ПРИГЛАШЕНИЯ на Корпоративный праздник: КАК ОФОРМИТЬ, ЧТО НАПИСАТЬ?
Корпоративный праздник — одна из составляющих корпоративной культуры. Любой праздник начинается с приглашения. Как оформить пригласительный билет? Каким должно быть корпоративное приглашение? Об этом и пойдет речь в нашей статье.
Корпоративные и профессиональные праздники популярны в каждой компании, организации, фирме. Поводом для корпоративного мероприятия могут послужить профессиональный или календарный праздник, юбилей начальника.
Приглашение или пригласительный билет — это средство мотивации к участию в корпоративном празднике, знак внимания и уважения к коллегам, членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения.
Приглашение — визитная карточка праздника, выполняющая две основные задачи:
— вводит гостя в тему праздника;
— предоставляет ему нужную информацию.
Оформляются письма-приглашения либо открыткой с текстом на внутренней стороне, либо это конверт с вкладышем — обычно используют лист неплотной бумаги размером с четверть листа формата А4. По форме такой лист может быть прямоугольным, квадратным, круглым с волнистыми или мелкими зазубренными краями. Существуют сотни различных вариантов оформления приглашений.
Очень крутой промо ролик ведущего! Вот как надо себя представлять!
Прежде всего нужно определиться, каким будет ваше приглашение. Письма-приглашения на корпоративные праздники напрямую зависят от характера и назначения мероприятия. В зависимости от повода, масштаба, места их проведения каждый раз будут новые текст, оформление, способ вручения. Приглашение может быть отправлено адресату в электронном виде или в твердой «открыточной» форме. Выбор зависит от адресатов, их статуса и ожиданий, особенностей использования электронной почты в офисе, задач сохранения интриги и необходимости адресности сообщений.
Словарь кадрового делопроизводства. Письмо-приглашение относится к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию.
Электронное приглашение по размеру шрифта, цветовой гамме, стилю и т. д. должно отличаться от обычной деловой переписки.
Приглашения в конвертах требуют адреса доставки, обозначения имени получателя в письме. Такой формат потребует расходов на сами открытки, на курьерскую доставку и т. д. Соответственно, это должно быть оправдано задачами праздника и аудиторией. Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого.
Можно организовать вручение приглашений при входе в офис.
Главное — приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным.
Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу. Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить.
10 креативных ИДЕЙ для пригласительных [примеры]
Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке. Вариант с простой почтовой рассылкой подойдет, когда речь идет о многочисленных друзьях и деловых партнерах организации. Уровень почтовой доставки низкий. Письмо может задержаться или вовсе потеряться и не дойти до получателя. Заказные письма с уведомлением — хороший вариант.
Однако если это Новый год, Международный женский день, то в предпраздничном ажиотаже письма потребуют большего количества времени на доставку и будут доставлены не ранее чем через неделю.
Когда времени не хватает, можно воспользоваться службой экспресс-доставки или курьерской службой. Курьерскую доставку можно организовать самостоятельно. Важно приложить все усилия, чтобы приглашение было вручено вовремя. Телефон в данном случае пригодится только для обратной связи.
Даже если руководитель компании кого-либо пригласил при личном разговоре (разговор между руководителями компании, фирмы и т. д.), этикет требует подтвердить приглашение в письменной форме. Начинать рассылку любых приглашений нужно как минимум за 2 — 3 недели до даты корпоративного праздника.
Открытка и внутренний конверт приглашения должны оформляться в одном стиле и цветовой гамме с пригласительным текстом на вкладыше. На них может содержаться и дополнительная информация, например поздравление, какая-нибудь цитата, логотип компании и т. д. Если работодатель хочет сделать оригинальное приглашение, необходимо обратиться в типографию или агентство и оформить заказ на изготовление приглашений. Наружный конверт дает первое впечатление, поэтому необходимо оформить его в едином стиле с вкладышем (даже если это простой почтовый конверт).
Также оформление и текст приглашения напрямую зависят от того, кому оно предназначено. Приглашенных на праздничное мероприятие можно поделить на несколько категорий:
— VIP-гости (учредители, спонсоры, крупные клиенты, представители администрации города, постоянные партнеры). Руководители компании обычно таким гостям приглашения вручают лично. Для этих людей должны быть составлены именные тексты. Пригласительные карточки необходимо вручать заранее, за 3 — 4 недели. Приглашение лично от руководителя компании или его заместителя должны получить все VIP-гости;
— сотрудники компании. Приглашения, адресованные сотрудникам компании, могут быть однотипными, стандартными. В таких приглашениях следует уточнять, кто приглашается на праздничное мероприятие — сам сотрудник, он может взять с собой супругу/супруга, детей. Чтобы никого не забыть, можно передать такие приглашения руководителям подразделений в запрашиваемом им количестве, а они уже распределят их в порядке иерархии;
— бизнес-партнеры (поставщики, компании-партнеры). Приглашения для этой категории составляются стандартные. Пригласительные билеты необходимо вручить за 1 — 2 недели. Когда количество участников мероприятия ограниченно, необходимо со всеми созвониться и уточнить, кто планирует прийти, а кто нет. Важно приложить все усилия, чтобы пригласительные письма каждому приглашенному было вручены непосредственно адресату или доверенному лицу.
