При учете расходов на авиаперелеты подтверждающим документом может служить и электронный билет. А принять НДС к вычету можно и без счетов-фактур. Единственное условие — НДС должен быть выделен отдельной строкой в авиабилете. Если же авиаперевозчик не представил счета-фактуры и в билете не указана сумма НДС, то вся стоимость билета учитывается в расходах.
При направлении работника в служебную командировку Трудовым кодексом *(1) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки*(2) ему гарантируется возмещение, в частности, расходов на проезд. Не всегда авиабилеты покупаются сразу в оба конца. Часто бывает, что сотрудник самостоятельно приобретает билет на обратную дорогу, находясь в населенном пункте, в который командирован. По возвращении домой он в трехдневный срок обязан представить авансовый отчет о командировке, к которому будут приложены использованные авиабилеты и посадочные талоны. После чего ему будет компенсирована их стоимость.
Как платить суточные?
Пример
28.12.2012 Соломатин В.И., сотрудник ООО «Рассвет», находясь в командировке в Рязани, приобрел авиабилет до Москвы. 29 декабря он представил в бухгалтерию ООО «Рассвет» авансовый отчет, к которому был приложен авиабилет стоимостью 1180 руб. (в т.ч. НДС — 180 руб.). Бухгалтером ООО «Рассвет» были сделаны следующие проводки.
Дебет 19-3 Кредит 71
— 180 руб. — отражен входящий НДС по использованным авиабилетам;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71
— 1000 руб. — расходы по авиабилетам включены в соответствующие учетной политике затраты предприятия;
Дебет 71 Кредит 50
— 1180 руб. — расходы на приобретение авиабилета компенсированы сотруднику после утверждения отчета руководителем.
Разумеется, для признания расходов на авиаперелет в качестве уменьшающих налог на прибыль одних авиабилетов недостаточно. К авансовому отчету также должны быть приложены чеки гостиницы, командировочное удостоверение, приказ о командировке, задание на командировку и прочие документы, подтверждающие производственную направленность командировки.
Возмещаем НДС
Поскольку при приобретении авиабилетов факт оказания услуг подтверждается авиабилетом и утвержденным авансовым отчетом, то и принять к вычету НДС нужно в дату утверждения авансового отчета руководителем.
Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Для того чтобы принять входящий НДС к вычету, необходимо сделать следующую проводку:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19-3
— 180 руб. — входящий НДС по использованным авиабилетам принят к вычету.
Вычет по НДС возможен даже несмотря на то, что подотчетное лицо не представило счетов-фактур по приобретенным авиабилетам. Данные вычеты производятся на основании документов, подтверждающих проезд, в которых НДС выделен отдельной строкой. Эта же норма касается и все более распространенных ныне электронных билетов. Ведь они являются только лишь разновидностью проездных документов, утвержденных приказом Минтранса России*(3). Данная точка зрения также подтверждается и Минфином России*(4).
Порядок учета расходов на командировочные в целях налогообложения прибыли
Но бывают и такие ситуации, когда в расчетных документах НДС отдельной строкой не выделен. И справедливо возникает вопрос: можно ли принять такой НДС к вычету? Совсем недавно Минфин России выпустил письмо *(5), в котором дает разъяснения по такой сложной ситуации. Оказывается, что НДС, который не выделен отдельной строкой, принять к вычету нельзя.
И вся сумма налога должна включаться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Мнение чиновников весьма справедливо, ведь без счетов-фактур или выделенной суммы НДС в авиабилете у бухгалтера нет оснований не то чтобы зачесть, а даже выделить НДС для целей бухгалтерского и налогового учета.
Расходы на авиабилеты при УСН
Организации, применяющие УСН, тоже направляют своих сотрудников в служебные командировки. В вопросе определения расходов на авиабилеты организациям, применяющим УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», после их фактической оплаты*(6) бухгалтеру следует быть осмотрительными. При применении УСН командировочные расходы принимаются на основании положений Налогового кодекса *(7) в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций*(8).
При этом должны соблюдаться условия, установленные пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса: расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Помните, что требование о документальном подтверждении командировочных расходов*(9) может быть выполнено только на дату утверждения руководителем организации авансового отчета. В связи с этим даже оплаченные организацией командировочные расходы принимаются в целях применения УСН строго после окончания командировки. Такое мнение было высказано Минфином России*(10).
Что касается НДС, указанного авиаперевозчиком на билетах, то он не может быть принят к вычету организацией, применяющей УСН. Ведь «упрощенцы» не признаются налогоплательщиками НДС*(11). Поэтому сумма НДС включается в общую стоимость авиабилетов и учитывается в расходах*(12).
