Проблемы автоматизации малого бизнеса

У меня есть знакомый в возрасте, который «хомячит» гаджеты: единовременно у него есть кнопочный телефон, смартфон Android, ещё один Android побольше, планшет, iPhone. Всё работает, всё оплачивается, где нужен интернет — есть безлимит, а сверх всего этого фигачит портативный роутер Yota.

На одном гаджете — видеозвонки и фильмы, на другом — новости в ста закладках, на третьем — Angry Birds и музыка, кнопочный — для звонков и улицы. На любые аргументы, что всё это есть в одном гаджете (ну ладно, пусть ещё планшет будет), ответ один: так задумано. Что в итоге? Переплата за связь и интернет около 1000 в месяц, лёгкая нервозность от количества переключений между экранами, необходимость всю эту гвардию чистить, заряжать, обновлять, докупать шнуры и т.д. — проблемы усложнённой персональной инфраструктуры.

Это хороший пример, иллюстрирующий ситуацию во многих компаниях: ИТ-инфраструктура похожа на зоопарк, отжирает ресурсы, но все задачи и процессы уже давно и привычно разложены по каким-то отдельным приложениям, «всё работает — не трогай». И если в ИТ-компаниях нет-нет, да и найдётся псих энтузиаст, который наведёт порядок в этом бардаке, то неайтишные компании так и живут: на костылях, заплатках и чёрных дырах. Знакомо? Нам — очень.

Автоматизация малого бизнеса — с чего начать, какие проблемы на пути

«Внедряли три года — и чё?», «Главный запорол», «А кто нас спрашивал?», «А у нас три CRM, сейчас расскажу, как мы их используем». Такие комментарии можно увидеть на Хабре и в социальных сетях, услышать от потенциальных клиентов и даже на конференциях для бизнеса.

Действительно, малый (и отчасти средний) бизнес всё больше интересуется автоматизацией, но почему-то считает, что знает про это всё и советоваться ни с кем не нужно. Между тем, разработчики CRM-системы — не просто компании, которые предлагают CRM и другие средства автоматизации, это профессионалы, которые знают весь процесс внедрения от и до. Оговорюсь: я принципиально говорю «разработчик CRM», а не «вендор CRM», потому что вендором могут быть сторонние, партнёрские компании, которые зачастую владеют далеко не всеми этапами внедрения CRM-систем и способны решить только узкий спектр проблем и вопросов, возникающих в процессе реализации проекта CRM в компании. Поэтому — будьте бдительны и внимательны при выборе поставщика.

Укрупнённо можно выделить три группы процессов, вызывающих проблемы в ходе внедрения CRM-системы. И большинство проблем внутри этих процессов наживает сама компания, а на самом деле их легко избежать.

Непонимание потребностей

Любая организация — это работающая система, в которой все элементы взаимосвязаны. Сотрудники взаимодействуют, создают совместные процессы, управляют проектами, да и просто выполняют свои обязанности. Если кто-то полагает, что его компания — стая гордых и независимых личностей, то спешу расстроить, а точнее скорректировать: гордых и независимых личностей, которые работают над общими задачами и идут к единым целям компании (даже если цели нигде не прописаны, что само по себе уже плохо). Автоматизация компании будет принадлежать всем сотрудникам, как бы они ни были организованы внутри бизнеса, а значит, при выборе и внедрении CRM-системы обязательно нужно понимать потребности как отдельных сотрудников, так и «связок» сотрудников.

Почему закрывается бизнес? Автоматизация бизнеса. Компания АБ

К чему приведёт непонимание потребностей сотрудников?

• Прежде всего, к отказу сотрудников работать с CRM-системой (саботажу), потому что они не получат ожидаемых функций и отчётов. Зачем работать с какой-то абстракцией, когда она не согласуется с твоими рабочими процессами?
• К рассогласованности работы сотрудников (например, маркетинг и продажи будут накапливать и анализировать совершенно разные данные, вследствие чего продажники продолжат работать, как им нужно, а маркетологи будут плодить оторванные от реальности активности уровня «купи CRM и выиграй патчи для глаз от известного блогера»). Как правило, рассинхрон печально сказывается как на внутренней атмосфере, так и на доходности компании.
• К принудительному натягиванию CRM на процессы (ну или наоборот): будут искаться пути каким-то образом подчинить CRM-систему рабочим задачам не в режиме мягкого внедрения, а в режиме «с сегодняшнего дня отчёт вне CRM не принимаю». Ни к чему, кроме как к тому же саботажу не приведёт.
• К выгоранию сотрудников: первой точкой на пути к трудовой апатии станет безразличие руководства к мнению сотрудников относительно нового рабочего инструмента, которым является CRM.

