Если вы планируете отправить рекламное письмо юридическим лицам, используйте для этого более официальный и деловой стиль информационного письма.
Представьте себе человека, которому вы отправляете информационное письмо. В течение рабочего дня он должен прочитать 20 – 30 документов различного содержания с различными коммерческими предложениями. Скорее всего, он обратит внимание на письмо, информация в котором изложена наиболее коротко и вразумительно.
Текст информационного письма должен быть, по возможности, коротким – не более 2 страниц, но лучше все свои предложения изложить на 1 странице печатного текста, если краткость не повредит полноте содержания.
Если вы впервые отправляете информационное письмо данному адресату, в начале письма изложите краткие сведения о вашей компании и направлении ее деятельности. Если вы ранее уже отправляли письма с коммерческими предложениями, сошлитесь на предыдущие сообщения или контакты.
Далее изложите ваши предложения. Они должны содержать всю необходимую информацию, чтобы адресат получил полное представление о том, что вы предлагаете. Обязательно дайте краткое описание товара или услуги. Если это общеизвестные товары, укажите марку или другие аналогичные сведения, стоимость, условия поставки или договора.
Содержание информационного письма.
Старайтесь избегать многословных отступлений – стиль информационного письма должен быть динамичным, энергичным. Свои предложения излагайте предельно ясно, короткими предложениями. Старайтесь избегать сложных, многословных оборотов.
В заключение информационного письма обязательно укажите, что конкретно вы ожидаете от адресата:
«Надеюсь, что улучшенная модификация сеялки, которую предлагает наша компания, вас заинтересует. К письму прилагаю заказ-талон. Если вы заполните его и отправите по указанному адресу, вы можете получить заказ уже в текущем квартале».
«Существенные изменения условия поставки продукции, изложенные в этом письме, надеюсь, будут способствовать успешному сотрудничеству наших компаний и в наступающем году».
«Если вас заинтересовало наше предложение, то мы можем выслать любые дополнительные сведения о продукции и проект договора поставки».
Как написать информационное письмо?
Информационное письмо выполнит свою задачу, если вы его напишите лаконично, немногословно, четким, точным и образным языком. Невыразительное послание создаст о вас и вашей компании соответствующее мнение.
Фразы должны быть простыми, понятными и сразу доносить до адресата суть вашего коммерческого предложения.
Ваши информационные письма должны быть максимально короткими. Конечно, на составление краткого, лаконичного, тщательно продуманного письма вы потратите больше времени, чем на многословное и лишенное продуманной композиции послание. Зато адресат быстрее поймет суть вашего предложения, а ведь именно на него вам и нужно произвести впечатление.
Не забывайте о стиле изложения, будьте внимательны к пунктуации, правописанию, тону построения каждого письма.
Сальдо по ЕНС. Информационное письмо ИФНС
Проверяйте орфографию. Если нужно, сверьте со словарем написание слов, которые вызывают у вас сомнения.
Эффект, который произведет ваше информационное письмо, во многом зависит от его внешнего оформления.
Текст без пробелов, абзацев, с узкими полями, скорее всего, так и останется непрочитанным. Сделайте письмо привлекательным, таким, которое читать будет легко и приятно.
Поля должны быть достаточно широкими. Оптимальная ширина – 3 сантиметра.
Оставляйте пробел между абзацами, делайте их как можно короче и начинайте с красной строки.
Чтобы отметить важные места в тексте, привлечь внимание читателя к преимуществам вашего предложения, используйте маркеры – звездочки, точки, тире.
Для выделения важных мест в тексте пользуйтесь рамками.
Располагайте текст так, чтобы конец первой страницы не совпадал с концом предложения. Незавершенное предложение часто заставляет читателя перевернуть страницу и продолжить чтение.
Письмо, направленное в другие компании, можно сравнить с визитной карточкой вашей организации. Если оно написано небрежно, с помарками, на бланке с плохо различимыми реквизитами, скорее всего, оно произведет негативное впечатление на ваших партнеров. У адресата подсознательно сложиться впечатление, что «серьезные предложения не могут быть так оформлены».
Информационные письма для рассылки лучше печатать на фирменных бланках. Если в вашей компании их нет, разместите рядом с текстом ваш фирменный знак или другие атрибуты вашей компании. Это сделает ваше письмо более узнаваемым.
При вторичной рассылке информационных писем старайтесь максимально повторить элементы оформления предыдущего письма, которое вы использовали в первой рассылке. Если вы оформляете письмо не на фирменном бланке, обязательно укажите почтовые реквизиты компании и телефон для обратной связи.
