Экономика стала быстрее . В конкурентной среде, существовавшей до пандемии COVID-19, ведущие фирмы сосредоточились на цифровой трансформации своего бизнеса, а также на поиске и удержании все более дефицитных лучших специалистов. По мере того как мы переходим к новой экономике, те же бизнес-императивы остаются центральными для бизнес-лидеров. Но структурные изменения рынка, вызванные пандемией, увеличили скорость рыночных сбоев и необходимость адаптации бизнеса и инноваций, чтобы выжить.
Недавний заголовок New York Times отразил реальность: «Генеральные директора вынуждены мириться с неопределенностью».
Автоматизация является важным фактором цифровой трансформации компаний и управления неопределенностью. Автоматизация включает роботизированную автоматизацию процессов (RPA), искусственный интеллект (ИИ), обнаружение процессов и задач, а также управление спросом на автоматизацию на надежной корпоративной платформе. Несмотря на то, что автоматизация признана эффективной стратегией снижения затрат, она предлагает компаниям более широкий набор важных для Совета директоров преимуществ, включая качество, риск, гибкость и опыт.
Типичное начало автоматизации бизнеса
Фирмы, которые эффективно раскрывают весь потенциал автоматизации, обнаруживают, что они извлекают дополнительную выгоду, когда простота автоматизации наполняет всю рабочую силу инновационным мышлением.
В ускоренной новой экономике — автоматизация будет ключом к тому, чтобы фирмы сохраняли свои конкурентные позиции, адаптировались к рыночным изменениям и доминировали на своих рынках.
Еще в январе 2020 года руководители предприятий уделяли двойное внимание цифровизации бизнеса и конкуренции за таланты.
Переход на цифровые технологии стал «столовой конкуренцией», как и системы планирования ресурсов предприятия (ERP) в 1980-х годах.
Стратеги и деловая пресса сосредоточились на старении рабочей силы, недостатке навыков оставшейся рабочей силы и разрыве между поколениями в отношении ожиданий от технологий на рабочем месте.
Потом случился COVID-19. За считанные месяцы мировая экономика изменилась. Стойкость вариантов COVID означает, что мы не вернемся назад.
Новая экономика
Нынешняя экономика очень похожа на экономику до COVID, только быстрее. Мы находимся в новой экономике.
Конкурс на приток талантов: «Великая отставка»
Хотя до пандемии COVID-19 рынок труда был тесным, в 2022 году он стал еще теснее. Таланты работников умственного труда — двигатель цифровых компаний — становятся все более дефицитными, дорогими, стареющими и беспокойными. Недавние заголовки отрезвляют фирмы знаний.
- В конце 2021 года на каждые семь соискателей приходилось 10 вакансий.
- В авиакомпании Emirates Airline количество претендентов на одну вакансию в колл-центре сократилось с 80:1 до 10-15:1.
- Начальная заработная плата колл-центра увеличилась на 33% в 2020 году, а работников умственного труда — на 3,9% в четвертом квартале 2021 года.
- Более трети женщин-менеджеров среднего звена выразили намерение уйти с текущей работы в 2022 году.
- К 2030 году миллениалы будут составлять 75% рабочей силы.
Как пишет The Wall Street Journal: «Экономика скачкообразных рабочих мест не движется назад».
Почему закрывается бизнес? Автоматизация бизнеса. Компания АБ
- Великая отставка означает, что знания, навыки и опыт фирм уходят в прошлое.
- Неспособность фирм удерживать таланты угрожает их производительности, конкурентоспособности и скорости цифровой трансформации.
Цифровое ускорение
Ведущие фирмы удвоили инвестиции в цифровые технологии. Опрос McKinsey Global 2021 года показал, что 37% фирм планируют инвестировать больше в оцифровку опыта конечных пользователей в ближайшие два года:
И бизнес не ждет от ИТ решения всех своих проблем. То же исследование показало, что фирмы, входящие в высший квартиль, в четыре раза чаще используют совместные модели создания стоимости, интегрированные в бизнес и технологии.
Автоматизация, как ключевой элемент цифровой стратегии, набирает обороты. Исследования показывают, что к 2030 году до 50% административной работы будет автоматизировано. Глобальное исследование общих служб 2019 года показало переход к работе с знаниями, поскольку чисто транзакционная работа все больше автоматизировалась.
Да, это звуки шагов конкурентов, которые вы слышите позади себя.
Ускорение темпов разрушения
COVID увеличил скорость изменений и разрушений. Время, прошедшее с момента внедрения передовых технологий до их повсеместного распространения, за 40 лет сократилось на 50 %.