Я думаю, вы уже поняли, что избежать всех этих неприятностей просто: достаточно создать рабочую группу и тщательно поработать с каждым сотрудником. Мы писали о сборе требований подробную статью — там прямо вообще всё есть, статья на 100% актуальна, но прошло 4 года и стоит добавить некоторые нюансы, тем более что между требованиями и потребностями есть некоторая разница.

• Попросите каждого сотрудника простым человеческим языком описать, что он делает и какие решения он уже использует в работе, чем они удобны и чем плохи для него.
• Попросите описать идеальное взаимодействие с другими членами команды и указать на недостатки (я бы рекомендовал сделать это анонимно через Google Forms, чтобы выявить максимум пробелов и коллизий внутри процессов в компании).
• Соберите мозговой штурм в рабочей группе (или в компании, если она небольшая) и по всем правилам штурма (любые идеи, любой бред, без обсуждения) соберите идеи по тому, каким должна быть автоматизация в компании. Отсейте самые ценные и разумные идеи в узкой группе.
• Попросите сотрудников в любой форме описать процессы, в которых они задействованы.

Важно выделять на каждый этап ограниченный промежуток времени, а лучше провести этот подготовительный этап в формате гибридной сессии (кто хочет, работает в группе, кто хочет — в одиночку). Всё, что вы получите после этих действий, и будет самым широким списком потребностей. Именно из них должны вырасти требования, которые, к слову, уже можно обсуждать с разработчиком CRM. Такой «сумбур» в начале хорош тем, что он вытягивает информацию из всех: видя, что коллеги не стесняются говорить о каких-то потребностях, к ним присоединятся остальные, которые обычно мучаются, но работают в любых условиях. Отчасти такая активность даже сплачивает коллектив, даёт ему возможность прочувствовать общие процессы и задачи.

Неграмотное внедрение ПО

Внедрение CRM — долгий и сложный процесс, в котором можно наломать массу дров и совершить миллион ошибок. Мы неоднократно писали об этих проблемах:

1. Внедрение CRM: как не быть близким к провалу
2. Сотрудники не хотят новый софт — идти на поводу или гнуть свою линию?
3. «Подумаешь, бином Ньютона!» Почему внедрение CRM терпит фиаско
4. Первый месяц с CRM: собираем детские болезни проекта
5. Выбираете CRM-систему? Не надо так
6. CRM-система: полный алгоритм внедрения

Но если брать агрегированно, неграмотное внедрение — это цепочка изначально неправильных действий, которые приведут к нежелательному результату, новым тратам или даже провалу всего проекта. В перечисленных статьях вы можете прочитать о самых детальных проблемах внедрения. В рамках этой статьи я хочу рассказать о ситуациях, когда компания (руководитель) изначально сворачивают не туда. Есть ряд на первый взгляд незначительных ошибок, которые сделают вам фаталити в конце.

