С 2020 года к участию в коммерческих и государственных тендерах допускаются исключительно те поставщики, которые прошли процедуру регистрации в ЕИС. Соответственно, необходимо знать, как зарегистрироваться, сколько времени на это потребуется, и при каких условиях регистрацию аннулируют.
Обязательная регистрация
Регистрация – обязательное условие для прохождения аккредитации на электронных площадках и получения доступа к тендерам. Участников регистрируют уже с 2019 года. Те поставщики, которые ранее аккредитовались на ЭТП, могли не проходить регистрационную процедуру в единой системе, но с 2020 года это уже невозможно. В связи с этим регистрацию лучше пройти как можно раньше.
Требование по обязательной регистрации касается участников закупок по 223-ФЗ, 44-ФЗ, требованиям правительственного постановления №615 от 01.07.2016.
Прохождение регистрации: пошаговая инструкция
На сайте zakupki.gov.ru справа в верхнем углу есть ссылка на персональный кабинет участника закупки . После нажатия на эту ссылку система проверяет сертификат ЭЦП пользователя (его нужно установить заранее). После проверки открывается окно для первичной регистрации.
Регистрация в ЕИС (Единой информационной системе).
Для начала процедуры следует выбрать кнопку регистрации и тип участника закупок. Это может быть юрлицо, ИП, резидент РФ либо другого государства. Затем проверяется гражданство пользователя. Следующим этапом будет заполнение регистрационной формы , причем ИНН вносится автоматически из ЕСИА.
Таким же образом заполняются поля ОГРИП, даты постановки на налоговый учет, даты регистрации ИП, выписки из госреестра. Для представителей МСП есть дополнительное поле, в нем указывается наличие сведений в соответствующем реестре.
Бывает, что в базе нет данных из ЕГРИП. Тогда система сама запросит необходимые сведения в ФНС, но на обработку такого запроса уйдет до 5 рабочих дней.
В поле документа, подтверждающего личность, есть раскрывающийся список. Выбрав подходящее значение, надо заполнить поля с информацией о представленном документе. В поле для контактной информации данные вносятся из ЕСИА автоматически, но необходимо добавить электронный адрес и свой телефонный номер. Документы загружаются в одноименном блоке.
Пользователь должен подтвердить свое согласие на обработку указанных сведений, поставив отметку. Дальше нужно нажать кнопку «Подписать и разместить». Далее проводится проверка сведений, на протяжении 1 рабочего дня информация поступает в реестр и передается на электронную площадку для аккредитации.
Для регистрации в ЕИС ИП придется представить данные о:
- ФИО;
- ИНН;
- Месте проживания;
- Контактах, включая электронный адрес;
- Паспортных реквизитах;
- ОГРНИП ;
- Дате регистрации в этом статусе;
- Принадлежности к МСП (указать категорию).
Потребуются также копия паспорта и документ из ЕГРИП.
Юрлицо вместо ФИО указывает наименование, а также предоставляет регистрационный номер, Коды деятельности и причины постановки на налоговый учет, данные о руководителе и его паспорте, адрес веб-сайта, копии учредительной документации. В пакет документов входят бумага из ЕГРЮЛ, решение по поводу согласия на проведение крупных сделок, данные о принадлежности к СОНКО либо МСП.
Регистрация поставщика в ЕИС 2021 . Подробная практика . Госзакупки . 44-ФЗ 223-ФЗ
Регистрация нового представителя ИП или организации тоже осуществляется посредством личного кабинета. После аутентификации нужно выбрать пункт для регистрации в качестве представителя, ввести нужные данные и предоставить пользователю определенные полномочия.
Предусмотрены три категории пользователей:
- С возможностью работы в кабинете и на площадках без доверенности — «руководитель»;
- С правом действовать от лица участника закупки;
- С правом передачи полномочий другим пользователям на действия в ЕИС, на ЭТП .
