Роботизация бизнеса rpa что это

Компании тратят много ресурсов на выполнение несложных повторяющихся бизнес-процессов. Технология RPA автоматизирует их, минимизируя участие человека и экономя деньги. У сотрудников остается больше времени на интеллектуальные и творческие задачи. В Битрикс24 есть готовые решения для роботизации бизнеса. Что такое RPA, как технология реализована в Битрикс24 — читайте в статье.

RPA — что это

RPA (Robotic Process Automation) — это автоматизация бизнес-процессов с помощью программных роботов и искусственного интеллекта. Робот имитирует действия человека, выполняемые мышкой или клавиатурой в интерфейсе программы, CRM, прикладной системы.

Алгоритм RPA-системы создается с использованием программных интерфейсов или языка сценариев. Он копирует действия пользователя в графической оболочке приложения и впоследствии воспроизводит их самостоятельно. Например, заполняет формы, переносит данные из одного документа в другой, оперирует ячейками в Excel, проверяет введенную информацию, формирует отчет и т.д.

Первые RPA-системы появились в России в 2017 году. К 2020 году более половины крупных столичных компаний внедрили программных роботов. Роботизация осуществляется с помощью специализированных платформ (например, PIX RPA Platform, UiPath, ElectroNeek) или улучшений к существующим системам управления бизнесом (например, Битрикс24).

Какие процессы можно поручить RPA

Не для всех операций получится создать робота. Чтобы узнать, сумеет ли робот выполнить действие, нужно ответить на вопрос: можно ли для данного бизнес-процесса написать инструкцию? Да — RPA-система справится с задачей.

Какие процессы могут автоматизировать роботы:

• выполняемые автономно;
• простые;
• повторяющиеся;
• стандартизируемые;
• поручаемые множеству сотрудников;
• монотонные;
• использующие стандартные данные.

Обычно RPA-системам поручают анализ, сбор, обработку, поиск и преобразование данных, работу с входящими электронными письмами, выполнение простых действий в приложении, контроль над ходом бизнес-процесса, вычислительные действия, операции с офисными документами, составление отчетов, мониторинг определенных событий.

У рядового сотрудника на выполнение десятков подобных процедур уйдут часы, у робота – минуты. При этом человек может допустить ошибку, а робот не ошибается практически никогда.

RPA в Битрикс24

Роботизация бизнеса в Битрикс24 — это качественно новый уровень использования роботов в CRM. Она снижает затраты времени на рутинные операции до 80%. Адаптирована под любой бизнес. На настройку робота уходит в среднем 30 мин. При этом не требуется помощь программиста.

С задачей справится любой опытный пользователь системы.

Бизнес-процесс отображается не в форме дерева, а в формате канбана. На одном экране расположены все этапы процесса и ход его выполнения. Для каждого этапа отведен отдельный столбец. В режиме реального времени видно, как документ переходит от одного исполнителя к другому, кто тормозит процедуру, на кого сваливается слишком много задач.

В наглядном конструкторе прокладывается весь путь, который должен пройти документ. Указываются поля для заполнения, действия для стадий и ответственные. Роботы будут самостоятельно двигать процесс, контролировать его ход, ставить задачи, отправлять письма, сообщения и уведомления. Доступно множество роботов для самых разных задач. Их список периодически пополняется новыми алгоритмами.

Все действия сохраняются в единой карточке процесса. В ней можно посмотреть, кто и когда запустил процесс, сколько времени на исполнение затратил сотрудник. Для обсуждения вопросов по процессу есть чат.

В данный момент бизнес-процессы запускают пользователи. Разработчики планируют добавить автоматический запуск по расписанию. Например, ежемесячная оплата за интернет. Также в планах расширить функционал мобильного приложения для полноценной работы с бизнес-процессами.

Как настроить RPA-робота в Битрикс24

Например, нужно настроить робота, который продвигает бизнес-процесс по оплате счета. Чтобы его мог запустить любой сотрудник и утвердить один из руководителей. Оплату проводит бухгалтер. Настройка производится в несколько основных этапов.

В меню выбираем пункт Роботизация бизнеса (RPA) — значок в виде робота. В открывшемся окне в графе Карточки (она будет на экране по умолчанию) нажимаем на кнопку «Новый процесс». В окне «Настройте процесс» отображаются опции для процесса: название, условие запуска, права доступа, поля для заполнения, изображение.