COVID изменил место работы для многих всего за несколько недель. Некоторые эксперты предполагают, что это может быть постоянным. Предположение о многолетней стабильности и предсказуемости рынков больше не работает. Все ключевые глобальные рыночные индикаторы указывают на рост волатильности:
- Мировой индекс неопределенности Международного валютного фонда резко вырос с 1990 года.
- Стихийные бедствия, подрывающие экономику, в Соединенных Штатах (США) увеличились на 315% с 1990 года.
- Глобальные цепочки поставок непредсказуемы и обходятся дорого, а в 2022 году они вырастут до 500 % (в сравнении с предпандемийным периодом).
- И, на момент написания этой статьи, еще неизвестные последствия СВО.
Гибкость — это и конкурентное преимущество, и минимальное условие выживания в новой экономике.
Ценность автоматизации
Автоматизация предоставляет три рычага ценности:
- Производительность: сокращение труда, не добавляющего ценности
- Качество: снижение количества ошибок
- Скорость: улучшение времени цикла
Эти рычаги ценности имеют широкое применение для обеспечения значимости для Совета директоров по пяти параметрам: стоимость, риск, гибкость/скорость, опыт и инновации.
Давайте рассмотрим потенциал автоматизации по каждому из этих параметров ценности.
Сокращение человеческого труда, не добавляющего ценности, является парадигмой ценности автоматизации. Благодаря автоматизации тот же объем (и стоимость) человеческого труда может быть более продуктивным, тем самым улучшая себестоимость проданных товаров (COGS) или продажи, общие и административные (SG Company показало, что когда сотрудники считают свою работу значимой:
- Они на 75% более привержены организации
- и на 49% меньше шансов уйти.
Вместо того, чтобы спрашивать: «Могу ли я уволить этого сотрудника?» Спросите: «Могу ли я адаптировать эту работу, чтобы исключить рутинные, тупиковые встречи с клиентами и позволить сотрудникам гибко реагировать на их потребности, развивая с ними связь?»
Райан Бьюэлл, профессор Гарвардской школы бизнеса
Сокращение нежелательной убыли — это прямая экономия затрат. Полная стоимость замены работника варьируется примерно от 35% годовой зарплаты оператора колл-центра до 150% старшего менеджера или технолога. Эти твердые денежные затраты включают в себя время рекрутера, бонусы при найме, затраты на обучение, первоначальную более низкую производительность и покрытие вакансий временным персоналом или сверхурочными.
В дополнение к более низким показателям увольнения вовлеченные сотрудники приносят больше пользы — в среднем они на 33% более продуктивны. Как метко выразился один директор по персоналу: «Суть вовлечения сотрудников заключается в том, чтобы разблокировать дискреционные усилия — сотрудников, выходящих за рамки возможного» (цитируется Джейкоб Морган, 2017, Преимущество опыта сотрудников). Это подводит нас к последнему ценностному аспекту автоматизации: инновациям.
Автоматизация позволяет фирмам перейти к всеобъемлющей инновационной культуре. Инновации могут происходить на любом уровне фирмы и в любой функциональной области фирмы, если это позволяет руководство. Путь Toyota изменил производственный процесс. Он был основан на том, чтобы выслушивать идеи по улучшению линейных рабочих и расширять их возможности. То же самое относится и к работе со знаниями.
Путь Toyota опирается на два основных принципа: «Постоянное совершенствование» и «Уважение к людям». Мы никогда не останавливаемся на достигнутом и всегда работаем над улучшением нашего бизнеса, выдвигая новые идеи и работая в меру своих возможностей.
Toyota Way 2001 , Toyota Motor Corporation
Сумма инноваций: 1 + 1 = 2
Идеи, создающие меньшую ценность, по-прежнему приносят пользу фирме, если ими обладать. Решения для гражданских разработчиков с низким кодом значительно сокращают стоимость доставки решения, снижая порог рентабельности этих небольших бизнес-кейсов автоматизации. Кроме того, модель гражданского разработчика возлагает бремя затрат на оплату труда по автоматизации на бизнес-подразделение, которое получит выгоду от автоматизации, одновременно сокращая отставание в ИТ.
Часто идеи увеличения стоимости линейных рабочих не учитываются, потому что индивидуальный их вклад в стоимость не поднимается до уровня финансовой существенности всей фирмы. Это может иметь негативные последствия в виде создания «культуры «нет», как описал это один бизнес-лидер. Сотрудники выдвигают инновационную идею, и ответ таков: «Хотя это и имеет смысл с корпоративной точки зрения, это не так важно — нет». Теневые ИТ-отдела — свидетельство такого систематического несоответствия между тем, что нужно и ценно бизнес-подразделениям, и тем, что ИТ может предоставить.