После отправки сведений и документации, данные об участнике, отображаются в открытой части системы. Можно проверить, насколько успешно прошла процедура. Для этого во вкладке «Организации» надо выбрать пункт Единого реестра участников закупок и выполнить поиск по ФИО, названию, ОГРН, ИНН, номеру участника, полученному при регистрации.
Если процедура прошла успешно, на экране отобразится соответствующая информация. В ином случает необходимо проверить правильность внесенных сведений и связаться с техподдержкой ЕИС. Если предоставленные данные оказались неполными и не прошли проверку, уведомление об этом появится во входящих сообщениях в кабинете.
Инструкция по регистрации
На главной странице интернет-сайта вверху есть боковое меню. Выбрав раздел документов и кликнув по ссылке на материалы для работы в системе, нужно перейти в папку с информацией для участников закупок. Там есть полная инструкция по прохождению регистрации в PDF-формате.
Аннулирование регистрации поставщика
Участник может быть исключен из реестра, а его регистрация в ЕИС аннулирована, если срок регистрации истек. Этот период равен 3 годам, как и аккредитации на ЭТП. Повторную процедуру лучше пройти заранее, поскольку за 3 месяца до завершения срока действия регистрации участие в закупках станет невозможным.
Участник вправе подать через персональный кабинет заявку на прекращение участия в закупках и аннулирование регистрации. Участники исключаются из ЕРУЗ, если из госреестра поступают сведения о прекращении их деятельности. Основанием может послужить и включение государства регистрации иностранного участника в оффшорную зону.
Рекомендованные статьи
Пошаговая инструкция по регистрации поставщика ЕИС
Пошаговая инструкция по регистрации поставщика ЕИС С 2020 года обязательным требованием для участия проведения закупок в соответствии с 44-ФЗ является…
Госконтракт по 44 Фз. Что радикального для малого и среднего бизнеса?
Необходимость страховки от 0.5 до 5% стоимости Госконтракта. Гарантом может выступать как сумма денег Заказчика,…
Закупки для малого бизнеса — 7 главных изменений
Закупки для малого бизнеса — 7 главных изменений Один из основных форматов поддержки бизнеса в…
Добавить комментарий Cancel comment reply
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Источник: focuskontur.com
Регистрация ип в еис пошаговая инструкция для участников закупок
Регистрация в ЕИС. Инструкция для предпринимателей
На сайте Единой информационной системы заказчики и поставщики публикуют материалы о закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. ЕИС помогает сделать торги прозрачными и понятными — сведения об участниках доступны любым посетителям сайта.
На портале можно найти:
- списки заключённых контрактов и договоров;
- планы закупок;
- реестры недобросовестных поставщиков;
- отчёты заказчиков;
- информацию о проверках, жалобах и другие документы.
Зачем регистрироваться в ЕИС
Регистрация в Едином реестре участников закупок (ЕРУЗ) на портале ЕИС позволит предпринимателю участвовать в электронных закупках:
- по 44-ФЗ;
по 223-ФЗ для малых и средних предприятий;
по 615-ПП на капитальный ремонт.
ЕРУЗ — это список всех поставщиков, подрядчиков и исполнителей в сфере госзакупок
Раньше перерегистрироваться в ЕИС требовалось каждые три года. С 1 января 2022 года правило отменили и регистрация стала бессрочной.
После регистрации в ЕИС предприниматель получает доступ к восьми одобренным электронным торговым площадкам (ЭТП):
ЭТП — это сайт, где поставщики ищут закупки, знакомятся с требованиями организатора и подают заявки на участие в торгах
- Агентство по государственному заказу Республики Татарстан.
- Единая электронная торговая площадка.
- Российский аукционный дом.
- ТЭК-торг.
- ЭТП «Фабрикант».
- «Сбербанк-АСТ».
- РТС-Тендер.
- ЭТП «Газпромбанк».
Для участия в других тендерах нужно получить аккредитацию отдельно на каждой площадке
Что нужно для регистрации
1. Сделать скан-копии документов.
Для ИП — всех страниц паспорта.