• Выбирать CRM-систему по симпатии к менеджеру разработчика. Если вы будете выбирать CRM, вам придётся поговорить минимум с 5 менеджерами разных компаний, и все они будут разные: от скромного продажника до магистра коммуникаций уровня Джордана Белфорта. Секрет прост: при первом (и чаще всего, втором) сеансе общения вы взаимодействуете просто с продажниками разной степени прокачки и харизматичности. Иногда почти невозможно не очароваться, поэтому держите в голове, что вы выбираете CRM, а не этого сотрудника. Только деловой подход, требования и максимум вопросов — решать должна профессиональная составляющая, не ведитесь на бодрые диалоги и имитацию личного интереса к вам (этому всему, конечно, обучают).
• Не тестировать CRM — большая ошибка. Схема такая: пообщались с менеджером, назначили презентацию — вы уже должны начать тестировать каждую из рассматриваемых CRM, вникать в особенности, фишки и главное, оценивать соответствие системы вашим требованиям. Да и просто лучше «пощупать», чтобы, например, не наткнуться на CRM, в которой воронка продаж — просто статичная картинка.
• Выбирать CRM-систему по советам бизнес-тренеров, коучей, консультантов или по рекомендациям в соцсетях и рейтингах. Всё просто: все эти группы советчиков кровно материально заинтересованы в продвижении определённой системы и имеют процент от сделки от каждого приведённого клиента. Вы ни за что не получите от них искренний совет — только выгодную им рекомендацию.
• Думать, что вы сами внедрите и обучите. Вы видите CRM-систему в первый-второй-пятый раз, а разработчик занимается ею много лет и знаком с особенностями внедрения и обучения, как никто. Такое поведение просто иррационально.
• Искать бесплатное решение бессмысленно. Их нет. Всё, что есть — либо маркетинг с дальнейшим переводом на платный тариф, либо расчёт на дорогую доработку и техническую поддержку.
• Растягивать время внедрения тоже плохо, хотя я не раз писал о том, что не стоит форсировать этапы внедрения. Здесь тонкая грань: важно не форсировать и не затягивать, а ставить реальные сроки для каждого этапа процесса внедрения и стремиться в эти сроки успеть завершить хотя бы главные процессы. Тогда внедрение вам покажется не бесконечным и муторным, а динамичным и эффективным (чем раньше начнётся стабильная работа в CRM-системе, тем быстрее начнут окупаться инвестиции в автоматизацию). Мне кажется, здесь идеально подойдёт определение «поспешайте медленно».
• Штрафовать (депремировать, ругать и т.д.) сотрудников за отказ использовать CRM или недостаточно активную работу в CRM-системе категорически нельзя. Это инструмент, и нужно обучать работать с ним, использовать его и показывать сотруднику, что это реально удобно и снижает нагрузку. Штрафы в этом не помощники, они только усилят негативное отношение к происходящему.

На самом деле, это всё так сложно выглядит, но на практике внедрение при поддержке разработчика — это довольно гладкий, размеренный процесс (хоть и трудоёмкий). Ну и результат качественного внедрения стоит каждого рубля и каждой вложенной минуты труда.

Лоскутная автоматизация

Лоскутная автоматизация встречается всюду: в ИТ и вне ИТ, в крупных корпорациях и в микробизнесе. Во-первых, она может возникать и нарастать стихийно (технари хотят Jira, продажники Excel, маркетологи Asana, гендир балуется Wrike, а менеджеры вообще боготворят почту), во-вторых требует управленческую волю для истребления, в-третьих, может протекать бессимптомно до первого крупного проекта. Ну и, конечно, ещё один аспект лоскутной автоматизации — это нагромождение интеграций, коннекторов, приложений для более или менее приличной работы зоопарка. Это всё очень «устающая» IT-инфраструктура.

Как понять, что вам уже пора задуматься о работе с лоскутной автоматизацией? Если вы задумались о внедрении ERP, CRM, ещё чего-то и думаете, как скрестить всех ужей и ежей на ПК ваших сотрудников, уже пора. Если есть раздражение внутри компании от хаотичного циркулирования информации — тоже пора. Если вы руководитель и не обладаете всем объёмом оперативной и стратегической информации, вынуждены что-то постоянно запрашивать и уточнять — пора было ещё позавчера.

Почему важно избавляться от лоскутной автоматизации?

• Рассредоточенные по разным информационным системам данные = потерянные данные. Фактически их невозможно использовать, они существуют как отдельные блоки информации.
• Корпоративная информация, которая хранится не централизованно — значительная дыра в информационной безопасности. Если будет утечка, концов не найдёте. Бэкапы в таком бардаке тоже дело затруднительное: нет-нет, да где-то забудете.
• Содержать такое количество информационных систем дороже, чем иметь единую систему. Плюс ко всему, вы находитесь в зависимости сразу от нескольких поставщиков и их бизнес-взглядов.
• Сотрудники реально устают переключаться между окнами и интерфейсами — и вы это можете не понять, пока не увидите продуктивность работы всей команды в унифицированной системе.
• Далеко не все интеграции можно построить, из того что можно построить — не всё стабильно и безопасно. Скорее всего, у вас будет несколько разрозненных звеньев в автоматизации.

