Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
- на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
- на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п.
Оформление приходных и расходных кассовых ордеров в программе 1С Бухгалтерия
4 Указания № 3210-У).
Назначение ПКО
Ключевое назначение ПКО (приходника, приходного кассового ордера) — своевременное оприходование наличности в кассе компании или предпринимателя по факту ее поступления. Заполнение бухгалтером (кассиром) приходника, предварительно распечатанного с Word образца, производится в следующих случаях:
- оприходование текущей выручки от продажи услуг или продукции;
- возврат подотчетных средств, неиспользованных в течение дня;
- получение денег, обналиченных с расчетного счета;
- оприходование заимствованных средств;
- документирование взносов в уставной капитал и пр.
Все бланки ПКО необходимо регистрировать в специальном журнале (ф. КО-3), а саму процедуру оприходования наличных средств фиксируют в кассовой книге. Все приходники хранятся до 5 лет после истечения отчетного года.
Инструкция по заполнению
Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.
Рассмотрим эту процедуру по шагам.
Шаг 1. Заполняем шапку
Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.
Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.
Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»
Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.
УСН. Как заполнить приходный кассовый ордер
Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства
В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.
В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.
Шаг 4. Вписываем сумму
Сумму указываем прописью.
Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».
Шаг 5. Заполняем квитанцию
Квитанция к ПКО заполняется аналогично.
Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.
В завершение рекомендуем проверить наличие подтверждающих документов и соответствие указанной суммы фактической, и только затем распечатать ПКО.
Тоже может быть полезно:
- Правила заполнения расходного кассового ордера
- Порядок ведения кассовой книги для ИП
- Изготовление фирменного бланка ИП
- Новый порядок ведения кассовых операций в 2020 году
- Регистрация кассового аппарата ИП в 2020 году
- Как ИП вести бухгалтерский учет?
Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам
Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно!
Образцы заполнения
заполнения приходного кассового ордера 2018-2019 для ИП при розничной выручке 30 кб. Excel (xls).
Рис. Пример ПКО для ИП при розничной выручке
заполнения приходного кассового ордера 2018-2019 для оприходования в кассу наличных, полученных по чеку 30 кб. Excel (xls).
Рис. Пример ПКО для оприходования в кассу наличных, полученных по чеку
заполнения приходного кассового ордера 2018-2019 на возврат остатка неиспользованного аванса 30 кб. Excel (xls).
Рис. Пример ПКО на возврат остатка неиспользованного аванса
заполнения приходного кассового ордера 2018-2019 на возврат краткосрочного займа 30 кб. Excel (xls).
Рис. Пример ПКО на возврат краткосрочного займа
Какую форму можно использовать для заполнения?
Для оприходования наличных денежных средств Госкомстатом России от 18.08.1998 г. утверждена специальная форма (КО-1).
Как выглядит форма КО-1 (по ОКУД 0310001)? Бланк содержит сам приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которая является отрывным талоном.
Порядок и правила оформления
Приходный ордер допускается оформлять рукописным способом или при помощи технических средств, предназначающихся для обработки данных (персональный компьютер, программное обеспечение)
Бланк КО-1 составляется бухгалтером в единственном экземпляре, подпись ставит главный бухгалтер или сотрудник, наделенный подобными полномочиями.
Следует обратить внимание на нумерацию форм: она не должна прерываться в течение всего календарного года. Данное требование зачастую пренебрегается предпринимателями.
Большинство работодателей знакомы с обязательностью оформления приходных, но особенности их составления известны не каждому.
Зачастую игнорируется тот момент, что в день оформления КО-1 деньги должны поступить в кассу, иначе ордер не считается действительным.
На практике же возникают ситуации, когда приходный ордер сначала выписывается, а денежные средства вносятся в кассу через некоторое время или наоборот — первыми появляются деньги, а необходимые бумаги оформляются позднее.
Вносить изменения и поправки в документ запрещено, при их возникновении необходимо оформить документ заново.
Как правильно заполнить реквизиты унифицированной формы КО-1?
Необходимо заметить, что приходный кассовый ордер включает в себя 2 компонента: ордер и квитанция.
Оформление осуществляется общим экземпляром, квитанция передается гражданину, передавшему наличность.
