Сколько хранить чеки по эквайрингу для ИП

Банки могут попросить вас предоставить информацию по операциям с картами, а именно чеки по эквайрингу или их копии за определенный период или по конкретным операциям. Это нужно для разрешения спорных ситуаций или для исключения мошеннических действий. Срок предоставления документов банку составляет 3 рабочих дня. Поэтому лучше все чеки упорядочить и сохранить таким образом, чтобы данные на них не потерялись.

Как сохранить и как хранить кассовые чеки?

Чеки – вещь не долговечная. Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок.
Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования. Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Чек для эквайринга – зачем нужен и сколько хранить

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры. Понятно, что такой метод налоговой инспекции или бухгалтерии не предъявишь. Но проблему выцветших чеков можно решить при помощи ксерокопирования. Ксерокопии тоже могут подтвердить расходы.

Для этого копии чеков должны быть заверены подписью должностного лица, а также печатью организации. Оригиналы, пусть даже выцветшие, нужно хранить вместе с ними.

Но чеки это еще полбеды. На такой же кассовой ленте печатаются Z-отчеты. Они, согласно положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. N 745), в отличие от чеков должны храниться не менее пяти лет, как и все первичные документы.

За пять лет Z-отчет может выцвести. Поэтому ему также можно ксерокопировать. Однако он должен храниться вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-6 о выручке за смену, так как, по сути, является приложением к ней. Обычно Z-отчеты прикрепляются к обратной стороне справки. Однако правила документооборота кассовых документов все равно нужно отразить в учетной политике организации.

При этом кассовый чек первичным документов не является, а Z-отчет как раз таковым считаются. В случае налоговой проверки оштрафовать могут как раз за отсутствие первичных документов. Но даже при этом в законе есть лазейка – величина штрафа за отсутствие первичных документов, если они не привели в занижению налоговой базы, не должна превысить 5 тысяч рублей. То есть Z-отчет может отсутствовать (например, если не «дожил» до проверки с момента печати), главное, что у организации все было в порядке с уплатой налогов и бухгалтерской отчетностью.

Нередко люди сталкиваются с проблемой того, что кассовые чеки быстро выцветают, становятся белыми. А ведь они могут быть необходимы для налоговой, для оплаты обучения, для подсчета семейных расходов в конце месяца либо для получения скидки в каком-либо магазине.

Большая часть магазинов печатает чеки на специальной термобумаге, которая требует нагрева, чтобы получить надпись или изображение. Для предпринимателей очень удобно использовать данный способ, так как он не требует особых затрат на краску. Тем не менее для покупателей есть существенный недостаток такой бумаги – она быстро выцветает под воздействием солнечного света, высокой температуры и влажности. Чек может стать либо белым и пустым, без единой надписи, либо почернеть.

Как хранить слипы по эквайрингу

Не существует строгих правил, как хранить слипы по эквайрингу. Вы сами определяете для себя, как вам будет удобно это делать. Учитывайте то, что в терминале для печати чеков используется специальная термолента. Со временем на свету чеки выгорают и становятся белыми, а при нагревании — темнеют. Поэтому чтобы вы не потеряли данные, снимайте с чеков ксерокопию, которую лучше сразу заверять и ставить печать вашей организации.

К копии обязательно прикрепляйте оригинал чека и храните его, даже если он уже не читается.

Для удобства поиска и составления отчетности следует упорядочить чеки за день или за смену. Их можно хранить в коробке, банке или другом удобном вам месте, главное, вдали от света и прямых источников тепла. Заведите папку, в которую будете подшивать чеки по эквайрингу, используйте разделители с указанием дат, чтобы можно было быстро найти необходимую операцию.

Рекомендуем прочитать: Как подключить торговый, мобильный и интернет-эквайринг + подключение к кассе.

Чеки на бытовую технику, гарантийные талоны

Чеки на крупные покупки, на покупку бытовой техники храним весь срок службы товара, но не менее чем 2 года.

Хранение чека и гарантийного талона упрощает процедуру обращения с претензией по поводу выявленных недостатков товара, однако их наличие или отсутствие не может являться основанием для отказа в удовлетворении претензии (п. 5 ст. 18 Закона о защите прав потребителей).

Отсутствие гарантийного талона также не является препятствием в удовлетворении требований потребителя, поскольку ст. 18 Закона не содержит такого обязательного требования, как предоставление гарантийного талона. Но в этом случае придется доказать, что при покупке товара на него предоставлялась гарантия (например, найти на полке аналогичный товар с указанием гарантийных обязательств).

Почему я указала срок службы товара, а не гарантийный срок в качестве срока хранения чека? Все дело в том, что предъявить требования в отношении недостатков товара потребитель вправе и за пределами установленного гарантийного срока (ст. 19 Закона о защите прав потребителей).

