Рабочий процесс бизнес процесс это

Каждый рабочий день любого сотрудника – это последовательность действий, глобальная цель которых – внести положительный вклад в родную компанию. Продать больше, обслужить лучше, создать продукт, которому нет равных. Если процесс отлажен, как река, которая протекает без порогов и препятствий, то результат будет превосходным. Именно поэтому над совершенствованием рабочих процессов все чаще задумываются руководители. В этой статье раскроем все секреты эффективного рабочего процесса.

Систематизация рабочих процессов

Эффективный рабочий процесс – это, в первую очередь, понятный рабочий процесс. Во вторую – процесс, который закрывает все потребности предприятия.

Чтобы было понятнее, приведем пример: компания по изготовлению и монтажу заборов заказала рекламную кампанию. Результат – отличный, ежедневно приходят клиенты, готовые заключить договор. Но. Количество заявок превышает возможности компании, потому что в штате – всего один прораб.

Это пример непоследовательного, “поломанного” рабочего процесса, который выливается в финансовые потери.

Workflow проекта. Agile, Scrum, Kanban. Рабочий процесс в JIRA (реальный проект).

Когда бизнес утыкается в “потолок” из-за неэффективности, опозданий, сорванных дедлайнов – это повод задуматься о систематизации процессов. И здесь вопрос стоит не только о всей компании, здесь важно наладить работу каждого отдельного сотрудника. Потому как люди – это “винтики” механизма любого бизнеса.

Систематизация рабочих процессов – это последовательное описание порядка действий по отдельности и в совокупности, которое в итоге позволяет видеть работу компании как на ладони. Главные цели систематизации:

построение базы для принятия управленческих решений;
повышение эффективности работы команды и каждого сотрудника в отдельности;
получение конкурентных преимуществ;
выстраивание основы для дальнейшей автоматизации, а следовательно, повышения производительности компании.

Систематизация рабочих процессов – это база для будущей автоматизации. Если в процессах бардак, то с автоматизацией получится “очень быстро происходящий бардак”. И важно начинать с себя – с внутренних рабочих процессов.

Этапы автоматизации управления бизнес-процессами

Автоматизировать – значит сделать быстрее, удобнее, сократить расходы, исключить ошибки и поправку на человеческий фактор, нивелировать разобщенность работы отделов и подразделений.

Управление бизнес-процессами не так важно для внешнего клиента, сколько для внутреннего менеджмента компании. Хотя отрицать влияние отлаженной схемы взаимодействия внутри предприятия на конечный продукт или потребителя тоже нельзя.

Когда рабочие процессы компании систематизированы, как минимум, приходит понимание, где нужно внести изменения, чтобы повысить эффективность.

В целом автоматизация управления бизнес-процессами проходит 4 основных этапа:

Моделирование. Здесь важно определить логику процесса, “нарисовать” поэтапное развитие и указать ответственных за каждый этап. Немаловажно, чтобы каждый шаг имел смысл. Если смысла нет, то это – лишний шаг, который усложняет исполнение процесса, делает его более дорогостоящим в части финансов и затрат времени.
Отладка. Это этап тестирования. Когда бизнес-процесс смоделирован, его проверяют на “жизнеспособность”. Это позволяет быстро исправить ошибки, если они вдруг выявляются.
Исполнение. Бизнес-процесс будет исполняться по эффективной прописанной схеме в том случае, если каждый сотрудник, ответственный за этап процесса, будет четко выполнять свои обязанности. Для того, чтобы было так, а не иначе, разрабатывают KPI – ключевые показатели эффективности, которые в итоге становятся и способом мотивации персонала, и базой для дальнейшего расчета заработной платы.
Контроль. Это важный этап внедрения автоматизированного подхода к управлению бизнес-процессами. Здесь с помощью мониторинга работы всех звеньев цепочки контролируются отклонения от эффективной модели.

Причины неэффективной реорганизации БП

Как показывает практика, усовершенствованные рабочие процессы внутри компании или предприятия дают позитивные изменения бизнесу в целом. Уже за год повышаются:

Бизнес процессы. Как это работает

точность планирования – на 40%;
эффективность производства – на 50%;
скорость принятия верных управленческих решений – на 80%.

