СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ <> В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: 1) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России): — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.
Подача декларации ИП в Грузии Что пошло не так
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.
Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988; 2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.
Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом; 3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России. Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв.
Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
- Бухгалтерский учет и отчетность
- Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
- Документы учетной политики
- Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
- Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
- Путевые листы
- Документы по расчетам с персоналом по оплате труда
- Инвентаризационные описи
- Документы по основным средствам
- Общие вопросы
- Налоговые декларации
- Налог на добавленную стоимость
- Налог на доходы физических лиц
- Налог на прибыль организаций
- Упрощенная система налогообложения
- Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
- Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
- Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
- Акцизы
- Налог на добычу полезных ископаемых
- Региональный инвестиционный проект
- Общие вопросы
- Документы по учету кадров
- Документы по учету рабочего времени
- Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
- Должностные инструкции
- Азартные игры
- Аудиторская деятельность
- Банковское дело
- Банкротство
- Валютный контроль
- Внешнеэкономическая деятельность
- Гостиничный бизнес
- Деятельность на рынке ценных бумаг
- ЖКХ
- Инвестиционная деятельность
- Интернет
- Кадастровая деятельность
- Клиринговая деятельность
- Космическая деятельность
- Лотереи
- Медиация
- Медицина и фармацевтика
- 1. Медицинская документация
- 2. Фармацевтическая деятельность
- 3. Биомедицинские клеточные продукты
- 1. Общие вопросы
- 2. Использование и охрана недр
- 3. Использование, охрана, защита и воспроизводство лесов
- 4. Охрана атмосферного воздуха
- 5. Рыболовство
- 5.1. Общие вопросы
- 5.2. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
- 5.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
- 5.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
- 5.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
- 5.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
- 5.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
- 5.8. Северный рыбохозяйственный бассейн
- 1. Общие вопросы
- 2. Нефтяная и газовая промышленность
- 3. Угольная промышленность
- 4. Машиностроение и металлообработка
- 5. Пищевая промышленность
- 6. Иные отрасли промышленности
- 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье
- 1. Промышленная безопасность
- 2. Радиационная безопасность
- 1. Общие вопросы
- 2. Железнодорожный транспорт
- 3. Водный транспорт
- 4. Воздушный транспорт
- 5. Автомобильный и городской транспорт
- 6. Трубопроводный транспорт
Открыть полный текст документа
INTServices.nl налоги для предпринимателей ИП/ZZP и частных лиц в Нидерландах 2022 и 2023 году
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.
Оформить любой первичный документ онлайн и организовать документооборот вы можете в программе «БухСофт»
Таблица. Список документов, необходимых для учета в организации в 2019 году
Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)
Источник: rebuko.ru
Повысили штрафы за нарушение правил хранения документации
Срок хранения документов бухгалтерского учета — не меньше 5 лет после окончания отчетного периода. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации. Штраф за нарушение составляет от 2000 до 3000 рублей.
Нормативный порядок и сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухучете» и в специальном перечне, утвержденном Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Но некоторые данные по сроку обеспечения сохранности документации разнятся. Разберемся, зачем сохранять бланки, отчеты и регистры, и что делать, если нормативы хранения по закону и по Приказу №236 не соответствуют.
Штрафы за нарушение хранения архивной документации вырастут
Государственная дума приняла законопроект №759112-7 с поправками в КоАП РФ, внесенный Государственным советом Республики Татарстан. Законодатели намерены ужесточить административную ответственность должностных лиц и ввести ее для организаций, нарушающих правила хранения, комплектования, учета или использования архивной документации.
Нормы действующей редакции статьи 13.20 КоАП РФ предусматривают, что за подобное правонарушение контролирующие органы выносят нарушителю — должностному лицу — предупреждение или назначают штраф в размере от 300 до 500 рублей. Для организаций за это нарушение пока не предусмотрено никакого наказания.
В пояснительной записке к законопроекту сказано, что:
На системной основе выявляются факты бесконтрольного уничтожения документов, «брошенные» архивы, информация о которых поступает от сторонних организаций. В указанных обстоятельствах происходит утрата документов Архивного фонда РФ, в том числе ценных документов по личному составу. Потребность обеспечения сохранности документов обусловлена их юридической значимостью для исполнения архивными учреждениями социально-правовых запросов в целях обеспечения прав граждан и организаций.
А действующие санкции статьи 13.20 КоАП РФ не обеспечивают исполнения законодательных требований, т.к. являются несоизмеримо низкими по сравнению с нарушением, и их предложено увеличить в 10 раз для должностных лиц. Штрафы установят в новых размерах. Если нарушили сроки хранения в архиве бухгалтерских документов, придется заплатить:
- для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.
Предупреждение сохранится в качестве наказания для нарушителей, совершивших проступок в первый раз.
