В связи с этим Минтранс обновил состав сведений электронного путевого листа и утвердил его новую форму.
Когда нужен электронный путевой лист
Электронный путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
Грузоперевозки: НУЖЕН ЛИ ПУТЕВОЙ ЛИСТ ФИЗИЧЕСКОМУ ЛИЦУ, работа на газели.
Что изменилось в законодательстве
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступил в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновились правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта.
Новым ФЗ были утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД.
Кроме путевого листа, с марта 2023 года в электронном виде можно оформить договор фрахтования и заказ (заявку). Формат электронной транспортной накладной был разработан ранее и применяется с 2022 года. Для того чтобы подписывать электронные перевозочные документы, необходима усиленная квалифицированная электронная подпись.
Что должно быть в путевом листе
Для того чтобы унифицировать электронные путевые листы, Минтранс выпустил приказ от 28 сентября 2022 года № 390, который действует с 1 марта 2023 года. В нём закреплены обновлённые требования к путевым листам: новый состав сведений и порядок заполнения бумажного или формирования электронного путевого листа (ЭПЛ). Приказ № 390 будет действовать до 1 марта 2029 года.
По новым правилам путевой лист должен содержать следующие сведения:
- о сроке действия путевого листа;
- о лице, оформившем путевой лист;
- о транспортном средстве;
- о водителе;
- о виде перевозки;
- о виде сообщения.
По желанию собственник автомобиля может включать в ПЛ иные дополнительные сведения.
XML-файл состоит из пяти обязательных файлов обмена (титулов):
Путевой лист для самозанятых водителей
- информации об обстоятельствах, особенностях рейса;
- информации о результатах предсменного, предрейсового медосмотров;
- данные одометра при выезде транспорта с парковки;
- данные одометра при заезде транспорта на парковку;
- информация о техническом осмотре (не заполняется при оформлении нового ПЛ при смене водителя).
Шестой титул содержит данные о послерейсовом медосмотре. Его заполняют не всегда, а только в том случае, если этого требует законодательство или внутренние регламенты компании — например, в пассажирских грузоперевозках.
Эти сведения обязательны для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля.
| Дата формирования ЭПЛ | Ставится текущая дата выпуска машины в рейс |
| Признак начала рейса | Может быть выезд с парковки или приём транспортного средства |
| Вид перевозки | Коммерческая перевозка; Перевозка для собственных нужд; Передвижение и работа специальных транспортных средств |
| При коммерческой перевозке выставляется тип | Регулярная перевозка пассажиров и багажа; Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования; Перевозка пассажиров и багажа по заказу; Перевозка пассажиров и багажа легковым такси; Организованная перевозка групп детей автобусами |
| При перевозке грузов | Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки |
| Вид транспортного сообщения | Городское; Пригородное; Междугородное |
| Грузоотправители | Не обязательное (опционально) |
| Оформитель | Юридическое лицо или ИП |
| Статус | Собственник транспортного средства или арендодатель |
| Медосмотр | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Технический контроль транспорт | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Внесение показаний одометра | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Транспортное средство | Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, инвентарный номер (опционально), данные по прицепу (опционально) |
| Водитель(ли) | Фамилия, Имя, Отчество (если есть), серия и номер ВУ, дата выдачи ВУ |
| Послерейсовый медосмотр | Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально |
| Формирование путевого листа | Один день либо период |
| Дата использования | Один день либо начало и окончание использования |
Переход на электронные путевые листы пока необязателен. Можно продолжать оформлять путевые листы на бумаге, но если перевозчик решит перейти в электронный формат, то необходимо применять форму и формат, утверждённые приказом № 390.
Отсутствие путевого листа обычно карается штрафом в размере 500 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). Однако отсутствие путевого листа может интерпретироваться проверяющими как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы по статьям 11.32, 12.31 и 12.32 КоАП РФ.
Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам
Электронное заполнение путевого листа происходит до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.
Титул 1 (информация об обстоятельствах и особенностях рейса) оформляет собственник транспортного средства (арендодатель) или диспетчер. В нём указываются сведения о рейсе, водителе, ТС, вид перевозки и сообщения, а также срок действия ЭПЛ и данные того, кто его оформляет.
