Одна из самых частых причин неудачных проектов — неправильное распределение функций между членами команды. Наверняка вы уже сталкивались с этим: при малейших трудностях участники начинают искать виноватых и перекидывать ответственность друг на друга вместо того, чтобы решить проблему. И как раз чтобы таких ситуаций не возникало, была придумана матрица RACI — простой и эффективный инструмент планирования человеческих ресурсов.
«Под микроскопом»: 4 ключевых роли в каждом проекте
Распределение задач — одна из основных обязанностей менеджера. Но на практике всё обычно выглядит иначе: руководитель просто назначает членов команды с расчётом на то, что специалисты сами решат, кто и что должен делать. Но что происходит, если были сорваны сроки или выпущен некачественный продукт? «Я этим не занимаюсь», «мне этого не говорили»… И никаких полезных действий.
Матрица ответственности, матрица RACI и матрица безответственности
Грамотно построенная матрица ответственности RACI позволяет решить многие проблемы. Согласно этой методике, вне зависимости от сложности и объёма работ, член команды любого проекта выполняет одну из четырех ролей.
R — Responsible
В переводе Responsible означает «исполнитель». Это сотрудник, на котором непосредственно лежит ответственность за выполнение определённого участка работы. При этом в большинстве случаев он не выбирает способы решения и подчиняется руководителю проекта.
На данную роль назначают компетентных работников и специалистов — людей, которые умеют делать. В RACI исполнители выполняют такие функции:
- определяют, что конкретно нужно сделать для реализации проекта и сколько времени это займёт (в рамках условий, поставленных «сверху»);
- составляют список необходимых ресурсов;
- участвуют в согласовании и утверждении технической документации;
- анализируют ход выполнения проекта и промежуточные результаты;
- предоставляют руководителю отчёты о проделанной работе.
Таких людей в команде может быть несколько. Кроме того, эта роль может комбинироваться с другими. Чаще всего встречается сочетание Accountable + Resbonsible (в переводе — «ответственный + исполнитель»).
A — Accountable
«Подотчётный», или «ответственный» — это главный руководитель проекта. Именно он отвечает за то, чтобы поставленные задачи были выполнены в срок, с требуемым уровнем качества и в рамках выделенного бюджета. Кроме того, A:
- выбирает исполнителей и команду управления проектом;
- назначает задачи всем участникам;
- контролирует ход работы;
- распределяет ресурсы между исполнителями;
- ведёт учёт использования ресурсов, а также обоснует куратору необходимость выделения дополнительных средств;
- рассматривает идеи и предложения других членов команды, может утверждать или отвергать их.
Обычно руководитель проекта выступает в качестве «связующего звена» между заказчиком или высшим начальством и командой.
C — Consulted
Третья роль в матрице RACI — «консультант» (его иногда также называют «куратором»). Наряду с руководителем, он принимает участие в управлении проектом, но занимается в первую очередь решением стратегических вопросов:
- утверждает любые изменения в объёме и сроках работ;
- выделяет ресурсы, необходимые для реализации проекта;
- при необходимости согласует с заказчиком необходимость увеличить бюджет;
- получает от руководителя отчёты о проделанной работе;
- принимает решения в любых непредвиденных ситуациях, при возникновении критических изменений, которые могут повлиять на сроки и стоимость проекта.
На роль консультантов обычно назначают менеджеров высшего звена. Именно они определяют глобальные цели, а затем назначают руководителя проекта, который уже распределяет задачи между членами команды.
I — Informed
Помимо перечисленных ролей, в матрице RACI указывают «информируемого» («наблюдателя»). Он выполняет функции администратора и в основном занимается организацией документооборота. Наблюдатель подчиняется руководителю проекта, однако, в отличие от остальных участников, не несёт ответственности за его результаты. Вместо этого он:
- собирает и систематизирует всю информацию по проекту, ресурсам и планам;
- ведёт протоколы совещаний;
- принимает документацию от участников проекта, чтобы затем передать их в соответствующие структуры;
- следит за сроками подачи и правильностью заполнения отчётов.
