Сделать ЭДО для ИП

Работать с электронными документами удобнее, проще и быстрее. В некоторых случаях такой вариант единственный из тех, что допускается по закону.

В статье я расскажу, что такое электронный документооборот (ЭДО), для чего он нужен, как выбрать оператора, подключить ЭДО и можно ли это сделать самому.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.

Как происходит процесс электронного документооборота:

• Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
• В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
• Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
• Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
• Адресат получает письмо.

Документооборот завершается после того, как получатель подписывает присланный документ или отказывает в подписи (например, если хочет внести в него какие-то дополнения). Уведомление о принятии или отказе передается отправителю.

Электронный документооборот 2023 : Платформа ЭДО для бизнеса

Документы, переданные этой системой, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

Таким способом можно обмениваться любыми документами: финансовыми, юридическими, бухгалтерскими, страховыми, налоговыми. Например, отправлять счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры, акты сверки и прочие.

Документы, которыми можно обмениваться с помощью электронных систем

Для чего нужен электронный оборот документов

Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.

Что такое код маркировки

Преимущества использования ЭДО:

При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.

В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.

Электронный документооборот: программы ЭДО Сбис, ЭДО Контур Диадок, ЭДО Такском

На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО

Как выбирать оператора ЭДО

Главное, на что нужно обращать внимание при выборе оператора, — наличие одобрения от ФНС (реестр размещен на официальном сайте налоговой службы), а также лицензии SLA (соглашения об уровне качества). Это необходимо, чтобы не беспокоиться о безопасности документооборота.

Важно, чтобы у оператора была интеграция с системой «Честный знак» — это даст возможность передавать коды маркировки.

Что еще нужно учитывать при выборе:

• Функционал системы. Пользователь должен иметь возможность просматривать созданные документы, сохранять их в архив, передавать на печать, ставить подписи или отказывать в этом при получении документа, создавать совместный доступ к документам, отслеживать их статусы.
• Простота интеграции с другими системами. Некоторые предприятия предпочитают работать в собственной учетной системе. Будет хорошо, если выбранный ЭДО будет свободно интегрироваться с большинством учетных систем: «1С», «Парус» и прочих.
• Предусмотрен ли роуминг. Эта услуга, которая позволяет обмениваться документами с партнерами, пользующимися другими операторами ЭДО. Обычно за это плата не взимается, но будет лучше, если оператора, услугами которого пользуется большинство контрагентов.
• Тариф. Стоимость обслуживания зависит от функционала, который будет доступен пользователю. Например, возможность пользоваться онлайн-архивом, онлайн-поддержка 24/7 и прочее. Нужно смотреть, что входит в базовый пакет, который предлагает оператор, а за что придется платить отдельно.
• Демо-доступ. Некоторые операторы дают его, чтобы клиент смог оценить удобство системы перед покупкой.

Ну и, конечно, стоит проверить отзывы о том или ином операторе — реальный опыт пользователей может рассказать больше о подводных камнях.

Все операторы, которые имеют необходимые государственные разрешения, есть в открытом доступе — на сайте налоговой службы. Каждый из них имеет свои бонусы, которые делают сотрудничество удобным. Однако сейчас, когда ситуация с рынками неясна, лучше обратить свое внимание на тех, кто работает на российских платформах.

«Контур.Диадок»

Продукт, разработанный компанией «СКБ Контур». Она занимается внедрением электронного документооборота с конца годов, то есть с того времени, как эта модель только появилась в России.

Дополнительные возможности оператора:

• Распределение входящих документов. Клиент может указать, какое из подразделений будет получать документацию. Кроме того, можно самим устанавливать классификацию по контрагентам, чтобы все бумаги от него сохранялись в одной папке.
• Быстрое согласование документов внутри компании. Можно направлять определенные файлы на визирование в нужное подразделение или конкретному сотруднику.
• Отправка приглашений контрагентам. Компаниям, работающим с этим оператором, можно направить приглашение для обмена документами.
• Длительный срок хранения архива, доступ к которому разрешен даже после окончания оплаченного периода.
• Можно создавать иерархию подразделений с распределением сотрудников в них. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к определнным документам.
• Автоматизированная сверка взаиморасчетов.