Срок службы товара и гарантийный срок – не одно и то же.

Гарантийный срок – это период, в течение которого продавец (изготовитель, импортер, уполномоченная организация или ИП) обязуется обеспечить соответствие качества товара условиям договора и несет перед покупателем ответственность за выявленные недостатки.

Срок службы товара – период, который устанавливается для товаров длительного использования, в течение которого изготовитель обязуется обеспечивать потребителю возможность использования товара по назначению.

Так, если гарантийный срок не установлен, потребитель вправе предъявить требования в отношении недостатков товара, которые обнаружены им в пределах 2 лет (п. 1 ст. 19 Закона о защите прав потребителей).

Если же гарантийный срок установлен, но составляет менее 2 лет, предъявить требования в отношении производственных недостатков, возникших в пределах 2 лет, все равно можно (п. 5 ст. 19 Закона о защите прав потребителей).

Но есть и еще одно положение. Если производственный недостаток товара обнаружен по истечении двух лет, и он является существенным, потребитель вправе обратиться с требованием о его безвозмездном устранении в течение установленного на товар срока службы

или в течение 10 лет со дня передачи товара потребителю в случае неустановления срока службы. Такое требование может быть предъявлено только к изготовителю (п. 6 ст. 19 Закона о защите прав потребителей).

Именно поэтому чеки на товары длительного пользования, в особенности на бытовую технику, желательно хранить весь срок службы товара (или 10 лет в случае, если срок службы не установлен).

Передача чеков в банк

Каждый день банк получает информацию по всем операциям, совершенным через терминал. По отчетам, которые поступают в банк после закрытия дня, происходит сверка итогов. Однако бывают случаи, когда у банка возникают вопросы по конкретным операциям, тогда он запрашивает бумажные чеки по эквайрингу — слипы. Банк выполняет требования законодательства, поэтому обязан проверять подозрительные операции и противодействовать мошенническим операциям.

Далее в таблице пошагово рассмотрим действия в случае, если на ваш адрес из банка-эквайера поступил запрос о предоставлении документов:

Сравнение цен

Очевидно, что цены в разных магазинах будут разные. Что-то дешевле в одном, а что-то — в другом. При помощи чеков можно практически со 100% точностью узнать, в каком из супермаркетов ваша корзина будет наиболее выгодной. Кроме того, так можно отслеживать обычную цену на товары, чтобы проверять, действительно ли выгодна скидка или это не более, чем маркетинговый ход.

Если вы закупаетесь раз в неделю и примерно одними и теми же продуктами, то можно попробовать еще один интересный вариант. Попробуйте в течение месяца совершать покупки в разных магазинах и сохраняйте чеки. В конце сравните, в каком из супермаркетов или гипермаркетов стоимость продуктов и подсобных вещей ниже. Не забудьте прибавить сюда также стоимость проезда или бензина. Вполне может оказаться, что закупаться в ближайшем «Перекрестке» гораздо выгоднее, чем ездить за 10 километров в «Ашан».

Как распрощаться с транжирством и начать копить деньги

Если к авансовому отчету приложен кассовый чек без наименования товаров

Вопрос: Работник приобрел в интересах организации товары в магазине. Приложенный к авансовому отчету кассовый чек не содержит информацию о наименованиях товаров. Иных документов нет. Можно ли принять такой чек?

Ответ: Если чек продажи, представленный подотчетным лицом, не содержит наименование товара, принять такой чек без дополнительного документа нельзя.

Обоснование: Подотчетное лицо, совершившее расходы в интересах организации, представляет в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах в установленный срок. К отчету прилагаются документы, которые подтверждают произведенные расходы. Одним из таких документов является платежный документ .

Под платежным документом понимается документ, формируемый кассовым оборудованием и (или) платежным терминалом, подтверждающий прием денежных средств. Кассовое оборудование формирует чек продажи, платежный терминал — карт-чек .

Платежный документ подтверждает произведенные подотчетным лицом расходы при наличии в нем следующих сведений :

— учетный номер плательщика (УНП);

— порядковый номер платежного документа;

— дата и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи;

— количество и цена товара (работы, услуги);

Если платежный документ содержит не все вышеуказанные сведения, потребуется дополнительный документ (товарный чек или иной документ). Данный документ должен содержать следующие сведения:

— учетный номер плательщика (УНП);

— дату продажи товара (работы, услуги);

— наименование, количество и цену товара (работы, услуги);

— подпись лица, непосредственно осуществившего отпуск товаров (выполнившего работы, оказавшего услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов.

Отметим, что чек продажи не всегда содержит информацию о наименовании товара (работы, услуги). Данный реквизит обязателен в чеке продажи только при работе КСА с базой товаров (работ, услуг) .

