Штатное расписание (ШтР) предприятия, организации, фирмы — это нормативный документ для внутреннего использования. Здесь указываются должности (специальности и профессии), по каждой из которой приведены сведения о сумме оклада, надбавках, а также о количестве штатных единиц. Составляется штат, как правило, на год.
Обычно ШтР заполняет экономист по труду. Если такой должности не предусмотрено в организации, то назначается иное ответственное лицо за составление и разработку штатного расписания. Это может быть кадровик, секретарь, бухгалтер. Утверждает ответственного руководитель.
Когда расписание штата разработано, для его утверждения издают приказ, он подписывается руководством организации. После введения и утверждения штатрасписания, все дополнения и изменения, вносимые в штатное расписание должны так же утверждаться соответствующими приказами.
Составляется и разрабатывается штатрасписание по унифицированной форме № Т-3. Прямого указания на его наличие в законодательстве РФ нет, данный документ лишь рекомендуется к использованию, и каждое предприятие может адаптировать его под себя. Однако отсутствие данного документа может грозить штрафными санкциями, так как данный факт расценивается как прямое нарушение трудового законодательства (статья 57 ТК РФ, статья 15 ТК РФ, статья 5.27 КоАП России).
Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. Пономарева
Рассмотрим структуру формы № Т-3.
Документ начинается с шапки, или вводной части. Здесь указывается полное наименование организации (оно обязано соответствовать учредительным документам), а в скобках пишется сокращённое название фирмы (если оно есть).
Также прописывается код по ОКПО (8-ми разрядный номер идентификации организации, фирмы или предприятия). Код по ОКПО можно найти в информационном письме органа гос. статистики.
Не стоит забывать и о номере штатного расписания и дата его составлении, временном интервале, в течение которого документ будет использоваться (обычно устанавливают один год) а также дату начала действия данного штатрасписания.
Кроме того, нужно указать регистрационные данные приказа об утверждении данного штатного расписания (дата утверждения, номер приказа), штатное количество (единиц).
Далее указывается наименование структурного подразделения (их код). Обычно подразделения прописываются, начиная с высших звеньев организации (администрации) и заканчивают обслуживающим персоналом.
Важно правильно указать наименование должностей (специальностей, профессий). Следует отметить, что у рабочих – профессия, а у служащих – должность (согласно ст. 144 ТК РФ). При заполнении данного столбца рекомендуется руководствоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.
Например, заполнить можно так:
- генеральный директор;
- коммерческий директор;
- финансовый директор;
- директор по развитию.
- главный бухгалтер;
- заместитель главного бухгалтера;
- бухгалтер по разным направлениям (по финансовому учёту, по материалам, по заработной плате и прочие).
Отдел кадров (003):
- начальник отдела кадров;
- секретарь;
- другие кадровые работники.
Юридический отдел (004):
- начальник юридического отдела;
- юрист (по разным направлениям).
Планово-экономический отдел (005):
- начальник планово-экономического отдела;
- экономист по разным направлениям (например, по труду)
Отдел продаж (006):
- начальник отдела продаж;
- специалист отдела продаж.
Отдел снабжения (007):
- начальник отдела снабжения;
- специалист отдела снабжения.
Отдел маркетинга (008):
- начальник отдела маркетинга;
- специалист отдела маркетинга.
Участок (заготовки, обработки, комплектования и тому подобные):
- профессии рабочих по разным направлениям
Младший обслуживающий персонал:
Далее указывается тарифная ставка (то есть сумма оклада). Не допускаются значения «от…до», ставится только одно фиксированное значение.
Наличие, а также размер надбавки – еще один пункт, о котором стоит рассказать подробней. Надбавки могут быть за сложность, за напряжённость, за выслугу лет, за ненормированный рабочий день, частые командировки, наличие определённых уникальных навыков. Данные надбавки (за что надбавка и какой процент) устанавливаются на усмотрение руководства, если они не противоречат законодательству РФ.
Как только расписание штата разработано, его следует утвердить приказом. В данном приказе отражаются и прописываются: срок ввода ШтР в действие, а также указывается круг лиц, на которых возлагаются обязанности по исполнению и контролю данного приказа.
Как правило, это:
- руководитель (начальник) кадровой службы;
- главный бухгалтер.
Внесение изменений
Изменения, а также дополнения разрешено вносить в любое время в течение всего периода действия документа. При небольших корректировках штатрасписания изменения вносят с помощью издания приказа: «О внесении изменений в штатное расписание».
В данном документе (приказе) должны быть прописаны причины внесения изменений (к примеру, такие, как: реорганизация, оптимизация деятельности структурных подразделений, пересмотр оклада, дополнения и изменения в законодательстве, ввод новых должностей или отделов и прочие), дата издания приказа и дата вступления указанных изменений в силу. Подпись в приказе ставит руководитель фирмы или уполномоченное на то лицо.
Если изменений много, целесообразней будет заменить само штатное расписание. Для этого издают и утверждают штатное расписание в новой редакции.
