Правила хранения документов налогоплательщики определяют самостоятельно. При этом есть ряд обязательных требований, игнорировать которые они не вправе. Рассказываем, как правильно хранить документы и что будет за необеспечение их сохранности.
Сроки хранения документов
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.
При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Как принять товар от поставщика. Оформление документов
Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.
Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:
- первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
- аудиторские заключения.
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:
- учетная политика;
- стандарты экономического субъекта;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.
Все вышеуказанные сроки являются минимальными. Конкретные сроки хранения по каждому документу содержатся в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. При этом необходимо учитывать, что по одному и тому же документу могут действовать разные сроки хранения.
Например, первичные документы, необходимые в целях уплаты налога должны храниться не менее 4 лет (ст. 23 НК РФ). Те же самые документы, используемые в целях бухгалтерского учета, хранятся уже не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Таким образом, если в НПА установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.
Правила хранения документов
Правила хранения документов определяются организациями и ИП самостоятельно. Строго они не регламентированы. Как правило, в небольших компаниях документы хранятся в бухгалтерии в закрытых сейфах.
Также документы могут храниться в электронном виде. При этом электронные документы должны быть заверены с помощью электронной цифровой подписи. Об этом говорится, в частности, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314.
Если объем бумажного документооборота не позволяет хранить документы в бухгалтерии, под хранение оборудуется специальное помещение — архив. При этом оборудовать такое помещение нужно, руководствуясь Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Архивы должны размещаться в изолированных помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции.
Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами (п. 4.2 Основных правил работы архивов организаций).
В архив организации направляются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также кадровые документы. Документы временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в бухгалтериях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Для хранения большого количества документов допускается заключение возмездных договоров со сторонними архивными компаниями.
Уничтожение документов
Документы с истекшим сроком хранения, которые утратили свою актуальность и значимость в бухгалтерских и налоговых целях, хранить не имеет смысла. Они подлежат уничтожению. Для отбора документов, предназначенных к уничтожению, организации ежегодно проводят экспертизу ценности документов (п. 2.3.1 Основных правил работы архивов организаций).
Экспертиза осуществляется работниками кадровой службы под руководством директора организации. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для уничтожения только на основании заголовков дел.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы с истекшим сроком хранения вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций.
Документы к уничтожению заносят в акт под общими заголовками с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт подписывает руководитель организации. все внесенные в акт документы либо уничтожаются организацией самостоятельно, либо направляются на утилизацию. Способ уничтожения не регламентирован. Бумаги можно сжечь, измельчить, переработать во вторсырье и т.д.
Передача дел на утилизацию специализированной компании оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива (п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций).
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Все вышеперечисленные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий архив на основании договора. до передачи документация ликвидационная комиссия должна будет ее упорядочить.
Для этого документы группируются по типу, хронологии, срокам хранения. Затем они нумеруются, подшиваются, рассортировываются по пачкам, коробкам. Затем документы с описью передаются в архив.
Если организация прекращает свое существование в результате реорганизации, документация передается ее правоприемнику (п. 3.3.4 Основных правил работы архивов организаций).
Что будет за нарушение порядка хранения документов
Несоблюдение установленного порядка хранения документов может привести к утрате или преждевременному уничтожению документов.
За несоблюдение сроков сохранности документов налогоплательщики несут ответственность по ст. 120 НК РФ. Данная статья устанавливает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Причем под грубым нарушение правил учета здесь понимается, в том числе, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета.
За отсутствие первички данной статьей предусмотрены штрафы в размере от 10 тысяч до 30 тысяч рублей. В тех случаях, когда отсутствие документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, штраф может составить 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов предусмотрена и административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Данное нарушение влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц организации в размере от 300 до 500 рублей.
Также по факту утраты документов директор и бухгалтер организации могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной статье, Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 10 тысяч рублей.
Обращаем внимание, что помимо штрафов отсутствие документации не позволит подтвердить понесенные расходы в целях уменьшения налога на прибыль, а также получить заявленные вычеты по НДС. Поэтому правила хранения документов стоит соблюдать неукоснительно.
Источник: buh.ru
Обязан ли ИП, уплачивающий ЕНВД, хранить первичные документы? Можно ли привлечь ИП к ответственности за непредставление запрашиваемых документов в рамках встречной проверки?
Вопрос: Индивидуальный предприниматель оказывает транспортные услуги и уплачивает ЕНВД. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» индивидуальный предприниматель ведет не бухгалтерский учет, а учет физического показателя для ЕНВД (количество транспортных средств). Обязан ли индивидуальный предприниматель хранить первичные документы по оказанию транспортных услуг? Правомерно ли привлечение индивидуального предпринимателя к ответственности за непредставление запрашиваемых налоговым органом документов по транспортным услугам (акта, транспортной накладной, договора) в рамках встречной проверки?
Ответ: Индивидуальный предприниматель, который оказывает транспортные услуги и уплачивает ЕНВД, не обязан хранить первичные документы по оказанию транспортных услуг, за исключением документов, подтверждающих получение индивидуальным предпринимателем доходов в результате оказания подобных услуг. При этом привлечение индивидуального предпринимателя к ответственности за непредставление запрашиваемых налоговым органом документов по транспортным услугам (акта, транспортной накладной, договора) в рамках встречной проверки является неправомерным.