Таким образом, при приобретении товаров в магазине в интересах организации подотчетное лицо должно проверить в платежном документе наличие всех необходимых сведений. При отсутствии каких-то сведений подотчетное лицо должно потребовать у продавца оформить дополнительно товарный чек или иной документ, подтверждающий приобретение товаров (работ, услуг). В свою очередь дополнительный документ тоже должен содержать обязательные сведения, которые перечислены выше.

Если подотчетное лицо представило в бухгалтерию авансовый отчет с приложенным чеком продажи, в котором отсутствует наименование товара, принять такой чек без дополнительного документа нельзя.

Читайте этот материал в ilex >> *по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник: 3dpen-art.ru

Как нужно хранить чеки, чтобы они не выцветали

Автор статьи
Наталья Зорина

Банковский работник. Знание финансовой тематики. Высшее образование.

upd. Статья обновлена: 18.01.2020

Сегодня практически любая торговая точка оборудования pos –терминалом для приема безналичных платежей от покупателей. Установкой терминалов занимается банк, с которым у предпринимателя заключен договор на РКО – этот сервис входит в пакет услуг эквайринга. При оплате покупки картой терминал печатает два чека. Один предназначается для покупателя, другой остается у продавца.

В связи с этим, у многих предпринимателей возникает вопрос — нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году, и если да, то как долго это следует делать. Попробуем разобраться в данной проблеме.

Рейтинг лучших банков с РКО расположен на главной странице.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году?

Изначально работа с фискальными чеками регулировалась ФЗ №54, который был принят в далеком 2003 году. В то время о такой процедуре, как эквайринг, еще не было и речи – банковские карты только начинали входить в повседневную жизнь граждан. Естественно, что о хранении фискальных чеков в законе не было ни слова.

В 2020 году ситуация выглядит иначе. Сейчас все кассовые расчеты регулируются ФЗ №290, вышедшим в июле 2020 года. Согласно этому нормативному документу, фискальные чеки должны в обязательном порядке сопровождать такие операции, как:

• продажа товаров и услуг;
• проведение электронных платежей (например, пополнение баланса мобильного телефона);
• выплата выигрышей;
• приобретение платного контента и т.д.

В числе прочего, закон обязывает предпринимателя, выдавшего чек, сохранять свою копию в течение некоторого времени. Разберемся, для каких целей предусмотрена данная процедура.

Порядок работы с документами по операциям с картами

— Спросите вашего бухгалтера, он сам расскажет …

своему бухгалтеру: «Как организован процесс сверки расчетов по эквайрингу?». Выслушайте ужасную историю с копией чековых лент, сканов, пересылок из филиалов, сверкой вручную «под линеечку», десятки, а то и сотни человеко-часов в месяц на проведение сверок и работу с чеками при возвратах.

Сделайте вашего бухгалтера счастливым! Дайте ему современный инструмент учета и хранения чеков.

Что дает система?

1) обработка и хранение электронных образов чеков (при проведении операции в терминалах с функцией захвата подписи вместе с образом чека на сервер может быть передана подпись клиента, выполненная непосредственно на экране терминала) 2) быстрый поиск и выгрузка нужных чеков из базы данных: — возможность быстрой выборки чеков по индексированным параметрам в базе данных — выборка образов кассовых чеков через полнотекстовый поиск из базы данных — вывод результатов поиска на экран, принтер или в файл PDF — экспорт найденных в базе данных кассовых чеков в виде образа слипа и бинарного файла с подписью 3) Контроль и предоставление статистики по успешности транзакций в разрезе компании, отдельных точек, отдельных терминалов 4) уменьшение издержек по хранению и обработке бумажных чеков 5) экономия бумаги минимум на 50%! Достаточно печатать чек только для покупателя. Свой же чек надежно хранится в базе данных 6) оптимизация ведения претензионной работы. Теперь не надо ворошить груды бумаг для поиска нужного чека 7) Разграничение доступа (к определенным терминалам, магазинам, кассам) по группам пользователя

Это интересно: Порядок начисления отпускных в 2020 году

Следует отметить, что данное решение полностью соответствует требованиям 54-ФЗ.

Как работает?

ПО реализовано по технологии клиент-сервер и состоит из следующих компонент: 1) Терминальное приложение, выполняющее обработку данных чека и подписи держателя карты 2) Сервер, который принимает и обрабатывает запросы на выгрузку чеков и подписей от приложения и обеспечивает интерфейс с пользователями 3) База данных – сервер БД

Оставьте заявку на систему хранения чеков или позвоните нам.

Широкая полемика, ведущаяся в Сети по поводу вопроса «нужен ли чек при эквайринге», основывается на законодательном акте 54-ФЗ, принятом в конце мая 2003 года. Он регламентирует применение контрольно-кассовых машин при расчетах наличными и банковскими картами. Однако, оставаясь верным с юридической точки зрения, этот документ не учитывает скорости технического прогресса. Во всяком случае, о сегодняшних масштабах, которые приняла дистанционная интернет-торговля, в то время и не помышляли. Поэтому нередко встречается якобы компетентное мнение, что применение ККТ при эквайринге обязательно только при расчете банковскими картами, а при прямых электронных платежах на счет организации – нет.

