В прошлой статье мы рассказали о том, что мешает отделу закупок стать полноценным инструментом увеличения прибыли компании.
Каждый из упомянутых в прошлой статье факторов снижает эффективность отдела закупок. Если вы обнаружили сходство сразу по нескольким позициям в отношении вашей компании, положение можно считать критическим.
Возникает вопрос →
Что делать руководителю компании и CFO в такой ситуации?
Практика показывает, что выйти из кризиса можно только за счет продуманных пошаговых преобразований.
Шаг первый. Оценка эффективности отдела закупок
Проведите аудит и составьте объективную картину происходящего в Закупках:
- изучите текущий документооборот;
- выделите ТОП-20 категорий и суммы затрат по ним;
- обозначьте лиц, ответственных за закупку данных категорий;
- уточните количество и функционал сотрудников, вовлеченных в процесс закупки;
- оцените уровень экспертизы в закупках по категориям.
Шаг второй. Фокус закупок на стратегических вопросах
Освободите Закупки от непрофильной работы, сфокусировав сотрудников на стратегических вопросах:
Подпроцессы в системе закупок: от планирования до оценки эффективности
- анализ рынка;
- подготовка технического задания;
- проведение тендера/переговоров;
- подготовка и внедрение контракта.
2. Управлении взаимодействием с поставщиками:
- оценка деятельности поставщиков путем опроса внутренних клиентов и анализа рынка;
- налаживание обратной связи;
- рекомендации поставщикам, как сделать их сервис более эффективным;
- внедрение инноваций.
3. Категорийном менеджменте:
1) Всесторонний анализ по категориям:
- процесса закупок и потребления;
- коммерческих условий;
- спецификаций.
2) Создание долгосрочной категорийной стратегии и новых закупочных схем. Например, переход на операционный лизинг или аренду автомобилей вместо покупки транспорта в собственность.
Обеспечьте полное покрытие Закупками стратегических категорий затрат
Стратегические категории — категории, критично влияющие на ваш бизнес. Такие категории (упаковка, сырье, транспорт, товары и услуги для маркетинга), как правило, составляют бо’льшую часть бюджетных расходов.
Спотовые (разовые закупки с небольшой стоимостью – покупка 10 ноутбуков, поиск офиса под аренду, покупка мебели для офиса и др.) и операционные закупки (обработка заявок на товары для офиса, расходные материалы для магазинов, размещение и отслеживание заказов у поставщиков) выделите в отдельную операционную функцию. Для этого создайте сервисный центр в регионе с низкой стоимостью труда либо передайте операционные функции на аутсорсинг.
Если данные процессы оставить инициаторам, велика вероятность обнулить экономию, достигнутую в ходе сорсинга
Причины таких потерь:
Двигайте таблицу
Шаг третий. Сильная экспертиза
Сосредоточьте экспертизу в отделе закупок на стратегических категориях затрат.
Почему важно работать над эффективностью процесса закупок
- нанимать профильных специалистов по каждой конкретной категории;
- увольнять «уставших» – тех, кого нельзя мотивировать;
- обучать сотрудников (тренинги, референц-визиты и пр.);
- накапливать знания, полученные со стороны поставщиков и компаний из той же индустрии.
Шаг четвертый. Четкие цели
Поставьте перед Закупками четкую цель: оптимизировать затраты по конкретным закупочным категориям. Достижение экономических показателей поручите Финансам. А чтобы эффективно потратить сэкономленные благодаря сорсинг-мероприятиям средства, корректируйте бюджет ежеквартально.
Важно:
Финансы учитывают не расчетную, а фактически полученную экономию
Шаг пятый. План сорсинг-мероприятий
Согласуйте с отделом закупок план сорсинг-мероприятий, рассчитанный на год, а лучше на два ближайших года. Это позволит оценить масштаб экономии и задействовать необходимые трудовые ресурсы.
Шаг шестой. Подписание и отслеживание SLA (соглашений об уровне сервиса)
Обязательно разработайте и подпишите SLA между Закупками и другими подразделениями компании.
Раз в квартал замеряйте эффективность отдела закупок.
Обратной связи можно добиться посредством опросов, помогающих выяснить →
- Довольны ли инициаторы сервисом поставщиков?
- Насколько руководители подразделений удовлетворены сервисом отдела закупок?
- Каковы плюсы и минусы работы службы закупок?
