Путевой лист ИП срок

К числу обязательных документов, которые должен иметь водитель при выполнении коммерческих перевозок грузов или пассажиров, относится путевой лист. Понимая, для чего он нужен и каковы его особенности, можно избежать штрафов со стороны ГИБДД. Данный документ подтверждает факт наличия ТС на балансе предприятия или ИП, а также позволяет получить важную информацию относительно пути следования автомобиля и перевозимого груза.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Этот официальный документ, содержит информацию о перемещении какого-либо ресурса или объекта. Он позволяет организации отслеживать перемещение транспортных средств, оборудования, грузов или инвентаря.

Путевые листы играют важную роль в бухгалтерском учете, позволяя правильно оформлять расходы на бензин, ТО и амортизацию. Такой документ позволяет обосновывать расходы на эксплуатацию транспортных средств, выплаты сотрудникам, которые используют личный транспорт в служебных целях, а также организовать оплату труда водителей.

Путевые листы в 2023 году. Изменения. Правила заполнения

Для чего нужен путевой лист:

1. Безопасность. Путевой лист позволяет контролировать маршруты и время вождения, что снижает риски ДТП и несчастных случаев.
2. Юридическая защита. В документе фиксируется информация о выполнении задач по перевозке грузов, что может быть полезным в случае споров, убытков или несоблюдения договорных обязательств.
3. Управление ресурсами. Документ позволяет планировать и мониторить маршруты, расходы на топливо, время работы сотрудников и т.д.
4. Финансовый контроль.

Таким образом, транспортный лист играет важную роль в организации бизнес-процессов в сфере логистики, обеспечивая контроль, безопасность, учет и управление ресурсами.

Кто обязан вести путевые листы

Путевой лист автомобиля за 2023 год отличается от прежних версий, поскольку 1 сентября этого года Минтранс утвердил новую форму документа. Ответственность за ведение путевого листа остается на владельце транспортного средства. Он обязан открывать данный лист на каждое ТС, имеющееся в гараже и участвующее перевозках грузов и пассажиров. При этом путевой лист для ИП оформляют максимум на один рейс или одну смену, сделать его сразу на 1–2 месяца нельзя.

В документе содержатся такие сведения:

1. Дата и время начала и окончания маршрута. Сведения помогают определить продолжительность поездки и контролировать соблюдение временных ограничений для водителей.
2. Место начала и окончания поездки. Указание точных адресов или географических координат помогает установить маршрут и местоположение транспортного средства в разные моменты времени.
3. Пройденное расстояние. Информация необходима для определения объема топлива, потраченного на поездку, а также для контроля за соблюдением скоростных ограничений и других правил дорожного движения.
4. ФИО водителя и его удостоверение личности. Обеспечивает идентификацию водителя и доказывает его право на управление автомобилем.
5. Технические характеристики транспортного средства. Описывают марку, модель, государственный номер, VIN-код и другие характеристики автомобиля.

Путевые листы – это важный инструмент в управлении транспортными средствами и обеспечении безопасности дорожного движения. Они выполняют функцию регистрации перемещения транспортных средств и водителей, а также играют важную роль в налаживании системы учета и контроля в транспортной индустрии.

Путевой Лист для категории В. Когда обязательно оформлять? Какие штрафы?

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

С сентября 2023 года была зарегистрирована электронная форма ведения путевого листа. Документ должен состоять из таких обязательных файлов:

• особенности рейса;
• результаты предрейсового медосмотра водителей;
• показания одометра – требуются при выезде с парковки или же при приеме автомобиля от другого водителя.

Изменения по сравнению с прошлыми версиями:

1. В сведениях о шофере теперь нужно указывать СНИЛС, а также все реквизиты водительского удостоверения.
2. Теперь допустимо оформление путевого листа на один рейс, если его длительность превышает официальный рабочий день шофера, или же на несколько рейсов, если все они совершаются в течение одной смены водителя.
3. Разрешается корректировать информацию о шоферах, моделях прицепов, полуприцепов, а также их регистрационных номерах в электронном путевом листе.

