Алекс Яновский — основатель холдинга «Х100», куда входит множество успешных компаний, а также «Открытого Корпоративного Университета». Как и я, он помогает владельцам систематизировать бизнес, организовать его и масштабировать. Мы с Алексом поговорили о систематизации бизнеса: интервью получилось интересным, учитывая, что у нас разные точки зрения.
Алекс, с чего, с твоей точки зрения, начинается систематизация бизнеса?
Я называю это ТПСИ (твёрдая полная сравнительная информация). Это мой термин. Твёрдая — та, в которой нет ошибок, ведь я просто выхожу из себя, получая неверную информацию. Называю это бизнес-преступлением. Полная — в огромном количестве разрезов. То есть не только показатели продаж и прибыли, но и другие финансовые и операционные показатели.
Сравнительная — текущее положение можно сравнить с состоянием в этот же день в прошлом году, например.
У 99% предпринимателей нет желания строить масштабный бизнес. Они хотят просто десяточку зелени в месяц зарабатывать. А из 100 человек, которые искренне этого хотят, только 1 сможет построить международный бизнес. Именно международный, а не лучший в городе.
Систематизация бизнеса, с чего начать? Как систематизировать, в какой последовательности действовать
Как амбициозным предпринимателям сделать первые шаги на пути к масштабному бизнесу?
Опять-таки с ТПСИ. Невозможно масштабироваться, рассчитывая на свои глаза, ведь в малом бизнесе привычно то, что ты видишь всех сотрудников, как они работают. Масштабный бизнес географически находится в других областях. Поэтому сначала нужно всё оцифровать, тогда можно будет открыть точку в другом конце города, физически там не находиться, но по цифрам всё понимать.
Это очень важно. Вот я из своих 400 ресторанов был в 5–10 максимум. Но мне это не нужно, цифры помогают мне всё видеть.
Алекс, что тебя мотивировало развивать бизнес и ходить туда, куда никто не ходит?
Неудовлетворённость. Я амбициозный человек: с одной стороны, у меня большие цели, а с другой — постоянная неудовлетворённость.
Никогда в бизнесе не мыслю через продукт. Он для меня второстепенен. Понятно, что он и так должен быть очень крутым и для этого необходимо найти хорошего продуктолога. В юридическом бизнесе — юриста. В моём ресторанном бизнесе создают продукт более двух тысяч поваров.
Я как владелец тут ни при чём.
Брал ли ты продуктологов в партнёры?
Многие предприниматели воспринимают партнёрство как единственный способ сотрудничества, но это далеко не так. Мне однажды поступило такое предложение, но я попросил человека объяснить, как он поможет зарабатывать больше. Вообще партнёров у меня никогда не было.
С чего ты начинаешь наведение порядка?
Систематизация бизнеса
С чего начать систематизировать бизнес, зачем нужна crm-система в компании, как она поможет увеличить продажи и как сделать работу со звонками в разы результативнее?
Как обычно работают компании? В большинстве случаев, когда мы только начинаем работу с компанией, то в первую очередь обращаем внимание на несколько важных пунктов:
Систематизация бизнеса. 5 мифов о системном бизнесе / Александр Высоцкий 16+
- компания работает не системно
- ведут клиентов в Экселе, либо блокнотах
- менеджеры медленно отвечают, забывают или теряют заявки, пропускают звонки
- задачи фиксируются на бумаге
- отсутствуют какие-либо инструменты систематизации, регламенты, инструкции и так далее
Вся компания, не имея четкой структуры внутри, работает интуитивно. В связи с этим возникает одна большая головная боль: в компании нет единого доступа к актуальной клиентской базе, долго искать, сложно взаимодействовать с коллегами по рабочим вопросам из других отделов и контролировать выполнение этих задач, нет понимания на каком этапе находится клиент, что сейчас с ним происходит, новые клиенты отсутствуют в базе и найти их после практически невозможно. Более того, сотрудник при увольнении может унести базу с собой, что также может негативно сказаться на работу внутри компании.
С чего мы начинаем работу?
4 правила успеха для систематизации бизнеса
Систематизация бизнес-процессов позволяет освободить персонал от выполнения рутинных задач. Однако часто на предприятиях складывается ситуация, когда должностные обязанности прописаны, но ими никто не интересуется. Их не читают, они оказываются бесполезными бумагами.
