Сколько нужно хранить бухгалтерские документы ИП по закону

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить документы по ип». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

В соответствии с 8 пунктом первой части 23 статьи НК РФ, данная документация должна храниться в течение минимального периода – 4 лет с момента закрытия ИП. Отсутствие этих бумаг или не поддержание их в должном состоянии может стать причиной возникновения спорной ситуации и назначения штрафов, которые установлены КоАП РФ и 120 статьёй НК РФ.

При этом лицо, которое занимается ведением бухучета, не является ответственным за составленные другими лицами данные документы.

Согласно ФЗ № 402 о бухгалтерском учете первичные документы должны использоваться при совершении каждого факта хозяйственной жизни: при сделках и иных хозоперациях. Это касается, безусловно, реальных фактов из хозжизни предприятий, а не мнимых и притворных сделок (ст.

По новому закону № 54 ФЗ вам придется купить онлайн-кассу или вести бланки строгой отчетности (БСО). Если вы продаете сами без наемных сотрудников, об онлайн-кассе можно не беспокоиться до 2019 года.

Согласно нормам российского законодательства, далеко не все бумаги, накопившиеся у лица за время предпринимательской деятельности, необходимо сохранить на определённый период.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.

Главным архивом утвержден типовой перечень документов, которые образуются в период работы ведомств, госкомитетов и министерств.

Следует также заметить, инспектор вправе запросить архивные документы без проведения проверки при наличии обоснованной необходимости у налогового органа в получении информации о конкретной сделке.

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522).

Для начала стоит отметить, что все российские компании обязаны сохранять первичные бумаги, регистры учета и бухгалтерскую отчетность в течение пяти лет, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Процесс ведения бизнеса характерен тем, что у предпринимателя постоянно появляются различные документы — справки, бумаги, свидетельства, чеки, накладные и так далее. И встаёт закономерный вопрос — что со всем этим делать? Выкидывать нельзя. Хранить нужно в течение достаточно долгого времени — годами. А где и как? Специальный сейф?

Или подойдёт и подоконник на кухне?

В настоящий момент компании для учета могут пользоваться как унифицированными формами первичного учета, так и утвержденными самостоятельно, если они закреплены в учетной политике компании. Так к «первичке» относятся следующие документы: договоры, платежные документы, накладные, счета-фактуры, акты и т. п.

В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.

Главный бухгалтер контролирует соблюдение графика документооборота всеми сотрудниками организации. В территориальных бюджетных организациях и в управлении природоохранных органах системы Государственного комитета экологии, можно увидеть данный график.

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 4 года на основании той же нормы кодекса.

Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки. За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в статье «УСН «доходы» в 2017 году (6 процентов): что нужно знать?».

Сколько лет хранить бухгалтерские документы и другие документы. Декларации, страховые взносы в ФНС РФ, ФСС РФ. Хранение и уничтожение документов.

Какие документы нужны для ведения ИП и срок их хранения

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), на основании №86 Минфина России, индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.

Налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве и запрашивать в рамках такой проверки необходимые документы.

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д.

Данные документы необходимо хранить до тех пор, пока их могут во время проверки затребовать налоговики. Исходя из пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ, период проверки документов может быть за последние три года. Соответственно документы нужно хранить не меньше трех лет. Однако законодательство Налоговой инспекции добавляет к данному сроку еще один год.

Здесь законодательство даёт больше вольности. ИП может выбрать для хранения документов отдельное помещение (не чердачное и не подвальное), комнату. Если бумаг набирается очень много, можно обратиться в специализированную фирму, которая обеспечит архивационное хранение ваших данных.

В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

Большинство из описанных выше бумаг относятся к первичной документации. Первичными называют документы, подтверждающие совершение какой-либо операции (к примеру, продажу товара, выплату заработной платы работнику, оказание клиентам услуг и т. д.).

Особых условий для ИП на ЕНВД по срокам хранения документов в законодательстве нет. Все зависит от видов документов.

Сроки хранения первичных документов, которые предусмотрены правилами ведения бухгалтерского учета, равны пяти годам. Что касается типовых управленческих документов, то архивным законодательством предусмотрены разные сроки хранения этих документов. Лицевые счета работников надо хранить 75 лет.