Ведение путевых листов при грузо- и пассажироперевозках на коммерческой основе помогает контролировать соблюдение нормативов по времени вождения и отдыха, что способствует безопасности на дорогах.

Форма и реквизиты для путевых листов

За образец заполнения актуальной версии документа взята форма, установленная Госкомстатом (постановление № 78 от 28.11.1997). В нем должны содержаться такие данные:

• официальное название и дата;
• срок действия;
• название фирмы или ФИО ИП;
• отметки о тех. контроле, медосмотре;
• сведения относительно модели, марки и типа автомобиля;
• регистрационный номер авто;
• ФИО, СНИЛС водителя, дата выдачи, серия и номер водительского удостоверения;
• дата и время выезда/возвращения на парковку;
• показания одометра.

Как заполнять путевой лист

Приведем пошаговую инструкцию, как оформить все правильно с первого раза:

Шаг 1. Срок действия

Теперь можно оформлять путевой лист не только на день, но и на иной срок. В случае оформления на несколько дней в обязательном порядке сообщается дата окончания рейса в виде ЧЧ.ММ.ГГГГ.

Шаг 2. Данные об оформителе

Для юридических лиц указывается полное наименование, включая адрес, телефон, а также номер ОГРН. Для частных предпринимателей достаточно указать ОГРНИП, а также адрес прописки, номер мобильного телефона и ФИО.

Шаг 3. Сведения о ТС

К обязательным данным, которые указываются в путевых листах с 2023 года, относятся:

• марка и модель прицепа (если он используется);
• информация о предрейсовом ТО;
• модификация ТС с указанием регистрационного знака ГИБДД;
• показания одометра при въезде/выезде, а также при передаче ТС другому водителю.

Прописывать точный маршрут следования автомобиля сегодня необязательно.

Шаг 4. Данные водителя

При оформлении путевого листа автомобиля в 2023 году следует указывать в нем информацию о шофере:

• ФИО;
• реквизиты водительского удостоверения;
• номер СНИЛС;
• время и результат предрейсового медицинского осмотра.

Важно добавить, что с 1 сентября 2023 года в отметках о медосмотре не нужно указывать реквизиты лицензии на ведение медицинской деятельности.

Шаг 5. Сведения о виде перевозки

Здесь можно выделить несколько вариантов:

1. Для персональных нужд . При перевозке пассажиров договор не заключается.
2. На коммерческой основе – если перевозка пассажиров или грузов выполняется регулярно.

Шаг 6. Тип сообщения

Выделяют такие виды сообщения в путевом листе:

1. Городское. Поездка планируется только в границах какого-то одного населенного пункта.
2. Пригородное. Перевозка предусматривается между пунктами на расстояние не более 50 километров.
3. Междугородное. Перевозка между пунктами, которые располагаются на расстоянии свыше 50 км друг от друга.
4. Международное. Поездка происходит с пересечением государственной границы РФ или транзитом.

Шаг 7. Подписи

Каждый путевой лист с 2023 года должен быть заверен подписями водителя ТС, технического специалиста и врача, проводившего предрейсовый медосмотр. При заполнении документа в электронном виде от всех ответственных лиц потребуется УКЭП или УНЭП сотрудников.

Что будет, если неправильно заполнить путевой лист

За отсутствие путевых листов или нарушенный порядок их заполнения владельцу предприятия и водителю ТС полагается административное наказание.

Отсутствие путевых листов

Штраф за это нарушение составляет:

• для водителя – предупреждение или 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• для должностного лица — от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

За повторное нарушение наказание будет строже.

За ошибки при составлении путевого листа

Штраф за неверно составленный путевой лист для ИП:

1. При отсутствии информации о техническом осмотре: 3 тыс. руб., для должностных лиц — 5 тыс. руб., для организации — 30 тыс. руб.
2. При отсутствии данных о медицинском осмотре полагается штраф для должностного лица в размере 2–3 тыс. руб., для организации или ИП он составит 30–50 тыс. руб.