Юрлицу тоже раньше требовалось делать копии, но с 1 июля 2022 года все данные автоматически подтягиваются из выписки ЕГРЮЛ.
С 1 июля 2022 года все данные автоматически подтягиваются из выписки ЕГРЮЛ.
2. Оформить КЭП на руководителя компании и сотрудников, которые будут заниматься тендерами. Руководителю нужна усиленная КЭП, а сотрудникам подойдёт обычная. Как сделать электронную подпись в 2022 году, мы уже рассказывали в другой статье.
3. Настроить компьютер. Чтобы зарегистрироваться в ЕИС, добавьте плагин — программу для работы с электронной подписью на сайте Госуслуг. Для этого можно воспользоваться инструкцией на сайте ЕИС.
Плагин — это программа для работы с электронной подписью на сайте Госуслуг
Для доступа к сервисам в ЕИС лучше использовать браузеры, которые умеют подключаться к сайтам с отечественным шифрованием. Среди них:
- Internet Explorer;
Chromium-gost;
Яндекс.Браузер;
Спутник;
Атом.
Сколько времени займёт регистрация
Размещение в ЕИС проходит в четыре этапа и занимает от 2 до 16 дней. Время зависит от того, есть ли уже у руководителя или ИП подтверждённая учётная запись на Госуслугах.
1 этап: до 5 рабочих дней.
Руководителю компании или ИП нужно создать аккаунт на портале ЕСИА Госуслуги как физлицу. Если от организации в торгах будут участвовать ваши сотрудники, им тоже нужно зарегистрироваться и подтвердить учётные записи на Госуслугах.
2 этап: до 5 рабочих дней.
На этом этапе вы как руководитель должны привязать к личному профилю свою компанию или ИП. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить организацию». Она находится под фамилией и инициалами.
Затем подключите электронную подпись нужной компании или ИП.
Загрузите электронную подпись
После подгрузки ЭП нужно заполнить недостающие данные о себе или вашей организации. На этом этапе уже можно добавить сотрудников, которые смогут подавать заявки или подписывать контракты. Но это не обязательно и можно сделать позже.
3 этап: до 5 рабочих дней, но, как правило, достаточно 1 дня.
Создайте профиль в ЕИС.
4 этап: 1 рабочий день.
Компанию или ИП добавят в ЕРУЗ. Информация об этом поступит на 8 федеральных ЭТП, и поставщик может участвовать в торгах.
Как проходит регистрация в ЕРУЗ на сайте ЕИС
1. Перейдите на сайт Единой информационной системы в сфере закупок.
Важно: регистрироваться нужно именно руководителю организации или индивидуальному предпринимателю.
В раскрывающемся меню справа выберите третью строку
3. В открывшемся окне нажмите «Продолжить работу», появится запрос на авторизацию через Госуслуги.
Для регистрации в ЕИС нужно использовать подходящий браузер и настроить плагин для работы с порталом Госуслуг
Если вы настроили всё как надо, появится окно для входа через сайт Госуслуг
4. Авторизуйтесь по номеру телефона или СНИЛС. Подтвердите смс-кодом и предоставьте права доступа.
Чтобы продолжить работу, необходимо разрешить доступ к вашим данным
5. После авторизации продолжится создание личного кабинета. Во вкладке «Регистрация» нажмите «Регистрация нового участника закупок».
Чтобы добавить компанию, выберите вкладку «Регистрация нового участника закупок»
6. Выберите нужный тип — «Физическое лицо РФ, индивидуальный предприниматель» или «Юридическое лицо».
Нужно выбрать, к какому типу предпринимателей вы относитесь
7. Подтвердите желание зарегистрироваться и предоставьте права доступа.
Дайте согласие на регистрацию в ЕРУЗ
Разрешите доступ к информации о компании
8. Когда вы предоставите права доступа, система запросит сертификат ключа электронной подписи. Выберите нужный и подтвердите желание зарегистрироваться с помощью КриптоПро CSP и приложения My Dss.
