В ходе своей деятельности ИП оформляет большое количество бумажных документов, таких как первичные учетные документы, путевые листы, кассовые и банковские документы, документы бухгалтерской (финансовой) отчетности, налоговые декларации, счета-фактуры, приказы и т.п. В течение какого времени ИП должны хранить документы? Какие сроки хранения установлены для различных видов документов? Давайте в этом разберемся.
Общие правила хранения документов
Согласно статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом (в том числе индивидуальным предпринимателем) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
7.5. Хранение
Также в соответствии со статьей 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики, к которым относятся и ИП, обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов.
Течение указанного срока (четырех лет) начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Поэтому, в частности, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.
ИП, как плательщики страховых взносов, обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными указанным законом.
Важный момент. Если в отношении одного и того же документа по разным правилам установлены различные сроки хранения, документ следует хранить в течение более продолжительного периода.
Два действенных способа хранения договоров
Перечень сроков хранения
В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.
| № | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
| 1 | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет | При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 2 | Путевые листы | 5 лет | При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет |
| 3 | Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет | |
| 4 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет | При условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности |
| 5 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | ||
| а) годовая | Постоянно | ||
| б) промежуточная | 5 лет | При отсутствии годовых — постоянно | |
| 6 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | |
| 7 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: | ||
| а) по основной (профильной) деятельности | Постоянно | ||
| б) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
| 8 | Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | ||
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы | 50/75 лет ЭПК | ||
| б) о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| в) о служебных проверках | 5 лет | ||
| г) о направлении в командировку работников | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ||
| 9 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет | При условии проведения проверки |
| 10 | Расчеты по страховым взносам: | 50/75 лет | |
| а) годовые | |||
| б) квартальные | |||
| 11 | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 12 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет | Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно — 75 лет |
| 13 | Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 14 | Справка о доходах и суммах НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 15 | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | |
| 16 | Счета-фактуры | 5 лет |
Что нужно знать о сроках
При определении сроков хранения документов нужно учитывать следующее:
- Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
- Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдаться всеми налогоплательщиками, в том числе ИП. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.
- Срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях и ИП.
- Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает ли данная организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.
- Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация (в том числе ИП) сама определяет срок хранения указанных документов. Однако этот срок не может быть меньше одного года.
- Срок хранения «50/75 лет» означает, что документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после указанной даты — 50 лет.
- Срок хранения с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что документы после истечения установленного срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
- Снижение сроков хранения, установленных Перечнем архивных документов, запрещается.
- Организации (в том числе ИП) вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.
Источник: lawrecom.ru
Сроки хранения договоров аренды и первичных документов для коммерческих организаций
Сколько лет нужно хранить договор аренды недвижимого имущества и первичные документы (акты, счета) в коммерческой организации, которая является арендодателем?
| Сава , Москва
Ответы юристов (1)
Лихачёв Василий Юрист,
Москва На сайте: 1585 дня
Ответов: 7923 Рейтинг: 9.64
Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ, договор аренды недвижимого имущества должен храниться в течение трех лет со дня его окончания или расторжения. При этом, первичные документы, такие как акты, счета и прочие, также должны храниться в течение трех лет в соответствии с законодательством Российской Федерации.
#67798 2022-08-27 21:12:36
Лихачёв Василий Юрист,
Москва На сайте: 1585 дня
Ответов: 7923 Рейтинг: 9.64
Для ответа на такой вопрос необходимо обратиться к нормативно-правовым актам Российской Федерации, в частности, к Гражданскому кодексу РФ, Федеральному закону «Об аренде», а также к договору аренды, который был подписан между сторонами.
В общем случае, согласно пункту 3 статьи 309 Гражданского кодекса РФ, «сроки хранения договоров и других документов, имеющих юридическое значение, определяются соглашением сторон, законодательством или установленными правилами делового оборота». Таким образом, если в договоре аренды не указано иное и нет иных правил, то срок хранения договора и первичных документов устанавливается общими правилами делового оборота, согласно которым сделки и документы подлежат хранению в течение трех лет.
Однако, в соответствии с пунктом 3 статьи 29 Федерального закона «Об аренде», арендодатель обязан хранить документы, необходимые для установления фактов расчетов с арендатором, в том числе счета, акты выполненных работ, иные первичные документы, не менее трех лет со дня окончания срока аренды или досрочного расторжения договора аренды.
Таким образом, если договор аренды был расторгнут по истечении срока или досрочно, арендодатель должен хранить документы, относящиеся к этому договору, в течение не менее трех лет.
#281345 2022-08-27 21:12:36
Лихачёв Василий Юрист,
Москва На сайте: 1585 дня
Ответов: 7923 Рейтинг: 9.64
Статьи, которые регулируют срок хранения договора аренды и первичных документов:
- Статья 4 Федерального закона от 29.12.2004 N 189-ФЗ «Об аренде земельных участков и о возмещении затрат на подготовку земельных участков, находящихся в государственной собственности Российской Федерации, для нужд граждан, общественных объединений, государственных и муниципальных нужд»
- Статья 5 Федерального закона от 21.11.2011 N 324-ФЗ «Об актах гражданского состояния»
- Статья 6.1 Федерального закона от 16.07.1998 N 102-ФЗ «Об аудиторской деятельности»
- Статья 42 Налогового кодекса Российской Федерации.
Источник: prav.io
Cколько должны храниться договора в организациях?
Прежде чем говорить о хранении договоров, давайте разберёмся в их видах.
Согласно законодательству, договоры делятся на три вида:
- Договор (соглашение, контракт) о работах, связанных с профилем предприятия (таких договоров обычно большинство).
- Трудовой договор или договор подряда.
- Хозяйственный договор.
Срок хранения договоров
Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло). И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит. Что же касается бумаг категории «Б», то хранение этих договоров тоже исчисляется 5-летним сроком. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75 (!) лет.
Определитель сроков хранения договоров
Вид документа:
Хранение договоров
Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период. Вот почему любой из договоров с юридическим или физическим лицом — это важнейшая бумага, которую нельзя хранить «где придётся», перекладывая из папки в папку, а тем более — выбрасывать.
Как правильно организовать хранение договоров?
Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве. Ведь именно здесь фиксируются все бумаги, подписанные руководителем. После регистрации договоров сотрудник канцелярии может разнести их копии по отделам, которым поручено исполнение. Если же фирма не столь велика и ответственного делопроизводителя в ней нет, хранение договоров обычно поручают юридическому отделу, а копии предоставляют в бухгалтерию.
Внутренняя регистрация
Как бы то ни было, прежде чем поступить на хранение, любой из договоров обязательно должен пройти внутреннюю регистрацию. Будь то международный контракт на поставку авиадвигателей или простой договор об уборке помещения — каждой бумаге должен быть присвоен индивидуальный номер и найтись место в архиве. Современный вариант — сделать этот архив электронным. Для этого все бумаги сканируются и нумеруются, после чего найти и распечатать любую из них будет предельно просто.
Хранение договоров и их регистрация в электронном архиве
Cделать электронный архив договоров без опыта подобной работы очень тяжело. Одна незначительная ошибка — и Вы уже не сможете восстановить историю деятельности фирмы за нужный период. Даже если неточность закралась в информационную базу лишь один раз, она тянет за собой целый ряд других ошибок в регистрации и хранении договоров. В итоге получается эффект «падения фигурок домино».
Мы делаем:
- Экспертизу ценности документов. Точно определяем нужный срок хранения каждого документа;
- Сканирование бумажных документов. Отсканируем бумаги на профессиональном оборудовании;
- Ввод и создание электронной базы. Проиндексируем документы в строгом порядке.
Источник: archivexpert.ru