Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.
В документе четко прописываются:
- структурные подразделения,
- названия должностей,
- количество сотрудников,
- условия их работы (график, заработная плата и т.д.).
При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.
Штатное расписание в 1С ЗУП 8 3
В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.
На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.
К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.
Как внести изменения в штатное расписание?
Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.
Оформить изменения можно двумя способами:
- приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
- приказом об утверждении нового штатного расписания.
«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату
Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены.
Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.
Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.
Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).
Письменно уведомить работника нужно в случаях:
- изменения оклада;
- переименования должностей;
- переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
- перевода на другую должность;
- сокращения штата;
- в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.
Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.
Можно ли менять штатное расписание
Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.
Назначение и форма
Штатное расписание — обязательный документ, который имеет сразу несколько назначений:
- В нем указываются списки структурных подразделений компании, занятых в них работников и их должностей.
- На его основе устанавливаются названия должностей сотрудников, которые указываются в кадровой документации и трудовых соглашениях.
- Руководствуясь этим документом, директор издает приказы о назначении сотрудников на утвержденные должности.
- В нем отражаются оклады, премии и прочие надбавки на каждого работника, то есть формируется структура его заработной платы.
При этом персональная информация о сотрудниках в штатном расписании не фигурирует. То есть там перечислены лишь названия должностей, а не ФИО работников.
Для рассматриваемого документа существует форма Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако законодательство не устанавливает жестких правил для формирования этого документа. Согласно письмам Роструда от 09.01.2013 г. № 2-ТЗ, от 23.01.2013 г. № ПГ/409-6-1, от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1, коммерческие организации и предприниматели-работодатели применять форму Т-3 не обязаны. При необходимости ее можно дополнить строками и графами или разработать на ее основе собственный бланк. А вот убирать из утвержденного бланка какие-либо реквизиты нельзя (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20).
Самостоятельно разработанная форма штатного расписания в обязательном порядке должна включать такие сведения:
- о структурных подразделениях организации;
- обо всех должностях и специальностях;
- о количестве штатных единиц;
- об окладах, тарифных ставках, а также надбавках, если они предусмотрены;
- об общем размере заработной платы по каждой должности и всему штату.
На практике же многие организации составляют штатное расписание по утвержденной форме, поскольку она разработана с учетом всех требований закона «О бухгалтерском учете».
Привила составления приказа на утверждение штатного расписания
На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:
- номер и дату составления,
- наименование организации,
- ссылку на основание,
- суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
- номер и дату этого расписания,
- дату введения его в действие.
При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.
В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).
Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.
Порядок действий
Штатное расписание следует оформлять по форме Т-3, которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году.
В соответствии с данным актом, в форме обязательно указываются данные о численности, структуре, составе компании, наличии подразделений, количестве штатных единиц и прочие.
Образец бланка штатного расписания можете скачать здесь.
Каждое предприятие (ЗАО, ООО или ИП), осуществляющее деятельность на территории Российской Федерации, обязано составлять штатное расписание — об этом говорится в Письме Федеральной службы по труду и занятости под номером 2016-6-6, датируемым 8.07.2010г.
А Роструд поясняет, что организации должны составлять данный документ в соответствии со статьей под номером 57 ТК РФ, поскольку его отсутствие затрудняет проведение мероприятий, связанных с изменениями в составе, численности, структуре и других параметрах.
Документация считается вступившей в силу только после того, как подписан приказ на штатное расписание, который издает руководитель предприятия.
Общий порядок составления, процедура оформления и утверждения документации таковы:
- Издается Приказ о составлении штатного расписания.
- Приказ регистрируется в Журнале распоряжений по основной деятельности.
- С Приказом знакомятся ответственные лица, ставят под ним свои подписи.
- Составляется и согласовывается штатное расписание.
- Издается Приказ об утверждении составленного документа. При этом в самом расписании в графе «Утверждено» следует проставить дату издания Приказа и его порядковый номер.
- Изданный Приказ регистрируется в Журнале документов.
Примерную форму приказа скачивайте здесь бесплатно.
Даты составления штатного расписания, приказа о вступлении его в силу и начала действия могут значительно отличаться. Если требуется оформить распорядительный акт на следующий год, то в приказе указывается конкретная дата, когда штатное расписание начнет действовать.
Распорядительный акт подписывается руководителем предприятия или лицом, на которое возложены данные полномочия.
Правила оформления приказа
Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.
При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.
Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.
Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания
Закон не определяет, что приказ об утверждении нового штатного расписания должен иметь какую-либо фиксированную, строгую форму.
Наибольшим удобством для составителя будет использование фирменного бланка, где уже записаны наименование субъекта, коды ИНН, ОГРН, адрес расположения, банковские реквизиты.
Под этими сведениями указывается слово «Приказ», и рядом проставляется его номер. Под ним же необходимо будет произвести регистрацию распоряжения в журнале учета приказов по предприятию.
На следующей строке записывают дату оформления документа и место.
Затем с красной строки нужно указать причину, из-за которой в субъекте бизнеса решено использовать данный документ. Это будет вводная часть распоряжения.
Следующим этапом указывается слово «Приказываю», и затем в виде пунктов перечисляются необходимые распоряжения:
- Принять в компании новое штатное расписание. Здесь также нужно перечислить какое количество штатных единиц содержит документ, и какую сумму составляет фонд оплаты.
- Выполнить ввод документа в действие, с проставлением даты, с которой это будет сделано. Если в приказе такая дата не упомянута, то документ будет начинать действовать с момента издания распоряжения.
- Если до это действовало штатное расписание, то необходимо указать, что оно потеряло силу.
- Указать, на какого работника компании будет возложена обязанность по исполнению распоряжения. Как правило, этим занимается кадровый работник либо главный бухгалтер.
- Указать, кто должен под роспись ознакомить всех оформленных работников с новым документом.
Приказ об утверждении штатного расписания
Среди локальных актов хозяйствующего субъекта особое место занимает штатное расписание, отражающее имеющиеся в компании профессии и вознаграждения работникам. Чтобы документ имел юридическую силу надо ввести в его действие, для чего используется приказ об утверждении штатного расписания. Он формируется отделом кадров и визируется директором компании.
Порядок утверждения штатного расписания
Штатное расписание не относится к локальным нормативным документам на предприятии, которые согласно законодательству должны обязательно существовать в компании. Тем не менее для обоснования расходов и в целях планирования желательно данный акт разрабатывать.
Очень часто при проверке субъекта бизнеса проверяющие органы запрашивают штатное расписание организации среди основных документов.
Росстатом предусмотрена стандартизированная форма для данного акта Т-3, компании дано право создавать расписание в свободной форме.
Данные из штатного расписания используются при составлении трудовых контрактов с работниками. Информация о необходимом количестве сотрудников по определенным профессиям определяет наличие потребности в трудовых ресурсах.
Приказ об утверждении штатного расписания: порядок подтверждения, образец составления
Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и информацию о количестве сотрудников. Чтобы документ имел юридическую силу, требуется знать, как правильно составить приказ на утверждение штатного расписания, какими документами руководствоваться. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
«Штатка», являясь одним из основных документов работодателя, включает сведения о структуре, количестве работников, фонде зарплаты. Необходимость изменения любого из этих элементов связана с разработкой и изданием обновленного формата, который утверждается новым распорядительным документом.
Описание структуры, формы документа
Приказ подтверждает, что новая версия расписания начала действовать. Или что старый документ подвергся незначительным правкам.
Заполнения требуют разделы, посвященные
Разделы унифицированной формы штатного расписания Т-3
- заработная плата в общей сумме;
- количество сотрудников предприятия;
- дата, номер утвержденного документа;
- дата и номер приказа;
- указание конкретного подразделения компании.