— первая — орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимения «Вы» и «Вас» с целью вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу;
— вторая — этикетная, она связана с вопросом: от какого лица должно строится изложение текста в документе — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от первого лица единственного числа пишутся приказы, заявления, можно написать и приглашения. Но, составляя текст приглашения, лучше строить изложение от первого лица множественного числа — тем самым автор выступает как представитель организации, компании.
Любое приглашение начинается с обращения, первый абзац — вступление. В основном это типовые фразы: «Уважаемый Иван Иванович!», «Дорогая Татьяна Александровна», «Уважаемая госпожа Петрова», «Уважаемый господин Иванов». Избегайте в обращении высокопарных фраз типа «Глубокоуважаемый Семен Иванович!», «Глубокоуважаемая Анна Александровна». Здесь стоит коснуться вопроса уместности употребления восклицательного знака. Многие из нас неоднократно отмечали, что в деловой корреспонденции и в публикуемых в прессе документах все чаще вместо восклицательного знака встречается запятая. При этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной:
Уважаемый Александр Петрович,
обращаемся к Вам.
Хочется обратить ваше внимание на то, что не стоит строить текст приглашений таким образом. В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству.
Второй абзац — информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие.
Третий абзац — заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано:
— к коллеге обращаемся с уважением и вниманием;
— к клиенту — с обаянием;
— к спонсору — с признательностью;
— к представителям СМИ — с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление.
В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии. Письмо-приглашение должно содержать следующую информацию:
— место проведения праздника;
— время начала/отъезда из заданной точки;
— требования к дресс-коду;
— дополнительные сведения, важные для праздника.
Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест парковки. Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не просто как распечатка интернет-карты, а как карта, дополненная интересными деталями. Если участники добираются до места праздника самостоятельно, необходимо как можно подробнее описать возможные маршруты.
RSVP-карточка в переводе с французского языка «просьба ответить». Какая информация должна быть в такой карточке? Как правило, она содержит:
— контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход;
— оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить организаторам мероприятия.
Помимо этого RSVP-карточка может содержать предложения выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т. п. Размер такой карточки должен быть меньше самого приглашения. Но общий стиль приглашения распространяется и на RSVP-карточки. Карточку можно заменить пометкой RSVP на бланке приглашения с указанием номера телефона, по которому нужно подтвердить принятия приглашения, или отказаться от него. Может быть указан адрес, на который необходимо отправить ответ.
│ RSVP-карточка (текст 1) │
│ Просим Вас ответить не позднее 12 декабря 2011 г. │
│ Имя, отчество _________________________________________________________ │
│ Сможет. Не сможет │
│ (подчеркнуть выбранное утверждение) │
│ присутствовать на юбилее компании «Тандор» │
│ Количество человек ____________________________________________________ │
│ RSVP-карточка (текст 2) │
│ Просим Вас ответить не позднее 15 июня 2011 г. │
│ Имя, отчество _________________________________________________________ │
│ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │
│ Количество человек ____________________________________________________ │
│ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │
Приглашения на юбилей компании (тексты)
Уважаемый Олег Петрович!
Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.
Ждем Вас в ресторане «Олимпия», г. Москва, ул. Тюрина, д. 25.
Приглашение действительно на одного человека.
Игорь Иванович Сухов,
директор компании «Лидер»
Уважаемый Петр Ильич!
Приглашаем Вас с супругой на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 15 августа в 17.00.
Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Тюрина, д. 25 корп. 3, ресторан «Траектория».
Приглашение действительно на двух человек.
Михаил Иванович Петров,
директор компании «Прогресс»
Уважаемая Татьяна Васильевна!
Письмо-приглашение на выставку: как составить, что написать
Письмо-приглашение – это вид делового послания-извещения. Зачем нужно письмо-приглашение, понятно из названия. Если вы проводите выставку, об этом надо как-то оповестить партнёров и прочих причастных, да ещё и замотивировать их посетить мероприятие. Давайте разберёмся, как сделать это правильно и корректно.
Что писать?
Письмо-приглашение на выставку должно приглашать на выставку. Всё, никаким другим целям оно не служит. Не нужно намекать на то, что вы хотите изменить условия сотрудничества с приглашённым, не стоит упоминать о каких-то других мероприятиях и вообще затрагивать любые вопросы, не относящиеся к делу.
