Управление бизнесом для каждого предпринимателя — это важный аспект жизни организации. Одним из важных аспектов управления является правильное хранение документов, в частности, товарных накладных. Хранение документов связано с проведением инвентаризации, проверок налоговых органов и других государственных органов, а также с необходимостью восстановить данные по поставкам в случае споров с контрагентами.
Однако, многие предприниматели задаются вопросом, сколько нужно хранить товарные накладные и какими требованиями они должны соответствовать. Согласно законодательству России, срок хранения документов зависит от их вида и характера.
В данной статье мы рассмотрим правила хранения товарных накладных и определим сроки, которые необходимо соблюдать в соответствии с законодательством.
Источники правовых требований
Нормативные документы
Сроки и требования по хранению товарных накладных определяются нормативными документами. К ним относятся законы, постановления, приказы и другие правовые акты.
Зачем хранить документы после закрытия ИП?
Например, статья 170 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает срок хранения товарных накладных в течение 5 лет.
Указания контролирующих органов
Контролирующие органы также могут устанавливать требования по хранению товарных накладных. Например, Федеральная налоговая служба Российской Федерации регулярно публикует информационные письма об изменениях в налоговом законодательстве, в которых могут быть указаны сроки и требования по хранению документов.
Собственные положения организации
Организации могут также устанавливать свои собственные правила по хранению товарных накладных. Например, внутренний документ — «Положение о документообороте в организации» может устанавливать более длительный срок хранения документов, чем требуют законодательные акты.
Сколько надо хранить товарные накладные: стандартные сроки.
Товарные накладные являются важным документом, который подтверждает передачу товаров от продавца к покупателю. В соответствии с законодательством РФ есть определенные сроки хранения таких документов.
Стандартные сроки хранения товарных накладных составляют 4 года. В течение этого времени владелец документа должен сохранять его в безопасности и иметь возможность предоставить его при проверке налоговыми органами или в случае необходимости рассмотрения споров с партнером по бизнесу.
- Важно отметить, что установленный срок хранения начинается со дня составления документа, а не со дня его исполнения;
- Если ранее был установлен более длительный срок хранения товарных накладных, то он должен быть соблюден;
- Если продавцом была оформлена копия накладной, она также приравнивается к оригиналу и подлежит хранению в течение установленного срока.
Сохранение товарных накладных в течение установленного срока — это один из основных элементов правильной бухгалтерской отчетности и позволяет избежать различных проблем с налоговыми органами в дальнейшем.
Особенности хранения товарных накладных в зависимости от отраслей
Промышленность
В промышленности хранение товарных накладных должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ. Накладные могут содержать конфиденциальную информацию, поэтому их хранение должно быть организовано таким образом, чтобы не допустить несанкционированного доступа.
Кроме того, в промышленности часто используется электронное документооборудование, поэтому особое внимание должно быть уделено безопасности электронных накладных. Они должны быть защищены от вирусов и несанкционированного доступа к информации.
Медицина
В медицине записи о передаче товаров и услуг имеют особое значение. Контроль за имеющимися в аптеках лекарствами и медицинскими средствами обязателен для поддержания качества оказываемых услуг.
Особенности хранения товарных накладных в медицине заключаются в том, что они должны быть хранены на долгие сроки. В некоторых случаях, например при хранении накладных на покупку лекарства, срок хранения может составлять до 5 лет.
Торговля
В торговле одним из главных требований к товарным накладным является возможность их быстрого поиска и получения. В связи с этим, хранение накладных в торговле должно быть организовано таким образом, чтобы в любое время можно было быстро найти нужную накладную.
Также в торговле часто возникают случаи возврата товара, и в таких случаях важно иметь возможность быстро найти соответствующую накладную. Для этого необходимо проводить регулярную инвентаризацию, в процессе которой проверяются наличие и местонахождение всех товарных накладных.
Способы хранения и защиты товарных накладных
1. Электронное хранение
Одним из наиболее популярных способов хранения товарных накладных является электронное хранение. Это позволяет избежать недостатков, которые, вероятно, существуют при использовании бумажных копий, таких, как физическое увеличение объема и расходов на хранение, повреждение или потеря. Товарные накладные могут храниться с помощью специальных программ, в облачном хранилище или на электронных носителях с большим объемом памяти.
2. Физическое хранение
Другой способ хранения товарных накладных — физическое хранение. Каждая товарная накладная должна быть храниться в индивидуальной папке или контейнере. Физическое хранение может быть использовано в сочетании с электронным хранением, где дополнительные копии документов, таких как квитанции и счета, могут быть хранены на бумаге для лучшей защиты.
3. Защита конфиденциальной информации
Все товарные накладные содержат конфиденциальную информацию, такую как имена покупателей, количество и тип товара, а также даты и места доставки. Использование паролей и шифрования, а также строгая политика доступа, могут помочь защитить эту конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа.