Для воздействия на заказчика одного письма, как правило, бывает недостаточно. Начните прямую почтовую рассылку с планирования комплекса мероприятий:
- кампания по рассылке писем (3 – 4 письма)
- ответы после каждой рассылки
- уточнение потребностей заказчика
- оформление заказов на поставку продукции
Для каждой последующей рассылки текст письма нужно немного переработать. Например, если в первом письме вы изложили общие сведения о вашей компании, то в последующих письмах эту часть можно сократить и уделить больше внимания описательной части товара или услуги.
Как бы тщательно вы не составляли информационное письмо, какой-то части ваших адресатов все равно потребуются дополнительные разъяснения, более подробная информация о ваших товарах и услугах. Анализируя полученные письма, необходимо корректировать свои собственные послания. Если у вас постоянно запрашивают одну и ту же дополнительную информацию, то ее можно включить в следующий выпуск рассылки.
Чем быстрее заинтересованная в ваших товарах и услугах компания получит ответ на свой вопрос, тем более благоприятное мнение сложится о деятельности вашей компании.
Основное требование работы с адресатами – на любые запросы нужно отвечать оперативно и, по возможности, исчерпывающе.
Процесс сохранения клиентов включает:
- предоставление услуг и обеспечение качества продукта, которое соответствует ожиданиям клиента или превосходит их;
- установление долговременных отношений с клиентом;
- достижение максимальной продолжительности и прибыльности отношений с клиентом;
- регулярный контакт с клиентом в удобное для него время;
- углубление отношений с клиентом посредством стимулирования покупок разных типов товаров, в том числе и товаров из дорогого сегмента, и возобновление отношений;
- контроль прибыльности.
Впоследствии нужно постоянно рассылать своим клиентам новые рекламные и информационные письма, даже обычные открытки, содержащие информацию о ваших предложениях. Напоминайте о себе, и вы создадите такие отношения с клиентами, которые в будущем принесут вам доход.
Источник: prodawez.ru
Информационное письмо.
Что вы будете делать, если вам необходимо оперативно сообщить коллегам или конкурентам о намечающейся крупной конференции или другом важном для вашего предприятия событии?
Правильно, писать информационные письма и рассылать их по разным инстанциям, начиная с многочисленных отделов своего предприятия, и заканчивая крупными компаниями, работающими в определенном секторе производства или услуг.
Итак, попробуем разобраться, что же такое информационное письмо и каковы основные правила его написания.
Информационное письмо – это один из видов некоммерческих деловых писем, оно призвано сообщить адресату важную информацию, которую вы хотите до него донести.
Размеры информационного письма могут быть самыми разными от одного-двух абзацев, до нескольких страниц. Обычно, если автор информационного письма желает сообщить большое количество информации, он вкратце резюмирует основные сведения, а масштабный текст оформляет в виде приложений, так существует больше шансов, что письмо будет прочитано адресатом, а не затеряется в потоке ненужной корреспонденции.
Нередко в информационных письмах содержатся выдержки из законодательных или нормативных актов.
Как мы уже отмечали, основная цель письма — проинформировать, известить, просветить или прорекламировать. Оно также может содержать в себе сообщение, напоминание, предложение, просьбу или другие данные. Нередко информационные письма напоминают адресату о том, что заканчивается срок действия какого-либо договора и его нужно пролонгировать.
Оформляется информационное письмо по принципу деловых писем: дата, исходящий номер, должность, фамилия и инициалы адресата, название документа (информационное письмо), текст письма.
Обычно информационное письмо заверяется подписью руководителя, либо его заместителя. Если осуществляется массовая рассылка информационных писем, допустимо использовать факсимильную подпись.
Чаще всего массовые информационные письма рассылаются внутри одного ведомства, в таком случае на документе допускается подпись личного секретаря руководителя.
Источник: blanki-blanki.ru
Образец информационного письма
Помощник бессознательно получает мнение о заявителе, что вложил собственные взгляды, просматривая обращение и его мысли. Фактически заявление это заменитель личности обращающегося. Это является критично существеннымв проблемах, если ответ формируется от внутреннего состояния. Получить нужный документ у специалиста стоит существенных затрат. Потому что это имеет огромное значение.
Информационное письмо является некоммерческим деловым письмом, основная цель которого — реклама, информирование, извещение о сотрудничестве в дальнейшем, о сроке, на протяжении которого действует договор, о главных аспектах экономической деятельности компании, о продукции, изготовляемой компанией и т.д.