В культуре «нет» работники перестают предлагать инновационные идеи, отключаются и ограничивают свои дискреционные усилия. Затем следует более низкая производительность. Недавние исследования показывают, что отстающие фирмы не сделали общедоступными инструменты автоматизации разработки для граждан с низким кодом. В одном исследовании Bain-UiPath 86% сотрудников были готовы использовать инструменты автоматизации, но только 14% получили такую возможность.
Пустой «ящик для предложений» персонала является свидетельством культуры «нет» и предупреждающим знаком для любой фирмы, зависящей от инноваций, чтобы выжить и расти.
При повсеместном внедрении в фирме сумма этих дополнительных инноваций становится значимой для Совета по размеру.
Важно отметить, что передача решений в области технологий автоматизации в руки более широкого круга сотрудников может коренным образом изменить уравнение стоимости инноваций.
Продукт инноваций: 1 x 2 x 4 x n = 10ˣ (создание «культуры да»)
Автоматизация может быть разработана и развернута за несколько недель. Линейный персонал может увидеть результаты своей инновационной работы уже через несколько месяцев. Руководство может увидеть результаты в том же финансовом году. Это цикл положительной обратной связи, который стимулирует вовлеченность персонала, предпринимательский дух и творческое решение проблем. Это создает «культуру да».
Культура «да» позволяет отделам, командам и даже отдельным лицам решать свои проблемы с бизнес-процессами быстро, легко, дешево и самодостаточно, используя инструменты автоматизации с минимальным или нулевым кодом, а также инструменты анализа задач и процессов. Эта культура приветствует новаторские идеи линейных рабочих и способствует распространению инноваций в фирме.
Один из руководителей телекоммуникационных компаний описал ощутимую ценность этого изменения культуры в своей фирме: «Когда вы даете людям эти инструменты, они начинают делиться идеями, от которых они сдерживались. Может быть, не первая и даже не вторая идея материальна [на уровне предприятия], но в конце концов этот человек предложит идею улучшения, которая действительно сдвинет иглу».
Культура «да» указывает на повсеместное инновационное мышление, которое является основой «движущейся иглы» геометрической отдачи от инвестиций.
Тег video не поддерживается вашим браузером. Тег video не поддерживается вашим браузером.
Новая экономика похожа на допандемическую . . . только быстрее/динамичней.
Внимание фирм к цифровым бизнес-моделям, талантам и инновациям только возросло. WSS привлекать, удерживать и мотивировать лучших специалистов; повысить ловкость; снизить риск; и создать всеобъемлющую инновационную культуру «да».
Никто больше не ставит под сомнение потребность сотрудников в электронной почте для выполнения своей работы. Поскольку новая экономика сосредоточена на оцифровке, талантах, скорости и инновациях, скоро никто не будет сомневаться в том, что сотрудники нуждаются в роботах-помощниках для выполнения их работы. Роботы — это новая электронная почта.
«Экономика США готова стать более продуктивной», — гласил недавний заголовок Wall Street Journal.
Да, это шаги ваших конкурентов, которые вы слышите. Пришло время ускориться.
Читайте анонсы наших статей:
Задать Ваши вопросы вы можете нам в том числе на Yandex Q
Источник: www.websoftshop.ru
Бизнес ставит цели автоматизации
22 июня 2012
Бизнес ставит цели автоматизации
Председатель совета директоров Группы компаний «Проект-ИТ»
Автоматизация деятельности предприятия или ее отдельных процессов нацелена на предоставление менеджерам компании информации для принятия решений. Однако часто, начиная такой проект, компании упускают из вида, что автоматизация требует четкого формулирования целей и задач, согласованных с целями бизнеса.
Проекты, которыми занимается наша компания, а это — информационно-технологический консалтинг и автоматизация финансово-хозяйственной и производственной деятельности предприятий, находятся в строительстве, промышленности и в крупных оптовых компаниях или в торговых домах-холдингах. Тесное сотрудничество с российскими компаниями в процессе реализации консалтинговых и информационно-технологических проектов, позволило выделить некоторые тенденции в развитии бизнеса и, соответственно, в запросах на автоматизацию.
Так, большинство компаний, с которыми нам пришлось работать, можно разделить на две группы. Одна группа — динамически развивающиеся предприятия, новые бизнесы, бизнесы с новыми собственниками, компании, занимающиеся техническим перевооружением.
Вторая — крупные бизнес-структуры с долей государственного участия, компании, в которых происходят слияния, реформирование, организация холдингов, а также предприятия бывшего военно-промышленного комплекса (ВПК).
Первые — более мобильные и в большей части небольшие, вторые — более консервативны, но большие. В работе с каждой компанией есть своя прелесть и свой интерес, общие черты и различия.