Для безошибочного заполнения утвержденной формы ордера следует последовательно, друг за другом, начиная с верхней строки, вносить данные.
Первый блок начать следует с вводной строки, где фиксируется полное название предприятия, структурного подразделения и его кода в соответствии с уставной документацией.
Если последнее отсутствует, то в строке ставится прочерк. Также вносится информация о коде ОКПО в соответствии со сведениями Госкомстата.
В строку «Номер документа» вписывается порядковый номер на основании журнала регистрации кассовой документации, нумерация которых начинается с начала года.
Вписывая дату составления, требуется соблюдение последовательности написания: день, месяц, год. Для заполнения используются арабские цифры, перед однозначной цифрой проставляется «ноль». Зафиксированная дата должна соответствовать оприходованию денег.
Второй блок является основным и включает в себя сведения о финансовых поступлений в кассу компании.
Информация об учете наличности и ее размере представлена в столбцах:
- «дебет» — проставляется номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются денежные средства (как правило, указывается 50 — «Касса»), ячейка не обязательная для заполнения и может оставаться пустой;
- «кредит» — вписывается код отдела, куда приходуется наличность (при его отсутствии ставится прочерк) и номер корреспондирующего счета, отражающего поступления наличных денежных средств в кассу (71 — возврат подотчетных сумм, 51 — снятие суммы в кредитном учреждении, 90 — выручка, 62 — поступление от покупателей, 73 — прочие расчеты с работниками, 75 — взносы в уставной фонд).
- «код аналитического учета» заполняется, если на предприятии утверждены коды для аналитики;
- «сумма» — обозначается поступившая сумма денег (цифрами);
- «код целевого назначения» — используется лишь некоммерческими учреждениями, где подразумевается целевое финансирование.
Графы с данными по кредитам индивидуальные предприниматели могут оставить незаполненными.
Под таблицей указывается фамилия, имя и отчество того, от кого поступила наличность, а также основания ее передачи.
Что писать в основании? В основании можно указать возврат неизрасходованных средств, оплата по договору, розничная выручка, оплата счета.
Далее снова прописывается сумма, внесенная в кассу, но уже с помощью буквенного обозначения.
Целые числа пишутся с заглавной буквы, дробь после запятой – цифрами, валюта прописывается без сокращений.
Если после написания суммы в предназначенной для ее написания графе осталось пустое место, то нужно заполнить его прочерком. Это оградит от возможности фальсификации ордера.
Также необходимо указать выделяется НДС или нет (прописывается ставка налога цифрой, либо обметка об освобождении от него).
В качестве приложения обозначаются данные прикрепленных первичных бумаг (авансовый отчет), их копии прикладываются к бланку.
Как заполнить квитанцию?
Заполнив приходный ордер, можно приступать к внесению сведений в квитанцию – отрывной талон к ПКО. Вся информация записывается аналогично ордеру.
После поступления наличности в кассу, кассир отрывает квитанцию по линии отреза и передает ее лицу, сдавшему денежные средства. Сам ордер остается у кассового сотрудника.
О принятой наличности делается соответствующая отметка в кассовой книге (КО-4).
После проверки всех реквизитов кассир принимает денежные средства и пробивает их по ККА, если это является доходом компании.
Кто уполномочен подписывать?
Форму КО-1 оформляет:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или кассир, определенный распорядительным документом компании;
- директор организации (если в штате фирмы нет бухгалтера).
В ПКО должны быть подписи главного бухгалтера и бухгалтера или руководителя и кассира.
Если ведением кассовых операций занимается непосредственный руководитель предприятия, вся документация подписывается им лично.
Как правильно ставится печать?
Оттиск печати необходимо расположить на о, располагающийся на квитанции.
Возможность проставления одновременно оттиск на квитанции и на ордере действующие нормативные акты не предусматривают.
Скачать бесплатно пустой бланк и заполненный образец в формате word и excel
приходного кассового ордера КО-1 форма по ОКУД 0310001 – в формате word, excel.
заполнения ПКО на внесение вклада в уставный капитал – образец.
оформления на получение наличных из банка – excel.
Пример на получение денег от покупателя – excel.