Закупки и снабжение
Долгое время закупки находились вне фокуса операционной деятельности предприятий и не рассматривались в качестве ценного источника конкурентных преимуществ. В настоящее время роль функции закупок значительно изменилась. Построение и поддержание в компании эффективных процессов снабжения сегодня является важной предпосылкой устойчивого развития компании. Финансовые результаты организаций, успешно реализующих потенциал закупок, в среднем, на 6-7,5% выше других игроков рынка.
Среди приоритетных целей эффективного управления процессами закупок можно выделить следующие:
- увеличение вклада в общий финансовый успех компании посредством сокращения размера фактических затрат, связанных с осуществлением закупок, а также уменьшения случаев возникновения дополнительных издержек;
- формирование единого, структурированного процесса снабжения и закупок с чётко распределёнными ролями и ответственностями;
- формирование конкурентных преимуществ компании по отношению к другим игрокам рынка.
Эффективная реализация указанных целей позволит:
- обеспечить своевременность поставок сырья, материалов, комплектующих для непрерывности производственных процессов;
- управлять структурой центра затрат компании;
- формировать эффективную ценовую политику компании;
- обеспечить требуемую гибкость операций;
- своевременно выполнять договорные обязательства и обеспечивать целевой уровень сервиса.
Все указанные выше факторы непосредственно влияют на целевой показатель маржинальности бизнеса в целом.
Комплексность функции закупок определяет набор инструментов, которые способствуют более точной настройке соответствующих процессов.
Эксперты FNC имеют обширный международный и российский опыт в области управления процессами закупок и взаимодействия с поставщиками. С нами Вы сможете:
- сформировать эффективную стратегию компании в области закупок;
- повысить эффективность закупок и, как следствие, маржинальности бизнеса;
- создать корпоративный стандарт в области закупок с учетом отраслевых особенностей, а также действующих регулятивных норм;
- сформировать перечень быстрореализуемых улучшений;
- разработать дорожную карту постоянных улучшений процесса закупок и взаимодействия с поставщиками.
Кроме того, FNC обеспечивает поддержку при реализации мероприятий дорожной карты от начала и до их полной и успешной реализации.
Процессы управления закупками
Одним из базовых элементов, обеспечивающим эффективность закупок компании являются процессы непосредственного управления данной функцией.
Правильная синхронизация данного процесса позволяет определить перспективные (с учетом достигнутого уровня зрелости управления закупками) цели и направления развития соответствующей функции.
Роль закупок в бизнесе
По всему миру уже 68% компаний используют B2B-маркетплейсы для закупок, а за ближайшие 12 месяцев, по прогнозам Gartner, 50% корпоративных закупочных B2B-операций будут перенесены в сторонние облачные сервисы.
В России, по данным бенчмарка «Ассоциации директоров по закупкам», ежегодный оборот закупок составляет около 40 трлн рублей, так что налицо огромный потенциал применения торговых площадок. Остается только его реализовать.
Особенности национальных закупок
Российский рынок закупок довольно специфичен. Пока что мы находимся примерно на уровне «минус пять лет» по сравнению со зрелыми странами, однако у нас есть кратный потенциал роста в том, что касается оптимизации закупок.
Ежегодный оборот закупок в России составляет примерно 40 трлн рублей. Но большинство из них проходят в формате разовых отношений. Если на Западе сотрудничество с поставщиками больше похоже на создание стабильной и крепкой семьи, то в России сейчас оно скорее напоминает знакомства в Tinder.
По уровню цифровизации мы опередили Запад. В России легко расплатиться с помощью Apple Pay на любой заправке или магазине у дома, тогда как попытка сделать это в Америке иногда может вызывать удивление.
В бизнесе мы активно применяем электронные подписи и цифровые услуги, а информацию о контрагентах и их налоговой отчетности легко получить онлайн. Все это дает потенциал для быстрого скачка вперед и внедрения новых технологий в области закупок.
- «Феномен Тима Кука», Или недооцененная роль директора по закупкам
В России управление закупками не воспринимается как стратегическая задача, хотя и является таковой. Многие компании даже не выделяют директора по закупкам или ставят его намного ниже генерального директора в корпоративной иерархии.
На Западе приоритеты совсем другие: директор по закупкам находится на второй ступени сверху и нередко повышается до генерального. Яркий пример — Тим Кук из Apple. Он смог настолько эффективно выстроить процессы, связанные с закупками и аутсорсингом, что именно ему доверили компанию после Стива Джобса.
В странах Запада судебная система — полноценный регулятор деловых отношений. Это значит, что заказчик, который потерпел убытки из-за поставщика, получает от него компенсацию в полном объеме, включая выплаты за упущенную выгоду.
