В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.
Компании подходят к цифровой трансформации с разных стартовых позиций.
Одни это делают по решению топ-менеджмента в рамках заранее согласованного бюджета.
При этом системы и инфраструктура или службы компании могут быть не готовы, а специалисты могут не иметь всей информации и ресурсов для того, чтобы расставить приоритеты.
Другие четко осознают, для чего нужно внедрять цифровые технологии.
Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте
У таких компаний внутри есть ИТ-евангелист, возможно, из топ-менеджмента, который в попытках обратить сотрудников в «цифровую веру» берет на себя всю ответственность, изучает, планирует, набирает команду и подрядчиков.
Третьи относятся к цифровизации скептически, но, глядя на конкурентов, понимают, что это нужно делать, иначе отстанут.
Эта группа компаний не обладает знаниями, с чего начинать и какой бюджет закладывать. Обычно в таких случаях они начинают изучать опыт других.
Как оптимизировать бизнес процессы. Что такое оптимизация процессов. Роль HR. Реальные кейсы
Перед началом цифровой трансформации бизнеса важно проанализировать все бизнес-процессы и решить, что и как оцифровать, а также подготовить всю инфраструктуру в офисе и на производстве.
Но главным связующим звеном между всеми процессами выступают люди, сотрудники и топ-менеджмент компании, со своими знаниями, навыками и ценностями.
Поэтому одни бизнесы могут столкнуться с описываемыми ниже рисками, а другие нет.
Универсального решения по цифровой трансформации компании, которое поможет избежать проблем, нет.
Но есть базовые (применимые для разных сфер деятельности) работающие инструменты.
При правильном использовании они способны минимизировать риски и помочь компании пройти по пути цифровой трансформации, достигнув нужных результатов.
Типичные риски цифровой трансформации бизнеса
От инвестиций в цифровизацию бизнес хочет получить улучшение клиентского опыта, оптимизацию процесса управления, принятия релевантных решений и безопасность (сохранность информации и персональных данных, контроль доступа сотрудников к определенным зонам или данным).
Качество отношений с покупателями и пользователями определяет настоящее и будущее любого бизнеса.
Использование цифровых решений на всех этапах взаимодействия с ним – один из возможных вариантов улучшить сервис, а значит и клиентский опыт.
Главное – правильно настроить процессы, связать все каналы коммуникации между собой (при помощи омниканальной платформы) и CRM компании в единую систему. если она будет работать с нарушениями, возрастает риск потерять даже лояльных потребителей.
Любой бизнес всегда опирается на людей, и речь идет не только о клиентах, но и о сотрудниках.
От их профессиональных и личностных качеств зависит функционирование компании, принятие решений и конечный результат – успех или поражение любого проекта.
Но при цифровой трансформации, поскольку она касается более глубинных преобразований внутри компании и не ограничивается только внедрением технологий, можно столкнуться с кадровыми рисками.
Например, с неготовностью и сопротивлением изменениям сотрудников или топ-менеджмента компании по разным причинам, необходимостью сокращения или резкого увеличения численности персонала.
В ходе цифровой трансформации руководитель может понять, что его компании не хватает квалифицированных и опытных специалистов, способных правильно выстроить процессы, обучить действующих сотрудников работе с новыми технологиями, а также управлять их адаптацией.
Значит их срочно надо найти, нанять и быстро включить в решение поставленных задач.
Проведение цифровой трансформации может сопровождаться нарушением коммуникации между разработчиками программного обеспечения и лицом, принимающим решения (ЛПР), между руководителем и сотрудниками, а также внутри коллектива.
Информация может либо не доходить совсем, либо искажаться и быть неправильно воспринята, а в итоге отразиться на работе и конечных результатах.
В век цифровых технологий возрастают риски управления данными.
Среди наиболее частых – утечка информации, нарушение конфиденциальности, несанкционированный доступ с разными целями к данным компании или сотрудникам.
На старте есть риск неверно обозначить показатели, по которым можно будет определить успешность проекта цифровизации.
Избежать этого помогут регламенты и другие правила, рекомендации и инструкции, документация с четко прописанными KPI (дорожные карты, спринты и прочее), а также обучающие материалы для повышения квалификации сотрудников.
Все они должны быть доступными для ознакомления всему персоналу компании.
Управление этими рисками можно сделать легче, если использовать следующие инструменты (подходят для любого бизнеса):
- CRM – для выстраивания системы взаимодействия с клиентами,
- корпоративная база знаний (например, в формате вики-системы) – для хранения регламентов и другой информации, предназначенной сотрудникам компании,
- таск-трекеры – для постановки задачи и контроля их исполнения подразделениями и ответственными лицами,
- корпоративные мессенджеры – для обмена сообщениями и материалами между сотрудниками,
- HR-системы – для автоматизации процесса отбора, найма, адаптации и управления персоналом, обеспечения контроля карьерного роста и развития сотрудников внутри компании,
- инструменты шифрования и VPN – для безопасного подсоединения сотрудников к корпоративным системам и локальной сети, а также для защиты информации.