Впечатляющие результаты, если в процессе автоматизации не допустить ошибок. К сожалению, реорганизация бизнес-процессов не всегда оказывается столь эффективной по нескольким причинам:

“ошибка выбора”. Руководители зачастую фокусируются на частностях, из-за чего выбирают для автоматизации не самый ключевой рабочий процесс;
“всё и сразу”. Хвататься сразу за все бизнес-процессы – одна из самых частых причин низкой результативности автоматизации. В первую очередь нужно концентрировать усилия на самых неэффективных процессах;
“с чистого листа”. Зачастую управленцы рубят с плеча, думают, что гораздо проще создать новый процесс, чем заниматься усовершенствованием старого. Подвох состоит в том, что важная для исключения ошибок информация “зарыта” как раз в уже существующем процессе. Поэтому забыть про них – как выбросить ключ к ответам и повышению эффективности безвозвратно в море. Гарантии, что новый процесс будет безошибочным и идеальным, нет;
“не помним цели”. Процесс совершенствования бизнес-процессов настолько увлекателен, что бывает, руководители забывают о цели автоматизации – сделать удобнее и проще – и нагромождают процессы лишними звеньями;
“сделать и забыть”. Даже когда все сделано верно, есть риск не увидеть повышения эффективности, если не отслеживать, как выполняется бизнес-процесс. Прописать идеальную картинку – это одно; контролировать, чтобы она соответствовала действительности – другое. Здесь помогут решения для мониторинга работы персонала.

Автоматизация учета рабочего времени

Автоматизация учета рабочего времени персонала – это основа успешного предприятия. Такой подход позволяет:

наладить работу внутри компании: сократить операционное трение, сделать взаимодействие отделов и подразделений эффективным;
создать прозрачную структуру исполнения бизнес-процессов: увидеть, где образовываются “точки слома”, кто оказывается “слабым звеном” в рабочей цепи;
контролировать исполнение эффективных моделей процессов.

В рабочем процессе нет неважных людей, каждый шаг отдельного специалиста влияет на конечный результат, поэтому важно видеть, кто и какой вклад вносит в общую картину. Сделать это в автоматическом режиме, быстрее и с большей результативностью помогают современные IT-решения. Как пример: программа учета рабочего времени CrocoTime от отечественного разработчика. Среди преимуществ этой системы:

широкий функционал, способный закрыть все потребности внутренней организации бизнеса;
незаметная нагрузка на IT-структуру компании и отдельные машины каждого сотрудника;
высокая скорость внедрения;
техническая поддержка специалистами компании-разработчика.

Онлайн-фотография рабочего дня

Важный шаг в части оптимизации работы компании – повышение эффективности работы каждого сотрудника. Один из самых эффективных методов выяснить сильные и слабые стороны трудового процесса – фотография рабочего дня.

Само название пугает возможностью ежесекундной фотофиксации, но на самом деле не имеет с этим ничего общего. Под фотографированием здесь понимается сбор детальной статистики занятости сотрудника в течение рабочего дня, которая в конечном виде представляет собой наглядную схему, таймлайн или диаграмму распределения рабочего времени.

Метод фотографии рабочего дня можно реализовывать несколькими способами:

вручную, когда сотрудник самостоятельно в специальном бланке или программе отмечает, чем был занят в конкретный промежуток времени;
автоматически, когда специализированно ПО собирает данные о действиях сотрудника.

Выгоды автоматического способа очевидны: во-первых, персоналу не нужно тратить время на составление дополнительных отчетностей о своей работе; во-вторых, руководителю не нужно расходовать свои часы на анализ бумажных или электронных таблиц с информацией о работе подчиненных. Готовая аналитика – первое, за что отдают предпочтение именно автоматизированным системам. Например, на основе данных, собранных в рамках функции “фотография рабочего дня” программы CrocoTime, можно сразу увидеть:

как долго сотрудник выполнял ту или иную задачу. Это может служить поводом рассмотреть рабочий процесс детально и выяснить, в чем причина задержки в исполнении. Это может быть недостаточная квалификация или же “дефект” самого процесса;
сколько времени тратится непосредственно на работу (совещания, переговоры и т.д.), а сколько – на отвлечения, перекуры, незапланированные перерывы;
какими ресурсами пользуется подчиненный – профильными или нет. При этом важно отметить, что о шпионаже речь, по крайней мере, в CrocoTime, не идет: все, что делает программа – это фиксирует заголовки открытых окон;
кто из коллектива перерабатывает, испытывает повышенную нагрузку, а кто – с успехом прокрастинирует или перекладывает свои обязанности на плечи коллег.

Вся эта информация служит источником для принятия решений по оптимизации рабочих процессов.

Повышение эффективности рабочих процессов

По результатам опроса больше половины россиян считают, что отчасти тратят время на работе впустую. Выполнением бесполезных или бессмысленных задач, по их оценке, занимаются треть рабочего дня.

О чем это может говорить? О том, что: либо процессы выстроены неверно, либо сотрудники не понимают важности поставленных заданий и собственной значимости для достижения общего результата. И то, и другое губительно для бизнеса.

В первом случае, к мнению сотрудников стоит прислушаться. Возможно, у подчиненных, которые знают работу досконально, есть отличные предложения по совершенствованию рабочего процесса. Во втором – стоит показать полную картину работы предприятия, объяснить, какие цели стоят перед компанией и какой вклад вносит сотрудник.