Стоимость входящих документов бесплатна. Годовое обслуживание исходящих документов стоит от 1 900 рублей до 18 600 рублей.

Тарифы ЭДО в «Контур.Диадок»

«СберКорус»

Компания входит в группу компаний «Сбербанка». Специализируется на разработке цифровых сервисов и процессов для автоматизации бизнес-процессов.

• Работать с системой маркировки. Обмениваться с партнерами документами с кодами маркировки, передавать их в систему «Честный знак».
• Хранить созданные ранее документы в облаке.
• Принимать и отправлять документы в привычном интерфейсе, например, «1С».
• Получать и отправлять документы контрагентам, сотрудничающим с другими операторами, бесплатно в роуминге.
• Подключиться к сервису в течение 1 дня.
• Работать по постоплате.
• Предлагать готовые шаблоны документов, что еще больше сэкономит время на создание файлов.

Входящие документы клиент будет получать бесплатно, а вот за исходящие придется платить: величина оплаты будет зависеть от количества переданных файлов.

Стоимость обслуживания в «СберКорус»

«Такском»

Компания «Такском» специализируется на разработке, внедрении и обслуживании профессиональных IT-сервисов для коммерции и госструктур.

Что получают клиенты:

• Удобную подготовку документов, их поиск в электронном архиве.
• Отсутствие ошибок ручного ввода — перед отправкой формат документов всегда проверяется.
• Возможность отправлять документы как поштучно, так и пакетом.
• Возможность создавать неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.
• Бесплатную отправку документов в систему «Честный знак» для любого тарифа.
• Возможность работать в привычном интерфейсе, если клиент пользуется «1С».
• Возможность настраивать маршруты согласования документов.
• Загружать документы, созданные во внешних системах.
• Управление списком контактов.
• Возможность установки права доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.

Обычные входящие документы бесплатны, причем их может быть неограниченное количество. А вот за другие услуги придется доплачивать.

Тарифные планы «Такском»

Как подключить ЭДО

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

• нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
• установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
• документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
• настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

• в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
• подключить контрагентов.

После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.

Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.

После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.

Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в вашей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение задачи специалистам.

ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

• Специалист PR
  Строительная компания ЮКО Удаленная работа 30 000 – 120 000
• Разработчик мобильных приложений IOS / Android
  IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 100 000
• SEO-специалист
  IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 70 000
• C++ разработчик
  Инфомаксимум Удаленная работа 100 – 200
• Менеджер по продажам IT-услуг, работе с клиентами
  IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 100 000

Источник: workspace.ru

ЭДО для маркетплейсов: что нужно знать для начала работы

Всё чаще предприниматели выходят на различные маркетплейсы. Это ведь реальная площадка, где можно отлично продвигать свои товары и неплохо заработать. Но есть и нюансы, такие как например обмен документами, бизнес процессы. Все эти тонкости нужно понимать.

В этой статье рассказывается какие ЭДО предъявляют площадки и где можно обойтись более простым способом.

Подключим электронный документооборот для маркетплейсов в день обращения

Что такое ЭДО для маркетплейсов и зачем он нужен?

ЭДО для маркетплейсов — обмен документами в электронном виде между торговой площадкой и контрагентами, который осуществляется через оператора.

Документооборот между Ozon, Wildberries, Казань экспресс, Яндекс Маркет складывается из потока УПД, актов, чеков, накладных и других бумаг. Если все эти бумаги передавать в распечатанном виде, это бы заняло уйму времени, также финансовых и трудовых затрат.