Налоговая ответственность

Если путевой лист оформлен не как первичный документ, подтверждающий официальные расходы на оплату труда водителей и ГСМ, то согласно ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации, на предприятие будет наложен штраф в размере от 10 до 30 тыс. руб.

Источник: systemt.ru

Путевой лист на месяц

В действующей редакции Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов срок действия путевого листа не регламентирован (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152). Однако п. 4 данного документа по-прежнему содержит такие разъяснения: Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день, что и подтвердил Минтранс (Письмо Министерства транспорта РФ от 4 апреля 2019 г. N Д3-514-ПГ)

• показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее — парковка);
• дата и время выезда ТС с парковки и его заезда на парковку;
• дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если обязательность контроля предусмотрена законодательством РФ);
• дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе перечисленных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных его реквизитов неизменными.

Получается, что нужно отражать каждый выезд и заезд на парковку, делать это можно как в отдельном путевом листе за день, так и в одном путевом листе на более продолжительный срок, если предусмотреть в нем соответствующие поля.

Под парковкой в форме путевого листа понимается место, предназначенное для стоянки автомобиля по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя (пп. 3 п. 6 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Источник: pravovest-audit.ru

Путевые листы в 2023 году: оформление и налоговые риски

Редкая организация обходится без автомобиля. Одни приобретают их в собственность, а другие предпочитают брать авто в аренду. И в том и в другом случае возникают расходы. Эксперт по налогообложению и бухучету Вероника Емельянова рассказывает о расходах на ГСМ, а также об основном документе – путевом листе, в отношении которого всегда много вопросов и спорных моментов.

Основным документом, который подтверждает факт списания «топливных» расходов в целях налогового учета, является путевой лист. Собственно, именно поэтому при проверках налоговики подвергают эти документы тщательнейшему анализу. И, обнаружив в путевом листе недостающие сведения, проверяющие могут снять не только расходы, но и вычеты НДС (если они были).

Обязательные реквизиты путевого листа

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа.

В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Отметки о медосмотре в путевом листе

Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.

Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель».

Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.

Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.

Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.

Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.

Маршруты поездок в путевом листе

Вопрос с необходимостью отражения в путевых листах маршрутов поездок самый, пожалуй, актуальный и острый. Несмотря на то, что маршрут следования не относится к обязательным реквизитам путевого листа, включать эти сведения в путевой лист крайне желательно.

Дело в том, что любые расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, должны быть связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Иначе говоря, относить на расходы можно только стоимость тех литров бензина, которые были использованы на служебные поездки. А как доказать служебный характер поездки?

Только указанием в путевом листе маршрутов поездок.

Налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками общества в служебных целях, в обоснованности расходов общества по ГСМ.

Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу № А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14). Но также в судебной практике имеются и решения, вынесенные в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу № А42-3168/2011, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016 по делу № А55-6233/2015).

Таким образом, во избежание налоговых рисков, в путевые листы целесообразно включать сведения о маршрутах следования. Причем лучше указывать подробный маршрут с указанием адресов.

В некоторых компаниях в путевых листах не приводят подробные маршруты, а указывают коротко — «по городу» — и дополнительно издают приказ со списком адресов и маршрутов, в рамках которых возможны служебные поездки. Такое заполнение вряд ли удовлетворит контролеров. И оправданно. Если в путевом листе указан маршрут, например, «по городу Москва», это не подтверждает служебный характер поездки, не подтверждает использование автомобиля в производственных целях, не подтверждает, что поездка была именно в место, обозначенное в списке, утвержденном приказом.

Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно

Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.

Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.

Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.

Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.

Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Путевой лист в «1С:Бухгалтерии 8»

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно вести учет топлива по путевым листам. Для этого следует включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное − Настройки − Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (рис. 1).

Рис. 1. Функциональность программы

После включения указанной настройки в программе появляется новый документ – Путевой лист.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса (рис. 2). В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки.

В простом интерфейсе – в разделе Документы.

Рис. 2. Путевой лист

Документ Путевой лист могут использовать предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ.

Из документа Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:

• Путевой лист (упрощенная форма);
• Путевой лист (№ 3) (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»);
• Авансовый отчет (АО-1).

Источник: buh.ru