Сколько хранить документы после ликвидации ИП

Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров. Некоторые бумаги нужно беречь до 50 и 75 лет, даже если бизнес давно закрылся. В статье расскажем о сроках хранения, штрафах за нарушения и способах упростить эту задачу.

Для чего хранить документы

В бизнесе часть документов нужны самой компании: они помогают ориентироваться в договоренностях и операциях, защищают интересы организации в суде, если контрагент уклоняется от обязательств. А еще помогают подтвердить обоснованность денежных переводов, если этим интересуется банк или ФНС. Кадровые документы тоже помогают содержать в порядке отношения с сотрудниками.

Но у государства есть свои «виды» на документы компании. Например, ПФР хочет иметь возможность подтвердить стаж гражданина или восстановить его трудовую книжку. Налоговой важно получить подтверждение о законности операций и налоговых вычетов даже с большим сроком давности. Поэтому компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы, чтобы представить их контролирующим органам по запросу.

Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?

Как долго нужно хранить документы

• свидетельство о регистрации в налоговой ИП или компании или снятии с учета;
• правила трудового распорядка на предприятии.

Храните 3 года:

• графики отпусков.

Храните 5 лет:

• всю первичку;
• кассовые документы;
• налоговые декларации;
• книги учета доходов, доходов и расходов;
• авансовые отчеты;
• кадровые табели и журналы учета отработанного времени.

Храните 45 лет:

• бумаги о травмах и несчастных случаях на предприятии.

Храните 50 лет:

• расчеты по страховым взносам;
• трудовые договоры;
• личные карточки и личные дела сотрудников;
• при опасном производстве — кадровые табели и журналы учета отработанного времени;
• забытые оригиналы документов работников.

Храните постоянно:

• устав компании, протоколы собраний;
• бухотчетность;
• ликвидационные бумаги;
• штатное расписание.

Как именно хранить документы

Есть два вида хранения — текущее и архивное.

Правила текущего хранения применяют к документам, которые еще находятся в работе или срок их хранения менее 10 лет. Их просто держат в компании: на полках, в сейфах, папках — никто не упрекнет вас, что документы разложены не в хронологическом порядке, главное, чтобы они были целы.

Правила архивного хранения применяют к документом с большим сроком годности. Через 10 лет после начала хранения вы берете бумаги с полки и готовите к передаче в архив. Для этого складываете в хронологическом порядке, нумеруете страницы, прошиваете. Создаете опись: перечисляете документы в подшивке, каждый под своим номером, названием и числом страниц.

Ликвидировали компанию: что дальше? Утилизация печати, хранение документов ООО, расчетный счет

Последний штрих — заверяющий лист, в котором прописывают число листов в подшивке, физическое состояние. После этого передаете в архив.

Архив можно организовать на территории компании или оплатить хранение специальной организации. Держать документы на балконе или в сыром подвале нельзя — к архиву есть требования. Например, система пожаротушения, температура 17-19 градусов, относительная влажность не выше 50% и сигнализация. Доступ к документам должен быть только у ограниченного круга лиц, чтобы не разглашалась коммерческая тайна или персональные данные.

Как хранить электронные документы

Если организация работает с электронными документами, именно в этом виде их и нужно хранить. Всю первичку, договоры, декларации и отчеты, подписанные электронной подписью держат в электронном архиве. Обычно он располагается на серверах компании, которая предоставила сервис для обмена документами или для ведения учета и создания отчетов.

Есть требования к хранению электронных документов:

• нужна хотя бы одна резервная копия (системы электронного документооборота и сдачи отчетности через интернет обычно создают одну-две резервные копии, а при самостоятельном хранении нужно дублировать данные на флешку или в облако);
• у компании должна быть программа для чтения и копирования документов;
• документы должны быть защищены от несанкционированного просмотра (системы ЭДО и отчетности шифруют данные и дают доступ к ним по паролю с двухфакторной аутентификацией, а при самостоятельном хранении нужно устанавливать надежный пароль на архив);
• раз в пять лет нужно проверять состояние документов, при изменениях в ПО переводить их в новый читаемый формат.