Регламентирующий документ в этом случае — 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Б ухгалтерские бумаги, документы по учёту налогов, все документы, свидетельствующие о получении дохода и расхода, которые фигурируют в расчёте налоговых взносов. И обязательно бумаги, которыми вы сможете доказать те или иные уже совершённые взносы. Эта документация должна храниться в течение четырёх лет (п.8 ст 23НК РФ).
Первичные бух. Документы. Срок хранения — не меньше пяти лет (п.1 ст 29 402-ФЗ).
Первичная документация по процессам регистрации коммерческой деятельности, а также книга учёта доходов и расходов. Хранить 4 года (ч. 12 Приказа № 86Министерства финансов).
Бумаги о выплатах взносов во внебюджетные фонды — ФСС и ПФР, а также фонд ОМС. Срок хранения — 6 лет (п. 8 ст. 28 212-ФЗ).
Карточки сотрудников фирмы, их личные дела, договоры о трудоустройстве, увольнительные приказы и т.д. В этом случае срок хранения бьёт рекорды — 75 лет (Приказ №588Минкульта).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

Номенклатура дел в 2023 году: сроки хранения документов и новые штрафы

В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 указано, какой срок хранения у того или иного документа, образующегося в процессе деятельности организации. Выясним, могут ли компанию наказать за нарушение правил сохранности документации и каких размеров достигают штрафы.

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил:

хранения;
комплектования;
учета;
использования архивных документов.

Размер штрафа составляет:

для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

КонсультантПлюс: сроки хранения документов

Нормативное регулирование

Порядок комплектования дел и сроки хранения документов со ссылками в номенклатуре дел бухгалтерии и иной документации компании определяет архивное законодательство:

Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
Закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, утвердивший Перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (далее — Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

18.02.2020 Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу. Взамен появился Перечень, утвержденный Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
наименование организации (в полном виде);
наименование структурного подразделения (в полном виде);
номер дела (в соответствии с номенклатурой);
заголовок дела;
номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
В дело подшиваются:
только оформленные и исполненные документы;
один оригинал, за исключением нескольких случаев;
изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 — задачи, решаемые экспертной комиссией.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива от 07.09.2018 № 108.

При установлении времени иногда используются пометки, выясним, что они обозначают:

расшифровка ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, документация с данной отметкой может быть выделена на постоянное хранение в зависимости от ее ценности;
расшифровка ДЗН в номенклатуре дел — это означает «до замены новыми», то есть документацию хранят до тех пор, пока ее не заменят новой;
расшифровка срока хранения ДМН — это значит хранение «до минования надобности».

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, то выбор делают в пользу большего.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2023 году

Постоянное

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

Приказы по основной деятельности

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

5;
при вредных и опасных условиях труда — 75

Читайте также: Что такое ИП в рэпе

Трудовые договоры, соглашения к ним

Ограниченное

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

Приказы о командировании, о дежурствах

Приказы о дисциплинарных взысканиях

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Видим, что в соответствии с перечнем кадровые бумаги не имеют пометки «до минования надобности».

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2023 году

Наименование	Статья Перечня	Срок действия в номенклатуре дел
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	301	50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	12	5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества	29	Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд	224	5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту. Расшифровка в номенклатуре 5 лет ЭПК к конкретным видам архивных документов означает, что часть их после истечения установленного срока временного хранения в учреждении подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	11	5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

Ниже представлена таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации.

кроме актов по годовой отчетности;
акты по годовой хранятся постоянно

Любая первичка, в частности:

переписка с контрагентами по поводу контрактов;
чеки и квитанции;
банковская и кассовая;
акты на списание имущества, ТМЦ;
кассовые ордера;
накладные и т.д.

Регистры бухучета, в том числе:

с момента погашения долга, если он закрыт;
если идет суд, то до вынесения решения

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Выше указано, что что ДМН в номенклатуре — это «до минования надобности». Что касается бухгалтерских бумаг по учету и отчетности, в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, они не встречаются.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст.

13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

Источник: clubtk.ru

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы в организации?