Титул 2 (результат предрейсового медицинского осмотра) заполняется медработником, который проводит предрейсовый медицинский осмотр. Медработник указывает дату, время и результаты медосмотра.
Титулы 3 (результат предрейсового контроля технического состояния транспортного средства), 4 (показатели одометра до выезда ТС в рейс) и 5 (показатели одометра после рейса) заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.
Титулы 3 (результат предрейсового контроля технического состояния транспортного средства), 4 (показатели одометра до выезда ТС в рейс) и 5 (показатели одометра после рейса) заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.
Если проводится послерейсовый медосмотр, его результаты в титуле 6 указывает медработник.
В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в ЭПЛ предусмотрены следующие отметки:
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — проставляется в случае отсутствия заболеваний и следов алкогольного или наркотического опьянения;
- «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — проставляется при обнаружении заболевания или признаков опьянения с указанием этих признаков;
- «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения не выявлены»;
- «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, выявлены признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения» — в этом случае указываются выявленные признаки.
Дата и время предсменного техосмотра и выпуска автомобиля на линию проставляются лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, и подписываются его УКЭП.
В результате проведённого техосмотра в путевом листе указываются отметки:
- «выпуск на линию разрешён», если ТС соответствует требованиям, закреплённым в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
- «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре ТС обнаружились несоответствия этим требованиям.
Показания одометра также проверяет и проставляет уполномоченный сотрудник и подписывает своей УКЭП. Этот же сотрудник проверяет и вносит в ПЛ показания одометра при приёме-сдаче, если на одно ТС оформляется нескольких путевых листов на каждого водителя.
В случае использования электронного путевого листа при приёме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования ЭПЛ и его реквизиты. Для этого перевозчик направляет грузоотправителю файл обмена ЭПЛ, подписанный своей УКЭП, через оператора ЭДО.
При проверке на дороге используется QR-код, который является средством оптической передачи данных. Когда сотрудник ГИБДД сканирует код, то получает ЭПЛ со всей информацией. Это работает, даже если в местности нет интернета.
Помимо обмена сведениями между участниками грузоперевозки, сведения из ЭПЛ должны передаваться в информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Поэтому можно путевой лист заполнить онлайн, а обмениваться ЭПД удобнее всего в сервисах от ГК «Астрал».
ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)
1С-ЭПД
Решение работает во многих популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации 1С без доплат за модули и коннекторы. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
Платформа ЭПД
Интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Источник: astral.ru
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП
Использование транспортного средства в коммерческих целях налагает на владельцев определенные обязательства. В частности, водитель должен всегда иметь с собой путевой лист. Однако далеко не все понимают, кому нужно иметь документ, для каких целей он необходим и налагается ли штраф за отсутствие путевого листа. Бумага позволяет шоферу находиться за рулем машины и содержит все сведения как о водителе, так и о транспортном средстве. При этом организации и юридические лица могут контролировать работу сотрудника, вести учет горючего и на его основании рассчитывать пробег.
Путевой лист — что это?
Прежде чем выяснять, налагается ли штраф за отсутствие путевого листа, необходимо уяснить, что собой представляет документ.
Путевой лист — это бумага, которая выписывается водителю организации и дает ему право управлять транспортным средством. В отчетном документе в обязательном порядке должна содержаться информация о:
- человеке, который управляет машиной;
- организации или ИП;
- транспортном средстве;
- выполняемом маршруте.
Формат документа может быть свободным, либо он пишется на унифицированной форме.
Кому требуется иметь путевой лист
Запрещено использовать транспортное средство, в соответствии с законодательством, без оформленного путевого листа в следующих ситуациях:
- если происходит управление автобусом, трамваем или троллейбусом;
- при перевозке фирмой пассажиров;
- если организация занимается перевозкой багажа, товаров и грузов.
Однако часто бывают случаи, когда водитель фирмы не перевозит людей, товары или грузы, а использует машину для своих личных передвижений. Возникает резонный вопрос, грозит ли штраф за отсутствие путевого листа в такой ситуации. Сложность состоит в том, что не существует однозначного ответа. Все спорные вопросы будут решаться только в судебном порядке. Но уже случались прецеденты, когда решение было вынесено в пользу водителя.
Предотвратить проблему
Чтобы сэкономить время, деньги и нервы, лучше индивидуальным предпринимателям и сотрудникам организаций оформлять путевой лист. Штраф за отсутствие может стать неприятным инцидентом, тогда придется обращаться в суд за защитой своих прав.
Но следует помнить, что даже частные предприниматели обязаны иметь при себе этот документ, если автомобиль используется в рабочем процессе, с его помощью осуществляется перевозка людей или грузов.
Исключение может быть применено только в том случае, когда индивидуальный предприниматель использует машину для собственных нужд или передал ее другому человеку по доверенности.
Штрафные санкции
В КоАП РФ указано, какой полагается штраф за отсутствие путевого листа. Сумма взыскания начинается от 500 рублей. Иногда сотрудник ГИБДД может ограничиться простым взысканием. При этом наказание может последовать не только за отсутствие документа, но и за ошибки в его оформлении.
Законодательством четко определено, какой штраф за отсутствие путевого листа может быть наложен:
- Если ответственность за транспортное средство несет водитель, то ему может быть выписано предписание исправить недочеты либо выпишут штраф в сумме 500 рублей.
- Если же ответственность за автомобиль наложена на должностное лицо фирмы, то наказание за несоблюдение норм законодательства будет намного строже. В этом случае полагается штраф в сумме 20 тыс. рублей.
- Если у водителей машин, принадлежащих юридическому лицу, отсутствует путевой лист, штраф на организацию может достигать 100 тыс. рублей.
Частный предпринимать, который оформил ИП, несет полную ответственность. Даже не являясь юридическим лицом, он может быть наказан по всей строгости закона.
Последствия для индивидуальных предпринимателей
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП выписывают независимо от того, кто на автомобиле ездит. При этом наказание может быть весьма существенным и сумма взыскания — доходить до 100 тыс. рублей. Поэтому индивидуальным предпринимателям необходимо тщательно следить за наличием документа и корректностью его заполнения.
Особенности управления грузовым автомобилем
Штраф при отсутствии путевого листа на водителя грузового автомобиля будет наложен в обязательном порядке. Индивидуальные предприниматели могут воспользоваться для написания данной бумаги формой ПГ-1, которая ориентирована на людей, не использующих наемный труд. При этом возможно разработать индивидуальный, более удобный для заполнения бланк. Важно правильно указать все необходимые реквизиты, которые утверждены Минтрансом.
В документе необходимы:
- штампы об осмотре транспортного средства механиком;
- печать медицинского работника о предрейсовом осмотре.
Если будут перевозиться грузы, то к путевому листу необходимо приложить накладную на товары. Составить документ может как сотрудник бухгалтерии, так и диспетчер, а также сам индивидуальный предприниматель.
Обязательно необходимо фиксировать в книге учета выписанный по всем правилам путевой лист. Заверить запись должен предприниматель своей подписью и печатью. Только в этом случае можно рассчитать затраты на горючие материалы и зарплату водителя, если таковой имеется. В путевом листе также фиксируются:
- время в пути;
- время вынужденного простоя;
- наличие ДТП;
- остановки по техническим нуждам.
Штрафы за отсутствие путевого листа у водителя грузового автомобиля могут составлять от 500 рублей до 100 тыс. рублей.
Работа с клиентами
Грузовой автомобиль часто используется индивидуальным предпринимателем для удовлетворения запросов заказчиков. Такую работу необходимо также фиксировать. Для этого предусмотрен раздел, где описывается работа водителя и то, каким образом эксплуатируется транспортное средство.
В абсолютно различных ситуациях могут быть наложены штрафы ГИБДД. Отсутствие путевого листа при перевозке грузов является нарушением. Поэтому необходимо его иметь и правильно заполнить соответствующие графы. В бумаге в обязательном порядке должны содержаться следующие данные:
- информация о заказчике;
- точка начала движения;
- место окончания пути;
- длительность поездки;
- расстояние;
- характер груза.
После окончания поездки указывается итоговая информация о проделанной работе. Здесь должна быть прописана информация о точном пробеге и суммарном времени работы водителя, а также обо всех перевезенных товарах.
Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста
Строгого соблюдения всех законов требуют перевозки пассажиров. Без грамотно заполненного путевого листа предприниматель или его нанятый сотрудник не может выходить на линию. Если же перевозки все же осуществлялись, то сложно потом подтвердить объем выполненной работы. Бумага должна выписываться в начале рабочего дня диспетчером.
Далее водитель самостоятельно заполняет документ. Именно на основе таких записей рассчитывается зарплата и сверяется выручка.
Строгих требований к бланку для путевого листа у таксистов нет. Можно использовать собственную разработку или воспользоваться типовой. Главное, чтобы реквизиты соответствовали всем нормам.
Штраф за отсутствие путевого листа у таксиста налагается на ответственное лицо. Поэтому чаще всего сумма составляет 20 тыс. рублей. Диспетчеры не имеют права выпускать на линию автомобили без этого документа. При этом срок путевки никак не регламентируется. Обычно бумага выдается на одну смену. Но документ выписывается на конкретного человека, а не на машину.
Это связано с тем, что автомобилем в течение дня могут пользоваться несколько сотрудников, а учет следует вести по каждому водителю.
Ответственность владельцев автобусов
В отличие от легковых машин и грузового транспорта, которые используются для осуществления предпринимательской деятельности, для водителей автобусов разработан конкретный бланк путевого листа. Он представляет собой форму ПА-1, которую разработал Минтранс. В 2008 году документ был доработан и в него внесены соответствующие изменения. Путевой лист необходим для контроля за маршрутом водителя и расчета его вознаграждения. Сотрудник ГИБДД может проверить наличие следующих данных:
- время отправления в рейс;
- показания спидометра;
- наименование заказчика;
- полный маршрут.
Лист выписывается утром диспетчером. Необходимые данные далее вносит водитель и в конце рабочего дня передает бумагу в бухгалтерию.
Медицинский и технический осмотр
Лица, занимающиеся перевозками людей, должны проходить регулярный предрейсовый медицинский осмотр. При этом автобус также обследуется на возможные поломки. В связи с этим отсутствие печати медработника и механика считается грубым нарушением.
Таким образом, полагается не только штраф за отсутствие путевого листа для ИП, но и за отсутствие в нем необходимых печатей. Сумма взыскания разнится. Для должностных лиц штраф может достигать 5 тыс. рублей. На организацию может быть наложено взыскание до 30 тыс. рублей.
Медицинский осмотр водителя и техническое освидетельствование транспортного средства являются основополагающими факторами для осуществления законной перевозки людей. Даже если заказ оформляется удаленно, то ответственность с водителя и его работодателя не снимается.
Правила заполнения путевых листов
Совсем необязательно для индивидуального предпринимателя строго придерживаться типографских бланков. Однако водитель может получить штраф при отсутствии в бумаге необходимых реквизитов. Основными из них являются:
- Наименование документа и его регистрационный номер.
- Когда выдана бумага и срок ее действия. Если путевой лист ежедневный, то его выписывают в начале смены водителя. При длительных поездках необходимо указать период действия бумаги.
- Полные данные о владельце автомобиля: его ФИО, телефон и адрес.
- Информация о транспортном средстве: наименование машины, ее государственный номер, тип кузова, модель и данные одометра.
- Дата смены и время начала и окончания пути.
- Данные о водителе: ФИО, печать о прохождении предрейсового осмотра. После работы необходимо также пройти врачебный контроль, данные о котором вносятся в путевой лист.
Дополнительные реквизиты
В документе присутствуют разделы об итогах работы как водителя, так и самого транспортного средства. Их можно заполнять по желанию. Штрафы за отсутствие не полагаются. Среди необязательных реквизитов можно выделить:
- количество проделанных рейсов за смену;
- их протяженность в километрах и в часах;
- маршрут.
Иногда предприниматели для расчета зарплаты своим сотрудникам предусматривают и такие обязательные графы;
- время простоя в пути;
- наличие ДТП;
- технические остановки.
Наказание за неправильно оформленный путевой лист
При проверке всех необходимых документов сотрудник ГИБДД обратит внимание на корректность их заполнения. Чтобы избежать штрафа, важно вписать все требуемые реквизиты. Существуют единые требования к оформлению путевых листов. Всем предпринимателям полезно с ними ознакомиться:
- Документ заполняется на каждое транспортное средство, которое используется в работе.
- Срок оформления может варьироваться от одного дня до месяца.
- На каждого водителя выписывается свой бланк, даже если используется одна машина.
- Лист должен содержать подробную информацию о транспортном средстве, его владельце и водителе.
- Штамп организации или индивидуального предпринимателя обязателен. Штраф юридическому лицу за отсутствие путевого листа в разы выше и зависит от статуса владельца машины.
- В журнал регистрации необходимо вносить все бланки путевых листов и хранить не менее пяти лет.
Взыскание на организацию или индивидуального предпринимателя будет наложено, если хотя бы один из пунктов не соблюдается. При этом при первом нарушении может быть выписано предписание, при повторном — штраф.
Нужен ли путевой лист начальнику
Если индивидуальный предприниматель сам себе начальник и использует автомобиль в собственных нуждах, то потребности в заполнении бланков у него нет. Также он может передать машину другому водителю по доверенности. В этом случае также не последует никаких штрафов.
Однако если хозяин авто использует его для перевозки людей или грузов, то сотрудник ГИБДД вправе потребовать соответствующий документ. Также лицо, которое занимается перевозкой пассажиров, обязано регулярно проходить предрейсовый осмотр своего автомобиля и врачебный контроль. В ином случае такая деятельность считается незаконной и карается штрафом до 100 тыс. рублей.
Источник: businessman.ru
Образец заполнения путевого листа
Путевой лист — обязательный документ для предприятий, которые предлагают транспортные услуги или используют в работе перевозки на автомобилях. Чтобы при проверках не возникало проблем, при заполнении путевого листа нужно учесть все актуальные требования.
В материале расскажем, как правильно заполнять путевой лист, какие нововведения нужно учесть и как выбрать образец заполнения путевого листа.
Зачем нужны путевые листы
Базовая роль путевого листа в том, чтобы контролировать работу водителя, отмечать состояние машины и вести учет процессов, в которых занят автомобиль. В путевом листе отмечают ключевые показатели:
- километраж, который прошел автомобиль в конкретной поездке;
- его техническое состояние в конкретный момент;
- время работы водителя;
- количество поездок на автомобиле в рамках одной смены;
- расход топлива и т.д.
Так, путевой лист позволяет:
- убедиться в исправности автомобиля перед поездкой;
- рассчитать зарплату водителя или стоимость транспортных услуг;
- определить расходы обслуживание и использование автомобиля: заправки, запчасти, горюче-смазочные материалы и т.д.;
- убедиться в том, что водитель прошел необходимые осмотры и способен управлять легковым транспортом и т.д.
Путевой лист нужно заполнять при любой организационно-правовой форме. В каждой поездке у водителя должен быть набор документов, в котором кроме путевого листа нужно предусмотреть:
- удостоверение водителя;
- документы на легковой транспорт;
- если у машины есть прицеп — нужны отдельные документы и на него;
- сопроводительная документация на перевозимые объекты;
- специальное разрешение, если перевозите особые грузы.
Кто должен заполнять путевой лист
Путевой лист обычно заполняют руководители структурных подразделений, диспетчеры, бухгалтеры, в редких случаях — руководители компаний и другие ответственные сотрудники.
Важно! Лично водитель заполнением путевых листов не занимается! Он только подтверждает прием и сдачу автомобиля подписью по окончании смены или поездки и ставит в путевом листе отметки о произведенных транспортировках.
Водитель получает путевой лист под личную ответственность, подтвержденную распиской. Документ ему могут выдать только после сдачи путевого листа за предыдущую смену.
Когда необходимо оформление путевых листов
Согласно закону №259-ФЗ, оформление путевого листа необходимо для любой рабочей поездки. При этом неважно, есть ли в транспорте груз или пассажиры. Даже при пустой машине необходимо посчитать рабочие часы водителя и списать ГСМ.
Исключений, при которых можно обойтись без оформления путевого листа, нет. Как следует из приказа Министерства транспорта РФ №368, при транспортировках объектов или пассажиров путевой лист нужно заполнить в любом случае. И неважно, работаете ли вы на собственном или арендованном авто.
Кроме того, без путевого листа налоговая может отказать бизнесу в признании затрат на горючее, смазочные и прочие материалы и другие издержки.
Новые требования по заполнению путевого листа
Министерство транспорта внесло изменения в образец путевого листа в начале 2021 года приказом №368. Стандарты будут действовать шесть лет.
Большинство правил по заполнению документа остались прежними. К нынешним путевым листам добавили несколько новых сведений.
Информация о перевозке
Теперь при заполнении путевого листа нужно указать типы перевозки и сообщения. Например, под «видом перевозки» можно отметить один из таких пунктов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка багажа и пассажиров по заказу;
- перевозка для личных нужд и т.д.
Подробнее о том, как заполнять эти реквизиты в путевом листе, можно прочесть в письме Министерства транспорта №ДЗ-468-ПГ и тексте закона №259-ФЗ (статьи 4 и 5).
Информация об автомобиле
Раньше при заполнении путевых листов указывали только модель и тип автомобиля. Сейчас нужно также указать марку машины и добавить сведения о прицепе при его наличии. Кроме того, в путевом листе отмечают:
- государственный регистрационный номер автомобиля;
- полный пробег по данным одометра два раза за смену — перед выездом и после возвращения;
- дата и время начала и окончания смены (аналогично пункту выше — когда транспорт покинул парковку и когда вернулся).
Оформление и срок действия
Эти параметры зависят от того, сколько поездок совершил водитель и как долго они длились. Представим основные нормы в таблице:
| В рамках одной смены (одна или больше за один рабочий день) | Перед первой поездкой | В течение смены |
| Дольше одной смены (два дня и больше) | Перед рейсом | В течение всей поездки или по количеству дней, на которые выпала смена |
Медицинский осмотр и технический контроль
Бизнес может использовать в работе только исправные транспортные средства, а этот факт должен подтверждаться путевым листом. Для этого ответственное лицо — контролер со специальными техническими знаниями — проверяет автомобиль перед каждой поездкой. Если транспорт исправен, он отмечает это в путевом листе, и только после этого ТС может выезжать в рейс.
Такое же внимание уделяют состоянию водителей — они обязаны проходить медицинский осмотр каждый раз перед началом рейса и по возвращению. Результаты осмотра медработник также отмечает в путевом листе с личной подписью и указанием своих данных и должности.
Как вести журнал регистрации
Путевые листы легковых автомобилей подлежат учету. Раньше допускалось вести только бумажные журналы, а сейчас можно выбрать и электронный формат. Но в таком случае нужно учесть несколько требований:
- Для электронного учета требуется усиленная квалифицированная ЭП.
- Нужно выбрать удобный для печати формат электронного журнала.
При ведении бумажных журналов все листы необходимо пронумеровать и прошнуровать.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля: обязательные реквизиты
В каждом путевом листе в 2022 году обязательно нужно отражать следующие сведения:
| Номер и название документа | |
| Информация о сроке действия | В путевом листе нужно указать период, в который будет действовать документ. Если его оформляют больше, чем на один день, в путевом листе нужно проставить дату начала и окончания действия. |
| Информация о владельце автомобиля | Организации указывают в путевом листе правовую форму, название фирмы, место ее нахождения, контактный номер. |
- тип ТС (легковое, грузовое, автобус и т.д.);
- модель ТС;
- модель прицепа (если есть);
- государственный номер ТС и прицепа;
- полный пробег при выезде из депо и по прибытию после рейса;
- дата и точное время выезда на рейс и прибытия.
- данные водителя;
- результаты медицинского осмотра перед поездкой и сразу после ее завершения.
