Управление следует рассматривать как процесс. Процесс управления — это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций.
Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная и т.д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов. Однако, несмотря на разнообразие функций управления в организации, существуют однородные виды деятельности.
В 1916 г. А. Файоль, который впервые разработал эту концепцию, писал, что существует пять исходных функций: управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать. Речь идет о функциях, которые являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т.д.) той или иной организации, поэтому их называют общими. Современные исследователи разработали несколько иной перечень основных управленческих функций: планирование, организация, распорядительство (или командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок. Практически в каждой работе по управлению перечень основных управленческих функций несколько отличается от других.
Четыре функции управления
Придерживаемся позиции ученых, которые выделяют пять общих функций управления:
• планирование (выбор целей и план действий по их достижению);
• организация (распределение задач между подразделения
ми или работниками и установление взаимодействия между ними);
• мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей);
• контроль (соотнесение реально достигаемых или достигнутых результатов с запланированными);
• координация (обеспечивает соответствие и согласованность между различными частями управляемой системы путем установления рациональных связей).
Рис. 3.1. Схема процесса управления
3.1.1. Планирование
Планирование является первой, важнейшей функцией процесса управления. Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных принципов планирования зависит качество управления.
Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:
CЕЛФ-МЕНЕДЖМЕНТ. 5 ФУНКЦИЙ
— где мы находимся в настоящее время? Менеджеры
должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;
— куда мы хотим двигаться? Менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;
— как мы собираемся сделать это? Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей.
К главным принципам планирования относятся все научные подходы к менеджменту: системный, комплексный, интеграционный, маркетинговый, функциональный, динамический, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный. Их соблюдение является обязательным условием разработки обоснованного плана. К дополнительным принципам планирования относятся:
— ранжирование объектов по их важности;
— экономическая обоснованность показателей;
— преемственность стратегического и текущего планов;
— согласованность плана с параметрами внешней среды;
— социальная ориентация плана;
— обеспечение обратной связи системы планирования при
управлении.
Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:
• установление целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
• определение необходимых ресурсов и их распределение
по целям и задачам;
• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и
кто несет ответственность за их реализацию.
В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном. Стратегическое управление и планирование будет рассмотрено в разделе 4.
Из стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.
Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется, как правило, на основе бизнес-плана. В бизнес-плане должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно год, но в сегодняшних российских условиях нестабильности российской экономики – 1-3 месяца).
С помощью бизнес-плана предприниматель может также оценить результаты деятельности за определенный период. Этот план также может быть использован для разработки концепции ведения бизнеса в перспективе.
Кроме того, заимодавцы или инвесторы, прежде чем вложить деньги в бизнес, должны ознакомиться с бизнес-планом. При этом им следует обратить внимание на деловую репутацию предпринимателя, денежный поток по обслуживанию долга, обеспечение гарантий и долю собственного капитала.
Бизнес-планы в основном имеют следующие разделы:
• продукция и услуги;
• управление и организация;
• капитал и юридическая форма компании;
3.1.2. Организация
Следующей функцией управления является организация. Задача ее — формирование структуры организации, обеспечение ее всем необходимым. Кроме того, деление на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий.
При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным — операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.
Основными условиями рациональной организации управленческих процессов являются:
• соблюдение норм управляемости;
• делегирование обязанностей и полномочий;
• концентрация однородных предметов труда в одном
месте;
Так, при пропорциональности достигается равная пропускная способность разных рабочих мест одного процесса, соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д., при параллельности — совмещение операций во времени, при прямоточности — оптимальный путь прохождения предметов труда, информации и т.д.; при ритмичности — равномерность выполнения управленческих процессов во времени; при непрерывности — максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов.
Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов.
3.1.3. Мотивация
Мотивация — процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.
3.1.4. Контроль
Функция процесса управления — контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.
Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные. Контроль можно классифицировать:
• по объектам контроля;
• по принимаемому решению;
• по возможности дальнейшего использования объектов
контроля;
• по типу отношений;
• по признаку открытости;
• по методике проведения;
• по способу получения и обработки информации;
• по степени мотивационной значимости;
• по объектам выполняемых операций (однофункциональный и многофункциональный);
• по характеру (непрерывный и периодический);
• по количеству контролируемых величин (единичный
или одномерный и множественный или многомерный);
• по степени охвата объектов контролем;
• по режиму контроля;
• по времени контроля;
• по периодичности выполнения контрольных операций;
• по уровню механизации (автоматизации);
• по стадиям жизненного цикла объекта.
Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это:
— стратегическая направленность контроля;
— ориентация контроля на результаты;
Контроль обычно выполняется в три этапа. На первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы. На втором этапе при сравнении показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На последнем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами и определяется, какие действия необходимо предпринимать.
Главные инструменты выполнения функции контроля — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.
Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Расход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям.
К учету предъявляются следующие требования:
• полнота сведений, т.е. ведение учета по всем элементам
системы управления;
• динамичность, т.е. отражение показателей в динамике;
• автоматизация на основе компьютерной техники;
Осуществление регулярного и качественного учета и контроля за функционированием системы управления является важным условием ее высокой эффективности.