Если все же берут сомнения, то в первую очередь нужно получить объективные данные о течении рабочих процессов. На их основе можно разработать план действий по повышению эффективности рабочих процессов. В числе самых популярных мер:

применение тайм-менеджмента;
устранение отвлекающих факторов;
исключение повторяющихся, рутинных действий;
сбалансированное распределение нагрузки на персонал.

Все это можно сделать с применением системы мониторинга рабочего времени CrocoTime, которая даст необходимую информацию и интуитивно подскажет, как действовать, исходя из сложившейся ситуации.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Тайм-менеджмент, управление временем

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться.

16 декабря 2020 Подробнее

Как мотивировать сотрудников к работе?

Каким бы грамотным и прозорливым не бы руководитель, многое в развитии компании зависит от коллектива. Если сотрудники ленятся, отбывают рабочие часы, тратят время на игры и интернет-серфинг, устраивают долгие чаепития с обсуждением мировых новостей и личных вопросов, ждать высоких результатов не стоит.

02 декабря 2020 Подробнее

Источник: crocotime.com

РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС: определение, инструменты и преимущества

рабочий

Рабочий процесс относится к шагам, которые часть работы выполняет для завершения бизнес-процесса, а также к тому, как каждый этап может быть завершен и автоматизирован в соответствии с набором процедурных стандартов. Рабочий процесс — это инструмент, используемый организациями для управления задачами, повышения производительности, повышения скорости реагирования и повышения прибыльности. Рабочие процессы могут быть последовательными, когда каждый шаг зависит от предыдущего, или параллельными, когда несколько процессов происходят одновременно. В этом посте мы рассмотрим управление рабочим процессом и его инструменты, а также автоматизированный поток диаграмм.

Рабочий процесс

Рабочий процесс — это метод организации рутинных работ и операций, которые выполняются в определенном порядке. Это средства, с помощью которых отдельные лица и организации выполняют свои задачи, независимо от того, связаны ли они с производством товаров, оказанием услуг, обработкой данных или любой другой деятельностью по созданию стоимости. Бизнес-процесс, состоящий из различных рабочих процессов, информационных систем, данных, людей и шаблонов действий, считается более сложным в контексте управления бизнес-процессами и может быть описан как простая последовательность дискретных задач. Рабочий процесс можно визуализировать с помощью диаграммы или контрольного списка, и он отличается простотой и повторяемостью.

Программное обеспечение для управления рабочими процессами помогает оптимизировать и упростить бизнес-процессы организации. Это достигается в основном за счет организации взаимодействия между различными сторонами или между людьми и информационными системами.

Управление рабочим процессом

Уже более века успешные фирмы используют дисциплину управления рабочим процессом для эффективного управления своим рабочим процессом. Однако в последнее время он привлек больше внимания в результате распространения креативных технологий, упрощающих автоматизацию процессов для предприятий. Уже более века успешные фирмы используют дисциплину управления рабочим процессом для эффективного управления своим рабочим процессом. Однако в последнее время он привлек больше внимания в результате распространения креативных технологий, упрощающих автоматизацию процессов для предприятий.

Преимущества управления рабочим процессом

Управление рабочим процессом предоставляет компаниям в каждой отрасли широкий спектр преимуществ, таких как:

№1. Расширение сотрудничества

Четкие маршруты связи устанавливаются посредством управления рабочим процессом. Сотрудники знают, куда обращаться за информацией. Система управления рабочими процессами также позволяет сотрудникам общаться и получать доступ к данным в режиме реального времени, что способствует более тесному сотрудничеству на работе и улучшает обслуживание клиентов.

№ 2. Большее соответствие

В рабочем процессе много движущихся частей. Поддержание соответствия может быть затруднено для фирм, которые продолжают использовать ручные процессы. Организации могут повысить соответствие требованиям за счет управления рабочими процессами, автоматизируя процедуры, оптимизируя рабочие процессы и уменьшая количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

№3. Большая Открытость

Сотрудники, имеющие доступ к рабочим процессам, лучше понимают задачи, из которых состоит процесс, кто отвечает за их выполнение и что будет дальше. Эта степень открытости поднимает настроение и радость от работы, что также может увеличить производительность.

№4. Низкие затраты

Контроль рабочих процессов имеет решающее значение для сокращения расходов. Благодаря тщательному планированию предприятия могут использовать технологии автоматизации для повышения операционной гибкости и оптимизации рабочих процессов.