Но есть и случаи, когда необходимость использовать ЭДО, нужно не только для удобства, а по требованиям законодательства. Производители, импортёры, дистрибьютор, продавцы маркированных товаров (табачные изделия, обувь, парфюмерия, лёгкая промышленность, фототехника, автомобильные шины), обязаны предоставить сведения о передаче права собственности в «Честный Знак», через оператора электронного документооборота.

При выборе провайдера ЭДО, нужно обратить внимание на некоторые критерии. Естественно он должен соответствовать требованиям в Приказе ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546. Иметь лицензии, специализированные программные и технические средства. На сайте Федеральной налоговой службы, есть полный список одобренных операторов.

Но прежде чем заключить договор, нужно собрать информацию:

• ценовая политика и тарифные планы
• опыт работы и репутация
• дополнительные функции документооборота
• служба поддержки
• контрагентах; если вы уже знаете на каком конкретно маркетплейсе, вы будете работать, то стоит узнать с какими операторами он работает напрямую и рассмотреть их в первую очередь
• наличие роуминга
• возможности интеграции с учетными системами

Сейчас более подробно разберём как организуют документооборот Ozon, Wildberries, Казань экспресс, Яндекс Маркет.

Специфика ЭДО Озон

Озон старается более проще подходить к документообороту и к требованиям заказчика. Рассмотрим, когда стоит подключить ЭДО, а когда можно справится и без него.

Документооборот Озон в зависимости от схемы продаж

Требования к электронному обороту, отличается от поставщиков, которые выбирают разные схемы продаж. Площадка предлагает следующие варианты:

• Продажа товара со склада Ozon. Запас товара хранится на складе и при получении заказа, сборка, упаковка, оформление доставки, весь процесс происходит без поставщика. В этом случае необходимо подключить ЭДО и пользоваться им для создания заявок и получение закрывающие документов.
• Продажа с собственного склада (FBS или RFBS). Продавец сам определяет где хранить товар. При поступлении заказа, самостоятельно оформляет, упаковывает и уже после передаёт в службу доставки, это может быть, как OzonRocket, так и другой перевозчик. Этот вариант располагает более упрощенный вариант документооборота.

По итогу поставщик сам решает, где будет хранится товар, и кто будет заниматься оформлением и доставкой заказа.

ЭДО под ключ по выгодной цене! Оставьте заявку

Нужен ли ЭДО для Озон

Чтобы привлечь к работе мелкие компании Ozon, отменил ЭДО для некоторых компаний. Теперь если товары не входят в список исключения, селлер может использовать свой личный кабинет.

Как работать на Озон без ЭДО

Поставки на Ozon, без использования ЭДО, происходят таким образом:

• Продавец создаёт заявку
• Система проверяет нужен ли документооборот или же можно обойтись личным кабинетом селлера.
• Далее идёт согласование, т.е селлер указывает данные транспорта и водителя.
• После этого товар доставляют на склад
• Далее все акты выгружается в личный кабинет, которые после проверки можно проигнорировать или же согласовать.

Для оптимизации логистики и автоматизации работы с заказами и остатками будет полезно интегрировать с маркетплейсом учетные программы («1С:Розница», «1С:УТ»).

В каких случаях нужно подключать ЭДО Ozon

В обязательном порядке использовать ЭДО на Ozon :

• для создания заявок на поставку на склады Тверь, Хоругвино-негабарит, распределительный центр и дарксторы. Это связано с особенностями процессов приёмки. Но в скором времени маркетплейс устранит это ограничение.
• торговля ювелирными изделиями, а также товары, которые обязаны быть маркированы и прослеживаются отделом «Честный Знак» или сертификации с использованием ФГИС «Меркурий». Это связано с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 31.12.2020 № 2464.

Теперь рассмотрим способы подключения ЭДО для работы с Ozon более подробно.

Варианты организации электронного документооборота для Озон

Документооборот с Ozon можно настроить с помощью:

• провайдеров, работающих с площадкой на прямую, такие как Контур.Диадок или СФЕРА.Курьер;
• через механизм роуминга из других систем (например, СБИС).