В условиях повышенных рисков можно установить DLP-системы – программные продукты, защищающие организации от утечек конфиденциальной информации вовне.
есть примеры, когда такие инструменты вместе с корпоративными мессенджерами помогли службам безопасности компаний вычислить недобросовестных сотрудников, которые передавали контрагентам инсайдерские сведения.
Нетипичные риски цифровой трансформации
Ситуация № 1 – риск времени
Он частично возникает при использовании готовых ИТ-решений, которые предлагают клиентам при цифровой трансформации их компаний. Поясню на примере финансовой сферы.
Многие банки начинали с использования готовых решений, например, для мобильного банкинга.
Но они столкнулись с тем, что у всех были практически одинаковые приложения – по функциям и интерфейсу.
Сейчас в погоне за клиентом каждый стремится применить какие-то уникальные фичи, чтобы сделать сервис удобным и привлекательным для пользователя.
Расширение функций готового решения вендора требует много времени.
Сроки внесения изменений могут затянуться, а бизнес рискует отстать от конкурентов или недополучить клиентов.
К тому же, здесь есть риск, что интересная фича, которую вендор внедрил по вашему предложению, вскоре появится и у других пользователей этого решения.
Во многом именно по этим причинам ведущие банки перешли к созданию уникальных ИТ-продуктов.
У компании сегодня есть выбор – купить готовое коробочное решение или заказать индивидуальную разработку. Что подходит вам, решайте, исходя из текущих потребностей и ресурсов.
Ситуация № 2 – риск оверворкинга
Россияне, конечно, далеки от таких переработок, как в Японии, и кароси нам не страшны. Тем не менее, в отечественных компаниях овертаймы тоже случаются.
Согласно опросу Superjob, только трое из десяти россиян работают строго по графику, не задерживаясь по вечерам.
Со временем переработки, пусть даже на любимой работе, могут привести к профессиональному выгоранию, хронической усталости или конфликтам в коллективе.
В таких случаях в работу можно интегрировать некоторые инструменты.
- Во-первых, таск-трекеры, которые помогают управлять нагрузкой команды.
Они позволяют посмотреть статистику по проекту или каждому специалисту, чтобы руководитель мог обратить внимание на переработки сотрудников.
- Во-вторых, обучающие сервисы, так как переработки и задержки иногда связаны с тем, что сотруднику приходится долго разбираться в новых фичах и процессах или он не знаком с тайм-менеджментом, а значит его нужно этому научить.
- В-третьих, локальная сеть, которая позволяет работать только в офисе, и у сотрудников не будет возможности взять работу «на дом».
Как извлечь максимум при использовании предложенных инструментов
Вице-президент, главный аудитор и руководитель по управлению стратегическими рисками General Motors Джозеф Пиззуто провел аналогию между управлением рисками в компании и наличием тормозной системы в автомобиле.
По его словам, ее назначение – дать возможность ускориться без ущерба для контроля.
Так же и в ситуации управления рисками – когда у руководителя есть необходимые средства контроля, можно смело идти вперед и двигаться быстрее.
Все перечисленные инструменты работают, но если они подобраны неправильно, эффект от внедрения не решит поставленных задач.
К тому же, сегодня комплексные ИТ-решения, которые учитывают риски, стоят дорого. Оценив стартовую стоимость инструмента, вы его покупаете, а позже выясняется, что его поддержка и абонентская плата сведут на нет все выгоды от его приобретения.
Чтобы не выйти за рамки бюджета, потребуются профессионалы:
- бизнес-аналитик: проанализирует бизнес-процессы, скажет, что в компании можно оцифровать и как это сделать лучше,
- технические специалисты: правильно настроят все инструменты и обучат персонал применять их в своей работе.
Если вы понимаете, что для внедрения всех решений на данном этапе недостаточно ресурсов, можно следовать японской методике кайдзен и улучшать процессы постепенно пусть небольшими шагами, но непрерывно.
При выборе ИТ-инструментов стоит отталкиваться от имеющихся входных данных, планируемых целей / результатов и ресурсов компании.
Задача руководителя – расставить приоритеты и выявить узкие места, понять, какая основная проблема стоит перед бизнесом сейчас, и сосредоточить усилия по цифровой трансформации именно на ней.
Например, риэлторскому агентству на первом этапе может быть достаточно классической CRM, которую можно настроить под свои потребности.
Затем можно завести мобильное приложение, настроить систему электронного документооборота и так далее.