Зачем это делать?

Самый простой ответ на вопрос «Для чего нужно сохранять чеки по эквайрингу», звучит так – потому что этого требует закон. Но требования это вовсе не безосновательно. Фискальные документы могут потребоваться в таких ситуациях как:

• необходимость восстановления отчетности по форме Z;
• принятие возврата товара от покупателя;
• урегулирование спорных моментов между продавцом и покупателем;
• необходимость подтвердить статус платежа;
• ведение бухгалтерского учета компании.

Если предприниматель не сможет предоставить в налоговую полную отчетность, ему придется выплатить штраф. Кроме того, чеки может затребовать банк, с которым у владельца торговой точки заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание. В этом случае, на предоставление документов предпринимателю отводится три рабочих дня. Если чеки не будут предъявлены, это будет рассматриваться банком как нарушение договора об РКО. Это может быть чревато штрафами, или вовсе расторжением сотрудничества.

Это может быть интересно: Расчетный счет для ИП: где выгодней в 2020?

Для чего нужно сохранять чеки?

Хранение чеков необходимо для самой производственной компании:

• так можно избежать возможных штрафов со стороны налоговой службы при утере Z-отчета;
• для соблюдения требований бухучета;
• для предотвращения возможных конфликтов с потребителем услуг и урегулирования споров;
• для возможности возврата денег клиенту;
• для подтверждения статуса платежа (осуществлена оплата или нет, были ли зачтены деньги).

Кроме того, банк, с которым организация заключила договор на услуги эквайринга, имеет право запросить слип-чеки на требуемую дату или определенный срок. При этом документы должны быть предоставлены в течение 3 дней, что при правильном их хранении не доставит труда.

Как хранить чеки по эквайрингу?

Чеки печатаются на специальной термоленте, которая устроена так, что имеющиеся на ней данные выцветают через некоторое время. Так как хранить чеки по эквайрингу, если нанесенная на них информация исчезает?

После того как чек будет получен, необходимо сделать его ксерокопию.

Важно! К копии чека обязательно прикладывается его оригинал, даже в том случае, когда данные с него совершенно исчезли. На копию документа ставится подпись ответственного лица компании, которую закрепляют печатью организации. При составлении Z-отчета к нему в обязательном порядке прикрепляют справку, составленную по форме КМ-6.

Чеки помещают в папку, разделяющуюся закладками с указанием даты создания. Прикреплять их к расчетно-кассовым документам не требуется.

Если слипы не были востребованы, или срок их хранения давно истек, они передаются в архив или уничтожаются.

Как хранить чеки?

Где и как именно должны храниться фискальные документы, закон не оговаривает. Но логично предположить, что они, как минимум, должны быть упорядочены по дате выдачи.

Также следует помнить, что кассовая бумага, на которой производится печать чека, обладает большой чувствительностью к свету. Если ее некоторое время держать на свету, изображение на ней пропадает. Поэтому хранить чеки стоит в светонепроницаемых конвертах, в месте, недоступном солнечным лучам.

Совет! Разумнее всего сделать дополнительно ксерокопии фискальных документов, чтобы даже при повреждении оригинала у предпринимателя сохранилось доказательство проведения транзакции.

Как производится хранение чеков ККМ?

Онлайн-кассы ККТ ККМ Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 22 мая 2020 Хранение чеков ККМ регламентировано законодательством.

В статье ниже вы познакомитесь с порядком и сроками хранения кассовых чеков. Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п.

1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает. На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня.

Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс).

А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его . А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета. Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты.

В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек.

После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером

Сколько хранить по времени?

Фискальные документы относятся к разряду первичной документации. Работу с ней регулирует Постановление правительства РФ №470, согласно которому первичка должна храниться в архивах любой организации не менее 5 лет.

Однако в любом из договоров на расчетно-кассовое обслуживание и предоставление услуг эквайринга, указываются иные сроки. Согласно этому документу, хранение чеков должно продолжаться как минимум три года, после чего они могут быть утилизированы. Решить эту дилемму просто – у постановления правительства ранг явно выше, чем у договора предпринимателя с банком. Следовательно, лучше придерживаться сроков, указанных в нем, т.е., сохранять чеки в течение 5 лет.

Личная бухгалтерия. Чеки, квитанции, договоры: хранить или нет ?

Основу персональной бухгалтерии составляет необходимость хранить важные документы, чеки, платёжные квитанции.

Но не стоит думать, что нужно складировать абсолютно все бумажки, превращаясь в известного героя гоголевских «Мёртвых душ».