Подтвердите сертификат ключа ЭП
9. После подтверждения электронной подписью начнётся регистрация в Едином реестре участников закупок. Часть данных уже будет заполнена, остальные вам нужно будет указать.
Выписка из ЕГРЮЛ загрузится автоматически. Если она не подгрузилась — напишите в службу поддержки Единой информационной системы.
Часть данных о компании подгрузится автоматически
Выписка из ЕГРЮЛ уже есть в вашем личном кабинете. Если она не появилась, обратитесь за помощью в службу поддержки ЕИС
Вам нужно заполнить недостающую информацию о себе и сотрудниках
10. Загрузите документы в поле «Документация».
После того, как вы заполнили нужные поля, прикрепите копии паспортов сотрудников
11. Нажмите «Далее». Если ошибок в заполнении нет — откроется окно с регистрацией представителя участника закупок.
Если вы хотите зарегистрировать кого-то ещё, введите данные сотрудников. У всех участников должны быть учётные записи на Госуслугах, квалифицированные электронные подписи и доверенности от руководителя. Если на Госуслугах нет данных о других участниках, появится сообщение об этом.
Когда всё заполните, нажмите «Зарегистрировать».
12. На экране «Размещение информации в едином реестре участников закупок» проверьте, что всё заполнено верно и все документы прикреплены.
Если всё верно — нажмите «Подписать и разместить».
Подтвердите правильность данных и разместите информацию в ЕРУЗ
13. В открывшемся окне выберите сертификат электронной подписи. Подпишите заявку и все приложенные документы. Подписывать нужно несколько раз подряд, затем появится окно о завершении регистрации.
Вас аккредитуют на всех федеральных торговых площадках не позже, чем на следующий рабочий день.
Источник: gkdialog.info
Как зарегистрироваться в ЕИС. Инструкция
С 2020 года для участия в государственных торгах нужно зарегистрироваться в Единой информационной системе закупок. ЕИС — это портал zakupki.gov.ru, на котором публикуют информацию о тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ: планы-графики закупок, документацию, сведения об участниках и заказчике, протоколы торгов.
ЕИС дает аккредитацию только в секциях закупок по 44-ФЗ. В остальных случаях нужно получить аккредитацию отдельно на каждой площадке.
Регистрация в ЕИС и последующая аккредитация на восьми ФЭТП бесплатны. С 1 января 2022 г регистрация действует бессрочно.
Как долго проходить регистрацию
Регистрация в ЕИС проходит в четыре этапа:
- Зарегистрировать руководителя компании на портале ЕСИА Госуслуги в качестве физлица. На обработку данных и создания профиля руководителя уйдет до пяти рабочих дней.
- С аккаунта руководителя создать на Госуслугах профиль вашей компании. Этап занимает до пяти рабочих дней.
- Создать профиль вашего юрлица или ИП в ЕИС, подождать, когда компанию включат в Единый реестр участников закупок (ЕРУЗ). На это портал отводит пять рабочих дней, но обычно пройти его удается за 1 день.
- Дождаться, когда информацию из системы отправят на восемь ФЭТП. Интеграция с площадками формально должна пройти за 1 день, но фактически на нее уходит до пяти рабочих дней.
Формально, чтобы зарегистрироваться в ЕИС, нужно до 16 рабочих дней. Но можно успеть и за 1-3 дня, если у вашего руководителя и компании уже есть профили на Госуслугах, все учредительные документы юрлица в порядке и система закупок работает без сбоев.
Что понадобится для регистрации.
Перед тем, как проходить регистрацию в ЕИС, проверьте, что у вас есть все необходимое:
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на имя руководителя компании — его имя прописано в выписке ЕГРЮЛ.
- КЭПы для сотрудников, которые будут заниматься закупками: подавать заявки, участвовать в аукционах и подписывать контракты.
- Актуальные доверенности для таких сотрудников.
- Учредительные документы юрлица или ИП.
- Запас времени — 3-16 дней до необходимой закупки.
- Контакты техподдержки Госуслуг, ЕИС и федеральных ЭТП. Пригодятся, если что-то пойдет не так в процессе регистрации.
