Систематизация бизнес процессов это

Под систематизацией бизнеса обычно понимают те внутренние бизнес-процессы, которые существуют в компании и помогают поддерживать ее работу в бесперебойном режиме. В интернете можно найти множество полезных теоретических публикаций на этот счет, поэтому нам бы хотелось рассказать о собственном опыте с использованием тех инструментов управления, которые на практике будут полезны компаниям, только ступившим на этот путь.

Вообще было бы хорошо начинать описание всех складывающихся процессов продаж, производства, поддержания качества и финансового учета на самом старте существования бизнеса. Это сохраняет структуру при росте и развитии и задает базу для будущих улучшений в систематизации процессов. Однако часто практика показывает обратное: компания начинает заниматься наведением порядка, когда все окончательно запутывается и владелец теряет нити управления собственным бизнесом из-за слишком большого количества белых пятен.

Задумайтесь о регламентировании внутренних процедур как можно раньше. В небольшой компании даже из трех человек сделать это значительно проще, чем ломать устоявшиеся неправильные практики в разросшемся коллективе.

Цели систематизации бизнеса

• улучшение рабочих процессов и сокращение времени на бюрократические процедуры;
• рост эффективности сотрудников всех звеньев бизнес-процессов;
• повышение доходности компании и сокращение возможных издержек;
• оптимизация рабочего времени руководителей в пользу перераспределения на стратегические задачи бизнеса.

Необходимость систематизации возникает, когда владелец перерастает уровень единоличного лидера и инициатора движения и хочет, чтобы бизнес и наемные участники начали проявлять самостоятельность и работать автономно.

Действительно, хороший признак для компании, если в коллективе все работают независимо от наличия директора на рабочем месте, так как, по сути, многие процедуры от этого не зависят.

Систематизация бизнеса и означает уход от единоличных решений, которые, кстати, могут быть не всегда верными, в пользу создания пула внутренних документов и процессов. Когда эта часть налажена, компания получает возможность эффективного роста, так как каждый сотрудник знаком с порядком работы и действиями на случай непредвиденных ситуаций, с которыми он сталкивается впервые.

Из чего состоит систематизация бизнеса

Несмотря на общее желание владельцев видеть у себя идеальную работу компании, суть этого оборота каждый понимает по-своему. Однако есть несколько обязательных составляющих, которые присутствуют в любом бизнесе и закладывают основы эффективной работы.

1. Конкурентоспособная модель, которая позволит заметить точки роста.
2. Налаженная система распространения информации о продукте компании и его продаж.
3. Четкая организующая схема, описывающая область ответственности каждого сотрудника и поток производства основного продукта работы компании.
4. Налаженная система операционного управления бизнес-процессами и распределения задач между ответственными сотрудниками.
5. Стратегическое планирование, формирующее вектор развития бизнеса и его цели.

Этот список формирует не просто последовательность систематизации, но содержит те элементы, без которых теряется ее смысл. Тем более, при переходе к автоматизации некоторых рутинных процессов без понимания структуры бизнеса и конечного результата внедрения новшеств.

В дальнейшем материале мы коснемся пока пункта 4 как одного из важных составляющих.

Управление бизнес-процессами внутри компании

Даже если в компании собрались супер профессионалы, это не означает повышения роста продаж или увеличения эффективности бизнеса. За эти показатели отвечает наличие системы.

Выстроить ее можно на основе бизнес-процессов.

Например:
• Процессы, поддерживающие работу предприятия, будут отвечать за его бесперебойность. Сюда можно отнести заявки на ремонт, задачи для IT специалиста или порядок приема и адаптации новых сотрудников.
• Управленческие процессы помогут грамотно строить работу в области планирования, анализа показателей и оценки кадров.
• Оперативные процессы обеспечат порядок в продажах, рекламе и производстве продукта.

Пользу от их описания и создания вообще трудно переоценить, так как именно рутинные дела, а также отсутствие информированности о порядке действий в том или ином случае создают проблемы, мешающие сотрудникам быть эффективными в течение всего рабочего времени.