А логистической компании можно начать с таск-трекера, далее внедрить систему управления складом, а потом и какой-нибудь агрегатор совместно с партнерами.
Прежде чем внедрять готовое решение, проведите предварительную оценку, во сколько вам обойдется его кастомизация с учетом специфики вашей деятельности.
Некоторым видам бизнеса со специфическими бизнес-процессами или услугами проще и дешевле выбрать уникальное решение.
Многие крупные компании пишут их под себя сами или заказывают ПО у специалистов. Главное – ИТ-решения должны окупиться и принести выгоды для вашего бизнеса.
Фото на обложке: metamorworks/Shutterstock
Источник: rb.ru
6 способов оцифровать бизнес-процессы в 2021 году
Одна из целей, которую мы должны четко осознавать, если у нас есть предприятие или бизнес, заключается в том, что мы должны любой ценой избегать стагнации. Даже если мы находимся в комфортном месте, мы должны быть беспокойными и амбициозными и постоянно искать пути для инноваций в нашей компании.
Мы не обязательно имеем в виду новые продукты или услуги; на самом деле, наиболее актуальными инновациями являются те, которые создаются изнутри. В каждой компании есть процессы, которые можно модернизировать и упорядочить.
В 21 веке все связано с оцифровкой шестеренок нашей компании: автоматизация функций, их ускорение, упрощение и повышение интуитивности.
- Redaction Team
- 6 ноября, 2021
- Предпринимательство, Цифровой бизнес
Что нужно учитывать при оцифровке вашего бизнеса
Хотя каждая компания отличается от другой, всегда есть факторы, общие для всех них. Мы сосредоточимся на наиболее универсальных аспектах, чтобы они могли служить как можно большему числу компаний.
Первое, что мы рекомендуем, это провести внутренний анализ компании, чтобы иметь возможность принимать решения и планировать дальнейшие шаги. Необходимо поставить задачи, какие процессы мы хотим оцифровать, как мы хотим это сделать и к какому сроку мы хотим это сделать. Это называется планом цифровой трансформации.
План цифровой трансформации — это дорожная карта, которая служит руководством по цифровизации нашей компании и которой, если все сделано правильно, мы должны следовать до конца, чтобы достичь поставленных целей.
Ниже мы перечислим несколько аспектов и вопросов, которые необходимо принять во внимание при реализации плана цифровой трансформации.
1. Используйте специальное программное обеспечение
Когда мы говорим о специальном программном обеспечении, мы имеем в виду те, которые сосредоточены на конкретном аспекте вашего бизнеса, будь то финансы, выставление счетов, управление персоналом или обслуживание клиентов.
Однако есть и такие, которые охватывают все эти аспекты в одной программе. Этот вариант очень интересен, поскольку несколько из этих отделов взаимосвязаны. Мы можем сохранить их независимость, но в то же время получить доступ к актуальным и полезным данным, соответствующим другому сектору.
Таким образом, мы оптимизируем процесс и коммуникацию за счет того, что все данные доступны под единым контролем. Мы также можем держать под контролем практически все, что происходит в нашей компании.
В конкретном случае с программным обеспечением для выставления счетов-фактур он находится на пике своего развития. Государственные организации также оцифровывают свои процессы, и это напрямую влияет на компании.
Это случай TicketBai (TBAI) в некоторых районах северной Испании, где в связи с внедрением новой полностью цифровой системы представления счетов и билетов многие компании используют возможность — в дополнение к грантам и субсидиям — полностью оцифровать счета и финансы.
Именно из-за таких ситуаций мы должны как можно скорее начать процесс оцифровки нашей компании. Пройдет не так много времени, прежде чем он станет технически обязательным, и мы не хотим, чтобы нас заставили внедрять его слишком быстро и некачественно.
2. Использование аналитики и машинного обучения
Что бы вы ни делали в Интернете, данные собираются. Вы можете думать, что никому не интересно, какие страницы вы посещаете или какие товары купили в этом месяце, но если вы научитесь видеть дальше, то поймете, насколько полезным это может быть для вашего бизнеса.
Сосредоточьтесь на общей картине. Представьте, что у вас под рукой есть данные о привычках и покупательских привычках всех ваших клиентов: какие товары они предпочитают, когда они покупают больше всего, как они пришли в вашу компанию, сколько раз вы появлялись в результатах поиска и так далее.
Используя все эти данные, вы можете создать, например, стратегию маркетинга по электронной почте, предназначенную для ваших клиентов, которая будет конкретной, персональной и актуальной. Вы предлагаете им только тот контент, который им нужен и который они знают, что хотят, прямо в их электронный почтовый ящик.
Анализ данных нужен не только для маркетинга, вы можете отслеживать сезонные покупки, которые влияют на ваш бизнес, и модели продаж. Таким образом, благодаря машинному обучению, вы можете выгрузить эти данные и сделать прогноз на будущее, чтобы быть готовым к временам, когда продаж будет больше и, прежде всего, меньше.