Образец ПКО на внесение вклада:
Образец ПКО на получение наличных из банка:
Образец ПКО на получение денег от покупателя:
Нюансы заполнения документа
Важно! Законодательством установлен предел в расчетах наличными денежными средствами между фирмами по одному договору — 100 тысяч рублей. Кассиру необходимо отказаться в приеме в кассу сумы больше этой, в противном случае на него и предприятие могут быть наложены штрафные санкции за несоблюдение дисциплины по кассе.
Решением этой проблемы будет заключение нового догвора между фирмами, при превышении наличного денежного обращения более 100 рублей. Таким образом по новому договору будет установлен новый лимит.
Если на предприятии выручка принимается с использованием кассового аппарата или БСО, то разрешается оформить один приходный ордер в конце дня на всю принятую сумму. Тогда в строку «Основание» заносится номер Z-отчета по аппарату или номера выписанных квитанций.
Порядок применения приходника, формы КО-1
Ведение всех кассовых операций подпадает под инструкцию ЦБ РФ, которая называется Порядком ведения операций по кассе. Денежные знаки могут приниматься кассирами и должностными лицами, путем выписки ПКО.
Унифицированная его форма определена, и фирмы могут незначительно ее упрощать, подстраивая под особенности своей деятельности.
Кассирами могут заполняться ордера из типографии путем ручной выписки. Но в последнее время широко используется автоматическое заполнение с использованием специальных программных продуктов по бухучету. Все они рассчитаны на стандартизированную форму.
Так как, согласно инструкции, ПКО не должен содержать исправления, то программное формирование намного оптимизирует этот процесс.
Обязанность по составлению этих документов может быть установлена в должностных инструкциях кассира, бухгалтера и даже руководителя (на малых предприятиях). Также законодательством закреплено право организации привлекать со стороны внешнего специалиста, но он может только подготавливать сами бланки.
Внимание! Подписывать ПКО при получении наличности имеет право только ответственное должностное лицо на предприятии.
Приходный ордер составляется перед получением денег, далее передается кассиру, который на его основе осуществляет оприходование денежных знаков. Приняв документ, данный работник обязательно сначала должен проверить его заполнение, дальше нужно зарегистрировать его в специальном журнале.
Далее кассиром пересчитываются деньги, если необходимо, выдается остаток в виде сдачи. После этого он в пко в подтверждение ставит свою визу. Иногда приходник может иметь приложения, например, реестры, квитанции и т. д. Их кассиру тоже необходимо проверить.
Важно! Если поступающая в кассу сумма является доходом фирмы, то еще необходимо в определенных ситуациях использовать ККТ, то есть при оприходовании пробивать чеки. Квитанция с чеком отрывается от ордера и передается вносителю денег. В конце смены или завершении дня кассир составляет отчет и вместе со всеми кассовыми документами передает его в бухгалтерию.
Источник: dostupnodengi.ru
Образец заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1 в 2021 году
Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется первичным документом — приходный кассовый ордер. Этот документ является обязательным для заполнения и имеет унифицированную форму КО-1. Бланк приходного кассового ордера можно скачать в конце статьи. Разберемся, как правильно заполнить приходный кассовый ордер КО-1, заполнения можно ниже.
Что это за документ
Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ для отчета, который оформляется при приеме кассой любой организации денежного эквивалента. ПКО является унифицированным, утвержден 18 августа 1998 г.
Есть предприятия, в которых еще придерживаются отчетности, составленной вручную, а остальные переходят на компьютеризацию всего процесса. Приходник создается только в одном варианте.
Без данного нюанса не обойтись при всех денежных операциях, ведь именно так можно подтвердить поступление наличных средств с помощью первичного документа. Вам понадобится ПКО для юридического оформления поступивших денег от всех лиц: от учредителя, при продаже имущества, при возмещении ущерба, нанесенного штатом компании, от заказчика работы, покупателя товара в виде вырученных средств.
На следующем видео подробно разъяснено, для чего нужен ПКО:
Это должен знать каждый профессионал
С недавнего времени, а точнее с 2011-2012 г.г., адресатам стали поступать письма с маркировкой «ПКО ФМ (название города)», которые, как и любое нововведение, вызвали у получателей непонимание. Поскольку схожесть первой части аббревиатуры, а именно «ПКО…» вызвала ассоциацию с уже ставшей нормой рабочего сокращения приходно-кассового ордера, у адресатов возникли закономерные вопросы – как правильно расшифровывается аббревиатура ПКО ФМ, что это такое и имеет ли этот загадочный документ какое-либо отношение к обычному приходно-кассовому ордеру?