Этап 1. Регистрируем руководителя компании на Госуслугах
Первому лицу компании нужно создать подтвержденный аккаунт на Госуслугах. Для этого он должен заполнить на портале личные данные, а также подтвердить личность одним из нескольких способов, например, воспользоваться КЭП руководителя.
Получить электронную подпись для торгов можно в удостоверяющем центре СКБ Контур. Электронная подпись 3.0 дает доступ к закупкам на 374 площадках, включает в себя консультации экспертов по торгам и бесплатный перевыпуск подписи.
Этот этап должен пройти именно руководитель, а не коммерческий директор, бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник. Потому что далее для регистрации понадобится именно аккаунт руководителя.
Также подтвержденные учетные записи на Госуслугах понадобятся сотрудникам, которые будут заниматься госзакупками.
Этап 2. Создаем профиль компании на Госуслугах
После того, как Госуслуги подтвердят учетную запись руководителя, нужно создать профиль компании или индивидуального предпринимателя. Для этого в личном кабинете руководителя нужно нажать на «Фамилию И.О.» в правом верхнем углу страницы и в открывшемся окне выбрать ссылку для создания профиля юрлица.
В профиль компании можно добавить сотрудников, которые смогут управлять карточкой организации на Госуслугах и в ЕИС. Сделать это можно на вкладке «Сотрудники». Понадобится ввести данных сотрудников и назначить им полномочия и права, например, возможность подавать заявки или подписывать контракты.
Если не добавите сотрудников сразу при прохождении регистрации, то сможете сделать это позже. Однако при добавлении постарайтесь не ошибиться в правах, которыми наделяете сотрудников. Если они будут назначены неверно, то сотрудник не сможет попасть в ЕИС, а исправление ошибок займет время.
Сведения в профиле компании Госуслуги могут проверять до пяти суток. Только после того, как профиль компании подтвердят, вы сможете выполнить следующий шаг.
Этап 3. Регистрируем компанию в ЕИС
Когда у руководителя и компании есть профили на Госуслугах, можно переходить к созданию аккаунта в ЕИС. Процесс пройдет в два шага — настройка компьютера и создание учетной записи компании.
Настраиваем рабочее место
Чтобы настроить компьютер было проще, можете воспользоваться бесплатным веб-диском для установки программ от удостоверяющего центра СКБ Контур. Он поможет установить некоторые необходимые компоненты.
Когда рабочее место будет правильно настроено, то при входе в ЕИС — в личный кабинет участника закупок — вас перебросит на сайт Госуслуг.
Если этого не произошло или появились ошибки «Неподдерживаемый протокол», «Не удается отобразить страницу», «Этот сайт не может обеспечить безопасное соединение» — компьютер настроен неверно, нужно проверить настройки по инструкции от ЕИС. Если все настройки выполнены правильно, но ошибки все равно появляются, то нужно сообщить в техподдержку портала.
Создаем профиль участника закупок в ЕИС
После настройки компьютера можно регистрироваться ЕИС. Эту процедуру должен проходить руководитель организации — понадобится его сертификат электронной подписи.
Нужно войти в личный кабинет участника закупок с помощью данных из профиля руководителя на Госуслугах. Выбрать тип участника закупок — юрлицо, ИП или физлицо. Разрешить ЕИС взять данные организации с портала Госуслуг. К этому моменту профиль компании на Госуслугах должен быть проверен, иначе ЕИС не сможет зарегистрировать ее, а только создаст профиль физлица — руководителя.
Проверить анкету компании. Часть данных в ней заполняются автоматически, например, название организации, адрес, ОГРН, ИНН и КПП, выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Их нужно проверить на корректность и наиболее распространенные ошибки: указан недействующий руководитель или неверные даты регистрации компании, не загружена выписка из ЕГРЮЛ.
Заполнить пустые поля в анкете. Например, указать часовой пояс, контакты и максимальную сумму для заключения контракта. Также нужно прикрепить учредительные документы: устав и решение об одобрении крупных сделок.