Инструменты управления рабочим процессом

Инструменты управления рабочим процессом — это инструменты, которые позволяют пользователям выполнять такие действия, как планирование, отслеживание и т. д. Однако инструменты управления рабочим процессом следующие:

№ 1. Monday.com

Рабочим процессом любого проекта можно управлять через Monday.com. Вы можете назначать задачи, отслеживать их и следовать процедурам в командах и проектах. Он обеспечивает чат, синхронизацию календаря, оповещения о сроках, отслеживание времени, графики и идеи, а также функции форм.

№2. Джира

С помощью Jira вы можете создавать и управлять индивидуальными рабочими процессами, отображающими весь жизненный цикл вашего проекта. Процессы могут предоставить вашей команде полный доступ к проекту, гарантируя, что все находятся на одной странице. Jira также позволяет вашей команде получать важную информацию, которая может быть использована для повышения эффективности с помощью готовых отчетов.

№ 3. Управление услугами Jira

ИТ-персонал может использовать Jira в качестве платформы для управления изменениями и быстрого реагирования на инциденты. Тем не менее, он отлично подходит для настройки рабочих процессов утверждения. Рекомендации консультативных советов, вид самого изменения и связанный с ним риск могут быть приняты во внимание при настройке. Кроме того, Jira — это фантастическая среда для реализации лучших функций ITSM.

№ 4. кликап

ClickUp — универсальный инструмент управления проектами, который включает в себя функции управления временем, задачами и процессами. Вы можете планировать проекты, задачи и другие вещи с помощью его ментальных карт. Он имеет функцию контрольного списка, которая позволяет вам создавать списки дел, вкладывать элементы, добавлять подэлементы и т. д. Более того, вы можете назначать контрольные списки.

№ 5. SysAid

SysAid может оцифровывать ручные процедуры, что значительно упрощает задачу управления рабочими процессами. Другими словами, SysAid может автоматически оцифровывать ваши ручные рабочие процессы в разных отделах. Используя встроенный конструктор рабочих процессов, пользователи также получают возможность разрабатывать, совместно использовать и улучшать оцифрованные процессы.

Этот конструктор рабочих процессов упрощает создание и изменение рабочих процессов. Абсолютно никакого опыта программирования или написания сценариев не требуется. Кроме того, программное обеспечение имеет пользовательский интерфейс с функцией перетаскивания, что еще больше упрощает создание рабочих процессов с нуля.

№ 6. Следующее дело

Ищете более эффективный метод ведения бизнеса? С помощью Next Matter вы можете создавать и внедрять специальные операционные инструменты, процессы, интеграции и многое другое быстрее, чем когда-либо прежде. Будь то бизнес-операции, маркетинг, фулфилмент и склад, выездное обслуживание или работа с клиентами, Next Matter — это модульная универсальная платформа, которую можно настроить в соответствии с конкретными потребностями операций вашей компании. Быстро создавайте и выпускайте операционные инструменты и управляйте всем с единой интегрированной платформы.

№7. Freshservice

Все возможности и функции, необходимые для проактивного управления ИТ-услугами, предлагает Freshservice. Он предлагает мощную автоматизацию, которая сократит расходы и ручной труд. Вы можете автоматизировать внутренние процедуры с помощью Workflow Automator. Он предоставляет функции для автоматического назначения агентов запросам.

Workflow Automator можно использовать для разработки рабочих процессов утверждения. Вы можете использовать программу для полной автоматизации рабочего процесса утверждения всех модулей службой поддержки.

Диаграмма рабочего процесса

Диаграмма рабочего процесса предлагает наглядный обзор системы или бизнес-процесса. Как правило, когда вы закончите этапы предварительного исследования и планирования проекта, вы будете использовать эти диаграммы для визуализации сложных задач. Вы получите подробное представление о высокоуровневых задачах и зависимостях на основе общего графика и целей проекта после того, как построите диаграмму процесса.

Когда использовать диаграмму рабочего процесса

Диаграмма рабочего процесса — это изображение процесса, будь то новый, который вы разрабатываете, или старый, который вы изменяете. Например:

Метод ускорения пути клиента электронной коммерции.
Программа для увеличения удовольствия и удержания клиентов.
Метод автоматизации и улучшения процессов, связанных с данными о клиентах.

Карта бизнес-процессов, которую вы создадите до начала проекта, и автоматизация бизнес-процессов, которую вы будете использовать для оптимизации и упрощения операций, разделены диаграммой рабочего процесса. Это связано с тем, что ваша карта предлагает конкретные этапы процесса, которые требуются заинтересованным сторонам для начала работы, в то время как диаграмма рабочего процесса представляет собой высокоуровневое визуальное представление, которое может помочь в прояснении общих целей на протяжении всего процесса.

Как создать диаграмму рабочего процесса

Прежде чем рисовать схему рабочего процесса, начните со сборки ключевых элементов вашего процесса. Для достижения этой цели объедините входы, выходы, преобразования и ключевые результаты процесса.