Выходит, что деятельность предприятия подробно описана, но в работе от этого никакого толку. Поэтому рекомендуем вам проверить в компании:
- Все ли ключевые процессы определены и прописаны?
- Если процессы зафиксированы, не являются ли они нечитаемой макулатурой?
- Требуете ли вы каждый месяц/неделю/день отчеты, с помощью которых следите за бизнесом? Эти отчеты отражают все происходящее?
- Составлены ли должностные инструкции, по которым новый сотрудник может достаточно быстро вникнуть в суть работы?
Честно ответьте на вопросы и сделайте выводы.
Для высокой продуктивности и эффективности работы все процессы должны быть четко прописаны в блок-схемах. Также важно, чтобы сами процессы работали. Иначе конкуренты, которые эти задачи выполняют, будут всегда на шаг впереди вас.
Только после анализа деятельности компании можно приступать к систематизации бизнес-процессов. А в этом вам помогут следующие советы.
1. Начинайте систематизацию бизнеса только после проработки продаж и увеличения прибыли.
Для примера возьмем бизнес по производству воды. Мы рассылаем агентов по регионам. Они изучают, фотографируют и, проработав детали, привозят материалы. После этого составляется описание бизнеса «как есть».
Только на следующем этапе составляется модель бизнеса «как надо». Например, мы живем в одном регионе страны, здесь предложение бутилированной воды превышает спрос. А вот в соседних регионах рынок воды пока недостаточно насыщен. Давайте будем выпускать и продавать воду по всей стране.
На четвертом этапе решается, как это сделать. Нужно нанять директора по развитию и поручить ему создание филиалов и подбор команды. Необходимо выделить деньги, набрать команду и начать работать.
2. Следите за безопасностью бизнеса после того, как он станет независимым от вашего прямого влияния.
Полный механизм работы должен быть понятен только вам. Выстраивайте процессы так, чтобы даже важные для работы люди не до конца видели всей картины. Не переусердствуйте – чрезмерно усложнять тоже не следует.
Если для оптимизации бизнеса вы будете использовать сложные системы leadgeneration (генерация потенциальных клиентов), leadconversion (конверсия потенциальных клиентов в реальных) и accountmanagement (работа с постоянными клиентами), повторить вашу структуру почти не представится возможным.
Самой сложной должна быть система leadgeneration. Например, компания Wal-Mart использует 580 методов, с помощью которых привлекает клиентов.
Строя бизнес как систему, вы привлекаете потенциальных инвесторов уровнем организованности и защищаете себя от бизнес-конкурентов.
У конкурентов есть много способов «нападения» на ваш бизнес: снижение цен, улучшение продукта, повышение эффективности и прочее. Серьезным конкурентным преимуществом для них может стать снижение цены продукта/услуги при полном копировании вашей системы.
Не забывайте, что в перспективных областях с заманчивыми прибылями первый источник конкурентов – ваше окружение. Соперниками по бизнесу могут оказаться ваши клиенты или ученики. Хотя это лишний раз подтверждает, что для бизнеса вы выбрали правильное направление.
Пример правильно построенного бизнеса – ComedyClub. У клуба полторы тысячи резидентов, которые почти всегда на гастролях. Компания успешна. Аудиторию программы составляют 9 % зрителей. На канале ТНТ никогда этот показатель не поднимался выше 7 %. В эфир выходят десятки программ, копирующих Comedy Club.
Но успеха они либо не получают, либо он скоротечен. Дело в то, что подражатели копируют внешнюю составляющую, но не систему.
3. Чтобы искоренить проблемы, недостаточно купировать «симптомы». Нужно устранить источник.
У бизнеса есть три причины проблем:
- Неправильная система исполнения
- Неправильная система управления
- Неправильная система контроля
Недостачи, кражи, падение продаж или дефицит кадров имеют причиной проблемы в системе компании. Стабильность бизнеса напрямую зависит от систематизации. Каждый процесс должен быть задокументирован. Благодаря четкой документации контролировать бизнес будет намного легче. А если есть контроль, есть результат.