Обоснование: Статьей 23 Налогового кодекса РФ определены основные обязанности налогоплательщиков вне зависимости от обстоятельства ведения или неведения ими бухгалтерского учета.
Так, в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
При этом налогоплательщики также обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность, в частности, документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, если иное не предусмотрено НК РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Таким образом, налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие получение доходов, — применительно к плательщикам ЕНВД, не ведущим бухгалтерский учет.
В свою очередь, из названной нормы не следует обязанность такой категории налогоплательщиков хранить у себя все первичные документы по оказанию транспортных услуг, кроме документов, подтверждающих получение доходов, например, финансовых документов — платежных поручений, квитанций, счетов.
Относительно возможности привлечения индивидуального предпринимателя к ответственности за непредставление документов необходимо отметить следующее.
Подпунктом 3 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщиков по ведению в установленном порядке учета своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах.
При этом согласно п. 1 ст. 346.29 НК РФ в целях применения единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности объектом налогообложения признается вмененный доход от предпринимательской деятельности налогоплательщика.
В свою очередь, п. 2 ст. 346.29 НК РФ установлено, что налоговой базой для исчисления суммы единого налога на вмененный доход признается величина вмененного дохода, рассчитываемая как произведение базовой доходности по определенному виду предпринимательской деятельности, исчисленной за налоговый период, и величины физического показателя, характеризующего данный вид деятельности.
В соответствии с п. 6 ст. 93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ.
Поскольку из содержания вопроса следует, что индивидуальный предприниматель привлекается к ответственности за непредставление документов именно в рамках встречной проверки, в данной ситуации индивидуальный предприниматель не является проверяемым налогоплательщиком в правовом значении, установленном ст. 126 НК РФ, в связи с чем за непредставление документов подлежит применению п. 2 ст. 126 НК РФ.
Пунктом 2 ст. 126 НК РФ устанавливается ответственность за непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике, отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные настоящим НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями.
Вместе с тем индивидуальный предприниматель может быть привлечен к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 126 НК РФ, в случае, если отказался представить либо не представил в установленный срок имеющиеся у него документы.
В связи с этим условием признания правомерным привлечения индивидуального предпринимателя к ответственности в данной ситуации является то, что запрашиваемые налоговым органом документы фактически имелись у индивидуального предпринимателя или должны иметься у индивидуального предпринимателя в силу закона и индивидуальный предприниматель фактически уклонился от их представления либо представил документы по истечении установленного срока.
Поскольку индивидуальный предприниматель, являясь плательщиком ЕНВД, обязан в силу закона хранить документы, подтверждающие получение дохода, именно за непредставление данных документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к ответственности. В то же время, поскольку такие документы, как акт, транспортная накладная, договор, не являются документами, подтверждающими получение дохода, а подтверждают лишь факт хозяйственных отношений индивидуального предпринимателя, привлечение индивидуального предпринимателя к ответственности за непредставление таких документов в рамках встречной проверки является неправомерным.
Кроме того, имеется судебно-арбитражная практика, согласно которой привлечение индивидуального предпринимателя к ответственности в данной ситуации является неправомерным, поскольку индивидуальный предприниматель является плательщиком ЕНВД, данный налоговый режим не предусматривает ведение учета доходов и расходов, соответственно, отсутствует необходимость хранения первичных документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 18.06.2013 по делу N А12-20760/2012).
А.Ю.Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
3 класса
28.07.2016
Источник: enterfin.ru
Как правильно хранить документы в компании
На любом предприятии скапливается огромное количество бумаг. Только за один отчетный период можно собрать целую библиотеку из договоров, актов и других документов. Если бережно хранить каждый лист с печатью и подписями, то со временем понадобится отдельное помещение для такого солидного архива. В действительности все обстоит намного проще и хранить все бумаги вечно не нужно.
Зачем вообще хранить документы?
- предположим, партнер нарушил условия сделки. В суде вам придется доказать, что контрагент не прав и предоставить соответствующие документы;
- у банка или налоговой появились вопросы. Аналогично: с помощью соответствующих документов вы сможете доказать законность получения тех или иных средств и трат.
Частые ошибки при хранении документов
- Открытый доступ. Документы, которые содержат, например персональные данные или сведения, относящиеся к коммерческой тайне не должны быть доступны всем желающим.
- Документы уничтожили раньше срока. В таком случае необходимо как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам запросить у партнеров, а отчетность – у контролирующих органов. Если произошел форс-мажор: офис затопило, и все документы были уничтожены или их украли, необходимо подтвердить этот факт. Соответствующие справки можно запросить у управляющей компании (в случае потопа) или у полиции (в случае кражи).