Источник: dzen.ru

Что такое RPA и как ее внедрить

Автоматизируйте рут инные процессы, что бы ваши сотрудники смогли больше времени посвящать более важным задачам. Сделайте это с помощью Robotic Process Automation (RPA) — в статье рассказываем об этой технологии .

Что такое RPA и зачем она н ужна

• преобразование информации;
• обработку файлов и папок;
• запуск/остановку приложений;
• распознавание текстов;
• отправку HTTP и SOAP-запросов;
• взаимодействие с пользователями;
• импорт/экспорт данных;
• заполнение фо рм;
• сбор статистики;
• работу с email.

Бизнес

Что такое учетная политика организации и для чего она нужна

Что такое учетная политика организации и для чего она нужна

Внедрение RPA дает возможность более грамотно использовать ресурсы ценных специалистов. За сче т роботизации на выполнение рутинной работы требуется на 80% меньше времени.

Плюсы и минусы

Основные преимущества Robotic Process Automation:

Но есть и минусы — проблемы, которые носят преимущественно организационный характер. Например, к ним можно отнести сбои в работе после обновления ПО или сайта. Чтобы устранить неполадки, просто перенастройте бота.

Где используется

RPA востребована во многих сферах. Ее выгодно внедрять в круглосуточные службы поддержки, а также для автоматизации обработки большого объема отзывов и отправки email-рассылок. Выделим основные направления, где Robotic Process Automation применяется наиболее активно:

• Финансовая деятельность — сверка информации, счетов.
• Работа с персоналом — ведение отчетности, графиков, баз данных сотрудников, управление выплатами, учет кадровых изменений.
• Закупки и торговля — операции с товаром, обработка заказов, анализ объема спроса/предложения, ведение документооборота.
• IT-сфера — разграничение доступов, управление аккаунтами, мониторинг состояния систем.
• Бухучет — распознавание документации, финансовые операции.

RPA полезна там, где предполагаются обработка больших объемов информации и многократное повторение рутинных операций.

Но бывают случаи, когда внедрение технологии приносит больше вреда, чем пользы:

• Формат данных не подходит для обработки роботом . В качестве примера можно привести заявления, написанные в произвольной форме.
• Отсутствует возможность алгоритмизации . Если не получается составить четкий план действий, с помощью RPA проблему решить не удастся.
• Информация не оцифрована . Речь идет о бумажных документах и корреспонденции, голосовых сообщениях и звонках.

Также советуем воздержаться от внедрения Robotic Process Automation, если затраты на разработку решения существенно превышают предполагаемую выгоду.

Развивающемуся бизнесу сложно обойтись без автоматизации. Подключите Сквозную аналитику Calltouch для мониторинга эффективности маркетинговых кампаний. Сервис соберет данные по количеству кликов, сделок и объему выручки и выведет статистику по каждому каналу продвижения. Вам не придется опрашивать клиентов об источниках перехода и составлять отчеты вручную — всю необходимую информацию соберет программа.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Из чего состоит

В состав RPA-платформы входят четыре компонента. Рассмотрим каждый из них подробно:

• Студия . Она предназначена для проектирования процесса и позволяет описать действия, которые нужно совершить для достижения результата. Примеры: открыть документ, сравнить с информационной базой, принять решение.
• Программный робот . По сути, это исполнитель, который действует в соответствии с заданным алгоритмом. Обрабатывает документы, вводит капчу, заполняет поля форм и так далее.
• Приложение для управления роботом . Наиболее часто используют такие программы как Master, Orchestrator, однако есть и другие варианты. Рассмотрим работу приложения на примере Master. К особенностям программы относится локальная установка — пользователь взаимодействует с ней через браузер. Состоит из:

• Монитора . Нужен для отображения статистических показателей, логов. Основная функция — просмотр действий робота.
• Проекта . Это совокупность процессов, созданных разработчиками — они хранятся в Master.
• Задачи . Она указывает, на каком агенте запускать определенный проект.

В список процессов входят условия, вспомогательные и основные задачи, подтверждения и другие элементы. Особый блок обеспечивает отправку http-запросов для получения данных из информационной базы (архива). Мониторинг происходит за счет выполнения аудита, который позволяет зафиксировать все действия логов в Master.

