Действующее в стране законодательство предписывает предприятиям и индивидуальным предпринимателям производить любые финансовые операции с наличными деньгами с обязательным соблюдением кассовой дисциплины. Она предусматривает заполнение первичных кассовых документов, главным из которых является расходный кассовый ордер. Для простоты его нередко называют сокращенно РКО. Аналогичная аббревиатура используется для другого бухгалтерского термина, а именно — расчетно-кассовое обслуживание. Несмотря на это, перепутать эти два понятия достаточно сложно, так как они используются в совершенно разном контексте.
Содержание [Скрыть]
- Форма расходного кассового ордера
- В каких случаях заполняется форма РКО
- Оформление расходно-кассового ордера
- Порядок заполнения
- Заполнение формы РКО при выдаче заработной платы
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
- Штрафные санкции
- Сроки хранения РКО
Важно отметить, что от ведения кассовой книги и обязательного заполнения РКО освобождены индивидуальные предприниматели, осуществляющие кассовые операции в упрощенном режиме.
Это изменений в законодательство вступило в действие 01.06.2014 года, существенно сократив количество оформляемых ИП документов. Однако, для работы по упрощенной схеме требуется ведение налогового учета физических показателей, а также доходов и расходов собственной деятельности. В остальных случаях ниже описанные правила оформления РКО и ведения кассовой книги в равной степени относятся как к организациям, так и к ИП.
НУЖНЫ ЛИ ИП КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Форма расходного кассового ордера
Под расчетно-кассовым ордером понимается первичный документ учета кассовых операций, отражающих движение наличных средств в организации. Форма документа (унифицированная форма № КО-2) установлена соответствующим Постановлением Госкомстата в августе 1998 года. На практике главный бухгалтер или кассир может использовать как готовые бланки, так и распечатывать документ, формируемый бухгалтерской программой. Такая возможность предусмотрена практически любыми программными комплексами, включая наиболее распространенный и популярный 1С.
В каких случаях заполняется форма РКО
Нормативными документами четко предусмотрены ситуации, когда требуется оформление РКО. К ним относится выдача наличных денег на руки в следующих целях:
- для сдачи денежной выручки в банк с последующим зачислением на счет организации или ИП;
- под отчет для осуществления расходов, предусмотренных должностными обязанностями сотрудника;
- для использования в личных целях. Примерами подобного использования средств выступает материальная помощь работнику или командировочные расходы;
- для оплаты каких-либо нужд компании или ИП.
Во всех перечисленных случаях требуется не только оформить РКО, занести данные о нем в кассовый журнал учета расходных и приходных ордеров, но и указать назначение предстоящих расходов.
Оформление расходно-кассового ордера
Оформление и учет РКО является важной частью бухгалтерской работы на предприятии. Ею может заниматься либо главный бухгалтер, либо рядовой сотрудник бухгалтерии, назначенный кассиром. Естественно, при этом данные функции должны быть прописаны в его должностных обязанностях и трудовом контракте. При отсутствии в организации кассира и главного бухгалтера, заполнением расходно-кассовых ордеров занимается непосредственно руководитель компании.
При использовании бухгалтерских программ для составления РКО, документ обязательно должен быть распечатан, после чего он подписывается получателем средств, руководителем, а также главным бухгалтером или кассиром, если подобные должности присутствуют в штате.
Важным требованием к оформлению РКО является обязательное заполнение и датирование документа днем выдачи денег. При этом не допускается внесение в ордер каких-либо исправлений или уточнений, при наличии которых требуется оформить новый документ.