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Этот вопрос не имеет особой конфиденциальности, так как каждый рабочий человек может обратиться в бухгалтерию за нужной справкой, даже если на данном предприятии давно не трудится. Допустим, при оформлении пенсии необходим сбор различной информации, связанной с отработанными периодами и уровнем заработков. Создаются различные жизненные ситуации и потребности для обращения к финансистам. Поэтому у граждан возникает естественный вопрос: где и сколько лет хранятся бухгалтерские документы, ведь этот отдел не является архивом.

Законодательная регламентация

В зависимости от вида финансовой документации установлен определенный нормативный акт, он регламентирует сроки и порядок их содержания в организациях. Федеральным законом № 402 в статье 29 ч.1 установлено, сколько лет хранятся бухгалтерские документы первичного учета. ФЗ №125 рекомендует разделение отчетности по видам:

месячным;
квартальным;
годовым.

Для более удобного использования первичных данных и учета каждую цифру бухгалтеры разносят в специальных регистрах в течение месяца, во время обычного движения средств при товарообороте. В организации за время деятельности могут происходить различные изменения. К примеру, смена руководства или форм правления. Для этих случаев разработана и утверждена часть 4 в Федеральном законе № 402, которая регламентирует порядок передачи документации. При этом сколько лет хранятся бухгалтерские документы, как оформить и передать их в архив, должен знать главбух предприятия, это условие имеется в его должностной инструкции.

Почему возникла проблема?

Любое предприятие в различных организационно-правовых формах с разным количеством персонала за годы своей деятельности накапливает деловые бумаги, письма, отчеты на электронных и бумажных носителях. Когда компания работает продолжительный период, у нее возникает необходимость систематизировать архив. Для этого одни бумаги откладывают на хранение, другие уничтожают.

Сколько лет должны храниться бухгалтерские документы, чтобы сотрудники смело приступили к ликвидации ненужной информации? Закон не терпит нарушений, поэтому главные бухгалтеры для работы используют нормативные законодательные акты. В Федеральном законе №125 указано, как именно организовать работу с архивными делами на предприятиях.

В положения четко расписан процесс сохранности бумаг, поступающих от финансистов и производственных делопроизводителей. Значение имеет НК РФ, который в 23 статье рассматривает, сколько лет должны храниться бухгалтерские документы, где начислены и удержаны налоги. В бумагах имеются подтверждения о доходах, расходах граждан и поступивших в государственную казну средств. В 2010 году Министерством культуры был опубликован приказ № 558, в нем утвержден перечень документации со сроками хранения. Если совместить законодательные акты, получается следующая картина:

в бухгалтерской документации срок хранения зависит от вида, предназначения и значимости бумаги;
ФЗ № 402 для всех документов установил 5 лет сохранности, не конкретизируя их разделение по видам;
законодатель рекомендует обращать внимание на временные отрезки, которые указывает перечень.

В любом случае, чтобы ликвидировать накладную, баланс или справку, необходимо за основу брать совмещенные законодательные распоряжения. Они все утверждают, что 5 лет — это обязательный период для ответа на вопрос, сколько лет хранятся бухгалтерские документы на предприятии. Подобное положение рассчитано на учетную политику, стандарты на предприятии и для электронных форм. После того как документом перестают пользоваться, начинается отсчет срока его хранения со следующего года. При этом необходимо учесть, что «пятилетка» — не единственный критерий, некоторым документам достаточно находиться в папке год, а другим — не меньше 75 лет.

Групповая классификация

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы на предприятии, расскажет их принадлежность к определенной группе. Каждая производственная или бюджетная организация претерпела за время своего существования различные проверки со стороны фискальных органов.

Так что не только гражданам для своих потребностей нужны данные, но и контролерам необходимо предоставлять сведения о ходе производственных процессов, финансовых перемещениях. Профессиональный аудит по бухучету разноску в документах разных по предназначению сведений делит на 4 группы. Содержание каждой укажет на время, в пределах которого бухгалтерские документы должны храниться:

Постоянная сохранность принадлежит годовой отчетности, любым свидетельствам, полученным в ФНС во время регистрации предприятия.
Долговременное хранение (до 10 лет) установлено для уведомлений, на которых стоит подпись сотрудников, подтверждающих согласие обрабатывать персональные данные, вся информация о гражданине находится в учреждении 75 лет.
Бумаги временного типа в виде счет-фактур, гарантийных писем нельзя уничтожать в течение 10 лет.
В четвертую группу включены документы после истечения срока, установленного для хранения, которые нужно утилизировать.

