место проведение встреч.
3. Затраты на привлечение переводчика. При этом налоговые службы отказываются принимать траты на переводчика от тех организаций, у которых в штате числится переводчик.
4. Посещение культурно-зрелищных торжеств.

Какими документами оформить

Налоговое законодательство РФ обязывает представителей юридических лиц документально осветить все виды затрат представительского характера. Однако единый стандарт оформления отчетов и сметной документации пока что отсутствует, и компания может по своему усмотрению выбрать форму заполнения документа.

Итак, в основной пакет требуемых документов входит:

1. Детальный отчет о проведении конкретного мероприятия. В документе отображаются все значимые события из деловых встреч. Например, детали достигнутых соглашений, подписанных документов и т.д.
2. Смета расходов. Напротив каждого раздела ставится соответствующая отметка о произведенных расходах.
3. Платежная документация. Каждая покупка должна быть подтверждена квитанцией.
4. Приказ о проведении представительского мероприятия. Документ издается от имени руководства и должен отражать цель проведения деловых переговоров, дату проведения, список лиц, которые будут в нем участвовать и место проведения мероприятий.
5. Акт о списании определенных видов затрат из налогооблагаемой прибыли. Без этого документа налоговые службы не примут сведения о произведенных расходах. Именно в нем указывается итоговое значение произведенных трат на официальный прием иностранных гостей.

Стоит отметить, что данный перечень в некоторых случаях может быть дополнен еще одним документом. Если программа приема гостей включает сразу несколько этапов развлечения, юристы рекомендуют оформить программу проведения мероприятий, в котором будут поэтапно расписаны все действия.

Что не входит

В список представительских затрат запрещается вносить следующие направления обслуживания:

1. Средства, потраченные на аренду имущества. Тут вы узнаете, как правильно составить акт приёма-передачи помещения в аренду.
2. Покупка сувениров и прочих подарков. Однако есть небольшое исключение: если на предмете отображена символика организации, то ее включают в состав представительских расходов.
3. Затраты, связанные с перелетом гостей. Как правило, сотрудники налоговых служб отказывают во включении таких расходов в группу представительских. Однако доставка на непосредственное место проведения мероприятия все же входит в состав представительских.
4. Встречи с клиентами, проведенные в неформальной обстановке, тоже не включаются в список представительских мероприятий.

Инструкция по оформлению представительских расходов

Порядок действий для оформления представительских расходов:

1. Составление сметы на проведение представительских мероприятий за отчетный год. На данном этапе руководство в составе совета директоров согласует сметную документацию, в котором указывается ориентировочная стоимость расходов на представительские мероприятия за отчетный год.
2. После согласования сметы издаются организационно-распорядительные документы, содержащие список лиц, которые будут вести учет расходов, а также регламент выдачи подотчетных бумаг.
3. Следующий этап связан с оформлением документов на проведение конкретных торжеств. Руководитель помимо приказа о проведении встреч и переговоров, должен издать приказ об отправлении приглашений на встречу.
4. Передача в бухгалтерию приказа о выдаче необходимых средств на проведение мероприятий. В нем же указывается список сотрудников, которым дозволено тратить деньги.
5. После проведения всех деловых мероприятий ответственное лицо готовит отдельный отчет о проведенных затратах, который передается в бухгалтерию.

На заметку! Налоговые службы пристально изучают финансовую отчетность организаций, поэтому любое действие, связанное с уменьшением налогооблагаемой прибыли, рассматривается с многочисленными проверками.

Чтобы представительские расходы не включили в состав налоговой базы, рекомендуется подробно отчитываться о деловых мероприятиях.

Как определить норматив исчисления

Для того чтобы представители юридических лиц не злоупотребляли налоговыми льготами, законодатель установил правило нормирования представительских расходов. В качестве основы при определении нормы выступают затраты на оплату труда. Здесь вы узнаете, какие льготы по закону положены ИП и как их получить.

В п.2 ст. 264 НК говорится, что величина расхода не должна превысить 4% от размера оплаты труда на отчетный период. При этом данная позиция действует в отношении тех субъектов, которые исчисляют сбор по общей схеме налогообложения.

Если же организация осуществляет деятельность по схеме УСН, то представительские вычеты вообще не действуют. Какой установлен лимит доходов, выручки при УСН вы можете узнать в статье по ссылке.

Пример расчетов

ООО «Спецстрой» провел официальную встречу с представителями ООО «Гарант-Сервис» о строительстве дополнительного офиса для продажи и обслуживания торгового оборудования.

В результате проведенной встречи, ООО «Спецстрой» потратил следующие средства:

1. Организация обеда в ресторане – 8 000 рублей.
2. Транспортное обслуживание – 2 000 рублей.

Чтобы вычислить норматив, необходимо сложит данные о расходах на оплату труда и 4% указанные в качестве предельной величины вычета.

За первый квартал деятельности ООО «Спецстрой» потратил на оплату труда 150 000 тыс. рублей. Соответственно, чтобы вычислить норматив нужно: 150 000x 4% = 6000 рублей.

Несмотря на то что объем фактических затрат составляет 10 000 рублей, налоговые преференции будут действовать только в размере 6 000 рублей.

Заключение

Таким образом, правильное оформление дополнительных затрат позволяет существенно снизить налогооблагаемую прибыль. Именно поэтому компаниям целесообразно зафиксировать каждый вид затрат, чтобы в последующем рассчитывать на налоговые преференции.

Как правильно учесть представительские расходы вы можете посмотреть тут:

Источник: fbm.ru