Давайте попытаемся разобрать, какие именно бумаги и как долго имеет смысл хранить.

Чеки — это гарантия вашей защищённости как потребителя.

Чеки из продуктовых магазинов и магазинов товаров повседневного спроса целесообразно выбрасывать сразу после того, как вы по приходу домой (или не отходя от кассы) убедитесь, что товары не просрочены, а суммарная цена в чеке верная (бывает, кассиры несколько раз пробивают один и тот же товар в корыстных целях).

Смысла хранить такие чеки долгое время нет.

Другое дело — чеки из магазинов одежды или товаров длительного пользования.

Новые джинсы в процессе носки могут оказаться тесными и неудобными. Или материал только что купленного платья будет вызывать раздражение у вас на коже. Конечно, можно попытаться вернуть товар без чека, но наличие фискального документа даст вам уверенность, что загвоздок при возврате не возникнет.

Напомню, Закон о защите прав потребителей обязывает вас предъявлять доказательства совершения покупки. Кроме чека, подтверждением покупки могут быть свидетельские показания, а также видеозаписи с камер наблюдения.

Что уж говорить о дорогостоящих товарах, таких как, например, бытовая техника или электроника. Чеки на такую продукцию следует хранить до истечения гарантийного срока. Но многие специалисты советуют прибавить к гарантийному сроку ещё три года, объясняя эту необходимость так: три года — срок исковой давности, в течение которого можно предъявлять претензии к продавцу по поводу обнаружения недостатка, повлиявшего на потребительские свойства товара.

Что касается чеков из заведений общественного питания — их целесообразно хранить до следующего дня после посещения заведения. Если вы почувствуете себя плохо или у вас обнаружится пищевое отравление — этот чек вы сможете приложить к судебному иску.

Нужно сделать важную ремарку: когда мы говорим, что чеки нужно сохранять, это не значит, что вы обязательно должны хранить их в бумажной форме. Можно сфотографировать бумажные чеки на смартфон и хранить на любом из устройств, разбивая по папкам.

Со временем чернила стираются, а электронный формат сейчас более надёжен.

Кроме того, с 2020 года действует законодательная норма, в соответствии с которой любой потребитель вправе запросить на кассе дополнительный экземпляр чека — в электронном формате. Для этого нужно сообщить кассиру номер телефона или адрес электронной почты, куда придёт электронный чек.

С договорами всё предельно просто — храним их, пока предмет договора не исчерпает себя. Например, вы пошли учиться в автошколу, заключили договор, и будете хранить его до тех пор, пока не окончится обучение и вам не выдадут свидетельство о получении профессии водителя.

Аналогично с кредитным договором — храните бумаги до тех пор, пока не погасите всю сумму кредита.

Но, очень важно: после погашения ссуды обязательно сохраняйте документ, свидетельствующий, что вы в расчёте с банком. Речь идёт о специальной справке из кредитной организации, которая должна выдаваться банком по первому требованию клиента. Так вы избежите несправедливых обвинений, что долг до конца не погашен (а в России возможно всё).

Платёжные квитанции.

Юристы советуют годами хранить квитанции об оплате коммунальных услуг. Как известно, сфера ЖКХ — цитадель жутких ретроградов и формалистов. Такие работники верят исключительно бумажкам с печатями.

В случае, если вы оплачиваете ЖКХ-услуги черед мобильный или онлайн-банк, у вас априори отпадает необходимость собирать бумажки: квитанции сохраняются в электронном формате.

Тут перечислены наиболее распространённые виды бумаг, подлежащих хранению. Полный перечень вы определяете для себя сами, в зависимости от личной экономики.

Требование банка передать чеки

Как уже упоминалось выше, банк, обслуживающий торговую точку, может запросить у ее владельца чеки по безналичным платежам за определенную дату или некий временной период. Обычно это происходит, когда банку необходимо уточнить статус какого-либо платежа. Предоставление чеков должно быть произведено предпринимателем в течение 72 часов с момента получения запроса.

Важно! Чеки можно предоставить в оригинале. Но разумнее передать банку ксерокопии или скан-копии фискальных документов.

Сколько лет хранятся кассовые чеки?

Однако они являются бухгалтерскими документами, а значит, их нужно сохранить, причем, на определенный срок. Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования.

Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Однако это тоже срок. А чеки, выбиваемые современными кассовыми аппаратами, со временем выцветают. На них уже не видно ни даты, ни суммы, ни какой-либо еще информации.

В детстве, чтобы прочитать информацию на кассовом чеке, мы подносили его к лампочке. От нагревания на нем проступали заветные буквы и цифры.

Понятно, что такой метод налоговой инспекции или бухгалтерии не предъявишь. Но проблему выцветших чеков можно решить при помощи ксерокопирования.

