Прошивка — удобный способ систематизировать большое количество документов. Применяется как в текущем делопроизводстве, так и в случае отправки документации в архив. Процесс кажется простым, однако на деле часто выясняется, что малейшая ошибка или неточность в его организации вызывают неприятные последствия.
Например, если бумаги сшиты неправильно, архив или надзорные органы могут их не принять. Плохая систематизация иногда становится причиной отказа в партнерстве, а также подмены важных документов. Рассказываем в своей статье, как сшивать документы по ГОСТу, чтобы избежать негативных последствий.
Какие документы нужно сшивать?
Прошивка помогает избежать потери документов. Особенно когда это многостраничные фолианты. Если все выполнено правильно, листы надежно зафиксированы. Подменить или достать документы будет непросто. К тому же прошитые дела занимают меньше места.
Как прошивать и перепрошивать документы
Однако сшивать требуется не все бумаги. Только многостраничные документы, которые вы собираетесь передавать в контролирующие, регистрационные органы. Еще сюда попадают тендеры, дела, отправляющиеся в архив.
Принято скреплять по правилам следующие группы документов:
- бухгалтерские;
- архивные;
- кадровые;
- нотариальные;
- корреспонденция;
- для проверки.
Для справки! Документы, которые обычно запрашивает налоговая служба, не подшиваются, чтобы не затруднять инспекторам работу. Но вы можете действовать двумя способами. Первый — не сшивать документы, а при запросе сканировать и заверять копии. Второй — подшивать, но заранее создавать электронные копии.
Какие требования ГОСТ нужно соблюдать?
Сегодня не существует единого формата, который бы регламентировал прошивку документов. Поэтому в каждом конкретном случае нужно проверять наличие соответствующего регламента.
Приходится брать информацию из разных источников:
- Методические указания есть в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но подробности самой процедуры не уточняются.
- Отраслевые нормативные акты включают в себя инструкции ЦБ РФ, рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009), типовые инструкции по делопроизводству, методические разъяснения по особенностям заполнения форм.
Если сшитые папки передаются в налоговую или архив, дело упрощается, так как у этих организаций есть собственный регламент. В других случаях приходится руководствоваться разными рекомендациями, что усложняет процесс.
- Сшиваем документы для ФНС
Чтобы было понятнее, как сшить документы нитками, возьмем для примера регламент налоговой инстанции. Требования указаны в приказе от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25, в разделе «Общие требования к оформлению представляемых документов».
Кроме соблюдения основных условий, нужно обратить внимание и на дополнительные:
- не более 150 страниц в одной подшивке;
- заверение лицом, ответственным за делопроизводство;
- документы без прошивки заверяются постранично;
- для скрепления делается 2–4 дырки.
Какие инструменты пригодятся?
Комплект инструментов зависит от двух факторов: размера организации, количество листов в подшивке.
Обычно компании используют следующий комплект:
- иголка;
- шило;
- дырокол;
- нитки, тесьма или шпагат;
- ножницы;
- клей;
- бумажные пломбы.
Если организация крупная и способна позволить себе профессиональное оборудование, приобретается брошюровщик.
- Аппарат для прошивки
Автоматизированное оборудование облегчает и ускоряет процесс. Оно собирает большое количество листов под одну обложку на пружину из металла, пластика.
При подаче тендерной документации часто используют термобиндеры — те же брошюровщики, но для фиксации на клей. Такой формат актуален для папок на 80–100 листов и больше.
Еще могут использоваться брошюровочно-переплетные станки, которые осуществляют фиксацию традиционным методом — иглой и нитью. Подходящий вариант для официальных бумаг. Если пластиковые пружины легко расшить, то классическую прошивку — нет.
Обычные нитки не применяются, так как они тонкие и хрупкие. Вместо этого берется банковский шпагат, лавсановые ленты, специальные нитки. В крайних случаях их заменяют суровой нитью. Если применяется х/б нитка, она складывается в несколько слоев.
Материалы часто маркируются «ЛШ». Например, лавсановая лента ЛШ-210. Это значит, что перед нами лавсановая лента для прошивки с плотностью 210 текс. Она стойко переносит воздействие кислоты, растворителей, слабой щелочи, плесени, влажности, перепадов температур.
Когда прошивка закончена, нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. Здесь отмечается, сколько листов в подшивке, а ее наличие служит заменой официальной печати.