В России все иначе: если у заказчика возникнут проблемы, он не сможет отсудить у контрагента сумму, выходящую за рамки контракта. Поэтому российские компании особенно долго и придирчиво выбирают поставщиков. За рубежом сотрудничество начинают гораздо быстрее, но оно влечет за собой больше обязательств.
Как не ударить в грязь лицом при организации закупок?
Поговорим о том, как не наступать на одни и те же грабли, выстраивая закупочные процессы.
Формализм давно не в моде
Проблема: излишне строгие формальные требования и запросы ненужных действий и документов могут только навредить. Увидев чересчур привередливого заказчика, хороший поставщик, скорее всего, проигнорирует тендер. А если примет в нем участие, то заложит в стоимость максимум возможных рисков. В итоге заказчик потратит больше денег, выбор подрядчиков сократится, а их лояльность снизится.
Решение: постарайтесь не тратить время поставщиков и взаимодействуйте с ними в удобном agile-формате, например, через чаты на торговой площадке.
«Тендерная слепота»
Проблема: многие поставщики получают огромное количество нерелевантных оповещений. К тому же они не верят, что можно выиграть тендер, не сходив с заказчиком в баню или на рыбалку. В результате возникает «тендерная слепота»: подрядчики упускают интересные возможности и не участвуют в тендерах.
Решение: используйте платформы, которые автоматизируют поиск поставщиков и тендеров в формате единого окна, отфильтровывая нерелевантные варианты. Тогда подрядчикам будет очевидно, что это не тендер «для своих». Также развиваются сервисы, которые используют искусственный интеллект для точного подбора релевантных возможностей, — ищите такие.
Слишком поздно, слишком рано
Проблема: очень сжатые или наоборот растянутые сроки проведения закупок могут отпугивать поставщиков и приводить к повышению цен.
Решение: установите нормативные сроки поставок и поиска контрагентов. Закупщики должны подбирать поставщиков по четкому прозрачному плану. А чтобы сроки было проще соблюдать, специалист по закупкам должен активно общаться с инициаторами тендеров и следить за их потребностями.
Технологии в помощь
Проблема: не всегда удается найти новые способы сокращения операционных издержек.
Решение: попробуйте перейти на открытые электронные тендеры и прозрачную аккредитацию новых контрагентов. В том числе через облачные сервисы, такие как Bidzaar, B2B-Center, и SAP Ariba.
Bidzaar подбирает контрагентов для частных компаний с помощью облачных решений и машинного обучения, учитывая рейтинг поставщиков на площадке и аккредитацию в пулах заказчиков.
B2B-Center также автоматизирует весь процесс закупки и продажи, но ориентируется больше на госкорпорации и их специфику. SAP Ariba — самая популярная в мире платформа автоматизации закупок, которая не получила широкого распространения в России из-за высокой стоимости и отсутствия интеграции с местными базами данных.
Впрочем, сервисы автоматизации пригодятся не всем. Во-первых, они автоматизируют только непрямые закупки. Во-вторых, не подходят крупным предприятиям, которые выстраивают тендеры по модели обычного снабжения. В-третьих, B2B-маркетплейсы несильно помогут компаниям, в которых нет выделенной закупочной функции.
Экономия без перекосов
Проблема: большинство российских компаний вкладывают львиную долю средств в оптимизацию продаж, но не просчитывают стратегию экономии в области закупок. Делая такой перекос, бизнес упускает огромный потенциал сокращения издержек, ведь закупки формируют до 70–80% стоимости товара.
Решение: ставьте задачи сокращения расходов на закупки не только перед закупщиками, но и перед всеми держателями бюджета. При этом экономию стоит оценивать не по сумме контракта с поставщиком, а по качественной TCO-модели, в которую заложены все составляющие стоимости, даже незаметные на первый взгляд.
Если же вы предоставляете сложные услуги, например, проектные закупки, консалтинг и аутсорсинг, советуем рассчитывать не только TCO, но и ROI (окупаемость инвестиций).
Игнорировать важность оптимизации закупок — значит, урезать свою прибыль и упускать возможности развития бизнеса. Это понимают все больше компаний. И хотя в России сервисы автоматизации закупок пока используются реже, чем за рубежом, в ближайшие годы ситуация будет принципиальным образом меняться.
На B2B-маркетплейсах заказчикам проще подобрать надежных поставщиков с выгодными условиями, а поставщикам — найти настоящие, а не «технические» тендеры в своих сегментах. А значит, повысить эффективность ключевых бизнес-процессов.
Фото на обложке: ilikeyellow/shutterstock.com
Источник: rb.ru