Стоит заметить, что при внесении изменений в расписание штата должны быть сделаны корректирующие записи и в документы, связанные с данными изменениями. Например, при изменении названия должности идентичные записи должны быть занесены в трудовую книжку, личную карточку, трудовой договор (при этом изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору) работника.
Также надо помнить о соблюдении сроков уведомления и ознакомления работников предприятия под подпись. Обратите внимание: даже если персонал ознакомлен с изменениями в штатном расписании, это в любом случае не является основанием для внесения изменений в трудовой договор (издание доп.соглашения), так как работник может быть не согласен с новыми условиями.
Для чего необходимо штатное расписание
Грамотно составленное штатное расписание упрощает работу как административно-управленческого персонала, так и проверяющих органов (налоговые органы, трудовые инспекции), так как в данном расписании собрана почти вся информация по сотрудникам (структура и состав организации, должности, численность, размер окладов, тарифные ставки работников, надбавки). Так же штатное расписание может подтвердить обоснованность действий администрации предприятия, помочь при рассмотрении трудовых споров в суде.
Где используется штатное расписание.
Руководствуясь штатным расписанием, работники кадровой и юридической служб составляют трудовые договоры с сотрудниками организации. Бухгалтерия, основываясь на информации указанной в штатном расписании, рассчитывает заработную плату работников, составляет отчеты в различные государственные контролирующие органы. Делопроизводителям штатное расписание позволяет упростить работу с документами (приказами), так как каждому подразделению присваивается определённый код (он указывает на иерархию, «место» отдела в организации), который используют при нумерации документооборота организации.
Штатное расписание является очень важным документом, который помогает в управлении, планировании и контроле деятельности любой организации.
Примеры для скачивания
Предлагаем вам скачать образец штатного расписания и заполнить его на основе данных конкретной организации.
Источник: delosmelo.ru
Пример штатного расписания
Пример окончательного плана кадрового обеспечения после использования этого инструмента приведен ниже, или вы можете перейти по этой ссылке.
Штатное расписание в соответствии с правилами на 2022 год
Для чего нужно штатное расписание
Эта таблица помогает упорядочить заработную плату, определить расходы на оплату труда и организовать работу отдела кадров. Его можно использовать, когда необходимо обосновать решение об отказе в приеме на работу (из-за отсутствия вакансий). Однако чаще он используется для обоснования законности увольнений в связи с сокращением штатов или увольнениями.
В случае предполагаемого увольнения организация может защитить свои интересы, представив свою кадровую программу в суд или трудовую инспекцию. На основании этого документа работодатель доказывает, что невозможно предоставить уволенному работнику другую работу.
Утверждение
Штатные расписания утверждаются приказом руководителя предприятия, подписанным ответственным за штатное расписание и главным бухгалтером.
Чем грозит отсутствие штатного расписания?
Неспособность изменить штатное расписание в соответствии с фактическими изменениями в организации может создать проблемы для руководящих органов, в основном ФГУ и Роструда. Во многих случаях проверяющая компания (в частности, трудовая инспекция) требует его присутствия для проверки. Отсутствие документации является нарушением законодательства Российской Федерации об охране труда.
Поэтому, согласно Закону РФ «Об административных правонарушениях» (ст. 5. 27), организации, не представляющие графики, могут быть оштрафованы на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, сотрудники могут быть оштрафованы (суммы варьируются от 1 до 5 000 рублей).
Должны ли работники предприятия быть ознакомлены со штатным расписанием?
Согласно письму PG/4653-6-1 Федерального ведомства труда от 15 мая 2014 года, работодатели не обязаны информировать работников о своих кадровых планах.
Что такое штатное расписание и зачем оно нужно?
Штатное расписание по форме Т-3 является местным нормативным актом, определяющим организационную структуру предприятия.
В нем также перечислены профессии, имеющиеся в компании, с указанием количества людей, необходимых для данной деятельности. Фактически, документ полностью состоит из таблиц, в которых данные сгруппированы по разделам.
Заработная плата приводится за календарный месяц вместе с анализом ее составляющих. На основе этих данных определяются затраты компании на наем сотрудников, составляются различные планы и принимаются важные решения по управлению компанией.
Штатное расписание используется в качестве основы для заключения трудовых договоров с сотрудниками. В договоре должна быть указана должность сотрудника, которая должна соответствовать штатному расписанию, и указана заработная плата.
Менеджеры по персоналу также могут использовать этот документ, чтобы узнать о наличии вакансий. Для этого необходимо сравнить информацию в штатном расписании с количеством фактически работающих сотрудников. Если это необходимо компании, менеджер по персоналу может передать заявку в кадровое агентство.
Образец заполнения штатного расписания для ИП и ООО в 2023 году
Штатное расписание утверждается руководителем, как правило, на предстоящий рабочий год. Документ разрабатывается в соответствии с действующей в организации организационной структурой.
В статье будет рассмотрены правила его ведения и заполнения на предприятии.
Какие управленческие задачи решает в организации штатное расписание?