Однако наклейка должна соответствовать ряду требований:
- быть прямоугольной, размер 6×4 или 5×8 см;
- быть достаточно большой, чтобы спрятать узел;
- разместить надпись «пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью Х листов»;
- содержать место для информации об ответственной персоне: ФИО, подписи, даты подписания;
- пропечатываться так, чтобы частично задевать папку.
- Несколько правил прошивки
Когда все инструменты готовы, делается следующее:
- собрать бумаги, развернуть нужной стороной;
- разложить по датам;
- проставить номера — только на листах, но не на страницах;
- разбить папку на тома с уникальной нумерацией, если в ней более 250 листов;
- опись не имеет номера;
- применяются арабские цифры, которые ставятся в правом верхнем углу, соблюдая достаточный отступ от текста;
- ошибка исправляется так — число зачеркивается, рядом ставится правильное, подпись с указанием даты исправления;
- литерная нумерация допускается, когда нужно добавить в папку документ уже после завершения основной нумерации;
- лист большого формата нумеруется в правом верхнем углу, затем сворачивается до формата А4, сшивается по левому краю;
- чтобы подключить переписку в конвертах, сначала номер проставляется на конверте, а затем — на содержимом;
- приложения к делам оформляются как отдельные тома, имеют собственную нумерацию;
- убираются скобы и зажимы;
- материалы аккуратно складываются, чтобы при хранении не мялись, а папка выглядела аккуратно;
- заранее подготавливается обложка — стандартные размеры составляют 229×324 мм.
Инструкции, которые вам пригодятся
Количество дырок в документах может варьироваться от 2 до 5 штук. Все зависит от объема документов в подшивке, типа документов, требований принимающей стороны. Если бумаг немного, достаточно двух-трех проколов. Для повышенной защиты рекомендуется сшивать на четыре-пять дырок. Разбираемся, как правильно прошить документы по новым стандартам со схемами: в две, три дырки и более.
Простейшая процедура, с которой сложностей не возникает. Отверстия проделываются иглой или дыроколом. Документы прокалываются с левой стороны, отступ от края составляет 1–2 см. Нить продевается так, чтобы образовалась плотная петля. Концы завязываются узлом, складываются, а сверху располагается наклейка.
На листе записывается, сколько бумаг пронумеровано и прошнуровано. Затем ответственное лицо вписывает число документов, ставит ФИО, роспись с указанием даты процедуры.
Сначала нужно отметить места будущих проколов. Если другое не предусматривается, они делаются в центре левого края папки на расстоянии трех-пяти сантиметров между собой.
Иголка вводится в средний прокол сзади, выводится на внешнюю сторону папки и протягивается через нижнее отверстие. Затем иголка направляется в верхнее отверстие, выводится на лицевую сторону и проходит через средний прокол на тыльную сторону папки. Там нити обрезаются, оставляются хвосты, ставится пломба.
Если папка довольно толстая, а степень защиты нужна повыше, используется схема в четыре отверстия. Расстояние между ними стандартное — от 3 до 5 см. От верхнего и нижнего края обычно нужно отступить по два сантиметра.
Иголка вводится в одно из средних отверстий с тыльной стороны на лицевую. Затем пропускается в нижнее отверстие, выводится через него на тыльную сторону, а затем в соседний прокол — на лицевую. По аналогии она пропускается через все четыре отверстия.
Кассовые бухгалтерские бумаги и некоторые другие разрешается соединять на уголок. Это значит, что листы складываются стопкой, а левый угол сгибается назад. В месте загиба проделывается два отверстия, через которые нитка пропускается по принципу «2 прокола». Концы фиксируются бумажной пломбой, которая заверяется по всем правилам.
- Папка с документами
Иногда объем документации настолько велик, что обойтись стандартным дыроколом, шилом или иголкой не получится. Потребуется самый настоящий шуруповерт со шпагатом или профессиональная техника. Такие многостраничные документы должны содержать до 250 листов, а упаковываться в твердую папку. Сборка ведется на пружину из пластика или металла.
Кроме этого, нужно знать еще некоторые важные моменты.
Существует три разновидности обложек:
- стандартная — для листов А4, 229×324 мм;
- нестандартная — изготавливается вручную;
- для длительного хранения — из бескислотного картона.
Для передачи материалов в контролирующие и регистрирующие органы достаточно будет простой картонной папки. Если речь идет об архиве компании, целесообразно выбирать плотный картон или пластик. А для длительного хранения — бескислотный материал.
Обложка содержит информацию:
- название организации, структурного подразделения с индексом (если имеется);
- дата создания прошивки с указанием дат крайних документов;
- индекс, заголовок, сроки хранения;
- номер тома или части;
- число материалов.