Уже этих причин достаточно, чтобы напрячься и распутать этот клубок, а заодно и сэкономить. Причём новая CRM или ERP должны быть развёрнуты не поверх существующего зоопарка, а вместо него, поэтому предупредите разработчика CRM-системы о необходимости миграции данных. Например, мы в Регионсофт этого не боимся, но на рынке есть системы исключительно с ручной миграцией (сотрудники будут перенабирать все данные с клавиатуры). И да, при правильном подходе в расправе с лоскутной автоматизацией нет ничего страшного, хоть она и сопряжена с изменением сложившихся привычек сотрудников и общих принципов работы с данными в компании. Это может не всем понравиться.

Чем можно испортить автоматизацию малого бизнеса?

VC, привет! Я Владимир Старков, сооснователь Mobifitness.

Обычно в колонках и выступлениях я рассказываю о премудростях автоматизации в бизнесе сферы услуг. Наша компетенция — спортивные студии, клубы, студии растяжки, танцев, йоги, детские центры.

Сегодня речь о том, как автоматизация может провалиться. Тут нужно пояснить. Сложно представить, что внедрение ИТ-решения потянуло бизнес на дно и все разорились. Плохой итог автоматизации обычно выглядит так:

— оплатили, внедрили и поняли, что нет нужных функций;

— оплатили, внедрили, работаем, а стало только сложнее;

— оплатили, внедрили, работаем, бизнес-метрики никак не меняются в лучшую сторону;

— оплатили, застряли на внедрении.

Кому будет релевантен этот текст?

Предпринимателям, чье дело похоже на те ламповые студии на первых этажах наших многоэтажек. Обычно они располагаются на площади от 40 до 300 кв.м., имеют в командах от 2 до 20 сотрудников. При всей камерности и общению с клиентами «на короткой ноге», рано или поздно внедрять ИТ-решения приходится и им.

Чаще всего всем занимается сам собственник. Каждый предприниматель при этом проходит примерно один путь: поиск решений — обсуждение — внедрение. Но результаты бывают разные. Я выделил несколько моментов, которые обычно ведут не к тому, чего ожидали.

Путаница в терминах

Много недопонимания возникает из-за неразберихи в значении слов. Отчасти в этом виноваты маркетинговые обещания разработчиков, отчасти англицизмы, отчасти неосведомленность предпринимателей. Пожалуй, самый распространенный ребус: CRM и учетная система.

Расставим точки над i:

CRM — инструмент, который помогает в продажах. Его базовый функционал: фиксация заявок, ведение клиента по воронке продаж, постановка задач на звонок или СМС в нужный момент, хранение информации об истории взаимодействия.

Учетная система — инструмент, который помогает вести учет финансов по продажам услуг, рассчитывать заработные платы сотрудникам, анализировать результативность команды.

Это два базовых инструмента, дополняющих друг друга. Малому бизнесу, как правило, нужно и то и другое.

В жизни CRM-системой пользователи называют практически любое решение. В свою очередь, разработчики иногда называют CRM решение, которое, по сути, ею не является. Делается это исключительно для привлечения покупателя.

Как избежать ошибки?

Совет простой: оперируйте функциями, а не понятиями. Проговариваете свои ожидания и подробно описывайте то, как должен выглядеть процесс.

Не ставьте расплывчатых задач, вроде: — Нам нужна CRM.

Конкретизируйте: — Мне необходимо, чтобы администраторы видели историю общения с клиентом, ставили задачи и контролировали их выполнение, нужно понимать конверсию из лида в контракт.

Бывает так, что четкого представления о процессе нет. Тогда нужно правильно задать вопрос. Например: — Как будет выглядеть процесс взаимодействия с клиентом, если я установлю ваше решение?

Очень общие цели

ИТ-решение, как и платья к новому году, часто покупают импульсивно. Случился аврал по записи, клиенты оборвали телефон, администраторы нарвались на негатив — нужно навести порядок!

Или: увидел у конкурентов, как можно быстро записаться на тренировку прямо на сайте и оплатить услуги в один клик, захотел сделать так же.

В целом, это неплохо. Так появляется мотив для перемен. Можно запустить процесс и найти оптимальное решение по ходу дела. Но чаще всего это заканчивается пробуксовкой в этапах: долго объяснять разработчику, что я хочу, долго объяснять сотрудникам, что они должны с этим делать.

Более взвешенный вариант — прописать цели с расшифровкой и метрикой. Целью всегда должно быть улучшение бизнес-показателей. Автоматизация работает в 3-х направлениях:

• Уменьшение издержек: вы должны начать тратить меньше денег/времени на определенные процессы;

• Увеличение продаж: рост конверсий из заявок в продажи;

• Повышение клиентской лояльности : увеличение среднего чека и количества повторных покупок, повышение эффективности работы сарафанного радио и т. д.