Ксерокопии тоже могут подтвердить расходы. Для этого копии чеков должны быть заверены подписью должностного лица, а также печатью организации.

Оригиналы, пусть даже выцветшие, нужно хранить вместе с ними. Но чеки это еще полбеды. На такой же кассовой ленте печатаются Z-отчеты.

Они, согласно положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 г. N 745), в отличие от чеков должны храниться не менее пяти лет, как и все первичные документы. За пять лет Z-отчет может выцвести.

Поэтому ему также можно ксерокопировать.

Однако он должен храниться вместе со справкой-отчетом кассира-операциониста по унифицированной форме N КМ-6 о выручке за смену, так как, по сути, является приложением к ней. Обычно Z-отчеты прикрепляются к обратной стороне справки.

Однако правила документооборота кассовых документов все равно нужно отразить в учетной политике организации.

При этом кассовый чек первичным документов не является, а Z-отчет как раз таковым считаются.

Порядок передачи слип-чеков банковской компании

Сверка итогов по POS-терминалу – ежедневная процедура. Эквайеру отправляется вся информация по осуществлённым операциям. Свидетельством здесь выступает закрывающий отчёт по устройству.

В некоторых случаях банковская компания делает запрос на предоставление слип-чека и получение детальной информации по операции. Данная мера направлена, в частности, на профилактику мошенничества (со стороны покупателей).

Для корректного предоставления данных в банк нужно следовать определённому алгоритму:

1. Получите банковский запрос по поводу слипов. Особенное внимание нужно уделить обозначенному временному промежутку.
2. Найдите чеки за указанный в запросе период.
3. Составьте опись документов – слипов с заверенными ксерокопиями и пояснений.
4. Сформируйте пакет документов. Приложите к нему опись.
5. Отправьте документацию с курьером в банк. Доставить бумаги можно и лично.
6. На описи отметьте факт принятия пакета ответственным должностным лицом (с его подписью).

Как видно, порядок действий нехитрый. Главное – соблюсти дотошность.

Источник: sintezoil.ru

Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать

Банки всё больше продвигают услуги безналичных расчетов, которые позволяют оплатить тот или иной товар в магазине при помощи банковской карточки.

Для клиента это очень удобно, ведь можно не обналичивать средства, а тратить их прямо с карты.

Данная процедура называется эквайринг и есть некоторые правила как им нужно пользоваться для организаций.

Не раз покупатель мог заметить, что продавец распечатывает два чека, один из которых оставляет себе для отчетности. В этой статье рассмотрим вопросы хранения слип-чеков, для чего они используются и что обязан знать продавец.

Нужен ли чек при эквайринге

Чек эквайринга выдается в двух экземплярах: один – для покупателя, другой – для продавца. Согласно действующему законодательству (ФЗ-290), каждая организация обязана предоставлять клиентам квитанцию об оплате, независимо от вида деятельности.

То есть она выдается всегда, когда происходят товарные отношения между продавцом и покупателем. А именно:

• при покупке товара на торговой точке (ТТ);
• при расчете в кафе, парикмахерских;
• при заказе услуг;
• при покупке через интернет (включая билеты на самолет, поезд, театр и т. д.);
• при оплате подписок на платный контент;
• при выплате выигрышей в лотерее.

Если торговые отношения касаются организаций (поставка оборудования, товара в большом количестве), то помимо документа об оплате нужно предоставить фирме клиента счет-фактуру.

Стоит отметить, что при вступлении в силу 54-ФЗ каждая ТТ обязана отправлять данные о денежных операциях в налоговые органы. Обычно это происходит при взаимодействии организации с Оператором Фискальных Данных (ОФД).

Стало быть, владельцам бизнеса нужно иметь в магазинах не только платежный терминал, но и онлайн-кассу. С ее помощью информация о каждой покупке отправляется напрямую в ОФД, а потом в налоговую. Тогда вопрос, нужно ли и зачем хранить чеки по эквайрингу, появляется сам собой.

Как уничтожить просроченные документы

Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.

Бланк акта на уничтожение документовСкачать

Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.

Избавиться от документов можно двумя способами:

• своими силами (если объем бумаг небольшой);
• с помощью нанятой организации.

Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.

Для чего нужно хранить чек

Дело в том, что организации нужно вести бухгалтерскую отчетность. Нужен чек эквайринга и для решения спорных ситуаций с клиентом. И еще в нескольких случаях:

1. При утрате Z-отчета. Налоговые службы могут выписать за это немалый штраф. Сохранение слип-чека поможет составить отчет, в котором будут отражены все доходы и расходы.
2. При ведении бухгалтерского учета. Данные о наличных и безналичных операциях отражаются в разных колонках.
3. Для предоставления отчета в банк. Финансовая организация вправе потребовать у своих клиентов все слипы за любой, выбранный ими срок. Если вы правильно их храните, то их сбор займет немного времени. Обычно банки дают на это 3 дня.
4. Для возврата денег покупателю. Если ваш слип будет утерян, клиент может предоставить вам свой, и деньги вы обязаны будете вернуть. Но, чтобы отразить эту операцию в отчете, вы должны иметь свой документ об оплате.