Правильная расшифровка аббревиатуры «Пункт Коллективного Обслуживания Франкировальной техники (машины)». Организация, скрывающаяся за этим названием – выделенное подразделение Почты России, специализирующееся на рассылке отправлений налоговых служб – уведомлений, а также квитанций на уплату различных видов налогов.
Учитывая это, совершенно очевидно, что к ПКО ФМ унифицированный приходник КО-1 не имеет никакого отношения, эти документы не взаимосвязаны, и путать эти два сокращения нельзя.
Автоматизированное оформление приходного ордера
Для осуществления приходных операций разрешено использовать онлайн-сервисы для бухгалтера или автоматизированные средства.
Распространенными программами являются: 1С, ИНФО-Бухгалтер, БЭСТ, Парус, ABACUS, Галактика, при помощи которых можно ускорить оформление документа. Удобно пользоваться такой системой и за счет того, что номер будет определяться и вноситься в журнал учета автоматически. Кроме того, база программ нормативной документации постоянно обновляется, что является положительным аспектом для бухгалтерии.
Оформление ПКО
Производственный приказ гласит, что заполнение кассового ордера входит в обязанности одного сотрудника – бухгалтера. На готовом документе, который состоит из двух частей (непосредственно ордер и часть с отрывной квитанцией), должна стоять подпись главного бухгалтера или, при отсутствии такового по ряду причин, уполномоченного лица компании для совершения данного рода действий. Проверить подлинность бланка должен и кассир.
Далее ставится печать таким образом, чтобы большая часть ее заступала на отрывную квитанцию и лишь небольшая часть на сам бланк. Обязательно делается запись в тетради для регистраций всех операций с использованием кассовой документации. Когда деньги передаются кассиру, он отрывает квитанцию и отдает человеку, который вносил средства. Основной документ необходимо оставить в кассе.
Принимаются наличные в кассу строго в тот день, когда был составлен и подписан документ.
Образец заполнения бланка приходного кассового ордера для ИП и
В данной статье вы можете посмотреть пример агентского договора на поиск клиентов с физическим лицом, а также узнать о правилах его заполнения.
Узнать формулу и порядок расчета неустойки по ставке рефинансирования можно из этой статьи.
Порядок заполнения ПКО
Разберем поэтапно, как правильно заполнить бланк унифицированной формы № КО-1:
- В самом верху стоит пункт «Организация» – здесь необходимо вписать название организации (которая выдает приходник) так, как она зарегистрирована в учредительных документах.
- Далее, в следующей строчке «Структурное подразделение» укажите структурное отделение предприятия, что выдает ПКО. При его отсутствии просто отметьте прочерком.
- Полоса «Номер документа» предусматривает запись порядкового номера приходного ордера. Его вы определите по регистрации в журнале приходных и расходных документов, в котором ведется учет всех операций. Нумерация не должна прерываться.
- Графа «Дата составления» должна вместить число, когда документ был оформлен (формат: дд, мм, гггг).
- Строчка «Дебет» – ставится номер счета бухгалтерии или другая аналитическая информация. Этот пункт не обязателен для заполнения.
- Пункт «Кредит» – необходимо отметить, какой код подразделения структуры, куда вносятся средства (если его нет на предприятии, не заполняем, также ставим прочерк); номера корреспондирующих счетов, субсчетов, за кредитами которых осуществляется приход наличных в кассу; аналитический код учета по корреспондирующим счетам. При отсутствии такой кодировки поставьте прочерк.
- В строке «Код структурного подразделения» укажите номер кода отдела организации, на который оформляется приход.
- Графа «Код аналитического учета» – впишите аналитический предмет корреспондирующих счетов.
- «Субсчет» – этот пункт предназначен для записи кредитового счета операции или иной аналитической информации.
- В строку «Сумма» запишите сумму денежных средств, которые поступили на приход в кассу (в цифрах и прописью с большой буквы). Если осталось немного места в этой графе после заполнения, поставьте прочерк.