Д. Васильев,
главный бухгалтер компании «НТЦ Диапром»
Мнение. Как возместить стоимость билетов, если сотрудник опоздал на рейс
Марина Косульникова, главный бухгалтер компании «Галан»
Если работник опоздал на самолет, который должен был его доставить к месту командирования, то возникает несколько проблем. Во-первых, сотрудник так и не выполнил служебное задание. Во-вторых, пропала стоимость билета (полностью либо частично) и еще какая-то часть командировочных расходов (билет в обратную сторону, стоимость гостиничного номера и т.д.).
Работника, опоздавшего на самолет по своей вине, можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Порядок наложения дисциплинарных взысканий изложен в статье 193 Трудового кодекса. В данном случае следует зафиксировать нарушение трудовой дисциплины, потребовать с работника письменное объяснение, составить приказ.
Между тем с возмещением понесенных предприятием расходов будет сложней. Ведь согласно статье 137 Трудового кодекса удержать из заработной платы работника можно только неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи со служебной командировкой. Однако в нашем случае деньги на билеты были израсходованы. Так что следует либо договориться с работником о добровольном возврате истраченных средств, либо возвращать деньги через суд.
Если же говорить о налоге на прибыль, то вряд ли затраты на несостоявшуюся поездку удастся учесть. Ведь согласно статье 252 Налогового кодекса расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты. Так что командировочные расходы без самой командировки вряд ли понравятся налоговикам.
В некоторых случаях опоздание сотрудника может носить объективный характер. Например: экстремальные погодные условия, непредвиденный ремонт дороги, авария, болезнь и т.д. В этом случае ни о каких дисциплинарных взысканиях и возмещении расходов речи быть не может. Главное, к объяснительной записке сотрудника приложить доказательства «форс-мажора» (больничный лист, отчет ГИБДД и т.д.). Все эти случаи и процедуру подтверждения желательно прописать в Положении о командировках.
Мнение. Расходы на возврат авиабилетов
Алла Сажина, финансовый консультант
Если организация оплатила авиабилеты для работников, направляемых в командировку, но позже билеты были обменены вследствие отмены/переноса/задержки рейса, то организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль расходы в виде штрафа за возврат билетов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ) при условии их соответствия положениям статьи 252 Налогового кодекса. К данному выводу пришли специалисты Минфина России в письмах от 29 ноября 2011 года N 03-03-06/1/786, от 25 сентября 2009 года N 03-03-06/1/616.
Авиабилет представляет собой договор перевозки между транспортной компанией и пассажиром (п. 2 ст. 786 ГК РФ).
Поэтому сбор за возврат билета можно считать штрафом за нарушение условий договора. Поскольку при расторжении договора перевозки билет был возвращен, расходов на приобретение указанного билета у организации не возникает, за исключением суммы сбора, взимаемого при оформлении данного билета и включенного в его стоимость, которая может быть учтена в составе расходов на командировку на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (пост. ФАС ВВО от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15). То есть, при изменении маршрута организация может отнести к расходам на командировки для целей налогообложения прибыли стоимость как первоначально приобретенного (за минусом возвращенной продавцом суммы), так и нового авиабилета в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Расходы, понесенные при возврате билета, можно учесть для расчета налога на прибыль при условии, что компания сможет обосновать перенос сроков командировки в связи с производственной необходимостью (отмена/перенос/задержка рейса), то есть, расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (пост. ФАС СЗО от 09.07.2009 N А21-6746/2008, ФАС ВВО от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15).
Напомним, что датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Документальным подтверждением рассматриваемых затрат могут служить:
— приказ руководителя об отмене командировки (изменении);
— документы, предоставленные продавцом билетов (акты, счета-фактуры, квитанции о возврате билетов и др.).
Таким образом, в случае если сотрудник опоздал на самолет по личным причинам и у него отсутствует квитанция, из которой видно, что взысканы штрафные санкции, соответствующие расходы не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль. Следует также отметить, что при отсутствии квитанции возврата билета суммы возмещения будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Арбитражная практика по данному вопросу отсутствует.
«Актуальная бухгалтерия», N 4, апрель 2013 г.
*(1) ст. 167, абз. 2 ст. 168 ТК РФ
*(2) п. 11 Положения, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
*(3) приложение к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134
*(4) письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476
*(5) письмо Минфина России от 10.01.2013 N 03-07-11/01
*(6) абз. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ
*(7) подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
*(8) п. 2 ст. 346.16 НК РФ
*(9) абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ
*(10) письмо Минфина России от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21
*(11) п. 2 ст. 346.11 НК РФ
*(12) подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ
Еще статьи из этого раздела
- Новые правила согласования с Госавтоинспекцией программ и условий обучения в автошколах
- Имущественные правоотношения супругов: проблемные положения Семейного кодекса РФ
- Нужно ли возвращать обязательную нотариальную форму для сделок граждан с недвижимостью?