Если, например, налоговая запросит документы, а их не будет, компании придется заплатить штраф. Также контролирующие органы могут заподозрить, что организация умышленно уничтожила документы, чтобы скрыть незаконные схемы работы. Поэтому лучше не искать приключений и иметь все нужные бумаги под рукой. В том случае если срок хранения документов истек, и их уничтожили по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Виды документов и сроки хранения
Документы бывают временного и постоянного хранения. В первом случае документы нужно хранить в течение определенного времени. Во втором – первые 10 лет бумаги хранятся в компании, а далее – в архиве.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершено. Предположим, вы заключили с контрагентом договор 20 февраля 2020 года, а закончили работу в в 2021 году. Получается с 1 января 2022 года начинается отсчет срока хранения документов.
Документы налогового и бухгалтерского учета и сроки их хранения:
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета – 1 год;
- первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, квитанции), кассовые документы, счета-фактуры, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов – 5 лет;
- расчеты по страховым взносам – 50 лет или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года;
- устав, положения компании, протоколы собраний учредителей, бухгалтерская (финансовая) отчетность, документы о ликвидации компании – постоянно.
Кадровые документы:
- правила внутреннего трудового распорядка – 1 год;
- графики отпусков – 3 года;
- табели, журналы учета рабочего времени, авансовые отчеты – 5 лет;
- документы о несчастных случаях на производстве – 45 лет;
- документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников, личные дела сотрудников, табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, невостребованные оригиналы личных документов сотрудников – 50 лет или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года;
- штатное расписание – постоянно;
- оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства – до востребования.
Как хранить документы правильно
Условно процесс хранения документов можно разделить на текущее и архивное хранение. Текущие документы – это те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Такие бумаги и материалы можно хранить в офисе компании в шкафах или сейфах, особых требований здесь нет. Главное – обеспечить сохранность и конфиденциальность документов.
Архивные документы – те, по которым не истек срок хранения. Эти документы через 10 лет передаются в архив. Документы нужно подготовить к архивному хранению: систематизировать, расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить. Следующий шаг – составить опись: сформировать список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Заполните лист-заверитель: укажите общее количество листов в деле и опишите их физическое состояние. Например, некоторые документы повреждены или есть неразборчивый текст. После всех этих действий документы можно передавать в архив.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании используют электронный документооборот: сдают отчетность, обмениваются необходимыми документами с контрагентами, отправляют документы в налоговые органы. Это удобно и закон не запрещает так делать, главное, подписывать все документы электронной подписью. Документы вы можете в любой момент распечатать, если это необходимо, например, чтобы передать в налоговую.
К сожалению, оцифровать вообще все документы в компании и уничтожить бумажные версии нельзя. Если изначально документы были в бумажном формате, то их нужно хранить до определенного срока, установленного в законе. Однако никто не запрещает вам сделать электронные копии: так будет намного удобнее искать нужные документы и отправлять их партнерам.
Электронные документы тоже нужно хранить в соответствии с правилами:
- используйте минимум два носителя для хранения документов, например, флешку и облако;
- в компании должно быть установлено необходимое оборудование и программы, с помощью которых можно в любой момент открыть или распечатать нужный документ;
- соблюдайте конфиденциальность при хранении: посторонние не должны иметь доступ к документам;
- периодически проверяйте состояние электронных документов, своевременно обновляйте ПО, с помощью которого документы можно просматривать.
Что будет, если неправильно хранить документы?
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность для должностных лиц, ИП и юридических лиц. Более подробно все критерии, а также суммы штрафов можно посмотреть в КоАП и НК РФ.
Срок хранения документов истек, что дальше?
Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Но сделать это нужно правильно: просто так выбросить в мусорку и забыть – не получится. В документах могут быть персональные данные или другая конфиденциальная информация. Если эти сведения случайно попадут в чужие руки, то компания может заплатить серьезный штраф.
Правила уничтожения документов
Процесс состоит из нескольких этапов:
- руководитель должен написать приказ, на основании которого нужно сформировать экспертную комиссию. Комиссия отберет все необходимые документы. Участниками комиссии могут быть сотрудники компании, например юрист или бухгалтер;
- после того как комиссия отберет все документы, необходимо составить протокол, указать все решения, которые приняла комиссия. Затем все участники подписывают протокол;
- следующий шаг – составление акта. В нем нужно перечислить все документы, которые можно уничтожить и указать способ уничтожения. Документы можно уничтожить самостоятельно (например, с помощью шредера) или заказать эту услугу в компании, которая занимается утилизацией документов.
Аренда 1С и ЭДО
Многие компании уже оценили преимущества электронного документооборота. В 42Clouds вы можете не только арендовать решения 1С, но и подключить ЭДО. Полный список конфигураций вы найдете здесь. Или нажмите на кнопку «Отправить заявку» в форме ниже, и мы подберем решение для вашего бизнеса и подключим к ЭДО.
Видео
Оглавление
- Зачем вообще хранить документы?
- Частые ошибки при хранении документов
- Виды документов и сроки хранения
- Как хранить документы правильно
- Как хранить документы в электронном формате
- Что будет, если неправильно хранить документы?
- Срок хранения документов истек, что дальше?
- Правила уничтожения документов
- Аренда 1С и ЭДО
- Видео
Источник: 42clouds.com