Обратите внимание, что связь с наблюдателем является преимущественно односторонней. Его основная функция — избавить менеджера от необходимости тратить время на бюрократические процедуры и «разгрузить» его.
Учимся строить RACI-матрицу на примере
Поговорим о практической стороне вопроса. Как правильно составить диаграмму для распределения полномочий и ответственности?
1. Составляем to do-list
Прежде всего необходимо расписать всё, что нужно сделать. Степень детализации зависит от конкретного проекта. Иногда для простоты контроля и управления разрабатывают несколько матриц. Сначала перечислите основные блоки работы, а затем разбейте каждый на отдельные функции и задачи. Список работ указывается в таблице по вертикали.
| Техническое задание |
| Прототип |
| Дизайн |
| Программный код |
| Отчёт о тестировании |
| Презентация сайта |
2. Выбираем участников команды
Здесь нужно ответить на вопрос: «Кто будет заниматься этим проектом?». По горизонтали необходимо выписать всех сотрудников и/или отделов, которые участвуют в реализации на всех этапах, — от планирования до презентации результатов и сдачи отчёта.
| Техническое задание |
| Прототип |
| Дизайн |
| Программный код |
| Отчёт о тестировании |
| Презентация сайта |
3. Заполняем таблицу
После этого можно приступать к распределению функций. Для этого нужно иметь чёткое представление о каждом этапе работы и о том, как происходит работа в командах.
Возьмём за основу наш пример и остановимся на этапе «Дизайн». В данном случае R — исполнитель — только один. В процессе работы он ориентируется на предварительно подготовленный прототип сайта. Поэтому системный архитектор, который занимался его разработкой, на этом этапе выполняет функцию консультанта C. Также свои пожелания могут высказывать аналитик и разработчик. Готовый дизайн утверждается с менеджером проекта (A). А вот тестировщики и системный администратор на этом этапе не принимают никаких решений, а лишь получают информацию о том, как идёт работа, а потому им присваивают роль информируемых — I.
| Техническое задание | R | I | C | C | I | C | A |
| Прототип | C | I | R | C | I | I | A |
| Дизайн | C | R | C | C | I | I | A |
| Программный код | C | I | C | AR | I | I | I |
| Отчёт о тестировании | C | C | C | C | AR | I | I |
| Презентация сайта | C | I | C | C | I | AR | I |
Разновидности модели
В большинстве случаев можно обойтись стандартной матрицей. Однако при работе над более сложными проектами иногда возникает необходимость в дополнительных ролях. Поэтому в последние годы появилось 2 расширенных варианта диаграммы ответственности.
Здесь к стандартным ролям добавляются ещё две:
- Verifies (V) — сотрудник или специальная команда, которые проверяют, насколько результат реализации той или иной задачи соответствует утверждённым критериям.
- Signs off (S) согласует сдачу проекта с заказчиком, проводит презентацию и предоставляет отчёты. Обычно эту функцию выполняет ответственный за выполнение работы (Accountable), но RACI-VS для этого привлекают отдельного специалиста.
Благодаря усиленному контролю и более тесному контакту с клиентом, данная модель оптимально подходит для технически сложных или масштабных проектов, над которыми работают десятки (или даже сотни) людей.
В этом варианте в матрице появляется одна новая роль — Supportive (S). Её ключевые функции заключаются в обеспечении проекта дополнительными ресурсами, то есть поддержке руководителя и исполнителей.
Идеальное соотношение ролей
Матрица RACI составляется не только чтобы знать, кого «репрессировать» в случае каких-то проблем. Ещё на этапе планирования с помощью этой таблицы вы можете увидеть слабые места в организации рабочего процесса.
Вертикальный анализпозволяет увидеть обязанности и полномочия каждого из участников проекта, объективно оценить уровень нагрузки:
- много R — скорее всего, человеку придётся разрываться между несколькими задачами, что негативно скажется на скорости и результатах работы;
- много A — сотрудник «получает по шее» за всех; рекомендуется распределить ответственность более равномерно;
- нет ячеек R и A — повод задуматься о целесообразности этой должности как таковой (по сути, вы платите специалисту, который не делает ничего);
- нет пустых ячеек — опять же проблема перенагрузки, не каждый способен одновременно выполнять столько задач.