- Пункт «Код целевого назначения» – укажите кодовое число назначений использования денег, которые поступили на предприятие. При отсутствии кода в документации ООО можно не заполнять, а поставить прочерк.
- «Принято от». Здесь нужно записать название компании, фамилию и имя представителя организации (в родительном падеже), который передает наличные в кассу, при условии, что деньги поступают от сотрудника стороннего предприятия. Необходимо указать только личные данные лица в случае, когда касса принимает денежные средства от работника компании, которая выписала приходник.
- Далее следует записать, какое основание совершающей операции: оплата или заем по договорам, выручка от розницы и подобное.
- «В том числе» – пункт, где указывается сумма НДС (можно в цифрах). При условии, что приход средств не облагаем налогами, пишите «Без налога НДС»
- «Приложение» – запись реквизитов приложенных документов (указав номера), если они есть.
Вторая часть (отрывная) заполняется аналогичным способом.
На документах, которые прилагались к ордеру, также следует поставить штамп с пометкой «Получено» и записать дату.
Чистый бланк ПКО.
Скачать приходный кассовый ордер КО-1: образец, бланк
Скачивайте образцы форм кассовых документов на предприятии: Форма КМ-4. Заполнение журнала кассира-операциониста Форма КМ-6. Отчет-справка кассира операционистаФорма КМ-7. Сведения о показаниях счетчиков контольно-кассовых машин и выручке организации Форма КО-2. Расходный кассовый ордерФорма КО-3.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документовФорма КО-4. Кассовая книгаФорма КО-5. Книга учета кассираЗаявление о регистрации контрольно-кассовой техники
Как кассир должен проверять ПКО
Кассиром обязательно должна быть проведена проверка и сверка данных ПКО. Необходимо обратить внимание, подлинная ли зафиксирована на оформленном бланке подпись представителя бухгалтерии или лица с правом замещать его. Перечитать, правильно ли записаны данные и нет ли ошибок. Проследить, чтобы в наличии были все отмеченные в документации приложения.
Если все выполнено в соответствии с правилами и не было замечено отклонений, кассир примет наличные, поставит число совершения операции и подпишет бланк и квитанцию приходника. Если при подготовке документа были совершены ошибки, он возвращается кассиром на переделку.
Поставленную подпись необходимо заверить печатью так, чтобы оттиск был хорошо виден.
Несколько деталей, которые нужно знать
Ни в коем случае не допускается внесение исправлений, опечаток и других ошибок. При наличии любой помарки приходник должен оформляться заново. Не допустимым фактором есть внесение дополнительных пунктов и поправок.
Не разрешено принимать деньги в кассу без оформления приходного ордера. Такие действия считаются нарушениями и влекут за собой наказание в виде штрафа. Должностное лицо, в обязанности которого входит подготавливать ордера, должно будет заплатить до 5 000 руб., а организация – до 50 000 руб.
Если предприятие частично или полностью не оприходовало наличные по приходнику, то налоговая проверка расценит это как грубейшее нарушение оформления учета, и ответственное лицо будет облагаться штрафными санкциями.
Учёт и хранение
Основными вехами в учете первичных документов на современных предприятиях являются:
- Журнал учета ПКО и РКО.
- Подшивка с приходными документами.
- Кассовая книга.
В конце каждого дня все ордера заносятся в кассовую книгу. На основании них формируется информация о притоке и оттоке средств и выводится их остаток в кассе.
Как отмечалось ранее, при выписке ПКО регистрируется в учетной книге под индивидуальным порядковым номером. В конце года именно по ней проводится сверка всех притоков средств на предприятие. После оформления все приходные документы подшиваются в отдельную папку со скоросшивателем в хронологическом порядке. В конце папки следует вставить итоговый лист, в котором за подписью бухгалтера указывается, сколько именно бумаг было оформлено за год и подшито в папку.
По итогам финансового года журнал учета, скоросшиватель с ПКО и кассовую книгу закрывают и хранят на предприятии в течение пяти лет. Данные всех трех документов должны полностью совпадать.
