Сколько хранить отчеты в налоговую ИП

Вряд ли найдется хоть одна компания, проработавшая на рынке не менее года, и не получившая ни одного требования от ИФНС, ПФР или других ведомств. Выбрасывать эти документы нельзя. Приказом Росархива установлены свои сроки хранения для запросов от контролирующих органов.

Больше всего требований о предоставлении информации или разного рода пояснений поступает из налоговой инспекции, на втором месте ПФР и трудовая инспекция.

Требование ИФНС

ИФНС может выслать требования по различным причинам: встречная проверка контрагента; ошибки в декларации; низкая зарплата; низкий показатель налоговой нагрузки и так далее.

В большинстве случаев требования от ИФНС поступают через оператора ЭДО в электронном виде. Распечатывать их и хранить не нужно. Все электронные копии сохраняются системе ЭДО.

Требование может поступить в компанию в бумажном виде по почте. Такое требование нужно хранить в течение нескольких лет. А, точнее – 5 лет.

Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Эти документы прямо поименованы в приказе Росархива от 20.12.2019 года. В соответствии с пунктом 314 этого приказа:

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней нужно хранить 5 лет.

Запрос из ПФР

ПФР вправе истребовать документы в ходе как выездной, так и камеральной проверки.

Срок хранения запросов, справок, актов, предписаний, проверочных листов и так далее составляет 10 лет. Это касается документов, которые компания получает или отправляет в ведомство государственного контроля, в которым относится и ПФР.

Согласно пунктом 141 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236:

Документы (уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения) проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора нужно хранить:

• в проверяющей организации 10 лет ЭПК;
• в проверяемой организации 10 лет.

Требование от Трудовой инспекции

Трудовая инспекция осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (статья 353 ТК РФ).

При проведении камеральной проверки в компанию поступает копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки и запрос о предоставлении документов. Трудовая вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе в отношении уволившихся работников.

Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, проводимых органами государственного контроля, в том числе без взаимодействия с объектом надзора хранятся:

ИП и хранение документов (ИП/РФ)

• в проверяющей организации – 10 лет ЭПК;
• в проверяемой организации – 10 лет.

Десятилетний срок хранения этих документов установлен пунктом 141 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Составленные по итогам проверки протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях нужно хранить 5 лет (пункт 145 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Запрос от местных властей

В компанию может поступить запрос из местной администрации. Такие документы нужно хранить 5 лет.

Этот срок установлен пунктом 146 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Документы (акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка) административных комиссий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований хранятся 5 лет.

Столько же нужно храните акты, протоколы, постановления, определения, заключения, заявления и переписку с административными комиссиями региона или муниципального образования.

Сроки хранения требований, актов, переписки с контролирующими органами. Таблица

Источник: osoboem.ru

Нужно ли распечатывать сданные в электронном виде отчеты в контролирующие органы и можно ли хранить сканы?

Вопрос: «Регламентированную отчетность наша организация представляет в контролирующие органы (ФНС, ФСС и т.п.) в электронном виде. Нужно ли распечатывать сданную отчетность или можно хранить ее только в электронном виде?
Нужно ли сканировать отчеты, которые мы сдали «на бумаге» и сохранять их вместе с электронной отчетностью? Как правильно все организовать?»

На вопросы в рамках услуги бесплатной консультации отвечает бизнес-консультант Толстиков Игорь Геннадьевич:

Для чего хранить отчетность

Для начала ответим на вопрос: для чего нужно хранить бухгалтерскую отчетность? Вся сданная отчетность и так уже хранится в контролирующих органах. Это на тот случай, если они ее потеряют? (шутка :))

Во-первых, нужно хранить, потому что это требование законодательства (это не шутка).

Во-вторых, отчетность могут затребовать банки при выдаче вам кредитов или в порядке исполнения федеральных законов и требований Центробанка.

В-третьих, отчетность может потребуется при продаже бизнеса для оценки активов компании, передаче полномочий генерального директора, смене бухгалтера и т.п.