На RPA-платформе предусмотрено разделение пользователей на группы. Стандартный набор: администратор, бизнес-аналитик, разработчик. Разбивка на такие и подобные категории нужна, чтобы разграничить права на выполнение действий (запуск задач, редактирование информации, создание проектов и другие).

Как выбрать платформу

Определитесь с целью внедрения RPA-технологии . Чаще всего ее используют для освобождения сотрудников от рутинных задач и уменьшени я количества ошибок, обусловленных человеческим фактором. Если с приложением работают не связанные с IT-сферой пользователи, целесообразно применять платформы разработки без программного кода (low- или no-code) — например Robin и Sherpa c готовыми шаблонами операций.

Выбирайте платформы с простым интерфейсом. Имеет значение количество роботов, которыми предст оит управлять, а также совместимость RPA с операционной системой. Поинтересуйтесь, просто ли реализован перенос данных в другую систему или их копирование для архива. Подобные операции вручную выполнить трудно, так как велика вероятность допустить ошибку. В этом плане себя хорошо зарекомендовали RPA-платформы Primo, адаптированные к написанию кода. Основные критерии выбора:

• Совместимость систем . Допустим, в компании используют Unix-систему (например, Linux) — RPA-платформа должна с ней сочетаться.
• Потребность в модернизации RPA-технологии . Предположим, что в будущем предстоит расширение компании, а значит — придется использовать больше роботов. Учтите при сравнении вариантов потребность в масштабировании.
• Языки программирования . Предпочтительнее выбирать решения, которые поддерживают несколько языков. Благодаря этому проще настраивать и дорабатывать систему, а также легче найти разработчика, который этим займется.
• Безопасность . Выбирайте платформы с возможностью точной настройки допуска — каждая пользовательская категория получает доступ к ограниченной группе роботов.

Как внедрить RPA

Раз рабатывайте систему автоматизации с учетом дальнейшего роста компании. Внедрение RPA-технологии происходит в несколько этапов:

1. Постановка цели — выбор процессов, которыми займутся роботы. Примите во внимание нужную степень автоматизации, экономический эффект, вероятность сбоев и насколько они критичны.
2. Подготовка персонала — поиск специалистов, которые займутся программированием решения и поддержкой.
3. Разработка алгоритма под каждый процесс — составление последовательности операций, определение способов обнаружения и устранения сбоев.
4. Установка ПО, запуск системы, отладка. На этом этапе специалисты находят и убирают уязвимости, повышают надежность решения, дорабатывают элементы.

После успешного внедрения автоматизации бизнес-процессов программисты осуществляют техническое обслуживание и модернизацию системы.

Выбор процессов для автоматизации выполняется с учетом следующих критериев:

• Частота транзакций. Чем больше количество операций, тем выгоднее их автоматизация.
• Соответствие стандартам . В приоритете будут процессы, которые представляют собой четкую и понятную последовательность действий.
• Рентабельность вложений в RPA . Оцените окупаемость решений. Если она низкая, возможно, что на данном этапе развития бизнеса стоит отказаться от автоматизации.
• Читаемость информации . Способны ли программные средства правильно и точно распознавать данные. Для обработки сканированных изображений применяют надстройку OCR.

Пример использования RPA-технологии в сфере HR : робот выбирает резюме по заданным параметрам, зовет соискателя на собеседование, направляет рекрутеру информацию о нем. HR-специалист не тратит время на просмотр изначально неподходящих кандидатов и отправку приглашений.

Пример внедрения автоматизации в финансовой сфере : робот анализирует информацию о заемщиках, беседует с ними, переводит разговоры в текстовый формат, оценивает надежность. В результате сотрудники не тратят время на неперспективных клиентов — например с плохой кредитной историей или без постоянной работы.

В обоих случаях автоматизируются рутинные операции, при выполнении которых велика вероятность допущения ошибок из-за невнимательности.

Чтобы не упустить ни одной заявки из-за негативного влияния человеческого фактора, подключите на сайте виджет Обратного звонка Calltouch. Программа предложит каждому пользователю оставить свой номер телефона, обработает данные и передаст их в контакт-центр. Оператор автоматически свяжется с потенциальными клиентами в удобное им время. Так вы повысите конверсию вашего сайта.

Виджет обратного звонка для сайта

• Повысьте конверсию сайта на 30%
• Новым клиентам 50 минут в подарок

Источник: www.calltouch.ru