Если при заполнении ордера была допущена ошибка
Порядок оформления ПКО, регламентируемых законодательством запрещает наличие любого рода ошибок в этом документе. Именно поэтому любые помарки и исправления повлекут за собой необходимость полностью переписать ордер.
В практике бухгалтерской деятельности встречаются случаи, когда ПКО оформлен без помарок, в то время как в нем имеются следующего характера несоответствия:
- Нарушены стандартные правила заполнения;
- Не везде имеются подписи уполномоченного лица;
- Неверно, неправильно или неразборчиво указана сумма.
При обнаружении этих неточностей документ также придется переоформить. Особенно актуален данный аспект для крупных предприятий, где приходные ордера оформляет кассир, а заверяет их главный бухгалтер.
Таким образом, процедура оформления приходных ордеров не таит в себе серьезных трудностей, главное вносить достоверные данные в отведенные поля и следить за правильностью оформления этих первичных документов. По итогам месяца желательно сверять все оформленные ПКО с записями в кассовой книге, дабы вовремя выявить неточности в финансовом учете компании ещё до завершения финансового года.
Источник: biplanlife7.ru
Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить
Нельзя просто положить деньги от продажи или сделки в кассу и забыть. Это надо зафиксировать с помощью приходно-кассового ордера, иначе можно получить штраф. Показываю на примерах что такое приходный кассовый ордер, когда он нужен и как заполнять.
Определение ПКО
Приходный кассовый ордер или ПКО — это бухгалтерский документ, подтверждающий поступление налички в кассу. Заплатил оптовик — делаем ПКО, партнёр вернул деньги — тоже фиксируем с помощью ПКО.
ПКО нужен только тогда, когда фирма обязана вести бухучёт. Например, ИП не обязаны вести бухучёт, а значит и выписывать ПКО не надо. Юрлица обязаны вести бухучёт, фиксировать все движения наличных средств. А значит организациям придётся оформлять ПКО по каждому поводу.
Приходный кассовый ордер — это документ, который создают на каждый чек, выданный покупателю. А можно по-другому: чтобы не делать документ на каждый чек, сделать его один раз в день — на отчёт о закрытии смены.
ПКО нужен в разных случаях:
- когда принимаем оплату от клиентов или закрываем смену
- когда взяли деньги из кассы и часть вернули обратно
- когда контрагенты вернули долг
- когда клиент разбил товар и оплатил его
- когда клиент внёс предоплату
Все деньги, которые отдают бухгалтеру или кассиру, он фиксирует в ПКО
Допустим, сотрудник взял из кассы 45 000 ₽, чтобы купить новый принтер в офис. И купил принтер за 37 000 ₽. Остаток — 8000 ₽, он должен положить в кассу. Для этого бухгалтер делает ПКО и вносит туда сумму — 8000 ₽. Сотрудник с документом и деньгами идёт к кассиру.
Контролируйте выручку в OkoCRM
В OkoCRM легко следить за финансами: фиксировать оплаты, наличный и безналичный расчёт клиентов, и даже расходы
Правила оформления приходно–кассового ордера
Есть установленная форма — КО-1. Она состоит из ордера и квитанции. Форму можно заполнять в бумажном или электронном виде. Но для этого нужна электронная подпись — не только кассира, но и того, кто принёс деньги.
Кассир или бухгалтер заполняет документ, оба его подписывают. Ордер оставляют в фирме — для отчётности. Квитанцию отдают клиенту или тому человеку, который принёс деньги.
Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера
Шаблон документа можно распечатать и заполнять вручную, это не запрещено. Можно сразу набирать текст в Word, распечатывать и подписывать. Разбираю по шагам как заполнять приходный кассовый ордер.
Заполнение основных полей
Сначала заполняем левую часть документа:
- В шапке пишем название компании, указываем номер документа и дату
- Теперь в полях «Дебет» и «Кредит» ставим проводки операций
- Указываем сумму
- Пишем от кого взяли деньги в разделе «Принято от»
- Указываем основание — как получили деньги, ещё раз пишем сумму, но уже прописью
- Указываем, есть ли НДС
- Пишем какой документ подтверждает приход денег
Дальше бухгалтер и кассир ставят свои подписи.
Вот пример, как правильно заполнить приходный кассовый ордер.