Порядок заполнения
Расчетный кассовый ордер не выдается на руки получателю средств, поэтому документ всегда оформляется в единственном экземпляре, который остается и хранится в бухгалтерии предусмотренный законодательством период времени. Заполнение РКО не представляет какой-либо сложности и происходит в таком порядке:
- сначала заполняются поля, содержащие информацию о наименовании организации, а также номере документа, взятом из журнала регистрации, и дате его составления;
- в графах дебет и кредит отражаются номера счетов, используемых для проводки операции в бухгалтерии;
- выдаваемая на руки сумма проставляется цифрами в поле «Сумма, руб. коп.»;
- в строку «Выдать» записывается фамилия, имя и отчество сотрудника, который получает денежные средства;
- в строке основание указывается цель расходования денег, варианты которого описаны выше;
- еще раз, но уже прописью, выдаваемая сумма указывается в строке «Сумма», причем она начинается обязательно с заглавной буквы;
- в поле «Приложение» заносятся данные о первичных документах, на основании которых осуществляется выдача средств
Завершает заполнение РКО проставление подписей руководителя и главбуха с расшифровкой. Дальнейшее оформление РКО выполняет получатель средств. Он указывает прописью в строке «Получил» сумму, выданную ему на руки, после чего расписывается и ставит дату.
Далее кассир или главный бухгалтер заполняет сведения о документе, удостоверяющем личность получателя денег. Обычно им является паспорт, который адресат средств обязательно предъявляется перед их получением. В самом низу бланка расписывается кассир, расшифровав при этом свою подпись.
Заполнение формы РКО при выдаче заработной платы
Для снижения количества заполняемых документов и упрощения процедуры выдачи заработной платы допускается получение денежных средств по единой для всех работников организации ведомости. После завершения процедуры на всю выданную сумму оформляется один РКО, который обязательно указывается в конце ведомости. Его датой выступает день, когда ведомость была закрыта и передана кассиром главному бухгалтеру. При небольшом количестве работников выдача ЗП может происходить и с оформлением отдельных РКО на каждого сотрудника.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Сведения обо всех оформленных расходно-кассовых ордерах обязательно указываются в специально ведущемся журнале регистрации приходных и расходных КО (унифицированная форма № КО-3). Журнал представляет собой обложку и один или несколько вкладных листов. Каждый из них состоит из двух частей: первые четыре графы используются для внесения сведений о приходных КО, а графы с 5 по 8 – для отражения информации о РКО.
Штрафные санкции
Действующее законодательство (ст. 120 Налогового Кодекса РФ) предусматривает достаточно серьезные штрафные санкции как за отсутствие, так и за неправильное оформление РКО и ведение их учета. За подобные нарушения предусмотрен штраф в размере до 10 тыс. рублей. Другим серьезным наказанием может стать решение налогового органа не признавать расходы организации, которые не были соответствующим образом оформлены, для целей налогообложения. Это, в свою очередь, приведет ко вполне естественному увеличению выплат в бюджет.
Сроки хранения РКО
Расходные кассовые ордера относятся к первичным бухгалтерским документам. Действующие сегодня нормативные акты предусматривают хранение всей первичной документации в течение пяти лет после того отчетного периода, когда она была отражена в бухгалтерском учете. При невыполнении этого требования на главного бухгалтера может быть наложен штраф.
Источник: biznesibanki.ru
Создать кассовый ордер
Чтобы отразить движение денег в кассе, оформите приходный (ПКО) или расходный кассовый ордер (РКО).
Создать ордер можно, если кассовая книга за этот день открыта для изменений.
- В разделе «Деньги/Касса» на вкладке «Платежи» нажмите «Приход» и выберите операцию, например «Оплата от покупателя».
- Как создать платеж из складского документа?
- Как создать платеж с помощью копирования?
Нажмите , чтобы провести документ и посмотреть проводки.
Если вы хотите подписывать ордера электронной подписью, настройте бизнес-процесс.
Рассмотрим оформление документа на примере оплаты поставщику.
- В разделе «Деньги/Касса» на вкладке «Платежи» нажмите «Расход» и выберите операцию.
- Как создать платеж из складского документа?
- Как создать платеж с помощью копирования?
Нажмите , чтобы провести документ и посмотреть проводки.
Если вы хотите подписывать ордера электронной подписью, настройте бизнес-процесс.
Источник: sbis.ru
Как заполнять РКО образец
Расходно-кассовый ордер (РКО) – это документ который фиксирует выплаты, произведенные из кассы фирмы. Является документом первичного бухгалтерского учета кассовых операций. В статье разберем пример как заполнить РКО.