Горизонтальный анализ, в свою очередь, демонстрирует качество организации работы на каждом этапе. Здесь тоже часто возникают проблемы:
- много R — возможно, имеет место дублирование функций, и кто-то из членов команды выполняет ненужную работу;
- много A — происходит «размывание» ответственности и путаница при сдаче проектов;
- много C — обсуждения значительно тормозят рабочий процесс (нужно ждать, пока все внесут свои правки и замечания, находить компромиссы и т. д.);
- нет I — может быть сигналом к тому, что одной задачей занимается слишком много исполнителей, что также замедляет выполнение проекта.
С помощью RACI менеджер может быстро обнаружить перегруженных или недостаточно занятых работников, бесполезные должности и участки работы, за которые никто не отвечает. Грамотно составленная матрица позволяет существенно повысить качество организации и контроля над выполнением проектов, а также уменьшить количество конфликтов между исполнителями («Я этим вообще не занимаюсь. «, «Это он должен был сделать. » и т. д.).
Полезные советы
Чтобы матрица RACI выполняла свои функции и обеспечивала эффективную бесперебойную работу в компании, нужно помнить о нескольких важных моментах.
- При заполнении таблицы учитывайте квалификацию работников. Так, бухгалтера не стоит назначать консультантом (C) на этапе вёрстки сайта как минимум потому, что он не разбирается в этой области.
- На каждом участке должен быть только один Accountable (A). Если их несколько, указывайте условия. Например, A1 — ответственный за тестирование десктопной версии сайта, а A2 — мобильной.
- У любой задачи обязательно должны быть Accountable и Responsible (в переводе — «Ответственный» и «Исполнитель»).
- Старайтесь сформулировать каждую задачу максимально конкретно. Используйте глаголы — «опубликовать», «подготовить», «написать», «проверить», «обновить» и т. д. Желательно сразу же указывать необходимые результаты — не просто «Проверить скорость загрузки сайта», а «Убедиться, что скорость загрузки сайта не больше 0,8 сек».
- Действия должны быть применимы не к конкретному сотруднику, а к должности в целом.
- Составлять матрицу RACI лучше в команде, на основе разбора реальных рабочих ситуаций. Важно, чтобы каждый участник осознавал свою роль и задачи, которые перед ним стоят.
Источник: fb.ru
RASCI: что это такое и как его использовать для управления проектами
При реализации сложных проектов компаниям важно распределить определенные роли и задачи. Матрица RASCI — это полезный инструмент, который многие компании используют для создания четко определенного набора ролей для всех сотрудников, участвующих в данном проекте. Если вы работаете в сфере управления проектами, вам будет полезно узнать больше о матрице RASCI и ее преимуществах.
В этой статье мы объясним, что такое RASCI, перечислим некоторые ее преимущества, опишем, чем она отличается от RACI, и обсудим, как вы можете использовать ее для бизнес-проектов.
Что такое RASCI?
Матрица RASCI, также известная как матрица ответственности RASCI, — это инструмент управления проектами, который предприятия могут использовать для распределения ролей между отдельными лицами и командами в ходе проекта. Компании используют матрицу, чтобы избежать путаницы в распределении ролей и обеспечить наличие квалифицированных специалистов для управления каждым этапом своих проектов.
RASCI означает ответственный, подотчетный, поддерживающий, консультируемый и информированный . Важно помнить, что один человек может быть более чем в одной части матрицы RASCI на разных задачах в рамках одного проекта.
Например, в рамках одного и того же проекта один человек может быть R по созданию электронной почты, а также A по созданию сети. Аналогичным образом, в крупных проектах, особенно трудоемких, обычно одной и той же задачей занимаются несколько человек из одной ветви RASCI. Например, могут быть два S, помогающие одному R, в зависимости от задачи, которую им нужно выполнить.