Для успеха проекта автоматизации очень важно целеполагание — выработка целей на основе видения перспектив бизнеса лицами, принимающими решения.
Проект может быть комплексный, но его реализация не решит ни одной задачи, если не будут четко сформулированы цели проекта. В лучшем случае такой проект позволит компании автоматизировать некоторые рутинные операции, но при этом может создать дополнительные трудности, к примеру, по формированию справочников.
И, наоборот, проект может быть небольшим, не комплексным, но при четком целеполагании компания получит ожидаемый результат и достигнет успеха.
Поэтому эффективность проекта с точки зрения руководителя, собственника, спонсора, заказчика проекта определяется, прежде всего, целеполаганием, а не вопросами, на какой платформе реализована та или иная информационная система, которую предполагается установить. При этом целеполагание должно относиться не к автоматизации, а к бизнесу в целом. Бизнес должен иметь цель.
Но бизнес имеет и ограничения, которые затрудняют достижение этой цели. И автоматизацию следует рассматривать как средство снятия преград в организации бизнеса и в достижении поставленных целей. Именно это и сформирует целеполагание информационно-технологического проекта. Проект без целей, как бунт — бессмысленный и беспощадный.
От целей бизнеса к автоматизации
Рассмотрим, как формируют целеполагание компании первой группы — динамически развивающиеся предприятия. Тут могут быть, к примеру, такие формулировки: «я создал торговый дом и хочу организовать максимальный захват рынка». То есть цель бизнеса — построить клиентоориентированную компанию, которая характеризуется эффективностью обработки заказов по скорости, качеству и исполнению на 100%.
Например, компании — крупнейшему в Европе производителю стеклопакетов понадобилась в используемой информационной системе функция, запрещающая выписывать накладную по частично скомплектованному заказу. И эта функция спасла компанию в кризис. Компания осталась единственным предприятием, которое обеспечивало все заказы своей продукцией. Конечно же, успех дела обеспечила не сама функция в информационной системе, не «заветная кнопка», а, в первую очередь, управленческое решение по изменению организации производственной деятельности.
Налицо, ярко выраженная, динамически развивающаяся компания. Чтобы стать крупнейшей в Европе, ее специалисты для начала занялись показателями эффективности, затем разработали собственные методики производственной и распределительной логистики. Поскольку на оборудовании компании можно было выпускать до 35 млн вариантов готовой продукции, то производственные расчеты осуществлялись практически уникальными методами.
Конкуренты пытались соперничать с этой компанией, купили новое оборудование, стали сами выпускать комплектующие. Но поскольку они не знали всех тонкостей внутрипроизводственной логистики своего конкурента, то себестоимость их продукции получилась выше отпускных цен компании, с которой они пытались конкурировать. Именно за счет уникальных знаний компания стала крупнейшей в Европе, а автоматизация бизнес-процессов производства и логистики только способствовала этому.
Автоматизация как средство взаимопонимания
Другой пример. Руководство одного из крупнейших металлотрейдеров (группы компаний) поняло, что эффективность деятельности уменьшается, поскольку снижаются торговые обороты и маржа, компания продает металл уже не вагонами, как прежде, и нужно «убегать от падающей маржи» в металлообработку. Компания, решив при этом стать крупным клиентоориентированным транснациональным холдингом, закупила новое немецкое оборудование, установила его на одном своём заводе, наняла работников, руководителей среднего звена и т.п., занялась металлообработкой.
Когда внедряли систему автоматизации, неожиданно выяснили, что то, о чем мечтал собственник — «торговый дом в Москве спускает на завод производственные планы, обеспечивает его металлом и требует выпуска нужной продукции», — фактически не реализовано. Сложилась ситуация, при которой металл на завод поступает, но заказы не выполняются или выполняются не в том порядке. Выяснилось также отсутствие адресной логистики. То есть, фактически что-то делали, но не то, что нужно торговому дому, а то, что «тетя Маша со склада выдаст» в первую очередь. По сути, она и управляла всем производством.
Получалось, что проект автоматизации проходил нормально, все востребованные заводом функции информационной системы «работали исправно», люди были, что называется, «при деле», продукция выпускалась, но не та, продажа которой помогла бы холдингу решить свои финансовые вопросы.
О выявленных проблемах было доложено и руководству завода, и руководителю холдинга. Руководство завода сказало, что «эти автоматизаторы ничего не понимают», и выгнало нас с завода. Собственник холдинга стал выяснять, как можно исправить ситуацию. Ему порекомендовали организовать адресный склад и добиться, наконец, производственного планирования в производственно-диспетчерском отделе. Нужно заметить, что производственно-диспетчерский отдел делал отчеты о ходе работ в цехах и составлял планы по факту выполнения производственной программы.