- Онлайн-кассы: основные проблемы переходного периода и варианты их решения
- Специфика хранения бухгалтерской документации
Источник: garant-rostovdon.ru
Командировочные. Налоговый учет
Документально командировки своих работников плательщики налога на прибыль и фирмы, которые применяют УСН, оформляют в едином порядке. Даже порядок налогового учета командировочных расходов у таких компаний практически совпадает. Но все же у фирм на «упрощенке» есть свои особенности учета расходов, о которых не следует забывать.
Для подтверждения командировочных расходов компаниям, которые применяют УСН, следует уделить особое внимание оформлению документов. Это касается и тех фирм, которые находятся на «упрощенке» с объектом налогообложения «доходы» — в противном случае есть риск, что на суммы возмещаемых работникам расходов придется начислить страховые взносы во внебюджетные фонды, а также удержать с этих сумм НДФЛ.
Оформляем документы
Для оформления служебных командировок предусмотрены унифицированные бланки документов, обязательные к применению всеми компаниями 1 . О том, как заполнить эти формы, а также об особенностях, которые следует учесть при направлении работника в командировку, сказано в постановлении Правительства РФ 2 . Также командировкам посвящено несколько статей Трудового кодекса 3 — в них говорится о гарантиях, которые работодатель обязан предоставить своим командированным работникам. При направлении своего работника в командировку фирма должна оформить следующие документы.
1. Приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а).
В командировку можно направить только работника, состоящего в трудовых отношениях с фирмой, то есть того, с которым заключен трудовой договор. Это значит, что расходы на служебные поездки лиц, работающих по каким-либо иным договорам, например гражданско-правовым, не признаются расходами на командировки. Также не признаются командировками служебные поездки сотрудников, чья работа по условиям трудового договора носит разъездной характер или осуществляется в пути.
2. Командировочное удостоверение (форма Т-10).
Этот документ оформляется на основании приказа Т-9 или Т-9а и необходим для подтверждения срока пребывания работника в командировке — в нем проставляются отметки о дате приезда в пункт назначения и дате отъезда. Командировочное удостоверение не оформляется для служебных поездок в страны дальнего зарубежья (при посещении которых в загранпаспорте работника делается отметка о пересечении государственной границы).
3. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а).
Этот документ подтверждает служебный характер поездки. В нем должна быть указана цель командировки. Обратите внимание, что из перечисленных документов для подтверждения командировочных расходов в налоговом учете необходимо наличие лишь командировочного удостоверения. Приказ о направлении работника в командировку и служебное задание для подтверждения расходов не нужны 4 .
Какие расходы нужно возместить работнику?
После возвращения из командировки работник в течение 3 рабочих дней представляет в бухгалтерию авансовый отчет (по форме АО-1), к которому прикладывает документы, подтверждающие расходы, и отчет о выполненной работе.
Перечень командировочных расходов, которые фирма обязана возместить своему работнику, установлен Трудовым кодексом 5 и включает расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные. Решение о возмещении остальных расходов, связанных с командировкой, например услуг связи или каких-либо бытовых услуг, каждая компания принимает самостоятельно.
В любом случае перечень и размер возмещаемых расходов по командировке должен быть установлен внутренним нормативным документом фирмы. Например, таким документом может быть коллективный договор или положение о командировках.
Как отразить расходы в налоговом учете?
У компаний, которые применяют УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую базу.
Формулировка подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса полностью дублирует подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса, в котором говорится о командировочных расходах фирм — плательщиков налога на прибыль. Обратите внимание, что перечень и размер этих расходов налоговым законодательством не ограничен. Главное, чтобы они были документально подтверждены и экономически обоснованы.
То есть командировочные расходы отражаются в налоговом учете компаний на «упрощенке» в том же порядке, что и у плательщиков налога на прибыль, а датой их признания будет являться дата утверждения авансового отчета.
Однако в отличие от плательщиков налога на прибыль фирмы, которые применяют УСН, все расходы должны учитывать кассовым методом, то есть в момент их фактической оплаты 6 . Поэтому на дату утверждения авансового отчета «упрощенцы» смогут учесть лишь расходы, оплаченные из аванса, который был выдан работнику перед командировкой. Если же работник, находясь в командировке, допустил перерасход, та часть расходов, которая приходится на этот перерасход, учитывается на дату его возмещения работнику.
Пример
В 2010 г. ООО «Рассвет» применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы».
12 июля сотрудник этой фирмы Семенов А.С. получил аванс на командировочные расходы в сумме 27 000 руб. и в тот же день отправился в командировку. 23 июля он вернулся и сдал в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 29 000 руб., который утвердили 28 июля. Перерасход в сумме 2000 руб. Семенову А.С. вернули 3 августа.