В-четвертых, некоторые ваши контрагенты могут запросить вашу отчетность для оценки благонадежности при заключении договоров. В соответствии с п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России № 34н от 29.07.1998), годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей.

Обязанность юридического лица по составлению, ведению и хранению документов бухгалтерского учета, к которым также относится регламентированная отчетность, предусмотрена Федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».

Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011, Ст.29. «Хранение документов бухгалтерского учета»:
1. Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами* организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

* Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019

Также с 01.01.2022 вступил в силу Приказ Минфина России № 62н от 16.04.2021, который утвердил новый федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Приказ Минфина России №62н от 16.04.2021, Часть IV. Хранение документов бухгалтерского учета:
23. Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.
24. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

В рамках рассмотрения вопроса о правилах хранения электронных документов стоит также упомянуть Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях».

Несмотря на то, что данный документ с технической точки зрения морально устарел, он до сих пор является единственным документом, который определяет правила хранения электронных документов.

Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015, Часть II. Организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации:
2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
— наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
— наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
— обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Требования к хранению отчетности

На основе данных вышеуказанных нормативных документов постараемся определить основные требования к хранению бухгалтерской отчетности в электронной форме:

Отчетность, представленную в контролирующие органы на бумажном носителе, хранить в отсканированном электронном виде не нужно.

Источник: icbo.ru

Хранение документов бухгалтерского учета: сроки, правила

Основанием для внесения изменений в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы. Руководитель компании или лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухгалтерии, обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета в течение предусмотренных законом сроков. Они используются для проверки правильности внесения данных налоговой службой и другими контролирующими органами. За нарушение этого правила или несоблюдение сроков предусмотрена ответственность.

Рассмотрим подробнее порядок хранения документов бухгалтерского учета.

• Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета
• Место хранения бухгалтерской документации
• Срок хранения документации в компании или ИП
• Когда начинается отсчет срока хранения документов
• Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства
• Порядок действий после истечения срока хранения документов
• Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета

Единого нормативно-правового акта, который устанавливает основные правила хранения документов бухгалтерского учета, не существует. Поэтому бухгалтера в своей деятельности руководствуются несколькими регламентирующими документами.

К ним относятся:

• Закон 402-ФЗ. Это основной документ, согласно которому субъекты предпринимательства ведут регламентированный учет. Необходимость хранения первички закреплена в ст. 29;
• НК Российской Федерации. Обязанность хранить документацию возлагается на бухгалтера и руководителя согласно подпункту 8 пункта 1 ст. 23 этого документа;
• Приказ № 105, принятый Министерством финансов СССР в 1983 году. Этот нормативно-правовой акт действует и сейчас.
• Приказ №558 от 2010 года, которым утвержден список документов, составляемых государственными организациями;
• Закон 125-ФЗ, который устанавливает порядок ведения архивной документации в нашей стране.

Указанными нормативными документами устанавливаются основные принципы, в соответствии с которыми организовывается хранение документов бухгалтерского учета:

• Документация, на основе которой вводятся данные в регистры бухучета, обязательно должна храниться в архиве.
• Первичка, которая еще не передана в архив, должна храниться в бухгалтерии в специально оборудованных помещениях или шкафах с ограничением доступа посторонних. Ответственность за их сохранность несет руководитель компании или бухгалтер.
• Документы при помещении в архив систематизируются в зависимости от даты оформления или поступления на предприятие.

Место хранения бухгалтерской документации

Согласно закону 125-ФЗ коммерческие негосударственные компании и частные предприниматели могут вести архив документов, но не обязаны делать это. Однако согласно НК и закону о бухучете первичка должна храниться у субъекта предпринимательства и предъявляться по требованию контролирующих органов.

Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности легко организовать, если перевести предприятие на электронный документооборот. Законодательством предусмотрено, что правильно оформленные электронные документы полностью эквивалентны бумажным. Но первые хранятся на накопителях сервера или в облаке и не занимают места в архиве. Их легко находить, систематизировать и отправлять по запросу в налоговую службу.