На чем следует концентрировать внимание?

Бухгалтерия — отдел на предприятии особой важности. Здесь собираются все сведения о финансовой деятельности организации в целом и на каждого сотрудника в отдельности. Несмотря на законодательную регламентацию, сколько лет должны храниться бухгалтерские документы ООО, руководитель вместе с главбухом должны позаботиться, чтобы они были целы на тот момент, когда будут востребованы инспектором при налоговой проверке.

В НК РФ в статье 89 сказано, что аудит проводят по 3-летним документам от начала их создания, отсчет ведут от даты вынесенного решения о проверке. Это говорит о том, что специалисты будут поднимать бумаги за 3 года. Но в 23 статье НК говорится об обязанности налогоплательщика сохранять данные о начисленных налогах за 4 года. Поэтому чтобы не возникло претензий у проверяющих, нужно каждый документ складировать и следить за его сохранностью.

Каким документам нужно отдать приоритет?

В бухгалтерии всегда видны заполненные стеллажи разными папками, где должны храниться бухгалтерские документы текущего года, хотя многие организации давно перешли на электронный учет, но при этом не отказались от бумажной фиксации наиболее важных событий в хозяйственной деятельности. По-особому относится бухгалтер к различным:

платежкам;
журналам с ведением счетов;
главной книге;
налоговому бухучету;
регистрам с фиксацией доходов;
счетам, где разнесены расходы;
квитанциям с перечислением налогов.

Бухгалтерская прозрачность и налоговые дебри

Многие бумаги сами по себе важны для предпринимателя или бухгалтера, чтобы обращаться к ним во время работы по необходимости. Допустим, сколько лет хранятся первичные бухгалтерские документы по приобретенному имуществу? Все время, пока оно находится на балансе компании. На транспортные средства, недвижимость начисляют амортизацию, когда продают — необходимо знать первоначальную стоимость объекта, да и начисление налогов происходит по первичной документации.

Если рассматривать бухгалтерские проводки по основным средствам, то НК статья 283 позволяет уменьшить налоговую базу за текущий период убытками прошлых лет. Для этого нужна подтверждающая документация в хорошем состоянии за последнее десятилетие. Инспектор налоговой службы может запросить данные, зафиксированные в декларации с предоставлением первичной документации, которая показывает фактический результат финансовой деятельности. Сельские предприятия платят единый сельскохозяйственный налог, и если они работают с убытками, документы хранят весь период, пока не избавятся от недостачи. Безнадежную дебиторскую задолженность нельзя списать без подтверждающей первичной документации, на этом основании признается долг в цифровом значении. Сколько должны храниться бухгалтерские документы ИП:

годовая отчетность – 10 лет;
квартальные отчеты – 5 лет, затем их заменяют годовые;
сведения о работе предприятия за месяц тоже нужно сохранять 5 лет;
журналы учета с записями о покупках, продажах с подшивками счетов необходимы 5 лет.

Индивидуальным предпринимателям сложно трактовать различные законодательные акты из-за недостаточности знаний в юридических тонкостях. Только грамотно налаженный процесс в архивных делах станет помощником в снижении проблем с документальным хранением.

Расчеты с работниками

На предприятиях в обязательном порядке учитывают передвижение кадров и расчеты с сотрудниками. Каждое начисление по зарплате и прочим выплатам фиксируется в документах, оплата:

командировочных;
суточных;
больничных листов;
окладов и премиальных.

страховых;
пенсионных;
налоговых.

Подобную документацию ведут с надлежащим учетом с первых дней функционирования предприятия и до полного прекращения деятельности. Сколько лет хранятся бухгалтерские документы по зарплате, имеет важное значение для определения:

пенсионного обеспечения;
льгот;
социальной поддержки.

В организациях осуществляют обеспечение по учету и хранению документации, так как юридические лица несут правовую ответственность за нарушения. Сколько хранятся бухгалтерские документы в организации:

75 лет требуется сохранить лицевой счет на каждого работника;
в течение 50 лет, возможно, потребуются кому-нибудь выписки из документов по зарплатам, гонорарам, пособиям.

Архивариусы, после президентского указа от 2016 года об изменениях в архивных делах, разделили их на документацию с хранением 75-летним (по зарплатам до 2003 года) и 50-летним.