И вот, «картина маслом»: одновременно навстречу друг другу едут 2 автомобиля — один с завода с руководителем проекта автоматизации от нашей компании, другой из Москвы на завод с владельцем холдинга. Когда наш руководитель проекта проехал уже половину пути, ему позвонил директор завода и попросил вернуться, поскольку «его не правильно поняли».
Благополучному разрешению этой непростой ситуации способствовало несколько факторов. Самый главный из них — видение того, какие плоды должен принести проект автоматизации бизнесу в целом. Немалую роль в успешном завершении проекта сыграл директор по информационным технологиям завода, который был одновременно и директором по развитию. Он сумел донести до руководства завода мысль, что нормально работающая информационная система, позволяющая учитывать, что и сколько отпущено со склада в производство, что и сколько произведено за тот или иной период, и «умеющая делать много чего другого», — всего лишь инструмент. Автоматизация же должна способствовать решению задач бизнеса и достижению целей компании.
В итоге было реализовано адресное хранение всех материалов и сырья, организованы производственное планирование и оперативный учет по классической схеме. На заводе стали составлять сменно-суточные задания, а в отчетах появилась как фактическая, так и нормальная плановая информация. Порядок на заводе наладили, и целеполагание приобрело более четкие очертания — завод стал производить продукцию, которая была заказана и которая продавалась через торговый дом холдинга, что положительно сказывалось на финансовой эффективности.
В условиях жесткой конкуренции на трейдерском рынке и уменьшении торговой маржи компания приняла стратегическое решение о создании предприятия по металлообработке. Хозяевам бизнеса при помощи автоматизации и грамотного использования информационной системы «1С:Управление производственным предприятием» удалось создать эффективную систему управления заводом из Москвы с полной централизацией управления закупками и сбытом из московской управляющей компании.
Подчинённость бизнесу
К категории динамически развивающихся предприятий можно отнести и многие предприятия деревообработки, мебельного производства. Нужно отметить, что средняя производительность труда на предприятиях мебельной промышленности в 7 раз ниже, чем, к примеру, на итальянских предприятиях.
Бизнес компании, занимающейся производством корпусной и мягкой мебели, был построен таким образом, что планирование пронизывает всю деятельность: заказ — склад — распределение заданий. И система автоматизация должна поддерживать этот процесс. Реализована жесткая синхронизация со снабжением. При этом коллективу было оказано большое доверие.
По сути, материальной ответственности нет — лежат штабеля заготовок, комплектующих, и рабочие знают, в каком штабеле, что взять и что с этим сделать в производственном задании, куда положить готовую продукцию, и сколько должно быть остатков, куда эти остатки нужно поместить, чтобы потом использовать. Работник сам отмечает, что он успел сделать, что не успел. Все учетчики и нормировщики находятся внутри подразделений. При этом внутренние оценки по отгрузке готовой продукции соответствуют внешним, обмана нет. Коллектив из 100 человек работает с производительностью 500.
И этот пример автоматизации, в данном случае производственной деятельности свидетельствует о том, что информационно-технологические задачи носят подчиненный характер по отношению к задачам бизнеса. А задачи бизнеса — четкая организация всех производственных и бизнес-процессов на предприятии для повышения эффективности деятельности и управляемости. Задача информационной системы сводилась к содействию развития изменений, направленных на построение единой системы управленческого учета для качественного управления производственными затратами. Производительность труда на предприятии стала в 3—4 раза выше средней по отрасли.
На страже бизнес-разрывов
Еще пример, теперь из практики предприятий пищевой отрасли.
Кондитерская фабрика разделила торговый дом и завод. Фактически появилось два предприятия, два директора. Транзакционные издержки увеличились, что вполне понятно.
Обнаружился, к тому, же разрыв между производственной и коммерческой программами. Встала задача синхронизации производственной программы под динамически меняющуюся коммерческую. Необходимо было организовать одну сквозную точку согласования заказов из двух, имеющихся в каждой информационной системе.
Решить поставленную информационно-технологическую задачу не сложно, но насколько разумно такое управленческое решение? С точки зрения бизнес-консультанта, торговый дом должен был создавать новые потоки, «раскручивать» новую ассортиментную линию, получать новых клиентов, новые точки сбыта.
Заниматься же логистикой напрямую со склада в магазин должна логистическая служба завода. И даже принятие заказа по Интернету должно быть максимально вынесено туда же. И в этом примере четко прослеживается необходимость соответствия задач автоматизации целям бизнеса.
Крупные и большие
На предприятиях, условно отнесенных ко второй группе, ситуация с целеполаганием и автоматизацией несколько отличается от динамично развивающихся компаний.