Таким образом, бухгалтер ООО «Рассвет» в книге учета доходов и расходов за июль 2010 г. отразит лишь часть командировочных расходов в сумме 27 000 руб. (на дату утверждения авансового отчета), а часть, приходящуюся на перерасход, в сумме 2000 руб. включит в расходы в августе (на дату возмещения работнику).
Обратите внимание, что на дату выдачи работнику аванса у компании, применяющей УСН, расхода не возникает. Соответственно, если командированный работник не использовал часть аванса и вернул его в кассу организации, эта сумма не будет являться налогооблагаемым доходом.
На что стоит обратить внимание
Суточные
Начиная с 2009 года суточные учитываются в расходах для целей налогообложения в полном объеме. Главное, чтобы их размер был утвержден каким-нибудь внутренним нормативным документом фирмы. Для подтверждения этих расходов необходимо командировочное удостоверение, оформленное должным образом 7 . Стоит учесть и то, что для целей исчисления НДФЛ суточные все еще нормируются: суммы, которые превышают установленный Налоговым кодексом лимит (для командировок по России — 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок — 2500 руб.), должны облагаться НДФЛ 8 .
Проезд
Если работник ездил в командировку по электронным билетам, то помимо документов об оплате оправдательными документами, подтверждающими сам факт поездки, будут являться:
- для железнодорожных билетов — распечатка электронного билета на бумажном носителе, а также документы, которые косвенно связаны с этой поездкой — командировочное удостоверение с необходимыми отметками, документы о проживании в месте назначения и т. д. 9
- для авиабилетов — распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон, подтверждающий перелет по этому маршруту. Если авиабилет выписан на иностранном языке, нужно сделать еще и перевод необходимых реквизитов, позволяющих идентифицировать этот авиабилет и подтвердить его стоимость, — ФИО пассажира, направления, номера рейса, даты вылета, стоимости билета. Этот перевод компания может сделать самостоятельно, без привлечения профессионального переводчика 10 .
Законом предусмотрено, что расходы на проезд также включают сбор за обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плату за оформление проездных документов и выдачу постельных принадлежностей в поездах, поэтому они полностью учитываются для целей налогообложения 11 .
Другие сервисные сборы также могут быть учтены для целей налогообложения, но только если они включены в стоимость билетов 12 .
Такси
Если у командированного работника была необходимость воспользоваться услугами такси, то их стоимость также можно учесть в расходах 13 .
Проживание
Расходы по найму жилья при проживании в гостинице могут подтверждаться бланками строгой отчетности (БСО), которые гостиницы имеют право разрабатывать самостоятельно. Главное, чтобы такой БСО содержал все необходимые реквизиты 14 :
а) наименование документа, шестизначный номер и серию;
б) наименование и организационно-правовую форму — для организации; фамилию, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
д) вид услуги;
е) стоимость услуги в денежном выражении;
ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
з) дату осуществления расчета и составления документа;
и) должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
В случае отсутствия БСО расходы на проживание подтверждаются чеками ККТ и документами, где указано, что оплата была произведена именно за услуги по проживанию (например, счет или счет-фактура).
Автор статьи:
М.В. Кузьмина,
эксперт журнала
Экспертиза статьи:
Е.В. Мельникова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
1 пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
2 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
3 ст. 166—168 ТК РФ
4 письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890
5 ст. 168 ТК РФ
6 п. 2 ст. 346.17 НК РФ
7 письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206
8 п. 3 ст. 217 НК РФ
9 письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23
10 письма Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168
11 п. 12 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749; письмо Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51
12 письма Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93
13 письма Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82, от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162
14 п. 3 Порядка, утв. пост. Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666
Еще статьи из этого раздела
- Создание российского суда по правам человека: поиск рационального зерна
- Имущественные правоотношения супругов: проблемные положения Семейного кодекса РФ
- Нужно ли возвращать обязательную нотариальную форму для сделок граждан с недвижимостью?
- И снова изменения в Налоговом кодексе
- Распространение рекламных материалов нужен ли НДС?
Источник: garant-zs.ru
Учет командировочных расходов при УСН
Минфин России в письме от 27 июня 2019 г. № 03-11-11/47160 рассмотрел вопрос об учете командировочных расходов на наем жилого помещения в целях налога при УСН.
Указано, что налогоплательщики, применяющие доходно-расходную УСН при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо обычаями делового документооборота, принятого в иностранном государстве, на территории которого они были произведены.
В случае если затраты не могут быть соответствующим образом подтверждены, то они не могут быть признаны расходами и, соответственно, не учитываются при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.
Источник: www.b-uchet.ru