№1. Выберите нужный тип рабочего процесса.

Подумайте о функциях, необходимых для вашего процесса, прежде чем выбрать тип рабочего процесса, который лучше всего подходит для вас. Несмотря на то, что вы можете изменить свой процесс по ходу дела, проще выбрать тип рабочего процесса заранее. После этого вы сможете оценить сложность или простоту вашего рабочего процесса.

№ 2. Выберите начальную и конечную точки.

Затем выберите начальную и конечную точки вашего рабочего процесса. Подумайте о начальной и конечной точках вашего процесса при определении этих точек. Есть ли определенное событие, которое запускает процесс? Существуют ли какие-либо шаги или действия, которые доводят процесс до конца? Эти точки данных помогут успешному обмену информацией о начале и конце процесса.

№3. Соберите соответствующие данные.

Свяжитесь с заинтересованными сторонами, чтобы понять каждый шаг процесса для получения информации. Это может включать в себя проведение стартовой встречи с представителями различных отделов и руководителей для сбора информации и согласований, необходимых для начала создания диаграммы рабочего процесса.

№ 4. Положи конец неэффективности

Последний шаг перед созданием визуального процесса — подумать и избавиться от любой потенциальной неэффективности. Перед созданием рабочего процесса обязательно оцените неэффективность, чтобы избежать проблем, а не решать их немедленно.

№ 5. Создать рабочий процесс

Наконец, начните создавать свой рабочий процесс. Сопоставьте данные устройства, точки данных и эффективность на диаграмме, которую вы выбрали на первом шаге. Ваша схема, вероятно, будет уникальной, потому что каждая процедура уникальна и каждая диаграмма создается по-своему.

Автоматизированный рабочий процесс

Автоматизированный рабочий процесс — это процесс использования программного обеспечения для выполнения определенных операций без участия человека. Это инструмент для ускорения, упрощения и стандартизации работы. Автоматизированный рабочий процесс помогает предприятиям сократить человеческий труд и повторяющиеся процедуры. В результате процессы становятся более эффективными, и сотрудники тратят больше времени на задачи, которые приносят пользу. Оркестровка процессов также в значительной степени зависит от автоматизированного рабочего процесса.

Примеры автоматизированного рабочего процесса

Теперь, когда вы знакомы с тем, что такое автоматизация рабочего процесса, давайте рассмотрим несколько примеров. В каждом рабочем процессе есть некоторые автоматизируемые задачи или действия, однако существуют разные уровни автоматизации. Вот несколько примеров задач, с которыми обычно справляется программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов:

Запросы на обслуживание создаются из электронных писем и форм.
Приглашения и события календаря сделаны и отправлены.
Распределение рабочей нагрузки в зависимости от объема, времени или других факторов.
Надлежащее лицо назначается или направляется к рабочим элементам.
Когда рабочие элементы меняют статус, отправляются электронные письма или предупреждения и т. д.

Как автоматизировать рабочие процессы

Чтобы автоматизировать рабочий процесс, вы должны сначала понять каждый фактор, который влияет на то, как он получится. Диаграмма рабочего процесса, будь то формальная диаграмма с символами блок-схемы или список, будет построена после того, как будет собрана обратная связь от команды, чтобы определить потенциал автоматизации рабочего процесса. Процесс автоматизации рабочих процессов представлен ниже:

№1. Укажите процесс

Вы должны понимать начальную и конечную точки рабочего процесса, прежде чем сможете его автоматизировать. Что запускает процесс? Когда рабочий процесс подходит к концу? Ваш процесс должен привести к отчетливому счетному результату.

№ 2. Определите каждого участника рабочего процесса.

Соедините точки между начальной и конечной точками, как только вы определили их местоположение. Кто участвует в процессе? Любое лицо, имеющее доступ к материалу, должно быть указано, даже если оно предназначено только для просмотра или распространения.

№3. Список всех программ, инструментов и систем.

Вы должны обратить внимание на системы, инструменты и приложения, которые влияют на задачу, в дополнение к людям, участвующим в рабочем процессе. Например, инструменты для совместной работы, общие почтовые ящики, базы данных или устаревшие компоненты, такие как ERP, CRM или HRIS. Обязательно учитывайте влияние рабочего процесса, если ваша команда использует систему автоматизации с низким кодом или другую стратегию взаимодействия.

№ 4. Соблюдайте все возможные входные данные.

Рабочие процессы могут зависеть от данных или информации из разных источников. Это могут быть формы, которые собирают информацию из приложения или системы, такую как запросы, электронные письма, сообщения, боты или данные.

№ 5. Остерегайтесь всех передач.