Примеры плохой постановки цели автоматизации:

• привести дела в порядок;
• сделать, чтобы бизнес работал современно.

Примеры рабочей постановки цели:

• навести порядок с записью клиентов;

• не терять заявки клиентов из социальных сетей.

Примеры хорошей постановки цели:

• перевести от 80% клиентов на самообслуживание (сами записываются, сами оплачивают);
• повысить конверсию из заявок в покупку на 20%.

Чтобы сформулировать подобные цели, нужно знать текущие данные. Какой процент клиентов сейчас записывается через звонки? Через мессенджеры? И что там с уровнем конверсии из Инстаграма?

Важный совет — начиная автоматизацию, постарайтесь рассчитать базовые показатели: размер клиентской базы, средний чек, среднее количество покупок клиентом на единицу времени и конверсию в покупку из заявки.

Если вы ведете бизнес в Excel и блокнотах, придется потратить на это не один день. Но в итоге вы сможете оперировать фактам, а не личными ощущениями. Хотя и их никто не отменял.

Недостаточное тестирование продукта

У большинства разработчиков есть пробные периоды. Если воспользоваться ими как следует, можно сделать нужные выводы.

Когда собственник студии сам открывает программу и пытается пощелкать по вкладкам, оценивая интерфейс, получается двоякая ситуация. Вроде все нравится, нужно брать, но после покупки выясняется, что пары ключевых функций не хватает.

Вот что нужно, чтобы пройти этап тестирования качественно:

• Подключить к работе в демо-версии всех сотрудников, которых коснется автоматизация. Собрать фидбэк.

• Протестировать интерфейс. Для этого нужно отрепетировать базовые процессы: создать карточку клиента, оформить продажу, списать услугу, создать расписание.

• Настроить интеграции. Обычно нужны интеграции с соцсетями, мессенджерами и почтой. Если вы используете дополнительные сервисы, убедитесь, что их можно подключить к программе.

• Плотно пообщаться с техподдержкой. Это те люди, от которых напрямую зависит качество вашей работы с программой после покупки. Они будут помогать решать проблемы, устранять недопонимание и принимать просьбы и пожелания. Оценивайте их как новых знакомых: вам должно быть комфортно вести диалог.
• Протестировать от 2-х решений, чтобы иметь возможность сравнения.

Команда не в восторге

Вы нашли подходящее решение и оплатили его — это не хэппи энд. На этом этапе возникает две стандартные ситуации:

• сотрудники не хотят работать по-новому;
• сотрудники неправильно работают в системе.

Первая проблема — вполне нормальное явление преодоления инерции, особенно если «по-старинке» работали достаточно долго. Рецепты простые: информировать, разъяснять выгоду для компании и для каждого сотрудника, вовлекать в процесс выбора и внедрения. Как только работа встанет на рельсы, команда почувствует улучшения.

Вторая проблема касается аккуратности в работе с данными и гигиены ведения клиентской базы. Даже самое лучшее ПО можно испортить дублированием карточек клиентов, введением имени в поле фамилии, списанием услуг не у того клиента и подобным.

Если вы наладили дисциплину еще до автоматизации и ваши таблички Excel — образец педантизма, опасаться нечего. Если не так — уделите время обучению сотрудников. Нужно добиться понимания последствий некорректных действий в системе, а не просто механического запоминания последовательности кликов.

Полезно заранее подумать над тем, как будет решаться проблема передачи знаний, если тот, кто обучался работе в системе решит сменить работу или переедет в другой город.

Завершу тремя хорошими новостями.

Во-первых, автоматизация бизнеса, особенно малого, давно перестала быть сложным процессом. Разработчики стремятся к простоте интерфейсов, чтобы быть конкурентоспособными. Например, среднее время обучения администратора фитнес-студии работе в Mobifitness — 2 часа.

Во-вторых, в случае с малым бизнесом, обычно речь идет об облачных решениях, которые оплачиваются по подписке и стоят не очень дорого. Финансовые риски невелики.

В-третьих, намного чаще все складывается успешно, чем нет. Если вы уделите внимание описанным этапам, то получите от ИТ нужный профит.