- Опись
Составляется в свободной форме, потому что шаблон отсутствует. Должна содержать название документа, дату составления, перечисление материалов из подшивки, указанием количества. Обязательно проставляется ФИО, должность, подпись ответственной персоны. Не нумеруется. Может подшиваться в папку или приклеиваться к обложке.
- Заверительная надпись
Содержит данные о количестве материалов, дате прошивки, ответственном лице. Для налоговой размеры пломбы составляют 3×5 см, для архивного хранения — 5×6 см.
Бухгалтер в роли… портного: как прошивать документы
Ответьте «навскидку»: на сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?
Как надо прошивать документы
Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.
Общие правила
Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на два прокола (это самый простой вариант). От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.
Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа. В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано. », указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации. Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.
Сшив на три прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня).
С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел. Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.
Прошивка для архива
В процессе подготовки документов к архивному хранению прошивка включается в технологию обязательной архивно-технической обработки дел. Обратите внимание Дела прошиваются на четыре прокола, таким образом изготавливается «архивный сшив».
Только при полном оформлении дела (дела постоянного хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет) оно сначала прошивается, а потом переплетается по типографской технологии с корешком, на котором потом будут нанесены поисковые данные дела. А при частичном оформлении дела (дела временного до 10 лет срока хранения) дело прошивается вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущее дело-сшив.
Верхний и нижний проколы (с учетом размеров полей) делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, расстояние между ними также составляет примерно 80 мм. Технический сшив делается двумя способами: только одной иглой и одной ниткой или одной ниткой, но двумя иглами. Нить используется натуральная, ее концы затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела). Этим же способом на четыре прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуют также прошивать бухгалтерские документы дня или дела с иными первичными учетными документами, имеющими в основном пятилетний срок хранения.
А для обработки дел постоянного хранения и по личному составу советуем все-таки заключить договор с архивной компанией, которая может выполнить такую трудоёмкую и действительно пыльную работу, требующую применения дрели, струбцины и т .п.
Обратите внимание: прошивка документов регламентируется, но только в отдельных сферах деятельности, т. е. в специальном делопроизводстве.
- сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
- все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см».
Если говорить про архивный сшив дела на четыре прокола, то данное правило давно выработала практика, однако оно не включено в действующие документы, регламентирующие архивное дело.
Раньше прошивали на три прокола, но заметили, что документы меньшего формата, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большинство документов, которые меньше стандартного формата А4, оказываются вдвое меньше него. На практике заметили, что при прошивке дела на четыре прокола документ этого А5 формата прошивается минимум в двух местах, и этого оказывается достаточно, чтобы документ «не танцевал» внутри сшива.
Есть специфические дела, например, в бухгалтерии, где много документов еще меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут прошить и на большее число проколов.
- бухгалтеры
- архивное дело
- хранение документов
Источник: www.klerk.ru
всего прошито пронумеровано и скреплено печатью образец
Прошито и пронумеровано образец в формате Word скачать бесплатно
“Прошито, пронумеровано, печатью..” образец в формате Ворд, можно скачать с нашего сайта
Всегда в жизни бухгалтера случаются разнообразные казусы. То счёты найти не могут (может под шкаф закатились), то в налоговой инспекции вдруг авторучки с собой не оказалось, а то вдруг и нет под рукой нужного документа.
В таких случаях выручает наш верный помощник “Гугл”. Незаменимый в наше время сверхскоростей и всемирной паутины окутавшей весь земной шар. В нём можно найти всё. Ну или практически всё. А образец ярлыка “Прошито, пронумеровано” в удобном формате “Word”, Вы сможете скачать бесплатно прямиком с нашего сайта.
Онлайн помощь для решения проблем в бухгалтерии:
Хотите узнать больше? Просто нажмите на картинку
И вот мне пришлось совершенно случайно столкнуться с такой вроде бы мелочью как ярлык, который надо было наклеить в конце журнала. Вот я вдруг осознал, что такой вроде бы ерунды как ярлыка с надписью “Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью…” нет именно тогда, когда он нам понадобился.
Полазил бескрайними просторами Всемирной Паутины не один час. Не нашёл ничего подходящего. Только картинки да рисунки в других форматах. Всё это красиво, но по мне так очень не практично. И тут меня осенило.
А может кому-нибудь, кроме меня, тоже придётся столкнуться с аналогичной проблемой.