Более подробная инструкция подключения опубликована в Базе знаний маркетплейса.

Особенности ЭДО Wildberries

Wildberries более лояльно подходит к вопросу созданию документооборота, в частности когда заходит речь о представителях малого бизнеса или самозанятых партнёрах. Итак, кому нужно будет работать с маркетплейсов, через ЭДО и как правильно настроить взаимодействия.

Кто может использовать упрощенный документооборот Wildberries

Требования к организации ЭДО на Wildberries :

• малый бизнес, который работает без НДС, самозанятые, могут ограничиться только набором функций от маркетплейса.
• предприятия, которые работают с НДС должны передавать документы через ЭДО, но для этого должна быть квалифицированная электронная подпись.

Подробно проконсультировать по выпуску КЭП и подобрать носитель для нее могут специалисты «Онлайн-касса.ру».

Подключение ЭДО для работы с Wildberries

Прежде чем начать работу с документооборотом на Wildberries, нужно зарегистрироваться в роли партнёра на площадке и принять оферту. После подтверждения нужно выбрать оператора ЭДО, это может и тот который работает напрямую, то можно просто указать его данные в профиле продавца. Если же вы решили сотрудничать с другим провайдером, нужно настроить роуминг.

Специфика ЭДО Яндекс Маркет

Документооборот с Яндекс Маркет может быть организован как в бумажном виде, так и в электронном. В бумажном виде, площадка будет отправлять всю информацию на почту, которая указана в профиле. В электронном виде, нужно будет подключиться к ОЭД — Диадок (СКБ Контур) или СБИС (Тензор). К сожалению с другими маркетплейс не работает и роуминг не поддерживает.

Организация ЭДО для Казань Экспресс

Документооборот с Казань Экспресс может сотрудничать через оператора Контур. Диадок или через роуминг с другой системой. Минимальное время подключения через другого провайдера займёт 5-10 дней.

Остались вопросы по подключению ЭДО к маркетплейсам? Оставьте заявку и получите консультацию специалиста

Источник: www.kkm.ru

Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция

Содержание

• Электронный документооборот: понятие, основные преимущества
• Обмен электронными документами с ФНС
• Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция
• Шаг #1. Выбор Оператора электронного документооборота
• Шаг #2. Заключение договора с оператором
• Шаг #3. Установка ПО
• Шаг #4. Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)
• Шаг #5. Информирование ФНС
• Шаг #6. Обмен электронными документами с ФНС

С каждым годом расчет перечень отчетности, которую ФНС требует подавать исключительно в электронном виде. С 01.01.2023 года список электронных документов дополнен годовым балансом и прочими формами обязательной финансовой отчетности. В статье рассмотрим основные преимущества подачи налоговой отчетности в электронном виде, а также разберем, как наладить электронный документооборот с ФНС.

Электронный документооборот: понятие, основные преимущества

Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.

В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:

1. Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
2. Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
3. Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
4. Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.

Обмен электронными документами с ФНС

Еще одной причиной внедрения электронного документооборота является необходимость подачи электронной отчетности в ФНС. С 01.01.2014 года плательщики НДС подают налоговую декларацию в ФНС только в электронном виде. С 01.01.2023 года налоговики обязуют организации направлять обязательную финотчетность исключительно в электронной форме.

Кроме того, согласно ст. 80 НК РФ, ФНС принимает налоговые декларации только в электронном виде от организаций и ИП со средней численностью сотрудников более 100 человек.

Об особенностях организации электронного документооборота с ФНС расскажем ниже.

Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция

Электронный документооборот с ФНС

Шаг #1. Выбор Оператора электронного документооборота

Организация электронного документооборота с ФНС осуществляется на основании договора, заключенного с Оператором (ОЭДО).

Функции ОЭДО – обеспечение обмена информацией (в том числе документами) между налогоплательщиками и ФНС. Оператор гарантирует безопасность передачи данных, а также обеспечивает их конфиденциальность (при наличии таких требований).