Источник: vc.ru

Автоматизация малого предприятия: факторы успешного внедрения

Наш портал уделяет достаточно много внимания теме автоматизации малого бизнеса. Правильно спланированный и качественно проведенный процесс автоматизации позволяет и крупным предприятиям, и небольшим компаниям более эффективно выстраивать свою работу. В этой статье руководитель отдела автоматизации компании «1С:Апрель Софт» Иван Будников даёт несколько важных рекомендаций тем предпринимателям, кто ещё не имел опыта внедрения систем автоматизации, но рассматривает для себя эту возможность в качестве инструмента повышения эффективности бизнеса.

Иван Будников, 29 лет, руководитель отдела автоматизации нижегородской компании «1С:Апрель Софт» . В компании работает с 2009 года, начинал карьеру в отделе продаж. Образование: физический факультет ННГУ им. Лобачевского. Компания «1С:Апрель Софт» специализируется на разработке и внедрении систем учёта и управления предприятием.

Формализация целей внедрения

50% успеха в автоматизации предприятия обеспечивается ещё до начала внедрения. И даже до выбора инструмента автоматизации. Важнейший этап – подготовительный. На нём заказчик формулирует цели внедрения программ автоматизации. Этот этап является основополагающим и без него внедрение теряет всякий смысл – ведь если не будет определено, каких результатов мы хотим добиться, то не будет возможности оценить успешность проекта.

Удивительно, но многие заказчики пытаются пропустить постановку целей и сразу приступить к действиям, не осознавая к каким результатам они приведут. Конечно, руководители скажут, что они интуитивно понимают — использование тех или иных инструментов приведет к определённым улучшениям. Например, к улучшению финансовых показателей компании. Формализовать свои догадки они считают пустой тратой времени. Нет времени детально всё продумывать, нужно действовать!

Размышляя таким образом, руководитель упускает важнейший момент. На проекте мы работаем в команде. Привлекая внедренца, заказчик может воспользоваться не только его навыками программирования и знаниями типового функционала программы, но и его опытом постановки учёта. А внедренец, к сожалению, не может заглянуть в голову заказчика и прочитать его мысли. В итоге исполнитель получает задачи по внедрению тех или иных инструментов, но не знает, какой цели они будут служить, а, значит, не может посоветовать, как лучше их применять и стоит ли применять вообще.

Как сформулировать цели? Предлагаем пошаговую инструкцию:

1. Цели всегда вытекают из проблем. Для начала необходимо составить список проблем, которые мешают вам эффективно работать. Не бойтесь признавать свои недочёты, иначе не получится совершенствоваться. На этом этапе удобно использовать технологию «мозгового штурма», чтобы все участники, ответственные за процессы в вашей компании, могли высказаться.

Результатом мозгового штурма станет перечень проблем.

Очень важно привлекать к работе на этом этапе не только высшее руководство, но и сотрудников среднего звена, пусть они и не будут принимать окончательное решение.

Во-первых, они озвучат проблемы, которые «сверху» не всегда видно. Во-вторых, озвученные проблемы впоследствии придётся решать силами этих сотрудников, а если они принимали участие в их формулировании, то легче примут задачи по решению. И, в-третьих, это поможет повысить лояльность сотрудников, т.к. они будут чувствовать, что их мнение ценит руководство компании.

2. Результатом мозгового штурма станет список проблем. Выберите корневые проблемы, при решении которых автоматически будут решаться несколько других задач, связанных с ними. Имеет смысл оставить в списке именно корневые проблемы.

3. Отранжируйте корневые проблемы – самые «болезненные» отправьте наверх списка. Все проблемы вы не сможете решить никогда. Принцип Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Выберите 20% самых важных проблем (они первые в нашем списке), и работайте дальше с ними.

4. Теперь переформулируйте проблемы в цели по улучшению. Крупные цели лучше декомпозировать до более мелких конкретных задач. При формулировании целей и задач можно руководствоваться принципом SMART. Задача должна быть:

• S – specific – конкретной и понятной;
• M – mesurable – измеримой;
• A – achievable – достижимой;
• R – relevant – в зоне ответственности исполнителя;
• T – time bounded – ограничена во времени.

Без соблюдения этого принципа задачу зачастую невозможно выполнить или проконтролировать её выполнение, т.к. исполнитель и постановщик видят её каждый в своей системе координат.