Важно: нельзя перевести бумажные оригиналы в цифровой вид и уничтожить бумажные копии до окончания срока хранения. Но можно создать электронные копии, чтобы проще искать, читать и пересылать их.

Могут ли оштрафовать за неправильное хранение

За нарушение порядка хранения есть штрафы:

• при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
• при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
• при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);
• при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Избежать штрафа поможет только документальное подтверждение того, что документы украли (справка из полиции по вашему заявлению), они сгорели (справка о пожаре из МЧС), их затопило (справка из управляющей компании). Кроме штрафа бывают другие неприятности: налоговая может решить, что документы уничтожены, чтобы скрыть нелегальные схемы — и вам назначат проверку.

Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока хранения, их лучше поскорее восстановить: запросить дубликаты первички у контрагентов, а отчетности — у налоговой, ПФР.

Как уничтожить документы после истечения срока хранения

После истечения срока хранения нельзя просто взять и выбросить бумаги в мусорное ведро. В документах есть персональные данные, и если они попадут в руки третьих лиц, вас могут ждать штрафы. Так что для уничтожения документов есть свои правила.

1. Создайте экспертную комиссию приказом директора — например, из бухгалтера, секретаря, юриста. Комиссия проверит хранящиеся документы и отберет те, у которых истек срок хранения.
2. Затем комиссия составит протокол о решении уничтожить ряд документов.
3. После этого составляется акт с перечислением документов на уничтожение. Указывается и способ — обычно это измельчение или сжигание.
4. Уничтожить бумаги можно своими силами или с помощью компании, которая утилизирует документы.

Если не составить протокол и акт об уничтожении документов, это тоже может повлечь санкции проверяющих органов.

Для упрощения работы с документами подключите современный бухгалтерский веб-сервис. В Контур.Бухгалтерии доступен электронный документооборот и электронная отчетность, а электронную подпись вы получите бесплатно. И даже если не сможете полностью отказаться от бумаг в документообороте с контрагентами, часть документов всегда будет в цифровом виде, а это облегчает хранение. Все новички могут тестировать сервис бесплатно 14 дней.

Источник: www.b-kontur.ru

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО?

Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы? Каким образом обеспечивается хранение документов при ликвидации ООО?

Каковы основные виды документов ООО и сроки их хранения?

Документы после ликвидации ООО нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

• Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
• Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности. К основным категориям документов можно отнести:

1. Документы по личному составу.

• до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
• до 45 лет — аттестационные документы.

1. Документы по кадровой отчетности.

До 5 лет должны храниться:

• табели для фиксации рабочего времени;
• расчеты о премировании сотрудников;
• документы, связанные с судебными спорами.

1. Первичные документы и бухгалтерская отчетность.

В течение 5 лет должны храниться:

• регистры учета;
• отчеты о прибылях и убытках, баланс;
• кассовые отчеты.

1. Документы налогового учета.

До 5 лет должны храниться:

До 4 лет подлежат хранению:

• книги учета по продажам, покупкам;
• счета-фактуры.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень категорий документов, которые могут применяться в деятельности ООО. Но указанные категории можно отнести к ключевым, тем, которые заслуживают приоритетного рассмотрения, как при текущей работе фирмы, так и при ее ликвидации.

Где хранятся документы после ликвидации фирмы?

Возникает вопрос: а где именно хранить документы, если фирма, их использовавшая, ликвидируется?

Документы, задействовавшиеся в хозяйственной деятельности фирмы, могут передаваться после ее ликвидации на хранение:

• В вышестоящую организацию (если она имеется и продолжает вести свою деятельность).

В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.

• В архив муниципалитета или государственный архив.

В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.

Практические действия по подготовке документов ликвидируемого ООО в вышестоящую структуру либо в архив могут осуществлять:

1. При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
2. При ликвидации компании в порядке банкротства — конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.

К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:

• обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
• упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
• проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.

В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек). Такие документы подлежат уничтожению в порядке, установленном отдельными нормами законодательства.