Как начать систематизацию и что делать с процессами в дальнейшем?

Как выше было уже сказано, процесс оптимизации процедур желательно проводить как можно раньше, вооружая своих сотрудников порядком действий на всех этапах.

Самое сложное и одновременно простое действие в начале пути — создание внутренних регламентов, которые в формате текста упорядочат действия. Только на основании этого опыта можно переходить к автоматизации и разработке процедур с использованием современных ПО.

Кроме того, описание внутренних процессов делает для руководителя любого уровня понятными внутренние процедуры и возвращает нити управления в его руки.

Конечно, с ростом и развитием бизнеса и внутренние процессы будут меняться. Но оптимизировать их на основе существующей базы намного проще, чем проводить внедрение порядка в образовавшийся хаос. Поэтому эволюции не стоит бояться. Это путь развития.

Среди модулей Октобит24, предлагаемых к внедрению в компаниях, есть интересный пример процесса «ЗРС» («Законченная работа сотрудника»). Это систематизация бизнеса в области управления. Процесс используется при необходимости решения нестандартных ситуаций с руководителями и подразумевает не только подачу сигнала о том, что что-то идет не так, но и предложение выхода из проблемы.

Данный пример помогает не только оптимизировать время руководителей на выполнении работ по анализу и поиску решения вместо сотрудников, но и обеспечивает автономность работы компании, так как, установленный на корпоративном портале Битрикс24, снимает необходимость личных приемов и долгих бесед. Плюс, «ЗРС» сказывается на росте ответственности персонала.

Необходимость систематизации бизнеса рано или поздно входит в любую компанию. Поэтому если вы думаете, что ваше дело слишком маленькое, простое и еще не требует регламентирования процедур, стоит оглядеться. Возможно, вы уже работаете в хаосе. 🙂

Источник: oktobit24.ru

Автоматизация и систематизация бизнес-процессов

Мы много внимания уделяем автоматизации и систематизации бизнес-процессов! «Но почему?» – спросите вы.

Для любой компании бизнес-процесс — это своеобразная инструкция: кто, что, когда, где и как должен сделать. Соответственно, если инструкции нет, задачу могут понять не так или попросту забыть о ней.

Чтобы в компании всё работало по плану, а бизнес не терял деньги, процессами нужно управлять!

Систематизация и отладка работы

Если бизнес запущен, процессы уже существуют сами по себе. Управление помогает собрать их в единый механизм и заставить работать на стратегическую цель.

Каждый процесс нужно настроить так, чтобы он давал частный результат и одновременно повышал эффективность всего бизнеса.

Видно, кто какие задачи выполняет, где и с помощью чего. Это помогает найти уязвимости бизнеса, избавиться от дублирующих операций и понять, какие процессы можно оптимизировать.

Если на каждый процесс в компании есть инструкция, сотрудники быстрее решают задачи, а новичкам проще освоиться. Пример такой инструкции — скрипт, по которому продавец работает с клиентом. Другой пример — алгоритм на случай, если заканчивается запас товара на складе.

Источник: dzen.ru

Как систематизировать бизнес

Систематизация бизнеса – один из ключевых вопросов, которые необходимо решить для построения эффективного управления.
Из статьи Вы узнаете о базисе, вокруг которого систематизируется бизнес, методах систематизации.
В частности, в каких случаях стоит использовать автоматизацию, а в каких она будет только мешать.

Также вы познакомитесь с доминирующими стилями управления и их взаимосвязью с величиной коллектива.
Узнаете, как пошагово пройти путь от непосредственного управления сотрудниками до построения самодостаточной компании, когда управление производится с помощью представлений о будущем.

Базис, вокруг которого происходит систематизация

Лучше всего бизнес систематизировать вокруг клиента, потому что только:

a) вместе с клиентом
b) от клиента – вот только так у Вас возникает прибыль.

Фазы бизнеса можно определять, как количество, как такой показатель между тем, сколько людей у Вас работает, и в зависимости от того, на сколько людей распространяется Ваш бизнес. От этого зависит, какие технологии Вы будете использовать в своём бизнесе.

