Что касается отчетов об открытии и о закрытии смены на бумажном носителе, то хранить их не требуется. Отказ от необходимости хранения бумажных кассовых лент был одной из целей реформы ККТ (что особенно актуально для крупного ретейла).
Нужно ли сохранять чеки?
Сколько необходимо хранить терминальные чеки (слипы)? Кассовые документы и книги хранятся 5 лет (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. . Следовательно, минимальный срок хранения терминальных чеков (слип) составляет 5 лет, считая с 1 января года, следующего за годом совершения кассовой операции.
Как хранить кассовую книгу?
Отчет об открытии смены может храниться в электронной форме в памяти фискального накопителя. Это установлено ст. 4.1 правилам Федерального Закона от 22.05.03 № 54-ФЗ. Фискальный накопитель онлайн-кассы предусматривает хранение отчетов о закрытии смены в период 30 календарных дней в некорректируемом виде.
Сколько хранится фискальный чек?
Нормативный срок хранения документов, относящихся к контрольно-кассовой технике, согласно постановлению Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470, составляет не менее пяти лет с даты окончания их использования. Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков.
Чек для эквайринга – зачем нужен и сколько хранить
Какой Отчет закрывает смену?
Отчет о закрытии смены — это фискальный документ, который закрывает кассовую смену, фиксирует в фискальной памяти накопленный итог пробитых сумм и обнуляет счетчик выручки за смену. Отчет нужно снимать независимо от того была выручка или нет.
Нужно ли сохранять чеки от терминала?
Все чеки по терминалу нужно собрать и сохранить. Срок хранения чеков по эквайрингу чаще всего составляет 3 года. Если в вашем договоре с банком это не прописано, то хранить такие чеки нужно 5 лет, так как они являются первичными кассовыми документами. Рекомендуем: Тарифы на эквайринг и рейтинг всех банков.
В чем хранить чеки?
Итог: хранить важные чеки нужно, как и лекарства — в темном, сухом и прохладном месте. А чтобы не забывать о них, можно завести в прихожей небольшую коробочку и складывать чеки поначалу в нее, а уже затем сортировать.
Как долго хранятся Z отчеты?
Суточные (сменные) отчеты (Z-отчеты), контрольные ленты хранятся в течение 12 месяцев со дня их формирования (п. 7 Положения № 924/16). Таким образом, п. 7 Положения № 924/16 установлена обязанность хранения только в отношении формируемых кассовым аппаратом суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) и контрольных лент.
Какой срок хранения кассовых документов?
Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет.
Где хранятся кассовые чеки?
Согласно п. 277 раздела 4.1 приказа Росархива России от 20.12.2019 № 236 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет. Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре.
Как сохранить кассовый чек?
- храните чеки в темном месте — это может быть коробка, шкатулка или ящик стола;
- следите за влажностью и температурой — губительной считается влажность более 68% и температура выше 20 градусов;
Сколько дней в системе хранится чек продажи?
В это же время создаются электронные копии всех фискальных документов, которые ОФД хранит на своих серверах. Согласно 54-ФЗ, необходимо обеспечивать сохранность фискальных документов 5 лет. Серверы ОФД размещаются в ЦОДах (дата-центрах повышенной степени безопасности), где хранятся миллиарды электронных чеков.
Как правильно клеить чеки к авансовому отчету?
Чеки и квитанции крепятся в хронологическом порядке по датам покупок. После этого считается общее количество всех этих документов и далее отражается в авансовом отчете.
Что будет если не снять Х отчет?
То есть можно сказать, что вы допускаете нарушение порядка ведения кассовых операций, за которое предусмотрена достаточно серьезная административная ответственность (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Если бы вы однократно не сняли в тот же день Z-отчет, это можно было бы объяснить техническими неполадками, ошибками продавца и т.
Как закрыть смену если смена превысила 24 часа?
Алгоритмы действий по закрытию смены на каждом кассовом аппарате могут быть разными. Но в целом, чтобы осуществить закрытие и напечатать отчет, необходимо выполнить ряд несложных действий: зайти в раздел «Закрытие кассы» и выбрать «Закрыть смену». После этого, касса самостоятельно начнет печатать отчет о закрытии.
Сколько раз в день можно снять Х отчет?
Снимать Х-отчет разрешается неограниченное число раз за время рабочей смены.
Источник: kamin159.ru
Хранить нельзя выбросить: срок хранения кассовых документов в организации
Если компания работает с наличными, любые операции должны сопровождаться документами. Эти документы хранятся от пяти до 75 лет, даже если компания закроется. Разбираемся, какие документы относятся к кассовым и как долго их нужно хранить. Все свои документы компания должна хранить определённое время. Даже если она закрылась, уничтожать их нельзя ещё долго.
Впоследствии они могут понадобиться, например, для проверки госорганами, для суда или для подтверждения стажа работника. Это распространяется и на кассовые документы. Что такое кассовые операции Понятие «кассовые операции» практически никак не связано с кассовым аппаратом. Компания вообще может его не применять, если закон ей это позволяет.