Информационное письмо зачастую выступает в качестве маркетингового инструмента, с помощью которого осуществляется продвижение продукции компании, привлечение новых клиентов и увеличение объемов продаж или же доносится информация до сотрудников компании о расширении или же о других новостях, связанных с жизнью организации.
Объем информационного письма, как правило, колеблется от одного небольшого абзаца до нескольких листов. В основном, информационные письма подписывают руководители организаций, и в случае рассылки большому количеству людей (к примеру, всем клиентам компании) могут и вовсе не содержать подписи руководителя.
Очень часто информационные письма имеют типовой характер. Они часто содержат предложения и рекомендации или дословно приводят отдельные положения из нормативных правовых документов.
Также информационное письмо может содержать приложения (определенные вложения с дополнительной информацией).
Правила для оформления информационных писем соответствуют общепринятым правилам по оформлению деловых писем.
Как же грамотно составить информационное письмо в официальном стиле?
Оформление информационных писем осуществляется в соответствии с установленными правилами деловой переписки, их структура полностью соответствует общепринятой структуре делового письма, написанного в официальном стиле. Зависимо от конечной цели информационного письма, написанного в деловом стиле повествования, выделяют такие его разновидности:
Зачастую к информационному письму прилагают сопроводительное письмо, в котором информация в развернутом виде предоставляется более детально, а также по отдельным положениям законодательных или других нормативных правовых документов.
Подписывает в обязательном порядке информационное письмо председатель компании, а иногда – его заместитель или секретарь. В случае рассылке писем в большом количестве часто используют факсимиле.
Образец составления информационного письма вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Образец информационного письма
Информационное письмо является некоммерческим деловым письмом, основная цель которого — реклама, информирование, извещение о сотрудничестве в дальнейшем, о сроке, на протяжении которого действует договор, о главных аспектах экономической деятельности компании, о продукции, изготовляемой компанией и т.д.
Информационное письмо зачастую выступает в качестве маркетингового инструмента, с помощью которого осуществляется продвижение продукции компании, привлечение новых клиентов и увеличение объемов продаж или же доносится информация до сотрудников компании о расширении или же о других новостях, связанных с жизнью организации.
Объем информационного письма, как правило, колеблется от одного небольшого абзаца до нескольких листов. В основном, информационные письма подписывают руководители организаций, и в случае рассылки большому количеству людей (к примеру, всем клиентам компании) могут и вовсе не содержать подписи руководителя.
Очень часто информационные письма имеют типовой характер. Они часто содержат предложения и рекомендации или дословно приводят отдельные положения из нормативных правовых документов.
Также информационное письмо может содержать приложения (определенные вложения с дополнительной информацией).
Правила для оформления информационных писем соответствуют общепринятым правилам по оформлению деловых писем.
Как же грамотно составить информационное письмо в официальном стиле?
Оформление информационных писем осуществляется в соответствии с установленными правилами деловой переписки, их структура полностью соответствует общепринятой структуре делового письма, написанного в официальном стиле.
Зависимо от конечной цели информационного письма, написанного в деловом стиле повествования, выделяют такие его разновидности:
Зачастую к информационному письму прилагают сопроводительное письмо, в котором информация в развернутом виде предоставляется более детально, а также по отдельным положениям законодательных или других нормативных правовых документов.
Подписывает в обязательном порядке информационное письмо председатель компании, а иногда – его заместитель или секретарь. В случае рассылке писем в большом количестве часто используют факсимиле.
Образец составления информационного письма вы можете скачать, перейдя по ссылке .
Образец информационного письма
Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.
Как написать информационное письмо
Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Образец информационного письма о смене директора
Информационное письмо
По своей сути информационное письмо является служебным документом и представляет собой официальное сообщение определенных сведений в письменной форме.
Обычно такие письма имеют типовую форму и рассылаются определенными властными органами или организациями. Так, это органы государственной власти самых различных уровней, рассылающие письма подведомственным им организациям, в том числе, и определенного типа.
Что касается содержания письма, то его текст обычно – это выдержки из нормативно-правовых актов, предложения, касающиеся деятельности подведомственной организации или учреждения, рекомендации.
Письмо содержит определенные реквизиты, к которым относят:
Скачать образец информационного письма (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 2 437)
Следующие статьи:
- Образец объяснительной записки
- Образец отзыва в арбитражный суд
- Образец отказа от исполнения договора подряда
- Образец письмаподтверждения
Источник: bfmac.com