В случае если руководство ликвидируемой фирмы или ликвидационная комиссия не выполнят действий, направленных на передачу документов в компетентную структуру, то в отношении ответственных лиц могут быть инициированы серьезные санкции. Изучим их.

Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность

В отношении руководства фирмы или ликвидационной комиссии, нарушившей предписания законодательства об организации хранения документов ликвидируемого ООО, могут быть применены санкции в виде:

1. Штрафа в 300-500 рублей, который выписывается на ответственное должностное лицо организации.

Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

1. Штрафа в размере:

• 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
• 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

• ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
• любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.

1. Санкций по ст. 325 УК РФ в виде:

• штрафа в величине до 200 000 рублей (либо в размере дохода виновного лица за 1,5 года);
• назначаемых исходя из серьезности правонарушения обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста, лишения свободы (на сроки, определяемые в соответствии с УК РФ).

Указанные санкции применяются именно в тех случаях, когда обязанности по передаче документов в компетентные структуры выполняет ликвидационная комиссия — то есть, при банкротстве организации. Действия комиссии могут быть, таким образом, квалифицированы как намеренное сокрытие документов (или же их уничтожение — если оно имело место).

Источник: urlaw03.ru

Хранение документов ИП

Какие документы нужно хранить, где их хранить и на протяжении какого времени. Разбираемся в этом, а также в том, что будет за утрату.

Евгений Звягин Автор статьи

Процесс ведения бизнеса характерен тем, что у предпринимателя постоянно появляются различные документы — справки, бумаги, свидетельства, чеки, накладные и так далее. И встаёт закономерный вопрос — что со всем этим делать? Выкидывать нельзя. Хранить нужно в течение достаточно долгого времени — годами. А где и как? Специальный сейф?

Или подойдёт и подоконник на кухне?

Закон предусматривает разные варианты хранения. Поэтому обратимся к нему и посмотрим, как должны правильно храниться некоторые виды документов.

Какие документы нужно хранить ИП

Регламентирующий документ в этом случае — 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

1. Бухгалтерские бумаги, документы по учёту налогов, все документы, свидетельствующие о получении дохода и расхода, которые фигурируют в расчёте налоговых взносов. И обязательно бумаги, которыми вы сможете доказать те или иные уже совершённые взносы. Эта документация должна храниться в течение четырёх лет (п.8 ст 23НК РФ).
2. Первичные бух. Документы. Срок хранения — не меньше пяти лет (п.1 ст 29 402-ФЗ).
3. Первичная документация по процессам регистрации коммерческой деятельности, а также книга учёта доходов и расходов. Хранить 4 года (ч. 12 Приказа № 86Министерства финансов).
4. Бумаги о выплатах взносов во внебюджетные фонды — ФСС и ПФР, а также фонд ОМС. Срок хранения — 6 лет (п. 8 ст. 28 212-ФЗ).
5. Карточки сотрудников фирмы, их личные дела, договоры о трудоустройстве, увольнительные приказы и т.д. В этом случае срок хранения бьёт рекорды — 75 лет Приказ № 588 Минкульта).

Даже если ИП ликвидировал фирму, или закрыл, указанные бумаги должны продолжать храниться в течение обозначенного срока.

Где хранить документацию

Здесь законодательство даёт больше вольности. ИП может выбрать для хранения документов отдельное помещение (не чердачное и не подвальное), комнату. Если бумаг набирается очень много, можно обратиться в специализированную фирму, которая обеспечит архивационное хранение ваших данных.

Что касается регулировки на законном уровне, то нужно учитывать статьи 14 и 17 125-ФЗ, где прописываются обязанности предпринимателей вести дела согласно правилам архивного дела, размещения и систематизации документации. Иными словами, ваша задача — хранить документы так, чтобы они были в сохранности от физического воздействия.

Если документы потеряны или испорчены

Штрафные санкции для тех, кто не может предоставить первичные бумаги по бухгалтерскому учёту, счет-фактуры, для тех, кто ведёт документацию не систематически — достаточно мощные. Если вы попались более двух раз за год, по статье 120 НК РФ, штраф выйдет не меньше десяти тысяч рублей.

Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.

А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д. Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.

Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.

Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.

Итог