В основном РКО используется, когда нужно:
- передать наличность из кассы на расчетный счет;
- выдать заработную плату наличностью из кассы компании;
- выдать средства под отчет;
- возместить сотрудникам перерасходы по авансовым отчетам;
- выплатить командировочные расходы.
Как заполнять РКО
Заполнение бланка можно разделить на три блока:
- о фирме выдающей деньги;
- о том кому, сколько и на основании чего выдаются финансы;
- кто ответственен за выдачу наличных.
Ниже представлен РКО пример заполнения.
Единого стандартного образца нет, но есть определенные правила заполнения РКО установленные Центробанком, поэтому можно использовать любой готовый шаблон или разработать свой вариант бланка.
Разберем каждый блок по-отдельности.
Итак, блок об организации выдающей деньги. В этой части заполняются реквизиты РКО, касающиеся компании с кассы который будут давать средства, а также бухгалтерские данные.
В этом блоке нужно указать:
- краткое или полное наименование фирмы;
- код ОКПО указывается при необходимости;
- бланку назначается и прописывается исходящий номер в соответствии с внутренними правилами предприятия, а также прописывается дата составления бланка. Дата должна совпадать с днем выдачи средств с кассы.
Таблицу РКО заполнить нужно в соответствии с названиями колонок и правилами бухучета. Код структурного подразделения, выдающего сумму и код аналитического учета заполняются только при необходимости.
Далее следует блок с информацией о том, кому, сколько и на основании чего выдаются средства. Тут нужно отметить лишь то, что документ из поля «Приложение» нужно будет предоставлять вместе с ордером при получении банкнот. При этом, если на Приложении есть подпись Руководителя, то сам ордер в роли Руководителя он может уже не подписывать, но если выступает в организации и в качестве Главного бухгалтера, то в соответствующей графе его подпись будет нужна. Об этом следующий блок. РКО на зарплату образец заполнения:
Бланк РКО должен подписать Руководитель (Директор, Генеральный директор и т.п.), главный бухгалтер.
Далее в РКО заполнение возложено на получателя. Он вносит данные документа, удостоверяющего личность, сумму прописью, дату и ставит свою подпись.
Далее кассир ставит свою подпись с расшифровкой, и на основании бланка и приложения выдает средства с кассы. Информацию о РКО и ПКО нужно вносить в соответствующий журнал регистрации документов. Ордер нужно хранить не менее 5 лет. Частый вопрос: печать на РКО ставится или нет? Ответ: не обязательно.
Юридические моменты
Для юридических лиц Банком России установлен единый обязательный порядок ведения кассовых операций с наличностью, разъяснено как правильно заполнить РКО. Для начала юрлица должны установить кассовый лимит и зафиксировать его размер в уставе. Рассчитывается лимит по специальной формуле разработанной Центробанком и фиксируется на основе внутрифирменного приказа.
Далее из правил Банка России следует, что все операции с наличностью нужно оформлять кассовыми документами: операции по расходу – расходными кассовыми ордерами (РКО), а операции по приходу – приходными (ПКО).
Правила оформления РКО таковы, что поступление и выдача средств отражаются записями в кассовой книге. По окончанию смены, кассир проводит сверку денег в кассе с суммой остатка по книге. Если все верно – заверяет записи в книге своей подписью. Если в течение дня по кассе не было движений – в книге запись не делается.
Выдача под отчет производится на основание РКО. В обосновании в таком случае пишется формулировка «под отчет» и добавляется цель выдачи например «на закупку сырья» или «на командировочные расходы» . В графе «Приложение», как правило, указывается такой обосновывающий документ как «заявление работника».
РКО выдача подотчетному лицу основание образец: Выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды.
По РКО можно проводить суммы не более 100 тыс. рублей, все что свыше – по безналу.
Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства не обязаны оформлять кассовые документы, вести касс-книгу, а также устанавливать лимит остатка средств на кассе.
Ставится ли печать на РКО? Нет, заверять такой документ печатью организации не обязательно.
Источник: tarify-rko.ru