С его помощью руководитель или аудиторы в процессе проверки получают следующие данные о компании:
- какие расходы запланированы на оплату труда сотрудников;
- специалисты каких разрядов и категорий, а также в каком количестве требуются в компанию;
- сколько в компании вакантных должностей в каждый отчетный период времени.
В штатном расписании заложена система оплаты труда работников. В нем обязательно должны быть указаны размеры премиальных выплат, доплаты, которые устанавливаются работникам в соответствии с государственными или локальными нормативными актами.
Штатное расписание вводит в организацию систему нормирования оплаты труда в соответствии с квалификацией и опытом работы сотрудников. Как и каким образом будут выплачиваться доплаты и надбавки, обязательно должно быть раскрыто в локальных нормативных актах:
- положении о системе оплаты труда;
- положении о премиальных выплатах;
- положении о материальном стимулировании.
В штатном расписании указывается должностной оклад – это обязательная часть заработной платы, которая выплачивается на ежемесячной основе. Премии выплачиваются при выполнении определенных производственных задач и требований. В штатке заложены максимальные размеры премиальных выплат.
В Положении о премировании работников организации указывается, что премии выплачиваются пропорционально отработанному времени за добросовестный труд при отсутствии грубых нарушений в работе.
Необходимо понимать, что штатное расписание не является единственным документом, устанавливающим нормы оплаты труда работников.
Требования, предъявляемые к данному документу
Штатное расписание оформляется по форме Т-3 согласно альбому унифицированных форм документов, применяемых в организациях всех типов собственности. Документу присваивается регистрационный номер по порядку, то есть каждое новое штатное расписание получает следующий номер.
Должна быть указана дата утверждения документа руководителем и дата введения его в действие. Эти даты могут не совпадать. Например, при сокращении штатной единицы необходимо предупредить работника об этом за два месяца, поэтому новое штатное расписание может быть утверждено руководителем одним числом, но введено в действие в связи с сокращением только через два месяца.
В документе обязательно должно быть зафиксировано наименование организации согласно Уставу. Все редакции штатного расписания организации имеют постоянный срок хранения как один из основных управленческих документов. Руководитель организации утверждает каждое штатное расписание, оно вводится в действие с помощью приказа по организации. С руководителями всех структурных подразделений необходимо согласовать данный документ. Это позволяет выстраивать систему рабочих взаимоотношений между подразделениями в организации, определить зоны ответственности.
Во многих организациях оплата труда является конфиденциальной информацией, поэтому со штатным расписанием ознакамливают ограниченный круг сотрудников, в основном руководящий состав.
Но каждого работника необходимо поставить в известность, как его труд будет оплачиваться согласно штатному расписанию и другим локальным нормативным документам. Все изменения условий труда, которые вносятся в штатное расписание по должности, своевременно необходимо согласовывать с работником, который ее занимает.
Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности на предприятии можно здесь.
О том, как и где узнать ОКПО организации, а также о самом термине, можно в этой статье.
Как составить штатное расписание?
При составлении штатного расписания необходимо опираться на следующие принципы организации труда и управления человеческими ресурсами:
- Должен быть утвержденный бизнес-план на год или проект годового плана, в котором определены годовые задачи, виды деятельности, объемы работ.
- Разработана организационная структура, в которой указано: какие подразделения будут реализовывать бизнес-план, как будет осуществляться взаимодействие.
- Количество штатных единиц по каждому направлению работы должно планироваться в соответствии с нормами труда и видами работ.
- Размер должностных окладов можно определить на основе среднестатистических показателей по заработной плате по отрасли в регионе.
- Систему премирования разработать исходя из ресурсов и возможностей компании или в соответствии с законодательными нормативами для государственных учреждений.
Если разрабатывается новая редакция штатного расписания, необходимо изучить все изменения, которые вносились в него в течение года, и сделать на их основе корректировку документа.
Структура и заполнение документа
Согласно унифицированной на законодательном уровне форме Т-3 штатное расписание состоит из 10 граф:
- «Структурное подразделение» – вписываются все структурные подразделения в соответствии с действующей организационной структурой компании. Обязательно должен быть административный и производственный блок.
- «Код» – каждому подразделению присваивается код в соответствии с Положением о номенклатуре дел в документообороте компании. Документы хранятся и архивируются в соответствии с данными кодами.
- «Должности» – в каждом подразделении должен быть руководитель, желательно, чтобы был заместитель руководителя подразделения. Согласно бизнес-плану определяются специалисты, которые будут выполнять работу подразделения. Название должности и квалификационный разряд определяют по общероссийскому классификатору профессий.
- «Количество ставок» по каждой должности определяется в соответствии с объемами запланированных работ и нормами труда. Необходимо знать выработку по каждой профессии за единицу времени. Например, один кадровый работник по нормам полностью ведет 50 постоянных работников в организации. По каждой профессии есть свои установленные стандарты или их надо выявить. Это возможно сделать двумя способами:
- экспертным методом;
- провести «полевые» замеры.
Бланк и образец заполнения документа
Заполнение в специализированной программе
На видео – процесс составления и заполнения расписания в программе 1С ЗУП:
Источник: znaydelo.ru