Текст послания должен быть лаконичным. Не повествуйте о выставке слишком уж подробно – достаточно упомянуть самые важные моменты. Для чего организуется выставка, что там будет? Когда, где? Можно кратко упомянуть о том, что мероприятие посетит директор какой-нибудь авторитетной фирмы.
Допустимо сказать пару слов насчёт открывающихся перед участниками выставки возможностях. Всё это легко умещается в 10–20 предложениях (а сам текст обычно занимает не больше половины Word-овской странички).
Укажите программу мероприятия, если она предусмотрена. В этом возникает необходимость при проведении, например, выставки-презентации. Но если на презентации будут рассказывать о десятке новых моделей, не перечисляйте их все – лучше ограничьтесь фразой вроде «будут представлены несколько новых линеек продукции».
Как писать?
Письмо-приглашение – это вполне официальное послание, и составляется оно по принципам написания деловых писем. Используйте стандартные обращения и выражения:
- приглашаем Вас (имеем честь пригласить Вас);
- разрешите (позвольте) пригласить Вас;
- мы будем (были бы) благодарны (признательны, обязаны), если Вы сможете (смогли бы) посетить выставку;
- просим Вас не отказать нам в любезности.
Приглашение можно разослать всем нужным адресатам разом, а можно заморочиться и написать персонифицированные письма. Это займёт больше времени, зато и отклик будет более тёплым. Если отправляете письмо конкретному человеку, используйте формулировку личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».
И не забывайте правила написания местоимения «Вы». При обращении к конкретной персоне пишите его с большой буквы, при массовой рассылке или обращении к нескольким лицам в одном письме – с маленькой.
Оформление и реквизиты
Можно написать приглашение на фирменном бланке, но это вовсе не обязательно. Вы вправе выбрать любой «носитель» – обычный лист для печати, картонную карточку, цветной бланк нестандартного формата… Смело используйте художественное оформление с декоративными элементами, если захотите. Узоры, рисунки, орнаменты – всё это допустимо. За счёт таких мелочей можно здорово увеличить привлекательность письма.
Список обязательных реквизитов стандартен:
- название вашей организации;
- основные сведения и справочные данные о ней (адрес, код и т.п.);
- ОГРН/ИНН;
- дата составления и регистрационный номер;
- наименование адресата (название фирмы или ФИО конкретного человека, либо то и другое сразу);
- подпись руководителя;
- отметка об исполнителе.
Образец письма-приглашения на выставку можно скачать здесь.
Как и другие послания-извещения, приглашение составляется по типовому шаблону:
- название и адрес вашей фирмы, другие необходимые реквизиты;
- контактные данные (телефон, электронная почта);
- обращение («Уважаемые господа!», «Уважаемый Владимир Петрович!»);
- само приглашение («Приглашаем вас принять участие в выставке «…», которая будет проходить по адресу…»);
- список организаторов («Организатором этого мероприятия выступает наша компания»);
- список ведущих («Свою продукцию представят фирмы «…» и «…»»);
- основная информация (чему посвящена выставка, какие вопросы будут обсуждаться, каких целей планируется достичь);
- дополнительная информация («Вы сможете извлечь существенную пользу из этого мероприятия, поскольку…»);
- ссылка на сайт, где можно зарегистрироваться, просмотреть более подробную информацию о мероприятии и т. д. (либо номер телефона, по которому можно обратиться за любыми разъяснениями);
- должность, ФИО и подпись руководителя;
- дата.
Не бойтесь при необходимости корректировать этот шаблон. Не случится ничего страшного, если вы употребите другие выражения (конечно, столь же корректные) или напишете письмо лёгким «неофициальным» языком. Организаторов и ведущих тоже можно не указывать. Кстати, некоторые оригиналы даже отправляют приглашения в стихотворной форме, но такой формат уже далеко не все воспримут как должное.
Пригласительное письмо можно продублировать в электронном виде, но велик шанс, что оно просто затеряется в почтовом ящике адресата среди спама и деловой переписки. Лучше использовать старый добрый «печатный» вариант.
Письмо-приглашение на выставку продукции
20 декабря 2015 года в г. Москва будет проходить крупнейшая выставка строительного оборудования.
Вот уже в течение пяти лет на этом мероприятии ежегодно собираются потребители, дистрибьюторы и производители беспилотных строительных дроидов.
Выставка «Робострой» – это замечательная возможность наладить деловые контакты, привлечь новых клиентов, найти надёжных партнёров. Как и прежде, на выставке будут открыты стенды участников из Германии, США, Японии и Нидерландов, предлагающих наиболее современные технические решения.
Для посещения выставки «Робострой» вам необходимо зарегистрироваться на сайте робострой.рф. Процедура оформления электронного приглашения проста и не отнимет у вас более двух минут.