Но у нее всё равно могут быть кассовые операции. Нужно различать два значения понятия «касса». Операционная касса компании , она же касса с точки зрения бухгалтерии, — это кошелёк, через который проходят все операции с бумажными деньгами. Сняли наличность с расчётного счёта для выплаты зарплаты — кошелёк пополнился.
Выдали зарплату живыми деньгами — сумма в кошельке уменьшилась. Выдали офис-менеджеру бумажные деньги на покупку канцелярии — кошелёк стал ещё тоньше. Магазин весь день принимал деньги от покупателей, а по окончании смены кассир зафиксировал сумму наличной выручки — произошло пополнение кошелька.
Образец приходного кассового ордера ( XLS )
Образец расходного кассового ордера ( XLS )
Кассовая книга по форме КО-4 ( XLS )
Образец обложки книги учёта по форме КО-5 ( XLS )
Образец расчётно-платёжной ведомости ( XLS )
Так выглядит журнал регистрации по форме КО-3 ( XLS )
Итак, по общему порядку к кассовым документам относятся:
Субъекты малого предпринимательства и все ИП могут не оформлять ПКО, РКО и не вести кассовую книгу. Однако они обязаны формировать платёжные либо расчётно-платёжные ведомости. Конечно же, в том случае, если рассчитываются с работниками по зарплате и подрядчиками, нанятыми по ДГПХ, наличными деньгами.
Например, ИП открыл небольшую пекарню. Он работает с онлайн-кассой и принимает от покупателей наличные деньги и оплату картой через онлайн-кассу. Сотрудники получают зарплату на карту через банк. В этом случае у ИП не будет никаких кассовых документов, которые нужно хранить.
Но если вы ООО и ведёте кассовую дисциплину на общих основаниях, то наличие онлайн-кассы не освобождает вас от формирования и хранения РКО, ПКО, кассовой книги и прочих кассовых документов.
Сколько хранить кассовые документы в организации
Сроки хранения документов по кассовым операциям определяются сразу несколькими документами.
Под лицевым счётом (ЛС) понимают специальную форму Т-54 или самостоятельно разработанный компанией документ, в который вошли все обязательные реквизиты. В ЛС отражаются данные о приёме на работу и увольнении, занимаемой должности, условиях труда, окладе или тарифной ставке, надбавках, отпусках, отработанном времени, начисленной и выплаченной зарплате и удержаниях из неё. Хранить ЛС нужно 50 или 75 лет. Вести лицевые счета необязательно, но тогда 50 или 75 лет придётся хранить платёжные ведомости.
Примечание. Сроки хранения есть и у тех документов, которые формируются на кассовом аппарате. Фискальные документы — чеки и отчёты ККТ — тоже подлежат хранению в течение пяти лет. Но они хранятся в электронном виде в памяти аппарата — в фискальном накопителе. Его нужно хранить не менее пяти лет.
Как рассчитать срок хранения кассовых документов
Течение срока хранения документов начинается не с момента их создания. Срок считается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ был закончен делопроизводством. Это сказано в инструкции к упомянутому перечню Росархива — она утверждена приказом службы от 20.12.2019 № 237 .
Например, срок хранения кассовых ордеров за 15 января, 15 августа и 15 декабря 2023 года начинается с 1 января 2024 года и заканчивается 31 декабря 2028 года.
Тем же пунктом приказа № 237 установлено, что сроки хранения кассовых книг исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. То есть кассовая книга за 2023 год также подлежит хранению до конца 2028 года.
А вот платёжные ведомости 2023 года придётся хранить как минимум до конца 2029 года — при условии, что в компании ведутся лицевые счета работников. Ведь минимальный срок хранения документов по зарплате — шесть лет. Если же лицевые счета не ведутся, то по действующим сегодня правилам хранить ведомости придётся до конца 2073 года.
Как хранить документы по кассовым операциям
Порядок хранения документов определяется законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и выпущенными к нему подзаконными актами.
Для документов, срок хранения которых менее десяти лет, включая кассовые, особых правил не установлено. Определить условия хранения должен их собственник, то есть компания. При этом она обязана обеспечить их сохранность и защиту от несанкционированного доступа. В остальном же документы можно хранить как удобно.
Ещё один важный момент: следует продумать размещение документов так, чтобы нужный было легко найти. Как правило, при временном хранении до уничтожения документы лежат в шкафах или сейфах в офисе компании. Речь про кассовые ордера и книги. А также про платёжные ведомости, у которых не истёк десятилетний срок хранения.
Если компания не ведёт лицевые счета работников, то ведомости по истечении десяти лет нужно передать в архив. Сделать это следует не ранее, чем через год после окончания десятилетнего срока хранения, но и не позже, чем через три года. Архив может быть организован силами самой компании, но также можно передать документы на хранение по договору в государственный или муниципальный архив либо иную организацию из утверждённых Правительством списков.