В общем, сел, немного поработал головой, сделал собственноручно. Потом решил выложить на всеобщее обозрение. Лично мне показалось очень удобным, что он в таком виде. Каждый сможет вписать сюда всё что душе угодно. Любую дату, какие угодно цифры, любое ФИО. Шрифт, размер букв, цвет, заливку, толщину и размеры самого ярлыка.
Можно, при желании, даже смайлик втулить. Короче, всё что душе угодно.
Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео на тему “Как правильно прошить и опечатать документ”:
Ну а тут коротенькие видеосоветы “Как нужно правильно прошивать документы”
Также на нашем сайте в разделе “Документация”, Вы сможете найти, посмотреть, скачать всевозможные виды разных документов. Шаблоны, бланки, образцы договоров, грамот, поздравительных писем и доверенностей на все случаи жизни. Смею надеяться, что хоть что-нибудь из этого разнообразия Вам пригодится.
Скачивайте, пользуйтесь. Принимаю благодарности, пожелания. Цветы и конфеты не пью.
Образец “Прошито и пронумеровано…” в “Word”, Вы сможете скачать совершенно бесплатно, без всяких регистраций, просьбы отослать СМС, без мзды и коррупции по этой ссылке:
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью
Образец документа
Офисным работникам по долгу службы часто приходится сталкиваться с исполнительной документацией и оформлять её по соответствующим требованиям: делать нумерацию на листах, прошивку общего и специального журналов, прочие подобные документы. Помимо того, что у каждой компании свои внутренние правила, также существуют общепринятые стандарты и законные требования. Как всё упомнить? Это невозможно!
Сегодня мы поговорим о форме и правилах оформления Прошито, пронумеровано и скреплено печатью, скачать Word образец которой Вы сможете по ссылке в конце статьи. Скачайте и сохраните себе образец данной мини-таблицы, а ещё лучше сразу напечатайте и нарежьте прямоугольников на будущее — пригодятся!
Прошито, пронумеровано и скреплено печатью — требования
Главные требования Прошито, пронумеровано и скреплено печатью:
Если у Вас есть вопросы, для более наглядного примера посмотрите видео.
Алгоритм последовательности прошивки:
Где применяются прошитые документы
В основном руководители организаций требуют от своих сотрудников прошивать и нумеровать отчёты, которые предназначены для налоговой инспекции. В этом случае готовые документы заверяются личной подписью с печатью генерального директора – это главное требование налоговых органов.
Подпись руководителя должна отчётливо просматриваться, этот же факт касается и печати. Подпись с печатью свидетельствуют о неприкосновенности важных документов. После тщательной проверки налоговым инспектором предоставленные документы заверяются гербовой печатью налоговой.
Если Вам по душе Ваша работа, Прошито, пронумеровано и скреплено печатью скачать Word образец можно по ссылке, находящейся в самом низу статьи. Внимательно изучите всё вышеизложенное, только после этого приступайте нумеровать и прошивать финансовые документы Вашей организации. Желаем успехов в трудовых буднях и карьерного роста!
Как оформить прошито, пронумеровано и скреплено
Как оформить и подписать заверительную наклейку «Прошито и пронумеровано»
Заверительная наклейка (прошито и пронумеровано) должна включать информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью). Должность, Ф.И.О., подпись уполномоченного лица организации. Если у организации имеется печать. То её оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать от организации: «Скреплено печатью«.
Пример наклейки с заверительной надписью прошито и пронумеровано
Похожие рекомендации по подготовке документов были приведены в Письме Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. Однако если раньше Минфин России рекомендовал проставлять печать на заверительной надписи. То в настоящее время такое требование отсутствует.
Образец листа-заверителя дела содержит строку «в деле подшито и пронумеровано листов«. С указанием их количества цифрами и прописью и с указанием номеров листов. В том числе литерных номеров листов, пропущенных номеров листов и листов внутренней описи. Лист-заверитель подписывается работником архива с указанием его должности и расшифровки подписи с проставлением даты (Приложение N 3 к Правилам).
Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению. Которое включает: подшивку (переплет) дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя с помещением в твердую обложку.
Таким образом, заверительная наклейка должна содержать:
Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать: «Скреплено печатью».
Штамп прошито пронумеровано и скреплено печатью
При оформлении папки с налоговой отчетностью приходится прошивать многостраничные документы. Для этого нужно подготовить специальную наклейку. На ней указывается количество листов, данные скрепившего сотрудника, дата и подпись. При наличии печати здесь ставится оттиск. В конце статьи можно прошито пронумеровано и скреплено печатью образцы скачать.