Например, на предприятиях бывшего ВПК просматривается тенденция наведения элементарного порядка в бухгалтерском учете. Такие проекты автоматизации интересны своей масштабностью. Например, на одном из предприятий авиационно-космической отрасли в единой системе автоматизации бухгалтерского и налогового учета работает 300 пользователей. Хотя само по себе ведение бухгалтерского учета строго регламентировано законодательством, тем не менее, каждая структура крупного предприятия имеет, как правило, свой рабочий план счетов, использует свои методы и способы учета затрат и расчета себестоимости, пользуется своими справочниками, отчетными формами и т.д.
На таких предприятиях автоматизация призвана обеспечить прозрачность деятельности в едином информационном пространстве, что требует предварительного принятия организационно-административных мер по разработке единых регламентов, методик, корпоративных стандартов, единого свода нормативно-справочной информации, единых форм отчетности для сопоставления результатов деятельности различных структур крупного предприятия и т.д. В итоге успешного проекта автоматизации компания ежемесячно получает фактический финансовый результат из бухгалтерских данных, что, в свою очередь, представляет основу для принятия взвешенных управленческих решений.
С силу того, что и внешний, и внутренний рынок быстро меняются предприятия, условно отнесенные ко второй группе, вынуждены повышать свою мобильность, менять практику управления.
Так, приборостроительное конструкторское бюро — одно из старейших предприятий страны, как и все прочие предприятия такого рода, конструировали новую продукцию и разрабатывали технологию ее производства, осваивали производство новой продукции до опытного образца и передавали все на серийные предприятия. Сейчас наблюдается другая ситуация, предприятия перешли на позаказное производство, да и заказы — практически единичные. Сегодня таким предприятиям стало выгоднее производить продукцию на своем опытном производстве самим, не передавая ее производство на другие заводы.
На предприятии изменились процессы, система управления и, как следствие, необходима адекватная новым условиям система автоматизации. От информационной системы предприятию сегодня требуется, к примеру, автоматизация тематико-производственного планирования договорной деятельности в различных разрезах с возможностью оперативной корректировки планов, планирования продаж. Необходим также унифицированный и прозрачный механизм калькуляции себестоимости в различных разрезах, анализ причин отклонений факта от плана и др. функции и механизмы.
Разные предприятия по-разному решают задачи управления. Информационная система призвана оказывать помощь руководству компании в принятии решений по формированию новых целеполаганий и анализу достижений поставленных целей, то есть служить основой решения управленческих задач.
Источник: upr.ru
Автоматизация бизнес-процессов в корпоративном и государственном управлении
Тырса, К. А. Автоматизация бизнес-процессов в корпоративном и государственном управлении / К. А. Тырса. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2022. — № 48 (443). — С. 8-11. — URL: https://moluch.ru/archive/443/97206/ (дата обращения: 28.05.2023).
Ключевые слова: автоматизация, бизнес-процесс, автоматизация бизнес-процессов, управление
Автоматизация предполагает ускорение и упрощение ряда процессов за счет оптимизации и внедрения программного обеспечения.
Системы используются в разных ситуациях: при найме и обучении сотрудников, расчете налоговых отчислений или заработной платы, определении уровня запасов, управлении отгрузкой готовой продукции клиентам.Системы автоматизации стабилизируют рабочие циклы, но их ввод требует затрат времени и инвестиций.
Консалтинговая фирма Prophet провела опрос среди 600 компаний и выяснила, что 40 % из них считают совершенствование внутренних процессов важным шагом на пути к цифровой трансформации.
По оценкам McKinsey, начиная с 2019 года компании из всех отраслей автоматизировали от 50 % до 70 % задач. Автоматизация — важнейший аспект, который влияет на удовлетворенность потребителей, наряду с повышением операционной и экономической эффективности [1].
— помогает свести к минимуму рутинные задачи. Это особенно важно для процессов, которые непосредственно влияют на достижение результата.
— помогает лучше контролировать процессы и сотрудников. Многие системы автоматизации позволяют вести точную отчетность и смотреть аналитику.
— экономит время. Вместо того чтобы тратить время на простые, монотонные задачи, можно высвободить ресурсы и заняться тем, что не под силу машинам.
— экономит финансы в долгосрочной перспективе. Сначала вам придется потратить ресурсы на внедрение и обучение сотрудников, однако со временем вы заметите, что решение не только окупает себя, но и приносит прибыль.
— помогает масштабировать бизнес.
Бизнес-процесс — это последовательность действий или работ, позволяющая решить проблему. Автоматизация повышает производительность труда сотрудников, снижает производственные затраты и снижает риски, связанные с неправильным оформлением документов или заказом запчастей.
Типы бизнес-процессов [2]:
- Основные — к ним относятся бизнес-процессы, непосредственно влияющие на прибыль: производство, обслуживание клиентов, продажи.