После этого руководитель должен зарегистрировать себя в ЕИС — указать контакты, проверить должность, полномочия и ФИО. Также можно зарегистрировать сотрудников, работающих с торгами в компании, — для этого они должны быть «привязаны» к аккаунту компании на Госуслугах.
На финальном этапе регистрации нужно вновь проверить все внесенные данные организации и сотрудников. Если все верно, то заявку на регистрацию в ЕИС можно подписывать КЭП и отправлять.
Этап 4. Получение аккредитации на площадках
Теперь заявка компании отправлена в ЕИС. Система должна проверить ее и, если все верно, внести организацию в Единый реестр участников закупок (ЕРУЗ). Обычно этот процесс проходит всего за один день.
После этого информация из ЕРУЗ распространится на восемь федеральных ЭТП — тогда ваша компания получит аккредитацию на всех площадках госзаказа. На деле этот процесс может затянуться на пять рабочих дней. Когда аккредитация будет завершена, некоторые площадки отправят вам на почту письмо. Но это сделают не все, поэтому нужно будет самостоятельно проверить статус аккредитации в ЕРУЗ.
Пока интеграция с реестром не окончится, вы не сможете зайти ни на одну из восьми ФЭТП. Поэтому процедуру регистрации советуют проходить заранее — за одну-две недели до участия в закупке.
После интеграции нужно прикрепить электронную подпись на торговые площадки. Часть площадок — Сбербанк-АСТ, РТС-Тендер, ЗаказРФ, РАД, ЭТП ГПБ — скорее всего, подгрузят подпись автоматически. Вручную прикрепить КЭП нужно на ТЭК-Торг, НЭП и ЕЭТП.
После этого можно участвовать в госзакупках на любой федеральной ЭТП.
- СОФТ-Онлайн Официальный сервисный центр СКБ Контур
- +7(342) 212-85-55
- Торговый эквайринг от Тинькофф
Hestia | Разработано ThemeIsle
Акция «Скидка 50 % для новых клиентов»
Действует с 10 февраля по 20 февраля
С 10 по 20 февраля в Контур. Экстерне пройдет акция для новых подключений.
Акция действует для новых клиентов и для тех, у кого оплаченный период закончился более 6 месяцев назад.
В акции «Скидка 50 % для новых клиентов» участвуют следующие тарифы сроком на 12 и 24 месяца:
«Оптимальный плюс»,
«Максимальный»,
«Общий лайт»,
«Общий»,
«Общий Плюс»,
«Бюджетник»,
«Бюджетник плюс».
Оставляйте заявку на Контур. Экстерн
Отправка сообщения
Заполните форму для отправки сообщения
Отказ от ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — не новое явление для российского бизнеса. Однако современные технологии по-прежнему пугают некоторых руководителей, из-за чего они не решаются перейти на обмен электронными документами. При этом у них не всегда есть понимание, можно ли отказать контрагенту, предлагающему перейти на ЭДО. У контрагентов же возникает вопрос о дальнейших действиях в случае получения отказа. Рассказываем, что делать в обеих ситуациях.
Можно ли отказать контрагенту, который хочет перейти на ЭДО
Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.
Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.
Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.
Основные причины отказа от электронного документооборота
Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.
Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:
- Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.
Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции. Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания. Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.
- Электронный документооборот нужен только большим компаниям.
Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.
- Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.
Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе. Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности. Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.
Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.
- Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.
Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С.
Веб-версию не нужно устанавливать, достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут. Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.
- Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.
Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе.
Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.
Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга.
При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.
Как оформить отказ от электронного документооборота
Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.
Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:
- Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
- Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
- Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
- Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.
Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.
Образец письма об отказе от ЭДО
Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:
Главному бухгалтеру ООО «Компания»
Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.
К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.
Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.
Главный бухгалтер ООО «Фирма» ____________________ Петров П.П.
Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО
Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.
Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:
- Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
- Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру, можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
- Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.
Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.
Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:
- проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
- создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
- развитие информационной системы ФНС и другое.
Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.
Источник: 59-kontur.ru