Категории RASCI
Вот категории матрицы RASCI:
Ответственный
Это человек, который отвечает за выполнение поставленной задачи. Другое название этого человека — владелец задачи. В их обязанности входит планирование задания и руководство другими сотрудниками, участвующими в его выполнении.
Подотчетный
Этот человек отвечает за проверку и подписание результатов выполненного задания. В некоторых случаях этот человек может быть тем же самым, что и человек, ответственный за выполнение задачи. Это почти всегда один человек, который управляет ресурсами и делегирует обязанности другим сотрудникам.
Поддержка
Буква S в аббревиатуре RASCI означает поддержку. Речь идет о сотрудниках, которые обеспечивают вклад и дополнительную работу. В отличие от двух вышеперечисленных категорий, это лицо может состоять из многих людей или команд.
Консультировался
Четвертая сторона в матрице RASCI включает в себя консультантов и советников. Они предоставляют важную информацию сотрудникам и руководителям групп до начала проекта или во время его реализации. Члены проекта могут обращаться к этим специалистам за обратной связью и другой полезной информацией в зависимости от своих потребностей.
Информированный
Последняя категория в матрице RASCI — это категория информированных. Как и профессионалы из категории проконсультированных, люди из группы информированных не принимают непосредственного участия в проекте. Эти люди получают уведомления о завершении проекта, но обычно не раньше.
В чем разница между RASCI и RACI?
RASCI и RACI — это схожие подходы к управлению проектами. Единственное различие между ними заключается в добавлении буквы S в RASCI. консультант — это вспомогательная роль, которая выполняет исследования, находит необходимую информацию или помогает в различных других частях проекта по необходимости или запросу.
Многие предприятия используют RACI как взаимозаменяемое понятие с RASCI, но при этом у них все равно есть человек или группа поддержки, готовые помочь в работе над проектами. Иногда человек, выполняющий вспомогательную роль, также отвечает за выполнение задания, поэтому R и S в RASCI может быть одним и тем же человеком. В других случаях этот человек выполняет только вспомогательную работу и может помогать сотруднику R.
В чем преимущества RASCI?
Использование RASCI может облегчить бизнес-проекты, создавая более плавный рабочий процесс и четкое разделение труда. Вот некоторые из многочисленных преимуществ использования RASCI:
- Повышает скорость процессов принятия решений
- Позволяет команде выполнять работу более эффективно
- Помогает команде избежать путаницы в обязанностях каждого
- облегчает членам команды осознание своих назначений
- Гарантирует, что члены команды знают, что делают все остальные
- облегчает управление работой, которую выполняют все сотрудники
- Предлагает четкую разбивку задач проекта
- Позволяет всем знать, кто отвечает за проект
- Помогает уменьшить количество конфликтов, связанных с нереалистичными ожиданиями
- Помогает равномерно распределить работу между членами команды
- Позволяет избежать необходимости выполнения одной и той же задачи несколькими людьми
- Помогает поддерживать открытые линии коммуникации для команды
- Позволяет провести необходимые кадровые изменения
Как использовать RASCI
Существует несколько этапов использования матрицы RASCI, чтобы компания могла извлечь из нее максимальную пользу. Эти шаги:
- Определите, кто из сотрудников несет ответственность за проект — ваши R , и кто будет отвечать за результаты — ваши A .
- Создание электронной таблицы, включающей все различные задачи, связанные с проектом.
- Назначьте проектные задачи своим Р и А и подтвердите, что они заранее знают свои задания.
- Распределите задачи по своим Я , С и И . Это ваша поддержка, консультации и информирование.
- Просмотрите заполненную матрицу RASCI со всеми членами команды и внесите необходимые коррективы.
- Обеспечивает доступность RASCI для всех членов команды проекта. Для этого можно использовать общий документ или диск.
- Обращайтесь к документу RASCI в ходе проекта, чтобы убедиться, что ваша команда следует правильным шагам и выполняет свои задачи.