Давайте изначально введём некоторые понятия.

Существует три вида бизнесов:

1. Существует бизнес: off-line – off-line – это когда Вы заказы получаете off-line и обслуживаете клиентов тоже off-line.
2. Существует бизнес: on-line – off-line – это когда Вы заказы получаете on-line, а вот обслуживаете клиентов уже off-line.
3. Существует бизнес: on-line – on-line – это когда Вы заказы получаете on-line и обслуживаете клиентов тоже on-line.

И давайте, мы сейчас договоримся, что мы будем рассматривать только ситуацию традиционного off-line – off-line – это когда Вы заказы получаете off-line и обслуживаете клиентов тоже off-line. И тогда мы введём представление о том, что такое управление.

Это нам понадобится для того, чтобы понять, что такое эффективное управление, потому что только систематизация бизнеса приводит к эффективному управлению.

Если у Вас, условно говоря, 5 человек подчинённых и 50 клиентов, то самый простой способ управления, это непосредственное управления. Никакие автоматизации Вам не нужны. Просто со старта, нафиг не надо, не Ваш случай.

Допустим, 5000 клиентов и 500 человек сотрудников уже приведёт Вас к написанию процедур, если Вы придёте к должностным инструкциям, даже KPI может быть.

Величина коллектива и доминирующие стили управления

Первый шаг – это, когда Вы реализуете непосредственное руководство – это когда у Вас до 10 человек. Непосредственное управление – это когда Вы пришли к ситуации, к контексту и по месту решаете все вопросы. Это, типа, «придем на место, там решим», или «план-бой покажет», или слова Наполеона «сначала надо ворваться в битву, а там посмотрим». Вы каждый день приходите на работу и каждый раз застаете новую композицию управляемых Вами объектов и в новом сочетании.

Собственно, непосредственное управление – это искусство контекста. Экспромт. «Пришел. Увидел. Победил». Драйв. Движуха. Состояние полета. Контактное ощущение контроля ситуации от начала и до конца.

Такой себе играющий тренер.

Второй шаг – это, когда уже поверх непосредственного руководства Вы реализуете Функциональное разделение (10-50 человек).

Третий шаг – это, когда уже поверх непосредственного руководства и функционального разделения – Вы ставите управление на основе должностных инструкции, прав и обязанностей – и этого метода Вам хватит до 50-200 человек в управлении.

Четвёртый шаг – это, когда уже поверх выполненных трех предыдущих шагов – Вы ставите у себя инжиниринг бизнес-процессов, ну, или систематизация бизнес-процессов.

Пятый шаг – это, когда уже на фундаменте предыдущих шагов – Вы ставите идеологии и политики.

Шестой шаг – это, когда, надстраивая над всем существующим – Вы ставите-прививаете: философию, веру, религию, традиции.

Седьмой шаг – это, когда управление производится с помощью представлений о будущем.

Если Вам доводилось когда-нибудь мыть лестницу, то Вы совершенно точно знаете, что пока не вымоешь верхнюю ступеньку, переходить к нижней – нет смысла. Вот в этой ситуации всё точно-точно также. Нет смысла, потому что завернёт.

Все нерешенные на предыдущем этапе вопросы – 100% оборачиваются убытками. Вот такая цена не тщательности и «и так сойдет» у «Вовки в Тридевятом царстве».

Выводы

Первый вывод: Каждый последующий доминирующий стиль управления содержит в себе все предыдущие. Принцип матрешки.

Второй вывод: Невозможность перепрыгнуть через ступеньку. Последовательность прохождения строго задана.

Что же в итоге является систематизацией бизнеса? Всё просто: в одном случае у Вас систематизация – это процедуры и регламенты, в другом случае, у Вас должностные инструкции, Job Description. В каждом случае по-разному.

Хотите выйти на новый уровень взаимодействия с деньгами и понять, как добиваться лучших результатов в бизнесе? Подпишитесь на рассылку проекта «Владимир Любаров. Психология успеха» и Вы будете первыми в курсе новостей.

Источник: lyubarov.com