Квитанция к приходному кассовому ордеру
Здесь ничего сложного — просто переносим информацию из ордера:
- название компании
- дату и номер документа
- сумму, НДС
- кто и на каком основании отдаёт деньги
- документ, который подтверждает приход
В общем, здесь нужно вписать всё кроме проводок.
В квитанции тоже нужны подписи бухгалтера и кассира.
OkoCRM заполнит ваши документы
OkoCRM умеет заполнять шаблоны. Она автоматом поставит проводки, внесёт суммы, основание, НДС. Останется только распечатать и подписать документ.
Печать на приходном кассовом ордере
Бывает, штамп ставят по старым правилам — на разрыве, чтобы одна часть была на ордере, а вторая — на квитанции. Это неправильно. Сейчас печать нужно ставить только на второй части — на квитанции. Там, где стоит надпись «М.П.»
Вот как оформить приходный кассовый ордер правильно — поставить печать в нужном месте.
Примеры заполнения приходного кассового ордера
Вот как заполнять ПКО, когда деньги принесли в кассу по разным причинам.
ПКО по выручке за день.
ПКО по возврату суммы, которую взяли из кассы.
Вот как сделать приходный кассовый ордер по вкладу в уставной капитал.
Проводки в приходном кассовом ордере
В табличной части документа нужно вписать проводку — цифры, которые показывают, кто и зачем принёс деньги. Например, если покупатель расплатился наличкой, в колонку «Дебет» пишем 50, а в колонку «Корреспондирующий счёт» — 62. Спойлер: в колонке «Дебет» всегда будет 50, а вот вторая цифра меняется.
Вот шпаргалка, чтобы всегда ставить правильные проводки.
Штрафы, если не оформить приходный кассовый ордер
Если ПКО нет или они оформлены неправильно, компанию могут оштрафовать (ст. 15.1 КоАП РФ). Если найдут нарушения:
- юрлицу могут выписать штраф от 40 000 ₽ до 50 000 ₽
- руководителю или бухгалтеру — от 4000 ₽ до 5000 ₽
Компания обязана хранить ПКО 5 лет. То есть в 2023 году в архиве должны лежать документы за 2018 год. Иначе накажут.
Часто задаваемые вопросы
Отвечу на 3 самых распространённых вопроса, которые касаются ПКО.
Когда применяется приходный кассовый ордер?
Его используют всегда, когда принимают деньги в кассу. Не только, когда клиент оплатит товар или услугу наличными. Даже если брали деньги из кассы, а потом вернули. Или поставщик заплатил неустойку, или внесли вклад в уставной капитал. Любой приход надо фиксировать с помощью ПКО.
Что если неправильно заполнить ПКО?
За ошибки в заполнении документа можно получить штраф. Поэтому идеальный вариант — ничего не исправлять, а сделать новый ордер. Если это невозможно, не нужно исправлять документ. Лучше сделать бухгалтерскую справку.
Зачем нужен ПКО?
Приходный кассовый ордер, как и расходный, используют, чтобы отразить движение денежных средств. ПКО и РКО — как две половинки одного целого. ПКО показывает, что деньги положили в кассу, РКО — что их оттуда взяли. Это помогает контролировать, как деньги появляются и куда деваются из кассы. Это удобно компании — чтобы следить за финансами. И конечно, это удобно налоговой — чтобы тоже следить за финансами компании. =)
Подытожим
- Приходный кассовый ордер показывает кто и зачем принёс деньги в кассу. Например, покупатель оплатил заказ или контрагент отдал долг
- Документ складывается из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер или кассир заполняет их, затем подписывает. Ставит печать на квитанции, отдаёт тому, кто принёс деньги. К ордеру прикрепляет подтверждающий документ: чек, договор. И оставляет документ в архиве фирмы
- В ПКО вносят название компании, дату и номер документа, сумму, НДС. Указывают кто, зачем и на основании какого документа принёс деньги. А ещё пишут проводки — они зависят от причины поступления денег
- Если неправильно заполнять документ или просто забить — налоговики выпишут штраф. Юрлицам — 40000–50000 ₽. Бухгалтеру чуть поменьше — 4000–5000 ₽
Управляйте бизнесом в OkoCRM
Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.
Источник: okocrm.com