- Вспомогательные — напрямую не влияют, но помогают бизнесу развиваться. Например, документооборот, бухгалтерия.
- Управленческие — процессы, помогающие управлять бизнесом. Сюда входит решение текущих задач, мотивация и контроль персонала.
- Развития — процессы, посредством которых развивается компания.
В целом можно автоматизировать любые бизнес-процессы, если они упростят работу персонала, помогут взаимодействовать с клиентами, повысить производительность без ущерба для качества продукта.
Есть процессы, которые нельзя или не следует автоматизировать. Так что не стоит заменять человеческое мышление в творческих сферах или общение между менеджерами и клиентами программами.
Ряд алгоритмов можно частично автоматизировать: подбирать и управлять персоналом или управлять компанией с помощью специальных программ удобно, но важно контролировать их работу и процессы.
Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий вместо ручного труда для выполнения повторяющихся рутинных задач [3].
— освободить сотрудников от рутинных операций и создать дополнительные ресурсы для решения нетривиальных бизнес-задач;
— понять взаимосвязь между внутренними процессами;
— делегировать рядовым сотрудникам разработку собственных бизнес-процессов по заранее заготовленным шаблонам;
— привлекать новых клиентов и повышать эффективность с помощью ИИ (искусственного интеллекта), RPA (Robotic Process Automation) и ML (Machine Learning).
Причины автоматизации бизнес-процессов:
- Фундамент для начала цифровой трансформации. Цифровизация кажется недостижимой целью для тех организаций, которые еще не начали этот процесс. Автоматизация бизнес-процессов — первая ступенька на пути к принятию культуры непрерывной трансформации. Можно начать с нескольких процессов, которые нуждаются в корректировке.
- Обеспечит глубокое понимание процессов. Автоматизация требует полной ясности обо всех процедурах уже на стадии проектирования. Для этого нужно знать конкретные задачи и людей, ответственных за их выполнение. Кроме того, анализ процессов может стать основой для учебных материалов для сотрудников.
- Оптимизирует процессы. Автоматизация — это прозрачная отчетность, уведомления об ошибках и ценные сведения о деталях процессов. Кроме того, она избавляет людей от ненужных повторяющихся действий. Все это помогает сфокусироваться на производительности и эффективности.
- Стандартизирует процессы. При автоматизации действия приводят к одинаковому результату. Стандартизация позволяет повысить качество обслуживания в случае с сервисными процессами.
- Повысит уровень удовлетворенности клиентов. Это важнейший показатель в любой отрасли. Технологическое и операционное совершенство помогает с легкостью превзойти ожидания клиентов.
Основа работы государственных учреждений — это работа с документами. Основа управления любой государственной организации — это управление на основе документов. Поэтому основное направление автоматизации бизнес-процессов в таких организациях — это цифровизация документооборота. Работа крупной организации предполагает формирование большого количества документов, будь то служебная корреспонденция или организационно-распорядительные документы.
Интеграционные решения, которые внедряются для использования совместно с системой электронного документооборота (СЭД):
1. Публикация данных на портале организации
Модуль публикации данных для интернет-сайтов позволяет размещать на официальном сайте организации в автоматическом или полуавтоматическом режимах сведения и нормативные документы, требуемые регулятором.
Интеграция может осуществляться с использованием стандартных интеграционных инструментов (например, web-сервисы), либо с помощью прямой трансляции данных из СЭД в специальный раздел сайта.
2. Получение обращений граждан через сайт
Модуль получения данных для интернет-сайтов позволяет получать обращения с официального сайта организации в автоматическом режиме в СЭД.
Интеграция может осуществляться с использованием стандартных интеграционных инструментов (например, web-сервисы), либо с помощью прямой трансляции данных в СЭД.
3. Межведомственный электронный документооборот
Интеграционный модуль для системы “Межведомственного электронного документооборота” позволяет получать документы из системы МЭДО напрямую в СЭД, минуя ручные операции копирования. Совместно с системой электронного документооборота данный модуль позволяет полностью автоматизировать процессы межведомственного документооборота, в том числе при обмене данными с автоматизированной системой «Обращения граждан» управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента РФ.
4. Электронная подпись
Модуль взаимодействия с криптопровайдером позволяет использовать в СЭД электронную подпись.
Можно использовать документы, подписанные квалифицированной усиленной электронной подписью, для отправки через электронные каналы взаимодействия (МЭДО или электронная почта) информации в другие организации, а также для формирования ответов гражданам.
5. Автоматизация государственных услуг
Автоматизация государственных и муниципальных услуг направлена на решение следующих задач [4]:
— Организовать многоканальный подход ко всему процессу оказания государственных/муниципальных услуг на региональном уровне. Как пример, можно привести МФЦ, мобильное приложение.