Как прошить документы
Строгие требования к технике прошивки не предъявляются. Вместе с тем если представители надзорной организации сочтут ее выполнение неправильным, в принятии документов могут отказать.
Прошивка выполняется в несколько этапов:
Когда дело прошнуровано, узел и концы требуется склеивать листком «Прошито и пронумеровано». Края нитей длиной около 5 см обязательно оставляют свободными. После высыхания клея строчки следует заполнить.
Как оформить наклейку
Бланк «Прошито и пронумеровано» представляет собой бумажный прямоугольник, размер приблизительно 4 на 6 см. В строчках указывается количество листов, должность и ФИО составителя. В конце ставится дата подписания и штамп организации.
По ссылке можно скачать образец.
Всего прошито пронумеровано и скреплено печатью образец
При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал.
Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.
Пример наклейки: что следует указать
После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка. Она представляет собой небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 см. Рекомендуется заранее подготовить и распечатать на принтере несколько экземпляров, чтобы они всегда были под рукой.
Пример наклейки включает в себя следующие поля для заполнения:
В разных образцах формулировки могут отличаться. Как правило, на наклейке отражается только информация о количестве листов и должности ответственного за журнал сотрудника. В конце ставится его подпись.
Важно! Наклейка может быть дополнена датой формирования журнала и оттиском печати организации (при наличии таковой).
При креплении нужно следить за тем, чтобы узелок нити находился в центре наклейки. Кончики при этом выходят за линию бумаги.
Подготовка документов к прошивке
Шаг первый нумерация. Перед тем как приступать к прошивке документов, следует проставить номера в верхнем правом углу. Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства.
Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля. Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола. Они идут строго вертикально по вертикальному центру листов. Шаг составляет минимум 3 см.
Все листы следует пробить на одном уровне. Для проделывания отверстий используют:
Благодаря выдерживанию расстояния от границ поля после прошивки не возникает неудобств при чтении текста. Также не затрудняется поиск нужной страницы.
Как выполняется прошивка
Следующий вопрос как правильно прошить документы с готовыми отверстиями? В качестве инструмента берется прошивочная игла.
Для прочного шва потребуется такой материал, как:
Если специализированных материалов для соединения страниц под рукой не оказалось, можно заменить их любой прочной ниткой. Как пример, подойдет капрон. Также можно взять простую нить для шитья, сложив ее в несколько раз.
Чтобы сделать прочный, долговечный шов, стежки рекомендуется повторять два раза. Вместе с тем не нужно слишком сильно затягивать нитку. Тугой шов будет затруднять перелистывание журнала и поиск нужного бланка.
Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.
Заключительный этап крепление наклейки
Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой.
Концы при этом должны свободно свисать.
Далее нужно дождаться высыхания клея. В отведенной для этого строчке указывается количество документов, включенных в данный журнал. Готовый бланк заверяется руководителем организации либо уполномоченным сотрудником. На наклейке отражается должность работника, его подпись и дата заверения. При наличии ставится печать предприятия.
Общие рекомендации по оформлению наклейки
Основная функция наклейки подтверждение целостности журнала и включенных в него документов. С этой же целью узелок заливается клеем. Как на самой бирке, так и на документах ставится печать организации.
Отметим несколько рекомендаций по оформлению наклейки.
Чтобы ровно сшить все листы, следует убрать все посторонние предметы. Если стопка большая, рекомендуется брать бумаги небольшими партиями. Когда нужно упорядочить в одном журнале несколько разных документов, их укладывают по дате подписания.
В каких случаях требуются прошитые документы
В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию. В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати. Это обязательное требование налоговой службы.
Что касается индивидуальных предпринимателей, для них наличие печати дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной подписи предпринимателя. Когда проверка завершена, на бланках ставится гербовая печать.
Важно! Чтобы заверить копию многостраничного документа, на каждом листе ставится штамп «Копия верна».
Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми. Оформление штампа зависит от организационно-правовой формы. Государственные предприятия могут использовать печати с гербом. Для ООО и ИП законодательством предусмотрены другие требования.
Подведем итог. Наклейка «Прошито и пронумеровано» выполняется в виде бумажного прямоугольника. Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка. Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.
Сначала указывается количество подшитых в журнал листов. Далее ставится подпись руководителя, его ФИО и подпись. В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации. При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО.
В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи. Далее можно скачать бесплатно образец наклейки.
Источник: ideibiznes.ru