4. Уничтожение старых товарных накладных
Обязательно следует удалять старые товарные накладные, которые не подлежат хранению согласно установленного законодательством срока. Необходимо уничтожать документы в соответствии с установленными правилами и требованиями на вашей территории, для того чтобы не нарушать никаких законов.
- Может существенно снизить расходы на хранение;
- Электронные копии товарных накладных могут быть созданы одним щелчком мыши и отправлены на долгосрочное хранение.
- Необходимо обеспечить надежную защиту от кибератак;
- Могут возникнуть проблемы с доступом к документам, если не привязать накладную к какому-то человеку или роли.
- Может помочь сохранить документы полностью защищенными;
- Бумажные копии могут быть доступны быстрее, если необходимо получить копию на месте.
- Увеличение стоимости хранения;
- Риск случайной потери или повреждения.
Санкции за нарушение сроков и требований по хранению товарных накладных
Несоблюдение сроков и требований по хранению товарных накладных может привести к наложению на организацию санкций со стороны налоговых органов. В соответствии с законодательством, срок хранения товарных накладных составляет 5 лет со дня заключения сделки.
Нарушение срока хранения может повлечь за собой штраф в размере от 5000 до 10000 рублей. При этом, при обнаружении налоговым органом отсутствия товарных накладных, возможно наложение штрафа в размере от 15% до 20% от стоимости товаров.
Важно отметить, что хранение товарных накладных должно осуществляться в соответствующих условиях. Обеспечение сохранности документов, а также защита от физического и электронного воздействия – это требования, которые необходимо учитывать при организации хранения.
В случае несоблюдения условий хранения товарных накладных возможно наложение административной ответственности. К примеру, при хранении товарных накладных на территории несанкционированной организации может быть наложен штраф в размере от 1500 до 5000 рублей.
Источник: usemake.ru
Сколько хранить товарные накладные — гражданское законодательство и судебные прецеденты
производственной деятельности ИП Зубарева A.M. Орешкова Ю.Н. пояснила следующее. Поставщики ИП Зубарева A.M. осуществляли поставку сырья: мясо птицы, свинины, говядины, конины, оболочки (натуральной и искусственной), пищевых добавок. Сырье от поставщиков доставлялось силами поставщиков. Кто осуществлял разгрузку сырья, Орешкова Ю.Н. не помнит.
Все сырье, поступавшее от поставщиков и участвующее в производстве, приходовалось ИП Зубаревым A.M. Сырье хранилось в холодильниках (2 РЭФА и один большой стационарный холодильник), которые располагались на территории по адресу: с.Калинино, ул.Зеленая, 109. Сырье от поставщиков принимали кладовщики и мастера, фамилии которых Орешкова Ю.Н. не помнит.
Приход сырья от поставщиков оформлялся товарной накладной . При внутреннем перемещении сырья со склада в производство никакие документы не оформлялись. Какое количество сырья принималось в день (месяц) в 2012-2014 годах Орешкова Ю.Н. не указала. Свидетель пояснила, какое количество сырья оставалось на остатке на конец месяца за вышеуказанный период. Из пояснений Орешковой Ю.Н. следует, что инвентаризация сырья у ИП Зубарева A.M. не проводилась.
хранятся или перевозятся с этой целью; на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот; в предложениях о продаже товаров, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе; в сети «Интернет». Судами учтено, что из текста данного решения (страница 4 абзац 4) следует, что факт использования обществом «Алекс» товарных знаков, принадлежащих истцу, подтверждается совокупностью представленных в материалы дела доказательств, а именно счетами-фактурами от 15.08.2014 № 142, от 12.01.2015 №2, от 01.04.2015 № 231, от 02.10.2015 № 422/3, от 11.01.2016 № 1, договором поставки от 08.08.2014 № 40-08/2014. Постановлением Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.12.2017 по делу №А60-30467/2017 установлено, что факт введения обществом «Уральская защита металла от коррозии» и обществом НПП «Индустриальные краски» в гражданский оборот продукции с использованием принадлежащих обществу НПП «Лаки, Краски, Порошки» спорных товарных знаков «Полицвет» и «Алюмол» подтверждается совокупностью представленных в материалы дела доказательств, а именно: договорами поставки от 08.08.2014 №40-08/2014, от 01.10.2014 №01-10/2014, товарными накладными
поставку продукции от , на 4 листах; копию приложения к договору от «Спецификация» от на сумму 4 158 рублей; копию приложения к договору от «Спецификация» от на сумму 6 800 и 7 600 рублей; товарную накладную № УГК00000014 от ; счет-фактуру № УГК00000014 от ; товарную накладную № УГК 00000299 от ; счет-фактуру № УГК 00000299 от — хранятся в материалах уголовного дела. /том л.д. 13-22/ — хранить ри уголовном деел;- Вещественные доказательства: приложение от к договору от на 1 листе; товарную накладную от на сумму 696 960 рублей; счет-фактуру от ; сертификат соответствия на минеральные удобрения; договор поставки средств защиты растений от на 2 листах; счет на оплату от , на 1 листе — хранятся в материалах уголовного дела. /том л.д. 108-114/ — хранить при уголовном деел;- Вещественные доказательства: транспортная накладная от , на 2 листах в 2 экземплярах — хранятся в материалах уголовного дела. /том л.д. 86-89/ —