— Внедрить универсальный механизм по приему и последующей обработке поступивших от населения заявок для получения определенных услуг от муниципальных и государственных сервисов. С этой задачей справляется личный кабинет на базе платформы с возможностью интеграции с отраслевыми ВИС.
— Обеспечить эффективное взаимодействие региональных и федеральных органов власти, также органов местного самоуправления, различных подведомственных организаций и многофункциональных центров, предоставляющих государственные услуги.
— Расширить аналитические возможности и функционал для формирования статистических отчетов в контексте межведомственного взаимодействия и оказания услуги населению.
— Поддерживать высокие стандарты безопасности при обработке, а также хранении информации. Обеспечить защищенное хранение и внедрить ролевую модель доступа к системе.
— Получить возможность создания суперсервисов.
— Сформировать и в дальнейшем вести цифровые профили заявителей, хранить необходимую информацию, чтобы в дальнейшем при необходимости использовать сведения и документы из электронного архива.
— Использовать универсальный конструктор для создания услуг без привлечения профессиональных программистов, оперативной доработки и тиражирования.
— Использование электронной печати для придания документам юридической силы.
В основе автоматизации бизнес-процессов в государственном управлении лежит полный перевод бумажной документации в электронный вид, а также создание информационных площадок для взаимодействия с гражданами, выступающих в роли заявителей. Благодаря комплексной автоматизации удается организовать единое информационное пространство для органов государственного управления и создать единую точку входа, в том числе, понятную техническую площадку для выполнения поступающих запросов.
Результаты после внедрения:
— Создание единой ИТ-инфраструктуры бизнес-процессов в государственном управлении
— Популяризация сервисов в цифровом и электронном виде.
— Повышение качества предоставления государственных услуг.
— Сокращение времени на обработку задач
— Автоматизация и ускорение рутинных административных процедур.
— Упрощение процедур, уменьшение бюрократического влияния и снижение административных барьеров.
— Минимизация вероятности формировании коррупционных схем
— Оптимизация расходов пользование услугами благодаря автоматическому учету, возможности унифицировать процессы и использованию конструкторов.
Таким образом, у автоматизации есть ряд преимуществ:
— Повышение производительности. Облачные решения позволяют хранить данные обо всех процессах в одном месте. Доступ к информации можно получить из любого места и с любого устройства, когда это необходимо.
— Прозрачность. Благодаря автоматизации можно отслеживать и контролировать процессы прямо во время их выполнения.
— Оперативное решение проблем. Возможность контролировать процессы «на ходу» помогает выявлять ошибки, устранять их по мере возникновения и принимать превентивные меры против их повторения.
— Увеличение скорости и экономия средств. В долгосрочной перспективе автоматизация бизнес-процессов положительно влияет на сроки выполнения работ и снижает затраты за счет меньшего количества ручного труда.
— Оптимизация внутренней структуры. Автоматизация позволяет делегировать сотрудникам задачи, требующие человеческих усилий и оценки, поскольку система сама обрабатывает повседневные повторяющиеся запросы.
— Уменьшает количество ошибок;
— Освобождает время и ресурсы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на своей основной работе, избавляя их от утомительных и повторяющихся задач.- Повышается согласованность действий компании;
— Компания становится более технологичной;
— Количество выполняемых заданий растет;
— проще принимать решения в стандартных ситуациях;
— Наряду с автоматизацией увеличивается количество предоставляемых услуг.
Важно учесть и возможные минусы такого решения: высокие трудозатраты, сложный старт.
- Автоматизация бизнес-процессов — Блог IT Guild [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://it-guild.com/info/blog/avtomatizacziya-biznes-proczessov/ (дата обращения 28.11.2022).
- Ковалев Сергей Технологии процессного управления Классификация процессов верхнего уровня, Часть 5. Журнал Управляем предприятием [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://upr.ru/article/klassifikaciia-processov-verhnego-urovnia/ (дата обращения 28.11.2022).
- Крицкая Марина Автоматизация бизнес‑процессов: цели и этапы внедрения / Журнал Контур [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://kontur.ru/articles/6288 (дата обращения 28.11.2022).
- Морозова Татьяна Автоматизация государственных услуг [Электронный ресурс]. — Режим доступа: URL: https://www.kck.ru/solutions/avtomatizatsiya-gosudarstvennyh-uslug (дата обращения 28.11.2022).
Основные термины (генерируются автоматически): процесс, автоматизация, автоматизация бизнес-процессов, государственное управление, документ, задача, решение, долгосрочная перспектива, ручной труд, цифровая трансформация.
Источник: moluch.ru