Проблемы часто возникают при передаче элемента рабочего процесса или части информации. Это может привести к узким местам, сбою последующих действий или зависанию элементов, поскольку неясно, кто должен обрабатывать элемент следующим.

№ 6. Составьте список пожеланий для автоматизации

После создания подробного плана вашего процесса составьте список всех задач и действий, которые вы хотите автоматизировать.

№ 7. Создайте рабочий процесс в его будущей итерации.

Теперь вы готовы обновить рабочий процесс с помощью предпочитаемого вами инструмента автоматизации. Использование инструмента с низким кодом позволит вам создать рабочий процесс и настроить автоматизацию с помощью простого в использовании визуального интерфейса.

№8. Протестируйте будущую итерацию.

Обязательно протестируйте новый рабочий процесс, прежде чем представить его своей команде, чтобы убедиться, что выходные данные удовлетворяют желаемому результату и что нет проблем, таких как узкие места, разрозненность или утечка данных.

№ 9. Обучайте своих клиентов

Вы должны обучить своих сотрудников использованию нового инструмента, если используемое вами программное обеспечение рабочего процесса им незнакомо. Если они уже привыкли к вашей системе, проверьте, знают ли они об этапах оптимизированного рабочего процесса и чувствуют ли они себя комфортно при его выполнении.

№10. Внедряйте, отслеживайте и улучшайте

Вы начинаете непрерывный процесс мониторинга и время от времени совершенствуете рабочий процесс, как только даете своей команде полную свободу для реализации нового автоматизированного рабочего процесса, чтобы гарантировать его точность, эффективность и производительность.

Что такое рабочий процесс и рабочий процесс?

Поток более эффективен, чем конструкторы и правила рабочего процесса. Хотя правила рабочего процесса всегда выполняются в фоновом режиме, они могут предлагать экраны, которые направляют нас через наш бизнес-процесс. Потоки не ограничены определенным объектом.

Каковы 5 этапов рабочего процесса?

Для управления нашей работой мы обычно используем пятиэтапный рабочий процесс. Когда что-то привлекает наше внимание, мы (1) записываем это, (2) объясняем, что это значит, и (3) систематизируем результаты. Затем мы (4) регулярно размышляем над результатами, чтобы решить, чем (5) заниматься дальше.

Каковы четыре типа рабочего процесса?

Четыре указателя для разработки успешной модели рабочего процесса:

Начните с мозгового штурма.
Бросьте вызов результатам своего мозгового штурма.
Проверьте, могут ли какие-либо процессы выполняться одновременно.
Четко определите роли и обязанности.

Как настроить рабочие процессы и добиться желаемого результата

«Пока вы продолжаете делать то, что делаете, вы будете получать то, что получаете». Хотя мнения об авторстве этой цитаты до сих пор расходятся (ее приписывают многим известным личностям, начиная от Генри Форда и заканчивая Тони Роббинсом), нельзя отрицать, что в ней имеется здравое зерно. Да, слишком часто руководители навязывают своим подчиненным одни и те же устаревшие рабочие процессы и каждый раз ждут разных результатов.

Рабочий процесс — это клей, связывающий воедино все компоненты, и именно благодаря ему задачи выполняются систематически, организованно и с минимумом ошибок.

Но в этом-то и загвоздка: рабочий процесс — это не та вещь, которую можно один раз настроить и забыть. Рабочие процессы необходимо постоянно оценивать, чтобы понять, что именно в них не работает, а затем использовать эту информацию для создания системы, более близкой к идеалу. Потому что постоянны только перемены, и рабочие процессы должны подчиняться этому же правилу.

Как вы собираетесь выявить свои рабочие процессы, а затем внести в них изменения? В этой статье есть все, о чем вам нужно знать.

Что такое рабочие процессы?

Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц».

Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей.

Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда.

Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину.

«Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания».

Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас.

Как выявить текущий рабочий процесс

Некоторые считают, что определить, как выполняется та или иная задача, очень легко. Но вы не представляете, какой объем информации остается невысказанным и не задокументированным, особенно если в команде есть сотрудники с большим опытом, знающие, как лучше выполнить ту или иную задачу, не заглядывая в инструкции.

Поэтому, чтобы пролить свет на ваши текущие процессы, потребуются определенные усилия. Давайте посмотрим, как это обычно делается.

1. Заручитесь поддержкой команды

Ваша главная цель — углубленное представление о методах выполнения задач и потоках информации в команде, а не поверхностный взгляд с начальственного места. А это значит, что вам нужно очень тесно взаимодействовать с участниками команды, чтобы понять, как именно они работают. Ведь это им изо дня в день приходится полностью погружаться в процессы.