Бесплатно следите за всеми изменениями в правилах с помощью обзоров КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют материалы, а система напоминает о нововведениях.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
Зачем хранить
Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.
За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.
Что главнее: закон или перечень
Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по Закону №402-ФЗ необходимо сохранять 5 лет, а в перечне из Приказа №236 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как поступить в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения, и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?
И в 402-ФЗ, и в Приказе №236 указано, сколько хранится бухгалтерская отчетность: годовая постоянно, а промежуточная — 5 лет. Если сроки в нормативах разнятся, обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух актов. Соблюдайте аналогичный порядок и срок хранения для электронной документации.
Особенности и порядок хранения документации
Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:
- Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
- Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
- Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
- Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
- Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.
Утверждаем сроки хранения документов
Срок сохранности бухгалтерской документации необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухгалтерской документации.
Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации на 2020 год:
Ссылка на нормативно-правовой акт
Регистры бухгалтерского учета, журналы учета
Не менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучета
Не менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов)
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по ней
Годовая хранится постоянно.
Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.
Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки и пр.)
Не менее 5 лет при условии проведения ревизии
Путевые листы и журналы учета путевых листов
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и пр.)
Не меньше 6 лет.
Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 лет
В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 лет
Документация по учету объектов основных средств
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контракты
5 лет ЭПК (некоторые соглашения хранят постоянно).
В отношении государственных и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно
Документацию необходимо хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передаче на хранение во вновь созданный субъект.
Если бухгалтерская документация, подтверждающая опасные, тяжелые, вредные условия труда отсутствует, то хранить путевые листы необходимо 75 лет.
Сроки хранения документов налогового учета
Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке. А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, обязан каждый. И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.
Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики должны предоставлять отчетность. Кроме того, налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухгалтерского учета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.
Периоды хранения отразим в таблице:
Регистры налогового учета
Не меньше 5 лет
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)
Постоянно либо до полной ликвидации учреждения
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов
Не меньше 6 лет
Расчетные ведомости по отчислению взносов
Не меньше 5 лет.
Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет
Расчет по форме 4-ФСС
Срок истек: порядок действий
По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение бумаг. Например, срок хранения главной книги бюджетного учреждения — 5 лет. По истечении этого срока бухгалтерскую документацию уничтожают по установленным правилам.
Если нарушить сроки и порядок уничтожения бухгалтерской документации учреждения, есть вероятность получить административное наказание. Например, некоторые сведения содержат персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.
Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:
Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:
- наименование и реквизиты экономического субъекта;
- дату и место составления;
- номер в хронологическом порядке;
- наименование документа;
- состав комиссии;
- предмет рассмотрения;
- перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
- заключение;
- подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).
Акт утверждается руководителем учреждения.
Смена руководителя
Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.
В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.
Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.
Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.
Ответственность и наказания за нарушение сроков хранения документации
В ст. 267 Приказа №236 указано, сколько времени надо хранить документы учетной политики, — 5 лет после замены на новые регистры. Этот срок необходимо соблюдать. За нарушение установленных правил контролеры вправе наказать.
Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС и пр.), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по ст. 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.
Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налоговых обязательств.
Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):
- 5000–10 000 рублей — за первый проступок;
- 10 000–20 000 рублей — за второй и последующие.
Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).
Об авторе статьи
Евдокимова Наталья
Бухгалтер-эксперт
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Источник: gosuchetnik.ru
Налоговые инспекции должны хранить налоговые декларации организаций пять лет
Федеральная налоговая служба приказом от 15.02.2012 утвердила перечень документов, образующихся в деятельности службы, с указанием сроков их хранения.
Почти все документы, получаемые от налогоплательщиков ( налоговые декларации организаций по всем видам налогов и бухгалтерские отчеты, акты сверки, декларации физических лиц о доходах и имуществе и др.) хранятся пять лет. Срок хранения документов, полученных от налогоплательщиков в результате проведения выездных и камеральных налоговой проверок ( отчетов, справок, пояснительных записок) также 5 лет, но только при условии завершения проверки ( ревизии). Если возникли разногласия, споры ( в том числе судебные), такие документы сохраняются до вынесения окончательного решения. Срок хранения переписки с налогоплательщиками по вопросам зачета, возврата налогов — три года.
Примечательно, что срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.
12.03.2012, 4578 просмотров.
Полезная информация
- Консультация по оформлению и учету операций с давальческим сырьем у организации-переработчика.
- Понятие «розничная торговля» в целях исчисления ЕНВД.
- Восстановление НДС при переходе на УСН.
- Налогообложение разносной (развозной) торговли.
- Оплата векселем. Налогообложение.
- Налогообложение Интернет-аукциона.
- Налоговая оптимизация при строительстве здания.
- Уплата НДС с аванса.
Источник: nalogi71.ru