Где хранят?

Когда бухгалтерские документы хранятся в архиве, скопившиеся за период деятельности предприятия, такое право предоставляет закон экономическим субъектам. Руководство организации должно предоставить комнату, оборудованную под складирование бумаг с полками, стеллажами. Помещение должно быть защищено от поступления света шторами, жалюзи. Если архив расположен на цокольном этаже, на окна устанавливают решетки. Надежно сохранит от неправомерного проникновения в помещение металлическая дверь. Каждый руководитель решает сам, как хранятся бухгалтерские документы его компании, но несет непосредственную ответственность за правильную опись дел:

с временным хранением;
постоянным;
документацию личного состава.

Под руководством директора составляется акт о бумагах, подлежащих уничтожению, у которых истек срок хранения.

Как передают?

После создания архива вместе с обустройством помещения разрабатывается график его работы. Здесь будет находиться документация, которой положено храниться длительный и постоянный период. Распорядок работы и должность архивариуса утверждает и назначает директор. В правилах указывают:

сдачу и выдачу документов;
порядок по ликвидации бумаг после прекращения сроков;
проведение мероприятий для эффективной работы архива.

Бумаги должны поступать в оригинальном виде при отсутствии копий, заверенных нотариально. Документацию из отделов передают, правильно подшитуют в папках, брошюрах с подписанной на обложках идентифицирующей информацией:

годом, подтверждающим документальное исполнение;
видом зафиксированного учета;
порядковыми номерами;
периодами формирования регистров, первичных документов;
наименованием сертификатов;
количеством нумерованных листов.

Порядок сдачи электронной информации утверждается в приказном порядке руководителем с предварительным дубляжом на другой носитель.

Порядок уничтожения

Перед ликвидацией бумаг проводят ревизию в архиве. Для этого создается комиссия из сведущих специалистов, чтобы они провели экспертизу в определении документальной ценности. Им предстоит квалифицировано распределить бумаги и вынести вердикт на уничтожение, если срок истек. Но даже в этом случае для каждого листа нужна инвентаризация, чтобы не изъять еще нужную информацию.

Как поступить, если документ исчез?

Производственные процессы состоят из сложной и трудоемкой системы. Правильный учет, какими бы методами ни происходил (на бумагах или электронным способом), постоянно сопровождается различными казусами. Нет такого предприятия, чтобы хоть один из документов безнадежно не исчез.

Причины могут скрываться в халатности персонала, сознательном уничтожении данных для скрытия преступных замыслов. Здание с бухгалтерией может сгореть или его настигнет стихийное бедствие. Что бы ни случилось, наступает время и необходимость в подтверждении потери.

Для внутреннего разбирательства создают свою комиссию из руководящих кадров. Необходим акт с изложенными факторами о происшедших утратах. Когда придут контролирующие органы, этот документ заменит утерянные, как весомое обоснование. Иначе руководителю придется отвечать перед налоговым или административным законодательством:

Надежную сохранность финансовой документации защищает закон, значит, на это не должна влиять необязательность, равнодушие предпринимателей. Незнание законов еще никого не предохранило от наказания. В мире быстро развивающихся технологических процессов любая хозяйственная ниша, которая приносит доход, быстро заполняется.

Появились организации, в которых работают грамотные архивариусы, они помогают не только разобраться в накопленных папках, но и систематизировать их, создать каталог, оборудовать архив, чтобы в нем смог ориентироваться любой сотрудник. Такие помещения необходимы не только из-за страха перед штрафными санкциями, а для сохранения ценных документов, которые должен взять под собственный контроль каждый руководитель. Определить их ценность можно даже без юридического образования, если представить, какой ущерб нанесет потеря бумаг. Любому гражданину ясно, что будет, когда у него украдут паспорт или водительское удостоверение. Должно быть понятно, что без подшивки зарплатных ведомостей тоже не обойтись в отчетный период, пока они не будут разнесены в специальных бухгалтерских регистрах.

Из документов создается за весь период деятельности предприятия целая взаимосвязанная цепь, и разрыв одного звена может нанести вред будущему пенсионеру от недостающих данных о заработанных средствах. Или льготник не получит своевременно материальной помощи.

Источник: fb.ru