У руководителей есть право на внесение в документ любой информации, которая связана с дальнейшей организацией работы. После этого всё закрепляется соответствующим приказом.
Штатные расписания составляются для всего отдела либо по структурному подразделению. Допускается вариант с разделением на отдельные категории сотрудников, такие как: рабочие и персонал по обслуживанию, управленческие отделы, кадровые отделы.
Основные разделы штатного расписания:
- Полное название вместе с кодом структурного подразделения. Приводится также сокращенная форма наименования.
- Далее, следуют должности. Надо написать обо всех, что действуют в компании.
- Следующая часть посвящена количеству единиц в штате.
- Далее, описываются оклады, с различными видами надбавок. Должны присутствовать сведения о конкретных суммах.
- Наконец, последняя графа – общая сумма всех начислений, связанная с заработной платой.
- При необходимости – пишутся различные примечания.
Пока подпись директора на приказе не стоит – документ не вступает в силу. Действительными не считаются и данные, указанные ранее.
Когда составляют распоряжение на утверждение ШР
Это отправная точка, позволяющая использовать документ в учреждении. Бумагу необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, определенный в «штатке».
В процессе осуществления планирования оформляют локальный распорядительный акт о введении в действие штатного расписания, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.
О штатном расписании
Нормы ТК РФ закрепляют обязательность соответствия наименования профессии и предусмотренного для нее размера оплаты труда тем значениям, какие указываются в заключаемом с работником трудовом соглашении.
Кроме этого, штатное расписание содержит данные о необходимом количестве единиц трудовых ресурсов по каждой специальности.
Все это определяет важную роль акта для осуществления планирования предстоящих расходов, принятия решений для управления бизнесом, и для обоснования производимых предприятием расходов.
Поэтому многие проверки контролирующих органов власти часто требуют предоставить в пакете обязательных документов при проверке именно штатное расписание.
При разработке штатного расписания могут привлекаться специалисты различных направлений – юристы, экономисты, технологи, кадровые работники и т. д.
Внимание! Часто действие этого нормативного локального документа рассчитано на один календарный год. Но для субъектов малого предпринимательства он может действовать и несколько лет.
Как составить
Единая унифицированная форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует, поэтому работодатели формируют его в свободном формате.
Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель — определить структуру, численность и размер заработной платы. Распорядительный акт подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.
Документ оформляется на стандартном бланке предприятия, утверждается работодателем и включает следующую информацию:
- количество работников;
- фонд оплаты труда;
- дата, с которой новое вводится в действие, а прежнее отменяется.
Уставом разрешено определить и другой порядок, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации, как правило, не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить штатное расписание на следующий год.
Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
ИНН 123456789, КПП 123456789, ОКПО 123456789
полное наименование организации
об утверждении штатного расписания
В целях закрепления организационно-штатной структуры,
1. Утвердить штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» согласно приложению к данному приказу.
2. Ввести в действие штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» с 12.01.2021.
З. Функцию по контролю за исполнением возложить на главного бухгалтера С.С. Сидорову.
Приложение: штатное расписание.
Как утвердить штатное расписание
Органы статистики утвердили для штатного расписания специализированную форму, которой субъект бизнеса может придерживаться или использовать свою, созданную на основе стандартной, но с учетом особенностей своего производства.
После того как проект этого акта будет создан и согласован со всеми специалистами, если на предприятии существует профсоюзные органы, то он должен отправляться им для ознакомления. Они могут сразу же согласиться с ним или же иметь возражения.
Если руководство примет их, проект будет дальше дорабатываться. Администрация может ввести штатное расписание, даже если оно получило возражения со стороны профсоюза.
Для придания акту законной силы его можно ввести с помощью создания документа приказ о штатном расписании.
Данное распоряжение директора имеет произвольную форму, и оформляется в основном на фирменном бланке компании. Подготовкой данного документа занимается либо кадровая служба, либо делопроизводитель.