Если есть закономерности, которые периодически повторяются, вы можете быть на шаг впереди и принимать соответствующие финансовые, бухгалтерские и маркетинговые решения, чтобы больше никогда не оказаться неподготовленным.
3. Настройте свои инструменты
Если вы уже некоторое время используете программное обеспечение и цифровые инструменты, вы можете думать, что ваши процессы уже достаточно развиты. Однако, как мы уже говорили в начале, вы должны избегать стагнации.
Еще более важным, чем использование цифровых инструментов, является использование правильных инструментов. Иногда общее программное обеспечение может оказать нам помощь, хотя и ограниченную. Поэтому мы должны постоянно искать и исследовать, нет ли других лучших программ, которые могут помочь нам больше.
Поскольку не все компании одинаковы, инструменты также не должны быть одинаковыми. Многие разработчики специализируются на создании пользовательских инструментов и предлагают планы по настройке программного обеспечения в соответствии с нашими потребностями.
Иногда самое популярное программное обеспечение для некоторых компаний не всегда является лучшим для нашего случая. Поэтому важно решить, стоит ли использовать программу, специально разработанную для нашей компании и покрывающую все наши потребности, даже если это подразумевает более высокую стоимость.
4. Работа на дому
Пожалуй, одно из самых упоминаемых слов в последние годы — телеработа. После кризиса COVID-19, либо для удобства, либо из необходимости, многие компании были вынуждены неожиданно обратиться к телеработе. Чаще всего без плана или надлежащей организации.
Однако с течением времени и распространением программ, которые помогают нам общаться и работать из дома, многие компании увидели преимущества и решили сделать это постоянной опцией.
Хотя это зависит от возможностей и структуры нашей компании, вариант удаленной работы должен быть принят во внимание. Это может привести к экономии средств, повышению удовлетворенности сотрудников и улучшению производительности.
Однако если мы хотим это сделать, мы должны организовать себя и составить план. Это не то решение, которое можно принять в одночасье. В этом случае необходимо также установить некоторые директивы и план того, как это сделать и каким правилам следовать.
Вы должны принять во внимание такие основные вопросы, как расписание и программа для общения, протокол для работы с конфиденциальной информацией и альтернативный план на случай, если кто-то не сможет — пунктуально или постоянно — адаптироваться к этому виду удаленной работы.
5. Непрерывное образование
Последним пунктом в порядке статьи, но не менее важным, является обучение.
Под обучением мы понимаем не только полученные ранее знания для выполнения определенной деятельности, но и постоянное исследование и анализ ситуации в компании и во внешнем мире.
Если мы не хотим стагнировать, мы должны всегда быть в курсе того, что происходит в мире бизнеса, технологических инноваций и достижений, которые могут быть применены в нашей компании.
Кроме того, если мы хотим оцифровать процессы нашей компании, необходимо обучение. Прежде чем использовать программное обеспечение, автоматизирующее процессы, мы должны понять, как оно работает, что оно может нам дать, и научиться использовать его досконально.
Это также необходимо для всех сотрудников компании. В большей или меньшей степени их затронет оцифровка процессов, и необходимо, чтобы каждый понимал, что и как он должен делать для нормального функционирования компании.
Если все сотрудники не работают вместе в одном направлении, компания не будет функционировать. Цифровизация бесполезна только для отдельных процессов; чтобы план цифровой трансформации был оптимальным, он должен охватывать всех.
6. Не торопитесь
Как уже говорилось в начале, мы старались придерживаться универсальных и общих параметров, которые можно применить ко всем компаниям. Каждая компания должна знать свою ситуацию, анализировать и решать, как проводить процесс оцифровки.
Каким бы ни был путь, наиболее подходящий для вашей компании, главное — спланировать его и полностью осуществить. Если делать это быстро или вполсилы, это может стать временным решением, но в долгосрочной перспективе проблемы перевесят преимущества.
Вы должны не торопиться, хорошо его изучить и не оставлять места для импровизации. Иногда лучше правильно распорядиться временем, даже если это означает затягивание сроков, чтобы убедиться, что мы делаем это наилучшим образом.
То же самое относится и к расходам. Иногда мы экономим деньги, выбирая программу или решение, которое не совсем подходит нам. Когда мы планируем на долгосрочную перспективу, экономия небольшого количества денег сейчас может означать гораздо большие расходы в будущем.
Принимайте осознанные решения, думайте о долгосрочной перспективе и держите в голове общую картину. Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите не только то, что ваша компания не пострадает при переходе на цифровые технологии, но и то, что успех не заставит себя долго ждать.
Источник: barrazacarlos.com