«Начните с известного бизнес-процесса, например, с получения денег от клиентов и последующей оплаты счетов, — объясняет Уилл Бахман, соучредитель Umbrex и специалист по бизнес-операциям, прошедший обучение в Глобальном институте McKinsey. — А затем попросите сотрудника, занимающегося сбором денег, чтобы он описал свою часть процесса шаг за шагом. Как только он упомянет о полученных от кого-либо данных, сразу спрашивайте: “А где вы берете эти информацию? Кто вам ее дает?”».

Затем вы идете к упомянутому сотруднику и задаете ему те же самые вопросы. «Продолжайте двигаться по цепочке, пока не доберетесь до специалиста по сбыту, который продал продукцию», — советует Бахман.

Такой подход кажется очень прямолинейным. Но вы не представляете, сколько менеджеров не смогли получить нужную информацию от участников своей команды перед внедрением нового процесса. Потратьте время на эту «игру в догонялки», и она поможет вам лучше понять текущие рабочие процессы.

2. Составьте блок-схему

Используя сведения, собранные на первом этапе, создайте визуальное представление рабочего процесса.

«Начните с простой блок-схемы, — советует Айлин Маркус, учредитель и генеральный директор Aligned Workplace. — Именно составление схемы поможет вам обнаружить неувязки и спланировать механизм внедрения изменений».

Создание блок-схемы (или карты бизнес-процесса) становится все более популярной практикой в деловом мире. «Ее цель заключается в том, чтобы досконально понять сам процесс, его участников, механизмы управления и то, что у вас есть на входе и на выходе, а затем по возможности упростить его, сделать более эффективным и/или улучшить его результаты», — объясняется в статье для LucidChart .

Так что не бойтесь проявить свои творческие способности и буквально нарисовать ваш процесс. Такое визуальное представление очень поможет вам на следующих этапах.

3. Найдите проблемные места

Помните, что ваша цель — не только понять ход рабочего процесса, но и его улучшить. То есть, кроме выявления рабочего процесса надо выявить места возникновения потенциальных проблем.

Два предыдущих этапа очень хорошо помогают находить возможные упущения и наличие участков, где работа идет не по плану.

Рассмотрев приведенный выше пример сбора денег, мы видим, что сотрудница, ответственная за использование этих средств для оплаты счетов, испытывает постоянные трудности с получением разрешения от сотрудника, собирающего деньги с клиентов. Ей приходится сталкиваться с этой проблемой месяц за месяцем, и это сильно замедляет ее работу.

Задокументируйте эту проблему (и все остальные проблемы, которые сможете выявить!), чтобы избавиться от нее при планировании нового процесса.

«Задокументировав проблемы и зная, где именно они возникают, вы сможете обойти проблемные места и развеять тревоги сотрудников, что очень важно при внедрении нового процесса», — утверждает Маркус.

Создание более эффективного процесса

Теперь, когда вы получили представление о том, как выглядит ваш текущий рабочий процесс, и выявили все участки, нуждающиеся в улучшении, пора переходить к следующему этапу: созданию более успешного рабочего процесса и устранению операционных проблем, замедляющих работу команды.

1. Задавайте вопросы

Как и при выявлении текущего процесса, вашим первым шагом в проектировании нового рабочего процесса должно стать общение с участниками команды.

Поговорите с ними откровенно. Почему возникает то или иное препятствие? Есть ли что-то, что необходимо им для нормальной работы, но они этого до сих пор не получили? Что могло бы сделать их работу проще?

Поняв, в чем заключаются их проблемы, почему они возникают и как их можно решить, вы сможете спроектировать и внедрить новый процесс таким образом, чтобы действительно устранить источники проблем, а не создать видимость устранения.

2. Составьте новую блок-схему

Когда вы приступаете к планированию нового рабочего процесса, создание очередного визуального представления поможет вам убедиться, что проблемы, выявленные в ходе предварительного изучения, будут успешно разрешены.

Но не впадайте в заблуждение, считая, что этот процесс непременно должен быть очень сложным или тщательно оформленным. Если вам удалось перенести его на бумагу так, что он достаточно понятен для вас и для вашей команды, значит, вы все делаете правильно.

«Планируйте рабочий процесс, как если бы вы создавали новую компанию с неограниченными ресурсами», — советует Дэниел Фейман, управляющий директор Build it Backwards. Это поможет вам забыть о ваших ограничениях при составлении блок-схемы, и вы сможете спланировать процесс, который действительно улучшит методы работы вашей команды.

3. Двигайтесь в обратном направлении

Выстроить новый процесс с нуля может быть довольно сложно. Самый умный способ это сделать — двигаться в обратном направлении.

«Начните с конечной цели или результата и задайте себе вопрос: “Что мы должны сделать, чтобы это получить?” — советует Майкл Клинган, основатель The Claymore Group. — Последовательно примените этот же подход ко всем задачам, которые требуется решить, пока не распланируете весь процесс. То есть, планирование должно вестись от конца к началу».