Место проведения: г. Москва, ул. Пушкина, д. Колотушкина. Начало 20 декабря в 13:00. Будем рады видеть вас!
Письмо-приглашение на выставку-ярмарку
Уважаемый Александр Владимирович!
С 20 по 21 сентября 2015 года в г. Санкт-Петербург в культурно-выставочном центре «Евразия» пройдет выставка-ярмарка «Достижения народного хозяйства Ингерманландии».
Участниками выставки станут более 100 предприятий России и Эстонии, которые представляют машиностроительную, химическую, перерабатывающую, металло- и деревообрабатывающую, легкую, полиграфическую, пищевую отрасли промышленности, а также сельское хозяйство и сферу услуг. Гостей мероприятия ожидает ярмарка продуктов питания от местных производителей.
Выставка будет проходить 20 и 21 сентября с 10:00 до 20:00. Вход свободный. Мы будем признательны Вам за посещение этого мероприятия!
Письмо-приглашение на выставку-продажу
Приглашаем вас посетить выставку-продажу детских игрушек, которая пройдет с 14 по 16 октября 2015 года в г. Екатеринбург в ТЦ «Оранжевый» на Большой Садовой улице.
На выставке будут представлены предположительно от 15 до 20 российских, белорусских и европейских производителей детских игрушек. Участники продемонстрируют новые образцы своей продукции – от мягких игрушек до сложнейших моделей геликоптеров. Полагаем, что упоминать о выгодах участия в подобном мероприятии излишне.
Ваши приглашения уже отправлены по почте.
Часы работы выставки:
14 октября с 11:00 до 20:00, 15 октября с 12:00 до 19:00, 16 октября с 12:00 до 16:00.
Дополнительную информацию вы можете узнать на официальном сайте выставки. Ждём вас!
Как видим, всё элементарно – просто используйте приведённые выше примеры писем-приглашений на выставку. И не забывайте отправлять письмо заранее, чтобы получатель сумел соотнести свои планы с мероприятием, на которое его приглашают. Если выставка будет проходить в течение одного дня, уведомить об этом партнёров можно за одну-две недели до начала. Если же мероприятие будет помпезным, масштабным и продолжительным (2–3 дня и больше), отправлять послание следует хотя бы за месяц.
Источник: dezhur.com
16 примеров приглашений на мероприятия по типу
Приглашения на мероприятия могут быть эффективным инструментом для обмена необходимой информацией и распространения рекламных акций. Использование таких приемов, как конкретная формулировка или призывы к действию, может увеличить число положительных откликов на ваше приглашение, точно так же, как выбор способа доставки, независимо от того, отправляете ли вы приглашение в цифровом виде или в печатном виде, может повысить его заметность для вашей аудитории.
Если вы планируете деловое мероприятие, вы можете узнать больше о создании приглашения на мероприятие. В этой статье мы объясним, почему рассылка приглашений на мероприятия важна, и предоставим 16 примеров эффективных приглашений на мероприятия с использованием различных типов деловых мероприятий.
Почему важны приглашения на мероприятия?
Приглашения на мероприятия необходимы для:
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Анонс событий
Приглашения на мероприятия информируют людей о мероприятиях, в которых они могут быть заинтересованы. Организаторы мероприятий могут рассылать эти приглашения по обычной почте, электронной почте или в социальных сетях, чтобы информировать целевую аудиторию о мероприятии. Эти приглашения на мероприятия также могут выступать в качестве средства продвижения и рекламы мероприятия в зависимости от того, как они распространяются среди людей.
Предоставление информации
Большинство приглашений на мероприятия содержат важную информацию о мероприятии, поэтому потенциальные участники могут узнать о нем больше и решить, хотят ли они посетить это мероприятие. Обычно приглашения на мероприятия включают такую информацию, как время и дата проведения мероприятия, место проведения мероприятия, а также номер телефона и адрес электронной почты организатора мероприятия. В приглашении может содержаться информация о дресс-коде, запросах на подарки и требованиях к ответу на приглашение.
Запрос ответа на приглашение
Приглашение предоставляет гостям простой способ подтвердить или отклонить участие в вашем мероприятии. Если вы отправили приглашение в цифровом виде, вы можете рассмотреть возможность использования онлайн-сервиса для отслеживания и записи ответов на приглашения. Если приглашение на мероприятие было отправлено по почте, вы можете запросить ответ по телефону, отправить открытку или воспользоваться онлайн-сервисом.
16 образцов приглашений на мероприятия
Может быть полезно просмотреть образцы эффективных приглашений на мероприятия для справки, когда вы создаете свои собственные. Рассмотрим эти 16 примеров приглашений на мероприятия:
1. Приглашение на мягкое открытие
Дорогие Джон и Кэри Смит,
Пожалуйста, присоединяйтесь к нам, чтобы отпраздновать мягкое открытие нашего магазина.