Советы по использованию RASCI
Вот несколько советов по эффективному использованию матрицы RASCI:
- Распределите роли в соответствии со способностями. Подумайте о том, чтобы отдать роли тем членам команды, которые обладают навыками, позволяющими хорошо справляться с ними. Например, вы можете поручить роль подотчетного лица человеку с высокими стандартами и лидерскими качествами.
- Поручайте задания только в случае необходимости. Вам может не понадобиться человек S , C или I для каждой задачи в рамках проекта. Рассмотрите возможность делегирования небольших задач другому члену команды, который хорошо распоряжается своим временем.
- Сначала обсудите распределение ролей R и A. Некоторые люди преуспевают в ролях со значительной ответственностью, в то время как другие могут предпочесть не быть в таких ролях. Важно сначала поговорить с вашей командой, чтобы помочь вам определить, кто может хорошо справиться с той или иной ролью.
- При необходимости рассмотрите возможность разделения задач. Иногда для одного человека может быть слишком много работы, поэтому можно рассмотреть возможность разделения некоторых задач, чтобы убедиться, что команда все же достигла своей цели.
Ключевые слова:
Источник: hr-portal.ru
Что такое матрица RACI
Матрица RACI представляет собой методику распределения полномочий и ролей в проектах или отдельных бизнес-процессах. В этой статье разберемся, как расшифровывается такая аббревиатура, каким образом данная матрица применяется в управлении проектами, рассмотрим ее преимущества, а также поговорим о том, каких правил нужно придерживаться при ее разработке.
Что такое матрица ответственности RACI
Матрица RACI – это схема эффективного распределения полномочий и ответственности в бизнес-процессах. Эта методика помогает избежать такой проблемы, как «размытие ответственности»: ситуации, когда становится непонятно, какой член команды за что отвечает – кто принимает решения, кто выполняет работу, а кто несет ответственность.
Обычно матрица представляет собой таблицу, в которой в заголовках строк указаны задачи, а в заголовках столбцов написаны фамилии исполнителей. На пересечении строк и столбцов буквами обозначают, какие роли эти люди выполняют в проекте.
Этот инструмент используют для управления отношениями в команде при управлении проектами. Если построить и согласовать матрицу на старте проекта, в процессе работы исполнители не смогут переложить ответственность друг на друга, так как в таблице четко описаны границы участия каждого, распределены все полномочия и роли.
Сокращенное название данной модели – RACI, которую называют также матрицей ответственности, состоит из первых букв основных обязанностей участников:
R – расшифровывается как «Responsible», что означает «ответственный за работу» – это человек, который непосредственно выполняет задание. Данный сотрудник самостоятельно работает в рамках текущей задачи. При постановке масштабных задач, для них могут быть назначены несколько исполнителей. Однако рекомендуется разбивать большие задачи на подзадачи и определять исполнителей для каждой из них.
A – обозначает «Accountable», это тот, кто несет ответственность за всю задачу и результаты работы исполнителя. Участник с такой ролью следит за тем, чтобы задача была завершена в срок, но не обязательно решает ее сам. A-участники достаточно часто назначают задачи сотрудникам, исполняющим R-роль. Важный нюанс: у одной задачи должен был только один ответственный, чтобы все члены команды понимали, к кому обращаться за информацией или с какими-либо вопросами, однако при этом сам ответственный может являться одновременно и исполнителем.
C – сокращение от «Consult before doing», что переводится на русский как «консультирует до исполнения», то есть это специалист, оказывающий услуги консультаций в процессе выполнения работы по вопросам, входящим в зону его компетенции. Данный эксперт не выполняет задачу сам, а только дает советы и рекомендации для ее более эффективного выполнения.
I – первая буква английской фразы «Inform after doing», которая означает «оповещает после исполнения». Буквой I в таблице матрицы ответственности RACI обозначают участника проекта, который обязан быть в курсе принимаемых решений и хода выполнения задачи. I-участники по большей части не вовлечены в другие аспекты достижения результата, однако, поскольку результат влияет на их дальнейшую деятельность, им важно следить, за тем, что происходит.