Организация электронного документа с ФНС возможна при наличии договора с ОЭДО, аккредитованным фискальной службой. В связи с этим, перед подписанием соглашения, налогоплательщику следует удостовериться, что между ОЭДО и территориальным ФНС заключен договор, в соответствие с которым Оператор уполномочен на оказание услуг.

С перечнем Операторов ЭДО, аккредитованных ФНС, можно ознакомиться здесь → https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.

Шаг #2. Заключение договора с оператором

После выбора Оператора организация переходит к следующему этапу – заключение договора на оказание телекоммуникационных услуг.

Как правило, договор составляется ОЭДО и передается налогоплательщику для подписания и ознакомления. Договор оформляется с указанием следующих основных условий:

Предметом договора с Оператором ЭДО являются телекоммуникационные услуги в части обеспечения обмена информацией и данными между Заказчиком (налогоплательщик) и ФНС. Согласно договору, Оператор:

• обеспечивает обмен электронными документами в виде отчетов, справок, требований, т.п.;
• гарантирует бесперебойную работу электронной системы;
• обязуется своевременно устранять возникшие технические сбои;
• предоставляет услуги технологической поддержки и сопровождения.

По усмотрению сторон, а также исходя из технических возможностей Оператора, договор может быть дополнен иными услугами, в зависимости от особенностей.

Договор составляется в 2-х экземплярах и вступает в силу после его подписания сторонами.

Шаг #3. Установка ПО

Согласно договору с ОЭДО, Оператор может предоставлять налогоплательщику услуги по установке и сопровождению специального программного обеспечения, необходимого для обмена документами с ФНС.

Если данное условие в договоре с Оператором не содержится, налогоплательщику необходимо устанавливать ПО самостоятельно. При выборе ПО организации в первую очередь следует учитывать его совместимость с ПО ФНС.

Шаг #4. Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Необходимым условием обеспечения электронного документооборота с ФНС является наличие у налогоплательщика ключа ЭЦП, который позволяет подписывать электронный документы квалифицированной цифровой подписью.

Согласно закону №63-ФЗ от 06.04.2011 года, документ, подписанный квалифицированной цифровой подписью, юридически приравнивается к документу, оформленному на бумажном носителе и подписанному уполномоченным лицом организации и скрепленным печатью.

Для получения ключа ЭЦП организации следует обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Министерства связи и коммуникаций РФ. С полным перечнем удостоверяющих центров можно ознакомиться на официальном сайте Минсвязи → minsvyaz.ru.

Выдача ключей ЭЦП осуществляется на основании обращения представителя организации в удостоверяющий центр с заявлением и документами, подтверждающими право должностного лица на подписание документов. К примеру, при оформлении ЭЦП для директора организации таким документов будет выступать устав, подтверждающие полномочия руководителя.

Шаг #5. Информирование ФНС

На данном этапе налогоплательщик информирует территориальный ФНС по месту регистрации о подключении к системе электронного документооборота путем обращения в фискальную службу с:

• заявлением;
• копией договора с Оператором ЭДО;
• документами, подтверждающими получение ЭЦП.

На основании обращения ФНС включает налогоплательщика в перечень пользователей системы ЭДО.

Шаг #6. Обмен электронными документами с ФНС

После подключения к системе ЭДО с ФНС, налогоплательщик может подавать необходимую отчетность в электронном виде.

В рамках ЭДО налогоплательщик может предоставить в ФНС декларацию, запросить справку, акт сверки взаиморасчетов, предоставить разъяснения на полученный запрос.

Дата отправки электронного документа в адрес ФНС фиксируется автоматически оператором связи. Получив документ, ФНС отправляет налогоплательщику электронную квитанцию.

Если электронный документ содержит ошибки, ФНС направляет налогоплательщику соответствующее электронное сообщение.

Дата сдачи электронного документа определяется по дате электронной квитанции о принятии, отправленной налогоплательщику.

Источник: online-buhuchet.ru