Кроме того, в путевых листах должны быть другие сведения, которые содержатся в любых первичных документах в соответствии с нормами закона №402-ФЗ. Например:
- в какую дату заполнили документ;
- кто его составил (предприятие, предприниматель, конкретный сотрудник);
- кто несет ответственность за составление документа и качество сведений в путевом листе и так далее.
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: дополнительные реквизиты
Кроме стандартных пунктов, в путевом листе нужно учесть специфику работы предприятия. Для этого в документ вносят дополнительную информацию. Например, в путевом листе можно указать:
- маршрут поездки;
- нормативный расход топлива;
- экономия или избыточный расход по сравнению с нормативным и т.д.
Такими подробностями часто интересуется налоговая. Именно сведения в путевом листе являются основаниями для признания расходов, и инспекторам важно убедиться в том, что они обоснованы. Чтобы избежать отказа налоговой, стоит отразить в путевом листе хотя бы маршрут — конечные и промежуточные пункты.
Образец заполнения путевого листа
Перед тем, как заполнять путевой лист, убедитесь в том, что образец соответствует всем новым требованиям. Бланки для каждой группы автомобилей утверждаются постановлением Госкомстата № 78. В принципе, можно обратиться к любому образцу заполнения путевого листа, но к старым формам придется добавить новые реквизиты.
При заполнении лучше действовать последовательно. Так, сначала укажите в путевом листе:
- серию и номер;
- дату;
- информацию о владельце ТС;
- информацию о машине;
- сведения о лице, составившем документ;
- ОКПО;
- срок действия листа;
- информацию о перевозке;
- информацию о водителе.
Путевой лист. Образец заполнения
Затем отразите в путевом листе информацию о задании, которое водитель получил на рейс:
- лицо, выдавшее поручение;
- точное время начала поездки;
- заключение контролера о состоянии авто с подписью;
- заключение медработника по результатам осмотра водителя с подписью.
После завершения смены в путевом листе нужно аналогично указать время прибытия, состояние автомобиля и водителя, простой и ожидание.
Затем в путевом листе отражают километраж, информацию о горючем и его расход.
Как заполнить путевой лист сведениями о задании, ТС и топливе
Затем в путевом листе нужно отразить сведения о поездках за смену и рейс по порядку:
- адреса конечных и промежуточных пунктов назначения;
- время прибытия и отправления;
- километраж.
Эти сведения водитель подтверждает своей подписью.
Образец заполнения сведений о перевозках
После в путевом листе отмечают рабочие часы и количество пройденных километров. По этим показателям рассчитывают зарплату водителя, которую также вносят в путевой лист легкового автомобиля. Эти сведения в путевом листе заполняет бухгалтер.
Как указать результат работы и расчет зарплаты водителя в путевом листе
Наказание за нарушение порядка оформления путевых листов
Единственный способ избежать ответственности при проверках — составить документ правильно и предъявлять его по требованию контролирующих лиц. Ответственность предусмотрена за разные нарушения.
Так, если сотрудники ГИБДД остановят транспорт для проверки документов, а водитель не сможет показать им путевой лист, инспекторы выпишут штраф:
- водителю — на 500 рублей;
- должностным лицам — на 20 000 рублей;
- компаниям и предпринимателям — на 100 000 рублей.
Если при проверке налоговая решит, что поездка не подтверждается путевым листом, а ТС использовали в других целях, она назначит 20% штрафа от доначисленного размера налога.
Если в путевом листе не обнаружится заключения медработника об осмотре водителя, Минтранс и ГИБДД могут оштрафовать его на 3 000 рублей, а его компанию или предпринимателя — на 30 000 рублей. Служба по труду и занятости также наказывает за отсутствие таких отметок в путевом листе — предприниматели могут получить штраф до 25 000 рублей, а компании — до 130 000 рублей.
Сведения о медосмотре в путевом листе также интересуют Росздравнадзор. За их отсутствие они штрафуют: водителя — на 1 000 или 1 500 рублей, работодателя — до 50 000 рублей.
Если в путевом листе не будет заключения о техосмотре и подписи контролера, Министерство транспорта и ГИБДД также выпишут штраф: водителю — 3 000 рублей, компаниям — 30 000 рублей.
Источник: www.moedelo.org