Если бизнес закрывается, документы, срок хранения которых не истёк, нужно передать в сторонний архив ( п. 10 ст. 23 закона № 125 ). В законе говорится только об организациях в процессе ликвидации или банкротства. Однако требование рекомендуется исполнять и предпринимателям, ведь сдать документы в архив гораздо проще, чем обеспечить их хранение на долгие годы.
Электронные кассовые документы
Если компания часто работает с наличными деньгами, то за годы у неё может набраться немало кассовых документов.
Однако все формы, о которых идёт речь в этой статье, могут быть созданы в электронном виде (п. 4.7 указаний Банка России № 3210-У ). Подписывают их в таком случае электронной подписью. Хранение кассовых документов в электронном виде в памяти компьютера — гораздо более удобный вариант. Ведь они не занимают много места, не рискуют быть затерянными среди других бумаг или прийти в негодность. Удобство хранения и поиска — одно из существенных преимуществ электронного документооборота.
Важно! Если документы были созданы на бумаге, в таком виде их и придётся хранить весь срок. Нельзя отсканировать, например, кассовую книгу за прошлый год и уничтожить бумажный оригинал. Скан не имеет юридической силы: это не электронный документ, а лишь цифровая копия бумажного. Также неправомерно при ведении кассовой книги на компьютере просто сохранить её как файл.
Книга должна быть распечатана и подписана собственноручными подписями ответственных лиц.
Единственный вариант для хранения документов на компьютере — изначально создавать их в электронном формате и подписывать электронной подписью.
Специально проверять сохранность документов в компании никто не будет. Но в определённых случаях их могут запросить. Например, налоговая вправе проверить бизнес за три прошедших года ( п. 4 ст. 89 НК РФ ) даже если компания уже не действует. Или у бывшего работника может возникнуть вопрос по пенсионному стажу, и потребуется поднять архивную платёжную ведомость.
Сослаться на то, что документа нет, значит признать факт нарушения закона. Вот какие штрафы за это могут назначить:
Источник: kursk.bezformata.com
Срок хранения денежных средств в кассе, предназначенных для выдачи под отчет, может установить руководитель
Бюджетное учреждение получило в кассу денежные средства для выдачи их под отчет на хозяйственные нужды. Сумма денег, хранимая в кассе, не превышает установленного лимита. Какое время денежные средства могут находиться в кассе учреждения?
При оформлении и учете кассовых операций, в том числе и выдачи денежных средств под отчет, следует руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У).
Указание № 3210-У предусматривает, в частности, следующие случаи выдачи наличных денег из кассы организации:
– выплата заработной платы, стипендий и другие выплаты работникам;
– выдача под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица.
При этом Указания № 3210-У регламентируют только срок выдачи заработной платы, стипендий и других подобных выплат. Данный срок определяется руководителем и не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 6.5 Указаний № 3210-У).
Относительно срока хранения денежных средств в кассе учреждения для последующей выдачи под отчет в Указаниях № 3210-У информации не содержится.
Нормативные документы, регламентирующие бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях (Данный остаток указывается в Сведениях об остатках денежных средств учреждения (форма 0503779).), допускают наличие остатка в кассе учреждения, в том числе на конец года (Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н.).
В силу п. 2 Указания № 3210-У юридическое лицо самостоятельно устанавливает лимит остатка наличных денег в кассе, издавая при этом соответствующий распорядительный документ. Размер лимита определяется в соответствии с приложением к Указанию № 3210-У.
Согласно Указанию № 3210-У не допускается только накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита (абзац девятый п. 2 Указания № 3210-У). Исключения перечислены в абзаце восьмом п. 2 Указания № 3210-У, однако хранение денежных средств для последующей выдачи под отчет в данном перечне не поименовано.
Согласно ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ дела о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ) рассматриваются налоговыми органами (Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, рассматривают также органы, осуществляющие функции по контролю и надзору в финансово-бюджетной сфере, в пределах своих бюджетных полномочий (статьи 23.7, 23.7.1 КоАП РФ).).
Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. К таким нарушениям относятся:
– осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
– неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
– несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
– накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Следовательно, нахождение денежных средств в кассе учреждения в пределах установленного лимита для последующей выдачи под отчет нарушением кассовой дисциплины не является.
Вопрос срока хранения в кассе учреждения денежных средств, предназначенных для последующей выдачи под отчет, при необходимости может быть установлен руководителем учреждения и закреплен локальным нормативным актом.
Ответ подготовил: Киреева Анна, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Монако Ольга, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм
 | Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >> |
«Электронный экспресс» — это электронные услуги в составе информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. Компания «Гарант» основана в 1990 году.
- Электронная подпись
- Электронные торги
- Электронная отчетность
- Экспресс Документ
- Гарант Тендер
- Экспресс Проверка
Источник: www.garantexpress.ru