Второй вариант — передача бухучета на аутсорсинг. В этом случае обязанность по хранению первички возлагается на компанию, которая оказывает услугу. Ее специалисты, при необходимости, готовят пакеты документов и подают их в ИФНС для проверок.

Срок хранения документации в компании или ИП

Сколько нужно хранить первичные документы бухгалтерского учета? Срок хранения зависит от типа первички, но составляет не менее 5 лет согласно требованиям закона 402-ФЗ. В остальных случаях сроки следующие:

• 4 года — для первички, на основании которой рассчитываются налоговые платежи по всем видам налогов;
• 6 лет — для первички, которая послужила основанием для расчета страховых платежей.

Некоторые виды документации хранятся беcсрочно:

• Бухгалтерская отчетность по итогам деятельности за год со всеми предусмотренными законом приложения;
• Акты передачи, ликвидационные балансы и балансы, которые составляются при разделении деятельности;
• Документация, которая подтверждает постановку компании на учет;
• Книги учета доходов и расходов, если компания начисляет и уплачивает налоги по упрощенной системе;
• Соглашения по передачи в лизинг собственности юридического лица, а также дополнительных документов по этим сделкам;
• Документация, подтверждающая переоценку основных фондов, амортизацию, оценку стоимости активов;
• Документы, подтверждающие передачу права собственности на недвижимость с предприятия на предприятия;
• Гражданско-правовые договора, подтверждающие операции с ценными бумагами, договора дарения;
• Паспорта сделок.

Увеличенный срок хранения — 75 лет — предусмотрен для документов, которые касаются наемных сотрудников компании. В перечень этих документов входят:

• Заключенные с сотрудниками трудовые договора и реестры информации о доходах;
• Ведомости, подтверждающие выплаты дивидендов собственникам;
• Первичная документация, подтверждающая выплаты работникам вознаграждений независимо от типа выплат.

10-летний срок хранения предусмотрен для гражданско-правовых документов, подтверждающих продажу движимого имущества, передачу его в залог и отчеты по валютным счетам, открытым в зарубежных банках.

Обратите внимание на особый срок хранения документов бухгалтерского учета, отражающих возникновение убытка у юридического лица. Согласно действующему порядку, субъекты предпринимательства, которые используют ОСНО и УСН, могут уменьшать на сумму убытка полученные доходы в течение следующих 10 лет. Таким образом уменьшается налогооблагаемая база и налог на прибыль или единый налог. Следовательно, подтверждающие документы нужно хранить в течение всего периода, пока убыток не будет использован полностью. Это правило установлено статьями 283 и 348.18 НК.

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

Срок, в течение которого должно быть обеспечено хранение документов бухгалтерского учета, начинает истекать с 1 дня следующего года после окончания делопроизводства по первичке и договорам.

Рассмотрим на примере:

• Первичка для составления отчетов — срок начинает истекать 1 января следующего года после того, как первичные документы использовались для внесения изменений в отчеты;
• Хозяйственные договора — год, когда истекает срок действия соглашения или оно прекращается по другим основаниям;
• Первичка для внесения изменений в регистры бухучета — год, следующий за тем, когда документ был сформирован или поступил в компанию;
• Первичка для составления налоговой отчетности — год, в котором документы использовались для составления отчетности.

По документам, отражающим стоимость основных фондов, что амортизируются в компании, срок хранения начинает течь после полной амортизации и отражения этой операции в налоговом учете.

Так как электронный и бумажный документы эквивалентны, сроки хранения документации в цифровой форме не отличаются.

Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства

В случае ликвидации компании нельзя уничтожать документацию, по которой не истекли указанные в предыдущем разделе сроки. Хранение документов бухгалтерского учета юридического лица, которое прекратило свою деятельность, регламентируется ст. 23 закона 125-ФЗ.

• Документы, которые необходимо хранить постоянно, передаются в муниципальный архив, с которым заключается отдельный договор;
• Документы, которые отражают взаимоотношения с наемными работниками, также передаются в архив;
• Хранение остальных документов может организовать бывший собственник самостоятельно.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Источник: megaconsult.ru