Встречаются вариации матрицы RACI, включающие дополнительные буквы и роли:
- RACI-VS – V, от «Verifier», означает «верификатор», то есть тот, кто проверяет результат работы на соответствие заблаговременно согласованным критериям, а S («Signatory» – «подписывающий»), обозначает лицо, отвечающее за сдачу работы заказчику.
- RASCI – в этой аббревиатуре добавлена буква S (от «Support» – «поддержка»), она обозначает участника, который помогает ответственному лицу выполнять его работу.
- RACIQ – здесь Q – первая буква слова «Quality», что в переводе с английского значит «качество», и, как не трудно догадаться, роль этого участника – проверка качества результата работы.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Применение матрицы RACI
Таблица RACI особенно полезна в проектах, где участники могут выполнять по ходу работы разные роли. К примеру, один и тот же человек может быть ответственным лицом по одной задаче, но информируемым по другой.
Перед построением матрицы RACI необходимо составить список всех задач, этапов либо ожидаемых результатов нового проекта. После чего требуется определить, кто из участников будет ответственным, подотчетным, консультирующим и информируемым лицом или лицами в каждом конкретном случае.
Для RACI-матрицы существует правило: для каждого процесса таблица должна обязательно содержать минимум одного исполнителя и одного ответственного.
Разберем данную методику на примере проекта, результатом которого является обновление главной страницы сайта. Участвующие в проекте специалисты в этом случае: веб-разработчик, администратор веб-сайта, копирайтер и дизайнер.
Предположим, что перед командой стоит 5 задач:
- Обновление кнопок с призывом к действию на главной странице веб-сайта.
- Обновление истории компании на главной странице.
- Обновление дизайна сайта.
- Увеличение скорости загрузки главной страницы.
- Обновление дизайна главной страницы.
Матрицу RACI в этом случае следует заполнить следующим образом:
Задача 1. Обновить CTA-кнопки на главной странице сайта: R (исполнитель) – копирайтер, A (ответственный) – веб-разработчик, C (консультирующий) – администратор сайта, I (оповещаемый после исполнения) – дизайнер.
Задача 2. Обновить историю клиента на главной странице: R – копирайтер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – дизайнер.
Задача 3. Обновить видео на главной странице: R – дизайнер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер.
Задача 4. Добиться увеличения скорости загрузки главной страницы: R – веб-разработчик, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер и дизайнер.
Задача 5. Обновить дизайн главной страницы: R – дизайнер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер.
Плюсы матрицы RACI и рекомендации по построению
Матрица ответственности за проект RACI – удобный инструмент визуализации, помогающий наглядно представить распределение полномочий и ответственности в команде. Четкое распределение ролей и обязанностей в проекте помогает быстрее выполнять работу и устраняет путаницу при определении того, кто из сотрудников что должен делать.
Матрица RACI позволяет отслеживать задачи и роли и не допускать, чтобы два сотрудника занимались одной и той же работой, за счет чего совместная работа в команде значительно упрощается.
Взглянув на таблицу RACI, сразу можно понять, насколько равномерно распределены задачи и ответственность между членами команды. К примеру, она может показать, что у одной задачи несколько ответственных, что нежелательно, или что один из участников проекта перегружен задачами, тогда как у другого сотрудника их практически нет.
Несколько рекомендаций по составлению таблицы RACI
- Если R-участник задействован сразу в нескольких задачах, стоит подумать, не назначить ли на некоторые из них дополнительных исполнителей.
- Помните, что в идеале на каждую задачу следует назначать только одну A-роль. Если у задачи несколько ответственных, при согласовании результата могут возникать проблемы из-за расхождения во мнении.
- Следите, чтобы в ячейках таблицы не стояло по несколько букв. Хотя наличие 1-2 ячеек с двойными буквами считается нормальным.
- Если у какого-то участника нет ни R-, ни A-роли, возможно, вам стоит пересмотреть состав команды и решить, так ли уж необходим проекту этот специалист.
- C- и I-участников следует назначать только в случае необходимости. Наличие множества консультантов, а также участников, которых требуется информировать о промежуточных результатах, будет отвлекать от выполнения основной работы.
Источник: timeweb.com