Важно также знать, как правильно хранить чеки по эквайрингу, ведь информация, напечатанная на них, со временем исчезает. Чтобы документ сохранился, сделайте его ксерокопию и положите в отдельную папку.

При оплате банковской картой терминал дополнительно выдаёт аналогичный слип чек, которые подтверждает получение товара/услуги и списание средств со счета покупателя.

Какую кассу выбрать и на что обратить внимание

Разбираем данный момент на примере небольших торговых точек.

Давайте возьмем за пример парикмахерскую, потому что там присутствуют сотрудники и есть какой-то набор бизнес-процессов.

1) Задаем вопрос: Как будем принимать денежные средства?

Обычно отвечаем на этот вопрос, что точно принимаем наличные и возможен прием платежей через банковские карты.

Этот ответ подходит под наш пример парикмахерской.

2) Смотрим на проходимость нашей точки. Задаем вопрос: Какой тип торговой точки?

Этот вопрос позволяет понимать, что это за торговая точка. Сразу понимаем, сколько будет пробиваться чеков за один рабочий день. Для парикмахерской высокопроизводительное оборудование не нужно, так как чеков за час может быть пробито от 1 до 10.

Также, учитываем фактор часов пик. Например, если бы это был “магазин у дома”, то в нем будет обосновано взять высокопроизводительное кассовое оборудование, способное пробивать чеки с наибольшей скоростью. Это необходимо для того, чтобы не скапливалась очередь и покупатель получал чек на свою покупку очень быстро.

3) Далее нам нужно понимать количество номенклатуры и нужна ли интеграция с товароучетной системой.

Под номенклатурой понимаем товарные позиции. Для парикмахерской это может быть стрижка мужская, стрижка женская, мытье волос и прочее. Небольшое количество товаров, которые можно ввести в сам кассовый аппарат и продавать.

Если ваш список товаров постоянно дополняется или приходит альтернатива тому товару, что продавали ранее, то значительно проще вносить эту информацию в товароучетную систему или ПО, которое установлено в самом кассовом аппарате.

Данные ответы дают нам понимание какой кассовый аппарат нам нужен, каким способом можно в него вносить информацию, сенсорный смарт-терминал, фискальный регистратор с привязкой к компьютерному ПО или обычная кнопочная касса.

Возвращаясь к нашему примеру, для парикмахерской можно использовать самую простую кассу, даже кнопочную, внести нужные позиции товаров/услуг и работать.

Если же номенклатура большая, то переходим к следующему вопросу.

4) Нужна ли интеграция с товароучетной системой?

Наиболее популярное решение – это 1С. Бывают и подобные решения, такие как МойСклад, Сбис и т.п.

Когда Ваш бизнес связан с товаром, очень правильно и удобно вести учёт не в Excel или тетради, а в автоматизированной системе. Сразу можем понимать, какой товар нужно дозаказать и когда, вести аналитику.

5) Еще один важный вопрос – купить кассу на сезон или на долгий срок?

Под сезоном можно рассмотреть несколько вопросов:

• Уверены ли вы в своей бизнес-модели и что она точно на долгие годы?
• Вы хотите сейчас в качестве теста запуститься с минимальными вложениями в короткий срок и ККТ нужна просто для соответствия законодательству?

Как пример для второго вопроса, мы можем рассмотреть ярмарку. Продавец на одну-две недели, максимум на три недели приезжает для продажи своего товара и неизвестно, будет ли он через 3-4 месяца также принимать участие и продавать мед или какие-то иные товары.

В таких случаях кассовый аппарат предлагают многие компании взять в аренду, в частности наша компания. Это реально выгоднее, но только на протяжении 10-11 месяцев. Если срок использования больше, то покупка кассового аппарата будет более выгодной.

Подводя итоги по вопросу “какую кассу выбрать”, могут быть предложены следующие виды онлайн-касс:

Автономные онлайн-кассы

Плюсы автономных касс:

• Занимают мало места;
• Есть встроенный аккумулятор;
• Можно использовать в любом удобном для вас месте;
• Низкая цена.

Минусы автономных касс:

• Управление только кнопками;
• Сложно работать с большой базой товаров;
• Отсутствие или очень плохая аналитика продаж;
• Невысокая скорость печати;
• Работа с маркированным товаром затруднена.

Лучшим вариантом из автономных касс можно считать решение от компании Атол и его ККТ – Атол 91Ф. Как работать с маркированным товаром на данной кассе, можно ознакомиться в нашей статье.