3.1.5. Координация
Функция процесса управления — координация обеспечивает его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации — обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.
С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех функций процесса управления (планирования, организовывания, мотивации и контроля), а также действий руководителей.
В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной координации, когда структуры управления становятся «плоскими».
В отличие от рассмотренных общих функций, которые имеют место в любом процессе управления, функции современных организаций, имеющих сложные взаимоотношения с внешним окружением, — это планирование, маркетинг, производство, предпринимательство, финансы, организация, инновация, информация, социальное развитие. Каждую из этих функций можно рассматривать как определенный вид работы по управлению предприятием в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, выделившиеся в процессе разделения труда в управлении, носящего объективный характер.
Источник: studopedia.su
Функции менеджмента
Функции менеджмента — это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами и связаны с воздействием на управляемый объект.
В современной литературе по менеджменту предлагаются такие управленческие функции: планирование, организация, распорядительство (или командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок.
Но в классическом менеджменте считается, что в процессе управления выполняются четыре основные (первичные) функции: планирование, организация, мотивация, контроль.
Эти функции объединены связующими процессами коммуникаций и принятия решений, а руководство (лидерство) определено как самостоятельная деятельность.
Специфические, или конкретные, функции управления зависят от специфики управляемого объекта и, как правило, связаны с управлением конкретной сферой, областью организации. Среди таких функций назовем: управление основным производством, вспомогательным производством, человеческими ресурсами, финансами, маркетингом, инновациями (нововведениями) и др.
Рассмотрим основные функции менеджмента.
Основные функции менеджмента
Планирование предполагает определение целей организации и решение о том, что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей.
Организация (организовывание) — процесс создания или изменения некой структуры. В ходе данного процесса устанавливаются обязанности каждого члена организации и каждому из них делегируются какие-либо полномочия или права на использование ресурсов организации, а также налагается ответственность за выполнение своих обязанностей. Центральный момент организации — делегирование полномочий — процесс, посредством которого руководитель выполняет работу, используя труд других лиц.
Мотивация — процесс побуждения других к деятельности для достижения цели организации, который включает: установление или оценку неудовлетворенных потребностей; формулирование целей, направленных на удовлетворение потребностей; определение действий, необходимых для удовлетворения потребностей. Цель мотивации в том, чтобы члены организации выполнили предписанную им работу в соответствии со своими обязанностями. Пока работники не поймут, какое вознаграждение организация может им предложить за хорошо выполненную работу, они не будут достаточно мотивированы, а значит, скорее всего не выполнят свою работу- хорошо.
Контроль — процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль состоит из трех компонентов:
- назначение точно определенных целей, которые должны быть достигнуты в заданный момент времени (стандарты);
- измерение результатов, достигнутых в действительности;
- сравнение достигнутых результататов с ожидаемыми: как план соотносится с фактами.
Связующими процессами планирования, организации, мотивации и контроля выступают две общие для этих управленческих функций характеристики: все они требуют принятия решений и коммуникации.
Коммуникация — процесс обмена информацией между людьми. Цель коммуникативного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена (сообщения). Носам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения тех, кто участвует в этом обмене.
Коммуникации в менеджменте. Система коммуникаций в организации
Источник: www.grandars.ru
Функции менеджмента и их взаимосвязь в управлении предприятием
Менеджмент — процесс планирования, организации, мотивации и контроля для достижения определенных целей. Важнейшие функции управленческого труда следующие: 1)планирование — представляет собой постановку целей и разработку путей их достижения; 2)организация — функция управления, включающая вопросы разделения и кооперации труда. В том числе создание организационных структур, делегирование полномочий, организация взаимодействий. 3)мотивация — стимулирование — это побуждение работников к эффективному достижению целей; 4)контроль — проверка полученных результатов
1.Планирование — постановка целей и разработка путей их достижения.
Цель организации представляет собой направление, в котором осуществляется ее деятельность. Основные цели воздействуют на стратегию, которая влияет на структуру, систему управления и саму деятельность. Таким образом, цель — есть «контур» плана. Цели образуют собой иерархическую систему. Основные базовые цели, в направлении которых действует фирма при планировании параметров эффективности: рост, рентабельность, платежеспособность, доля рынка, гибкость, устойчивость.
2. Организация — это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.
Два аспекта организационного процесса:
1)деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям
2)определение полномочий, которые связывают высшее звенья производства с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.
3. Мотивация. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.
Мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Систематическое изучение мотивации с психологической точки зрения не позволяет определить точно, что же побуждает человека к труду. Однако исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.
4.Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль — это непрерывный процесс совпадающий в своем развитии с производственным циклом.
1).Контроль очень важен для успешного функционирования организации.
2).Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.
3).Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше сем они станут слишком серьезными.
4).Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.
5).Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.
6).Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
7).Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.
8.)Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.
1.Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
2.Текущий контроль осуществляется непосредственно
в ходе проведения работ. Объектом является подчиненные сотрудники.
3. Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода фактические результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль имеет две важные функции:
а) Он дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
б) Он способствует мотивации.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