Допустим, вы расписываете процесс создания статьи для блога, над которой работает вся творческая группа. Вместо того, чтобы начинать с начала, начните с конечного результата: опубликованной статьи. Какой этап предшествует публикации? Включение этой статьи в график публикаций. А до этого? Поисковая оптимизация.

А еще раньше? Добавление иллюстраций.

Продолжайте двигаться от более позднего этапа к более раннему, пока не доберетесь до начала — выбора идеи для статьи.

Когда черновик нового процесса будет готов, Клинган рекомендует проверить его и улучшить, обдумав три следующие ситуации:

То, что должно было произойти, не произошло.
Произошло то, чего не должно было произойти.
Вы не знаете, что происходит.

4. Сократите объем

Даже если вы последовали всем вышеперечисленным рекомендациям, ваш процесс может получиться слишком объемным и сложным.

«Большинство процессов можно выполнить не более чем в шесть этапов, даже с учетом всех сложностей и промежуточных стадий», — утверждает Маркус.

Поэтому так важно попытаться сократить объем процесса, чтобы сделать его как можно более удобным. «Всегда лучше, если вам придется в течение нескольких часов вводить информацию на веб-сайте, чем если вы разработаете очень эффективный процесс, предусматривающий в течение такого же времени ввод информации с телефона», — приводит пример Бахман.

Совет. Ищите участки, где вы выполняете какую-то задачу, просто потому, что привыкли ее выполнять — возможно, от этой задачи можно и вовсе отказаться.

Совет. Ищите участки, где на каком-то этапе процесса задействовано слишком много исполнителей. Обычно, чем меньше людей привлечены к выполнению одной конкретной задачи, тем лучше.

Совет. Все время спрашивайте себя, нет ли лучшего способа сделать эту работу. Если работа выполнена, это вовсе не значит, что она была сделана наиболее удобным и эффективным методом. Проверки и обучение — это единственный способ улучшить ваши будущие процессы.

Упрощение перехода: как внедрить новый процесс?

Хотя новый процесс для того и создается, чтобы помочь участникам вашей команды работать успешнее и решить проблемы, с которыми они сталкиваются постоянно, вам придется преодолевать их сопротивление. Когда вы объявите команде о вводе нового улучшенного процесса, кто-то наверняка будет сомневаться, а кто-то останется недоволен.

Поэтому очень важно открыто обсудить с коллегами все нововведения и привлечь их к участию в разработке нового процесса, как было описано выше.

Прежде чем внедрять новые методы работы, организуйте совещание со всеми участниками команды, которым придется работать по-новому. Объясните им, в чем заключается необходимость перемен, убедите, что вы сможете решить все проблемы и устранить затруднения, которые смогли выявить, а затем предложите им задать вопросы о новом процессе и внести собственные предложения.

Чем лучше сотрудники будут понимать, для чего совершаются перемены и какая в них польза, тем скорее они пойдут вам навстречу и успешнее адаптируются к новым методам работы.

В заключение

Ваши рабочие процессы — это способы, с помощью которых команда достигает своих целей. Но их нельзя просто настроить и забыть, потому что в нашей работе постоянными могут быть только перемены.

Одни участники команды уходят, другие встают на их место. Одни инструменты и технологии устаревают, и им на смену внедряются новые. Цели и вовсе меняются постоянно. Неспособность адаптироваться и привести рабочие процессы в соответствие с изменениями может стать причиной разочарований, неорганизованности и споров.

Не надо надеяться, что участники команды как-нибудь приспособятся сами, и что процессы будут оптимизироваться сами собой по мере появления новых и новых изменений. Вы должны проактивно управлять изменениями, выявляя текущие процессы и разрабатывая новые, чтобы помочь команде выполнять свои задачи самым оптимальным и предсказуемым способом.

Чтобы подвести итог, напомним схему действий.

Заручитесь поддержкой команды, чтобы добиться полного взаимопонимания.
Составьте блок-схему для визуального отображения вашего процесса.
Выявите все проблемные места в вашем текущем процессе.

Задавайте вопросы, не только чтобы найти проблемы, которые нужно исправить, но в первую очередь — чтобы понять, почему они возникают.
Составьте новую блок-схему, чтобы наглядно представить ваш новый процесс.
Продумывая новый процесс, двигайтесь в обратном направлении — от конечного результата к исходным данным.
Сокращайте объемы, чтобы ваш процесс не разросся и не получился слишком усложненным.

Используйте эту информацию для уточнения ваших текущих процессов и вносите все необходимые изменения, чтобы ваша команда смогла действовать эффективно и организованно, какие бы сложные задачи ей ни пришлось выполнять!

Источник: www.wrike.com