Smart-терминалы

Плюсы Smart-терминалов:

• Много сервисов для бизнеса;
• Занимает мало места;
• Есть варианты с АКБ и без него;
• Можно управлять с планшета;
• Хорошая аналитика продаж;
• Удобная работа с базой товаров;
• Возможность работать комфортно с системой маркировки;
• Присутствуют модели со встроенным эквайрингом.

Минусы Smart-терминалов:

• Невысокая скорость печати чеков;
• Платное ПО по подписке.

Лидером в данном сегменте устройств является Smart-терминал компании Эвотор – Эвотор 5i. Данные аппараты рассчитаны под микро- и малый бизнес, где поток клиентов не очень высокий.

В данных ККТ можно формировать и программы лояльности, которые смогут рассказать вашим клиентам о проводимых у вас акциях.

Пара интересных фишек Smart-терминала Эвотор:

Эвотор 5i работает еще и как Wi-Fi радар.

К вам приходит посетитель, но не оставляет свой номер телефона (вы его почему-то не спросили об этом или у вас пока не настроена система). При включенном Wi-Fi в телефоне клиента, происходит обмен MAC-адресом. Далее происходит поиск клиента в интернете по определенным базам. Потом происходит сегментация на клиентов которые приходят к вам регулярно, кто проходит рядом, а кто заходил, но ничего не купил.Через сервис «Твой промоутер» можно набирать себе клиентов из тех, кто еще не был вашим клиентом, но находился рядом с вашей торговой точкой.Такая реклама стоит в разы дешевле чем просто реклама например в яндексе и в google.

Евгений: Поразительно, что эти устройства позволяют использовать такую рекламу. Ведь ее не так дорого запустить, как обычную рекламу в яндексе или google. Здесь вы не ищете своего клиента, не тестируете, а даете рекламу прямо по тем клиентам, кто уже реально к вам когда-то заходил или проходил рядом. Для меня такая штука была прямо открытие века. Когда в ней разобрался и запустил у клиента, то я

прям супер рад был. Как раз на Барбершопе-то мы и запускали. Как только начали открываться после карантина, мы провели тестирование и результаты были очень крутые, есть в блоге это описание.

Вторая фишка – есть возможность сделать интернет-магазин

Есть возможность сделать интернет-магазин с помощью сервиса, который называется «В деле». Этот интернет-магазин может брать самостоятельно информацию о количестве товаров, который остался у вас прямо из кассы. Большим плюсом будет являться то, что за вас соберут полностью весь сайт бесплатно и дадут им пользоваться бесплатно. Если в течение недели вас все устраивает, то стоимость обслуживания составит всего от 1000 до 1500 рублей.

Фискальный регистратор Фискальный регистратор

Плюсы Фискальных регистраторов

• Функционал определяется возможностями программного обеспечения;
• Может присутствовать функция автоотреза чека;
• Высокая скорость печати;
• Поддержка всех обновлений в 54-ФЗ.

Минусы Фискальных регистраторов

• Сложная настройка, требующая привлечь специалиста; Зачастую работает только через ПК (Требует много места).

Фискальный регистратор – это профессиональное устройство. Он может подключаться к планшету на windows, либо, значительно реже, к планшету на android или apple.

Самый распространенный вариант подключения данных устройств – это подключение к системе 1С.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

По закону все кассовые документы относятся к первичным. А они должны храниться в организации в течение 5 лет.

Исключение составляют копии товарных и использованных чеков. Срок их хранения значительно меньше – до 10 дней. Однако Z-отчеты с ККТ и POS-терминалов являются первичными документам. И согласно Постановлению Правительства РФ №470 от 23 июня 2007 года срок их хранения составляет 5 лет.

Что же касается договора эквайринга, то там указанна совершенно другая цифра – 3 года дается для хранения слипов и других документов, подтверждающих товарную сделку между покупателем и организацией.

Нормативное регулирование использования онлайн-касс

Основные отличия от кассового чека

Распространенная ошибка считать, что кассовый и эквайринговый чек взаимозаменяемы. Согласно ФЗ–290, каждый продавец обязан пробивать и выдавать покупателю документ, подтверждающий факт покупки. На деле же продавцы часто ограничиваются чеком с терминала. Это неправильно.

Кассовый чек – это документ, подтверждающий, что клиент действительно купил товар или услугу. При этом, на нем обязательно указывается наименовании товара, его количество и цена за единицу товара. В конце прописывается полная стоимость покупки.

Эквайринговый чек лишь подтверждает факт товарной сделки между организацией и покупателем. В нем указывается только конечная сумма покупки.

При безналичной оплате банк выступает в роли посредника между вами и клиентом. А значит, документ, выданный терминалом, не может заменить кассовый.

Источник: forum-izpp.ru