(В данной статье мы не будем подробно останавливаться на технологии «смартования» задач. В свободных источниках можно без труда найти примеры, которые помогут лучше понять её).

Выбор партнёра по внедрению

При выборе компании, с помощью которой вы будете внедрять программу автоматизации, мы рекомендуем опираться на следующие факторы:

Опыт работы. Если партнёр работает на рынке внедрения много лет, вас не бросят наедине с программным продуктом. Опытная компания-внедренец дорожит своей репутацией, и решать сложные задачи для её специалистов — дело принципа.

Выбор программного продукта

Когда есть чёткий список задач, можно подбирать программный продукт, который в своём типовом варианте должен решать большую их часть, и при этом не будет перегружен лишним для вас функционалом. Конечно, сделать это самостоятельно сложно. Тут лучше всего прибегнуть к помощи профессионалов, которые досконально знают функционал различных программных продуктов.

Хороший партнёр обязательно встретится с вами, выслушает, проанализирует ваши задачи и «наложит» их на возможности программных продуктов. Основываясь на многолетнем опыте, заранее предусмотрит с какими подводными камнями придётся столкнуться и, возможно, добавит к вашим задачам, что-то важное, что вы упустили.

Назначение ответственных за проект

После того, как вы определились с поставщиком услуг, а он помог вам выбрать инструмент (программный продукт), необходимо назначить ответственных за проект. Со стороны исполнителя это обычно руководитель проекта или закрепленный менеджер. Со стороны заказчика им может стать директор, IT-директор или инициативный руководитель подразделения, которое в первую очередь заинтересовано в автоматизации. Например, при внедрении блока CRM, это скорее всего будет руководитель отдела продаж.

Ответственный сотрудник будет согласовывать план-график внедрения, технические задания, принимать работы у исполнителя т.д. Рекомендуем назначать на эту роль человека аналитического склада ума, хорошо подкованного в технических вопросах, имеющего опыт работы с автоматизированными системами учёта.

Важно, чтобы ответственное лицо со стороны заказчика имело реальные полномочия на предприятии по вопросам проекта. Хорошо, если директор подтвердит его статус и полномочия перед руководителями подразделений и объяснит, по каким вопросам они будут обязаны оказывать содействие ответственному за проект.

Вообще, участие высшего руководства в процессе внедрения — хотя бы формальное — очень важная деталь. Не поленитесь провести собрание посвященное старту проекта. Представить проектную команду своему персоналу. Объясните, что внедрение системы -важная задача для предприятия, и вы не допустите её срыва. Такой подход значительно сократит вероятность саботажа со стороны сотрудников.

Мотивация сотрудников

Если для руководителя компании автоматизированная система учёта – удобный инструмент, позволяющий оперативно получать информацию, важную для принятия управленческих решений, то для сотрудников это серьёзный повод для беспокойства и дополнительные обязанности по ведению аналитики в информационной базе. Поэтому важно позаботиться о мотивации сотрудников.

Тем, кто принимал участие в выборе продукта и в «мозговом штурме», будет проще принять изменения, связанные с появлением нового функционала, остальных нужно подготовить заранее. Использования тех или иных функций программного продукта желательно прямо прописать в должностную инструкцию. Инструмент будет приносить прибыль компании, значит, уметь им пользоваться – прямая обязанность сотрудников. Нужно это чётко дать понять. Желательно, чтобы руководство официально об этом объявило — на собрании или иным принятым в компании способом.

Этапы внедрения

Прежде чем приступать к внедрению, проверьте план внедрения — все ли этапы проработаны:

• Постановка целей проекта;
• Выбор подрядчика по внедрению;
• Выбор программного продукта;
• Первоначальная настройка продукта (настройка параметров учёта, права доступа, интерфейсы пользователей, настройка вариантов типовых отчетов);
• Обучение пользователей. На сертифицированных курсах «1С» или по индивидуальной программе. Например, ответственному за проект лучше пройти полный курс, чтобы представлять все возможности программы, а рядовым пользователем назначить индивидуальное обучение строго по их функциональным блокам – ничего лишнего.
• Выявление несоответствий типового функционала и вашей бизнес-схемы;
• Составление технического задания на доработки программы по устранению несоответствий;
• Доработки функционала;
• Запуск в тестовую эксплуатацию (на тестовом примере);
• Запуск в промышленную эксплуатацию;
• Постпусковое сопровождение (консультации пользователей).

Источник: biz360.ru