от 23.04.2013; дополнительное соглашение от 01.12.2014 к трудовому договору №НН/7-Пр от 23.04.2013; договор №НН/7-Пр о полной индивидуальной материальной ответственности от 18.04.2014; приказ о проведении ревизии от 24.07.2015; акт ревизии от 24.07.2015; сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей от 31.07.2015 г. — хранить в материалах настоящего уголовного дела в течение всего срока хранения; — лист комплектования «Транспортный заказ № 0000526825»; Принт- скрин со страницы программы ULTIMA о перемещении товара № 212811856 от 30.03.2015 (Удален); Товарно-Транспортную накладную 212727707 от 28.03.15; Товарно-Транспортную накладную 199723026, от 17.12.14.; Товарный чек № 18794613 от 30.03.2015; Лист комплектования «Транспортный заказ № 0000529325»; Принт-скрин со страницы программы ULTIMA о перемещении товара № 213315709 от 03.04.2015; Товарно-Транспортную накладную 198945250 от 13.12.14; Товарно-Транспортную накладную 211725907 от 19.03.15; Товарно-Транспортную накладную 201726530 от 26.12.14; Товарно-Транспортную накладную 199778738 от 17.12.14.; Товарно-Транспортную накладную 209913557 от 04.03.15; Товарно-Транспортную накладную 212727707 28.03.15; Товарно-Транспортную накладную 204323648 от 19.01.15; Товарно-Транспортную накладную 204468543 от 20.01.15; Товарный чек № 18925380
425 30 55…5W40 – 28 000, 0w20 – 63 000, ОйлПост Плоер», приобщенные к материалам уголовного дела – хранить при деле; — предметы, документы, изъятые ДД.ММ.ГГГГ в ходе обыска жилища ФИО112 по адресу: , г. ФИО64, , а именно: ноутбук «SAMSUNG», sn – HSG991QC200183L, передан на хранение ФИО112 – оставить по принадлежности; фотографии на 35 листах, полученные в ходе осмотра ноутбука «SAMSUNG», sn – HSG991QC200183L приобщенные к материалам уголовного дела – хранить при деле; документы — товарная накладная на 1 листе, согласно которой покупатель ФИО142 масел – ООО «Гермес»; лист бумаги, на которой находится рукописный, выполненный красителем черного цвета: «G Deer – 11, Ford – 145-20, CAT – 17 – 20, Toyota – 127 – 49, Nissan – 85, Shell eur – 16, Shell – 48, GM – 40, Mobil сереб. – 34, Mobil вишня – 10, Mobil 15w40 п/ф – 7, Mobil 1040 п/ф – 1»; доверенность №
Источник: lawnotes.ru
Сроки хранения товарных накладных в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения товарных накладных в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните накладные как минимум пять лет.
Согласно данному письму срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению не менее 5 лет.
Хранение документов: порядок и сроки
Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ.
Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные. Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии?
Где должны храниться документы? Давайте разбираться.
Сколько хранить товарные накладные. Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.
В соответствии со статьей 362 Перечня первичные документы бухгалтерского учета и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, хранятся 5 лет.
Как узнать кадастровую стоимость участка или дома? Поможет карта ГОСБТИ:
- найти участок по кадастровому номеру или адресу с характеристиками из РосРеестра,
- посмотреть расположение и план участка с подложкой спутниковой съемки или схемы,
- получить справки и выписки по данным, актуальным на
Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.
Документация: сроки хранения и передача в архив
Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет основываются в первую очередь именно на первичных учетных документах. А вот сроки хранения первички для целей бухучета и налогообложения различны.
Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:
- до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
- созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.
Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.
Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы.
Помимо этого ТТН (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).
Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение.
Если доставка груза осуществляется транспортной организацией (автомобильным транспортом), выписывается ТТН по форме № 1-Т. При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную. Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя.
Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.
Положения комментируемого постановления предусматривают более подробные правила хранения счетов-фактур. Предусматривается, что хранить счета-фактуры нужно будет в хронологическом порядке по мере того, как они выставляют (составляются, исправляются) или получаются.
Оканчивается течение таких сроков в соответствующие месяц и число последнего года срока. При прямом прочтении норм указанной статьи получается, что течение срока хранения документа начинается со дня, следующего за днем его составления.
Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
Судами установлено, что по акту приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение истец передал ответчику на хранение приобретенные датчики ультразвуковые в количестве 147 штук согласно товарной накладной стоимостью 5 962 443,81 руб. В соответствии с актом от 06.04.2010 N 1 срок хранения определен 148 дней.
Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов.
При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов.
Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? В среднем 5 лет, но продолжительность хранения зависит от типа документа. Точные сроки указаны в Налоговом кодексе и новом приказе Росархива, который вступил в силу 18.02.2020.
Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации.