Роструд, отвечая на этот вопрос, сказал, что сведения об изменении фамилии ИП вносятся в трудовую книжку так же, как при изменении наименования организации. То есть отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись:
«Фамилия индивидуального предпринимателя такая-то с такого-то числа изменена на такую-то».
В графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Роструд ссылается на п. 13 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Хотя в этом приказе и не предусмотрен случай смены фамилии у ИП (упомянуто лишь изменение названия организации), тем не менее, конечно, по аналогии можно смело опираться на это.
Также следует не забыть подать СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя. В графе «Трудовая функция. » указывается, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование». И в графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указываются реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.
Приказ о смене фамилии
Источник: azps.ru
Если ваш работник поменял фамилию
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака.
В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака. Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф.
Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже. Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст.
Как смена фамилии меняет жизнь?
13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
В какие документы нужно вносить изменения?
- личная и алфавитная карточки;
- карточка специалиста (при наличии таковой);
- личное дело служащего;
- штатная ведомость (при ее наличии).
Возможно, изменение придется внести и в другие документы – карточку учета страховых взносов, журнал учета движения трудовых книжек и др.
При этом не нужно менять все документы, которые работник оформлял до смены фамилии. Например, не требуется получать новое согласие работника на обработку персональных данных. Согласие нужно будет оформить только тогда, когда истечет срок действия первоначального. Тот факт, что в согласии указаны прежние персональные данные, не отменяет и не изменяет действие согласия и не делает его недействительным.
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения
«Городская клиническая больница № 2»
О внесении изменений в кадровые документы
в связи со сменой работником фамилии
В связи со сменой фамилии медицинской сестры хирургического отделения Малышевой Марии Сергеевны (новая фамилия – Орлова)
1. Специалисту по кадрам Куликовой С. А. внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить фамилию и паспортные данные и подготовить справку для бухгалтерии.
2. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Соколову И. С.
1. Заявление Орловой М. С. от 20.06.2022.
2. Копия свидетельства о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданного отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС.
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров
Специалист по кадрам
На основании приказа нужно подготовить справку об изменении фамилии для бухгалтерии и замены пропуска (если он имеется).
Затем можно приступать к внесению изменений в кадровые документы.
Изменение трудового договора
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выдавать (перечислять) работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).
В трудовом договоре указываются, в числе прочего, фамилия, имя и отчество работника и сведения об удостоверяющем его личность документе. Такой документ представляется работником на момент заключения трудового договора (ст. 57, 65 ТК РФ).
Если трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями или условиями, недостающие сведения вносятся непосредственно в текст договора, а недостающие условия определяются приложением к нему либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).
Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению его сторон (ст. 72 ТК РФ). Но информация о фамилии, имени и отчестве работника, а также о документе, удостоверяющем личность работника, относится к сведениям, а не условиям трудового договора.
В нашем случае речь идет не о внесении недостающих сведений, а об их изменении. При изменении сведений, предусмотренных ч. 1 ст. 57 ТК РФ (в частности, фамилии), и иных паспортных данных новые сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.
Таким образом, если работник поменял фамилию и принес новый паспорт, то включить измененные сведения можно непосредственно в текст трудового договора. Это подтверждается, например, письмами Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661. Корректировки осуществляются путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана выше на свободном месте, изменение заверяется подписями работника и работодателя.
Но, считаем, не будет нарушением и внесение корректировки путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, особенно если сведения меняются уже не первый раз.
Изменения в трудовой книжке
В соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати). Запись будет такая: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС)».
Изменения в личной карточке работника
Если в организации продолжают вести личные карточки по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, изменения следует внести и туда.
Законодательством не предусмотрен порядок внесения изменений в названные документы. Можно воспользоваться способом, установленным для исправления ошибок, допущенных в первичных документах и учетных регистрах. Так, в соответствии с п. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым. Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки можно сделать пометку о причинах внесения исправлений: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» в связи с вступлением в брак (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС). Исправлено 20.06.2022 специалистом по кадрам Куликовой С. А.».
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст.
9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
До изменения анкетных данных в информационной системе персонифицированного учета ПФ РФ при заполнении индивидуальных сведений на застрахованное лицо работодателем указывается его прежняя фамилия.
Когда данные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ, будут изменены, работодатель может подавать форму СЗВ-ТД так же, как обычно в случаях, предусмотренных п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст.
14 Закона № 27-ФЗ, п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Причем ответственность наступит независимо от того, кто в этом виноват, работник или работодатель. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
В заключение отметим: хотя процедура внесения изменений в связи со сменой работником фамилии или других персональных данных не слишком сложная, затягивать с этим не стоит. Особенно если данные нужно направлять в ФСС, ведь работодателя могут оштрафовать. Надо также обеспечить своевременное сообщение новых персональных данных работниками, прописав в локальном нормативном акте не только саму эту обязанность и сроки предоставления новых сведений, но и ответственность за их несоблюдение.
Источник: www.audit-it.ru
Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах
Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?
Н.А.Поликутина, г. Кимры
Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
— в трудовую книжку;
— в книгу учета движения трудовых книжек;
— в личную карточку работника (форма N Т-2);
— в лицевой счет (форма N Т-54);
— в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
— свидетельство о заключении брака,
— паспорт с новыми данными.
Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.
Начнем с заявления (см. пример 1).
Генеральному директору ООО «Ламбада»
начальника отдела логистики
Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.
24.03.2008 Астахова С.С. Астахова
Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.
Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).
Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»
Об изменении фамилии
В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.
Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.
Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский
С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова
При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).
По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему.
В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.
Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.
1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.
Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».
Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.
2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении.
Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен.
Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.
Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).
Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
Образец оформления такого документа приведен ниже:
к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года
г. Москва 04.04.2008
Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.
2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:
паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Начальник
ООО «Ламбада» отдела логистики
Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.
3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.
4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.
Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │
Заявление об обмене страхового свидетельства
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами
│Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │
│Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │
Источник: hr-portal.ru
